برنامه ريزي منابع سازماني (ERP )

برنامه ريزي منابع سازماني (ERP )

برنامه ريزي منابع سازماني (ERP )

 

مدیریت منابع سازمانی از جمله مفاهیمی است که در امتداد استراتژی «تمرکز در عین توزیع پذیری» با هدف شناخت،برنامه ریزی،تخصیص و ارزیابی منابع سازمانی شکل گرفت. 

در گذشته بسياري از فعاليت هاي زنجبره تأمين به طور سنتي با كاغذ،تلفن و فكس انجام مي شد،كه بسيار ناكارآمد، پر هزينه، كند و پر خطا بود.بنابراين زماني كه استفاده از كامپيوتر در كسب و كار آغاز شد؛ بسياري از افراد خواستار خودكار سازي فرايند هاي زنجيره ي تأمين شدند.

تعريف ERP :
تعاريف بسيار زيادی براي ERP ارايه شده است از جمله :
 
  •  انجمن کنترل توليد و موجودي آمريکا ERP را به صورت زير تعريف مي‌نمايد :
متدی براي برنامه‌ريزي و کنترل مؤثر تمامي منابع موردنياز براي دريافت ، توليد ، ارسال و پاسخگويي به نيازهاي مشتريان در شرکتهاي توليدي ، توزيعي و خدماتي می باشد.
 
  • ERP ، يک بسته نرم‌افزاري تجاري است که هدف اصلی آن يکپارچگي اطلاعات و جريان اطلاعات بين تمامي قسمت های سازمان از جمله مالي ، حسابداري ، منابع انساني ، زنجيره عرضه و مديريت مشتريان مي‌باشد . 
 
  • سيستمهاي ERP ، سيستمهاي اطلاعاتي قابل‌ تنظیم و تغییری هستند که اطلاعات و فرايندهاي مبتني بر اطلاعات در سازمان را در درون واحدهاي سازماني و بين آنها يکپارچه مي‌نمايند .
  • ERP ، يک پايگاه داده ، يک برنامه کاربردي و يک واسط يکپارچه در همه بخش های سازمان است .
 
 
  • ERP ، سيستم مبتني بر کامپيوتر می باشد که براي پردازش تراکنشهاي سازمان طراحي شده‌اند و هدف آنها تسهيل برنامه‌ريزي ، توليد و پاسخگويي به‌موقع به مشتريان در محيطي يکپارچه است . 
 
  • ERP ، يک بسته نرم‌افزاري استاندارد شامل چندين ماژول مرتبط و يکپارچه است که کليه فرايندهاي تجاري يک سازمان را اعم از توليد ، منابع انساني ، مالي ، بازاريابي و فروش را پشتيباني مي‌نمايد و منجر به يکپارچگي وظايف در سازمان مي‌شود .
 
  • ERP ، يک راه‌حل سيستمي مبتني بر فناوري اطلاعات است که منابع سازمان را توسط يک سيستم به هم پيوسته ، به سرعت و با دقت و کيفيت بالا در کنترل مديران سطوح مختلف سازمان قرار مي‌دهد تا به طور مناسب فرايند برنامه‌ريزي و عمليات سازمان را مديريت نمايند . 
 
  • ERP ، يک سیستم نرم افزاری می باشد که داده های موجود در سراسر نقاط سازمان را یک پارچه می کند و به شکل متناسب و در موقع لازم ،در اختیار کاربران قرار می دهد.
 
  • ERP ، سیستمی است که با هدف ایجاد بستر مناسب برای انجام کامل مدیریت امور شرکت ها طراحی شده است.با استفاده از این سیستم، امکان ارتباط بین تمام واحد های یک شرکت تجاری و بازرگانی وجود داشته و مدیر شرکت در هر لحظه می تواند در تمام امورشرکت نظیر:امور مالی،پرسنلی و تولید،نظارت و مدیریت داشته باشد.
 
