اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری

 

اتوماسيون اداري عبارت است از: متصل کردن اطلاعات کامپيوترهاي موجود در يک سازمان به کمک شبکه و يا استفاده از يک برنامه نرم‌افزاري مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمارها، (اتوماسيون اداري) نامه‌ها و مکاتبات و نيز دستورالعمل‌ها به‌صورت کاملاً يکپارچه و آسان انجام پذيرد و بدين ترتيب فرمولي جديد جهت طبقه‌بندي، (اتوماسيون اداري) تبادل، تنظيم و تصحيح اطلاعات درون‌سازماني و تسريع بخشيدن به امر اجراء (اتوماسيون اداري) بدون نياز به روش‌هاي دست‌وپاگير و مرسوم اداري و با صرفه‌جوئي در زمان و مواداوليه مصرفي ايجاد شود.(اتوماسيون اداري)

ويژگي هاي اتوماسيون اداري

 

  • حذف کاغذ از امور بايگاني و دفتري(اتوماسيون اداري)

  • رفع محدوديت فضا جهت بايگاني پرونده ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه

  • کاهش خطرات و مشکلات محيطي و آتش سوزي(اتوماسيون اداري)
  • افزايش ضريب امنيت در نگهداري از اطلاعات و پشتيباني از اموراداري ازعمده ترين ويژگي هاي به کارگيري اتوماسيون اداري است.(اتوماسيون اداري)
  • همچنين کمک به محيط زيست با کاهش چشم گير مصرف کاغذ که رابطه مستقيم با قطع درختان و جنگلها دارد .(اتوماسيون اداري)

 

 

معرفي اتوماسيون اداري

اتوماسيون اداري مكانيزمي است در راستاي بهبود بهره وري سازمان از طريق اعمال مديريت اثر بخش و كارا بر مجموعه فعاليتهاي سازمان با بهره گيري از :

گردش الكترونيكي مكاتبات در سطح سازمان(اتوماسيون اداري)

جستجوي آسان در اطلاعات ذخيره شده

پاسخگويي سريع و به موقع به مراجعان

حذف كاغذ از چرخه مكاتبات اداري

اعمال كنترل مناسب بر كاربران

ثبت و نگهداري بهينه اطلاعات(اتوماسيون اداري)

بهبود ارتباطات درون سازماني

دستاوردهاي بكارگيري

 

دستاوردهاي بكارگيري سيستم هاي نوين اتوماسيون اداري :

امکان انجام کارهاي اداري در خارج از محل کار و در هر زمان

کاهش فعاليت هاي غير مولد مانند بايگاني فيزيکي اسناد و . . .

نگهداري سوابق عمليات در حجم کمتر, ايمني بالا ومراجعه آسان(اتوماسيون اداري)

قابليت توليد گزارش هاي مورد نياز به همراه نمودارهاي متعدد

کاهش کارهاي مسئولان دفاتر, منشي ها, تايپيست ها

امکان پيگيري تلفني کارها در هر مكان و هر زمان(اتوماسيون اداري)

اعمال کنترل بر اطلاعات طبقه بندي شده

دقت در انجام عمليات وثبت تمامي امور

حذف کامل کاغذ از فرايند انجام کارها

رديابي امور وپيگيري به موقع مراحل کار

سهولت وسرعت در گردش عمليات

امنيت بالا در نگهداري از اسناد و امكان دسترسي به آن(اتوماسيون اداري)

پيش نيازهاي پياده سازي

اعتقاد مديريت ارشد سازمان به ضرورت ايجاد تحول در سازمان

شناخت وضع موجود گردش و نگهداري اسناد در سازمان(اتوماسيون اداري)

فراهم ساختن بستر ارتباطي و تجهيزات سخت افزاري

تهيه و تدوين متدولوژي استقرار سيستم

ارائه آموزش هاي پايه به كاربران(اتوماسيون اداري)

اشتراک در شبکه های اجتماعی

 

اتوماسیون اداری