آن چیزی که در همه اين تعاريف مهم است ، توجه و تمرکز بيشتر بر روي عبارت Enterprise در اختصار ERP است.زیرا اين سيستم فراتر از برنامه‌ريزي عمل کرده و با وجود تمرکز بر روي منابع سازمان ، عناصري فراتر از آن را نيز پوشش مي‌دهد . از سوي ديگر ، آنچه که در اين تعاريف بيش از همه مورد توجه است، يکپارچگي و استاندارد بودن سيستم ERP است و همين دو جنبه مهم از ERP آنرا از ساير سيستمهاي اطلاعاتي يکپارچه متمايز می کند. 
 
ERP،برگرفته از عبارت Enterprise Resource Planning می باشد. Enterprise به معنی بزرگ و ابر شرکت ها و سازمان های بزرگ و متوسط دلالت دارد؛ Resource به معنی منابع و Planning به معنی برنامه ریزی می باشد پس معنی عبارت ذکر شده«برنامه ریزی منابع سازمان» می باشد. 
ERP، این امکان را فراهم می کند تا اطلاعات به دست آمده از انبار،بخش مالی،بخش تولید،بخش حمل ونقل و سایربخش های یک شرکت، به هم اتصال داده شود و هر کدام از این بخش ها بدون محدودیت زمانی به اطلاعات بخش های دیگردستیابی داشته باشند.
 
با استفاده از سیستم ERP،اطلاعات درست،به موقع ودریک راستا از بخش های مختلف وارد پایگاه داده یک سیستم کامپیوتری شده و توسط کارکنان سازمان قابل دسترسی می باشد.در این حالت دسترسی به اطلاعات تا حد زیادی آسان می گردد به گونه ای که دقیقاً می توان مشخص کرد که در هر زمان،محصول درخواستی مشتری در چه مرحله ای قراردارد.
 
ازسوی دیگر ERP،برای روابط تجاری شرکت هم مفید است.زیرا ERP،وظایفی راکه باید در یک فرآیند تجاری انجام شود؛خودکارمی کند(مواردی مانند تکمیل سفارش،اخذ سفارش،ارسال آن برای مشتری و اخذ پول از وی). در این حالت وقتی مسوؤل آماده سازی خدمت،سفارشی را از مشتری دریافت می کند؛تمام اطلاعات لازم برای آماده سازی نظیرمیزان اعتبارمشتری،تاریخچه ی سفارش،سطوح موجودی شرکت و برنامه زمانی حرکت کامیون های انتقال محصول از انبارو سایرموارد مشابه را در اختیاردارد؛ علاوه برآن هرکس دیگری هم در شرکت می تواند این اطلاعات را در اختیارداشته وبه همان پایگاه اطلاعات دسترسی داشته باشد.زمانی که کارسفارش دریکی از بخش ها تمام شد؛اطلاعات آن به طور خودکاراز طریق سیستم ERP به بخش بعدی منتقل می شود؛با این روش،برای این که بدانیم سفارش در کدام مرحله است؛کافی است به سیستم ERP وارد شده و اطلاعات را از آن جا دریافت کنیم. 
 
زير سيستم هاي ERP:
  • توليد
  • فروش
  • بازاريابي
  • توزيع
  • مديريت بازرگاني 
  • حسابداري
  • مالي 
  • مديريت منابع انساني
  • مديريت پروژه
  • مديريت انبار
  • تعمير و نگه داري
  • حمل و نقل
  • تجارت الكترونيك
  • لجستيك
  • كنترل سقف خريد
  • صدور اسناد
  • مديريت زمان بندي
مزایا ي ERP :
 
پياده‌سازي سيستم ERP مزاياي بي ‌شماري را براي سازمانها به ارمغان مي‌آورد، اما بايد توجه داشت که اين مزايا و بهبود فرايندهاي تجاري سازمان به راحتي قابل دست‌يابي نيستند . پياده‌سازي موفق يک سيستم ERP بستگي بسيار زيادي به انتخاب سيستم مناسب ، تأمين‌کننده‌ی مناسب ، نحوه‌ی بومي‌سازي نرم‌افزار در سازمان با توجه به استراتژي ، فرهنگ و ساختار سازمان ، تعهد و حمايت مديريت سازمان از پياده‌سازي نرم‌افزار ، شايستگي مشاوران در پياده‌سازي نرم‌افزار ، كنترل پروژه مناسب در طول فرايند پياده‌سازي و اتمام پروژه در زمان مشخص،بودجه پيش‌بيني شده و مواردي ازين دست دارد .
پياده‌سازي ERP در سازمان مزاياي بسيار زيادي را به همراه دارد كه به صورت خلاصه مي توان به مواردزیر اشاره نمود :
  • ايجاد يكپارچگي سازماني :هدف عمده ی ERP،یکپارچه سازي تمامی بخشها و جریانهای اطلاعات کارکردی یک شرکت،به شکل یک سیستم کامپیوتری واحد که قادر به برطرف کردن تمامی نیازهای سازمان باشد.
دونوع یک پارچه سازی برای سیستم ها وجود دارد: داخلی و خارجی،یکپارچه سازی داخلی عبارت است از: یکپارچه سازی بین برنامه های کاربردی، یا میان برنامه های کاربردی و پایگاه داده،درداخل یک سازمان. 
یکپارچه سازی خارجی به یکپارچه سازی برنامه ها یا پایگاه داده شرکای کاری گفته می شود.
 
  •  استانداردسازي: فرايندهاي سازماني بر اساس بهترين تجربياتي كه شركتهاي عرضه‌كننده نرم‌افزار ازسازمانهاي مختلف به دست آورده‌اند؛درسیستم ERP،استاندارد می شوند. 
  • مهندسي مجدد فرايندهاي سازماني
  • تبديل فرايندهاي سازماني از حالت ضمني به حالت صريح به علت مهندسي مجددي که در فرايندهاي سازمان صورت مي‌پذيرد . اين سيستم مي تواند داده هاي بهتري را در باره ي فرايند هاي كسب وكار و عملكرد كلي سازمان به مديريت عرضه كند.مثلاً به مديريت كمك كند كه كدام محصول بيشترين سودآوري را دارد.
  • امكان نصب و راه‌اندازي سريعتر سيستمهاي مرتبط با ERP در سازمان از جمله ماژولهاي مختلف اين نرم‌افزار يا ساير نرم‌افزارهاي كاربردي كه از طرف عرضه كنندگان ERP ارايه نشده و مخصوص آن سازمان هستند . 
  • امکان و يا تسهيل توسعه سيستمها و فناوری های جديد؛مانند سیستم های به هنگام (JIT ) و.... 
  • امکان ايجاد همکاريهاي تجاري، سرمايه‌گذاري هاي مشترک ، ادغام براي سازمانها، با هزينه کمتر و بازدهي بيشتر و نتيجه بهتر .
  • تغيير تمرکز از برنامه ‌نويسي كامپيوتري در سازمان به بهبود فرآيندها 
  • فراهم شدن زير ساخت لازم به منظور پرداختن به مدیریت زنجیره ی تأمین (SCM ) و مدیریت ارتباط با مشتری( CRM)، دو مبحثي كه در حال حاضر تبديل به دو جزء جدايي ناپذير ERPII شده‌اند . 
  • توسعه زير ساخت لازم به منظور وارد شدن به تجارت الکترونیک (E- Business) .
  • حذف فعا ليتهاي تكراري
  • ثبت داده هاي عملياتي در حين انجام كار
  • حفظ امنيت نگه داري داده ها به صورت متمركز و برنامه ريزي شده
  • دسترسي سريع و به روز به داده ها
  • كاهش شديد مصرف كاغذ
  • بهبود تصميم گيري به دليل دسترسي به داده هاي به روز و مناسب

 

چالشها ي ERP:
 
  • اجراي تشويش آور
  • هزينه هاي آشكار زياد
  • عدم انعطاف پذیری
  • بالا بودن هزينه ي خريد و نصب

اشتراک در شبکه های اجتماعی