نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم‌ افزار اتوماسیون اداری Office Automation Software : نگهداری سوابق مکاتبات اداری جهت سهولت دسترسی و ارایه پاسخ‌های به‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری همواره یکی از پیچیده‌ترین امور هر سازمان بوده و علیرغم پیشرفت ارتباطاتی، مشکل به شکل گسترده‌ای در سازمان‌های خصوصی و دولتی دو چندان شده است.

 
 
 
نرم افزار اتوماسیون اداری شماران سیستم (Office Automation Software) به‌عنوان یک ابزار قدرتمند، قابلیت‌ها و امکانات ویژه‌ای را در اختیار مدیران سازمان قرار می‌دهد که به‌توانند با بهره‌گیری از آن اداره بدون کاغذ را محقق سازند. با نرم افزار اتوماسیون اداری ، مدیران می‌توانند بدون حضور فیزیکی در محل سازمان، در هر لحظه و در هر کجا به نامه‌ها و ارجاعات خود دسترسی داشته و تمامی فرآیندهای سازمان را کنترل نمایند.
 
یکپارچگی با ابزارهای گردش کار شماران از قابلیت‌های منحصر به‌فرد نرم افزار اتوماسیون اداری می‌باشد. با ابزار فرم‌ساز، به‌راحتی فرم‌های اداری و سازمانی مورد نیاز طراحی می‌گردند. افزون بر این، با بهره‌گیری از ابزار گردش کار (workflow)، می‌توان گردش کاری فرم‌ها را تعریف نمود. فرم‌ها به‌طور خودکار بر اساس ساختار سازمانی و یا مسیر تعریف شده از طریق کارتابل به گردش درآمده و در هر مرحله تکمیل می‌گردند.
 

پیامدهای پیاده‌سازی نرم افزار اتوماسیون اداری شماران

 
پیاده‌سازی نرم افزار اتوماسیون اداری شماران، پیامدهای زیر را برای سازمان‌ها به دنبال خواهد داشت:
  • ایجاد اداره بدون کاغذ
  • دسترسی و پیگیری در هر لحظه و در هر کجا به نامه‌ها و ارجاعات بدون حضور فیزیکی در محل سازمان (دور کاری)
  •  توسعه تعاملات برون سازمانی به‌واسطه تعریف کاربران خارج از سازمان نظیر تامین‌کنندگان، مشاوران، پیمانکاران و ... (… ,B2B, B2C, B2G)
  •  تبادل مکاتبات اداری نرم افزار اتوماسیون اداری شماران با سایر اتوماسیون‌ها از طریق پروتکل ECE
  •  تعریف جریان‌های کاری هر بخش از سازمان با ابزار گردش کار (Workflow)
  • کاهش هزینه‌های سازمانی با صرفه‌جویی در مصرف کاغذ و فضای بایگانی
  • صرفه‌جویی در زمان با امکاناتی از قبیل تنظیم جلسات، دعوت و ارسال دستورجلسه، یادآوری به دعوت‌شدگان، بایگانی صورت‌جلسات، تخصیص فعالیت‌های مرتبط به کاربران و ...
  • افزایش بهره‌وری سازمان به‌واسطه یکپارچگی نرم افزار اتوماسیون اداری با فرآیندهای کسب و کار شماران و سایر شرکت‌ها در حوزه‌های مالی و مدیریت، اداری و منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتری، زنجیره تامین، توزیع و پخش و ...
  • برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و همچنین اولویت‌بندی فعالیت‌های کاربران با استفاده از امکان مدیریت پروژه‌ها
  • عدم دوباره‌كاری‌ها در خصوص جمع‌آوری و پردازش داده‌ها
  • کنترل مدارک، مستندات و اطلاعات سازمانی با مدیریت مناسب و دقیق سطوح دسترسی

مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری شماران

 
  • یکپارچگی با ابزارهای گردش کار شماران از جمله فرم‌ساز، گردش کار هوشمند، سیستم‌ساز و نظارت بر فعالیت‌های سازمان
  • قابلیت اتصال به سیستم‌های اطلاعات مدیریت (نرم‌افزارهای جامع و یکپارچه در حوزه‌های مالی، اداری، بازرگانی، تولید، مهندسی و مدیریت ارتباط با مشتری) از طریق درگاه‌های تعریف شده
  • ارتباط با سایر نرم‌افزارهای موجود در سازمان مانند سیستم کارت خوان
  • استفاده هم‌زمان از محیط کاربری تحت وب و ویندوز
  • مدیریت سطوح دسترسی کاربران و حفظ امنیت و محرمانگی اطلاعات
  • سادگی و کاربرپسند بودن واسط کاربری (UI)
  • سرعت و سهولت در انجام امور دبیرخانه‌ای
  • کارتابل برای تمامی کاربران داخل و خارج سازمان از جمله؛ تامین‌کنندگان، مشاوران، پیمانکاران و ...
  • مدیریت انواع موجودیت‌های اطلاعاتی شامل؛ نامه، فرم‌های اداری و سازمانی، یادداشت‌های اداری، ارجاعات و ... در کارتابل
  • مشاهده گزارش کارکرد و کنترل حضور و غیاب پرسنل از طریق کارتابل
  • زمانبندی، کنترل و پیگیری اقدامات و پروژه‌ها در تمامی مراحل
  • امکان ارسال و دریافت گروهی فاکس و ایمیل‌ از طریق کارتابل
  • قابلیت استفاده از سیستم SMS
  • تعاملات و ارتباطات خارج سازمانی از طریق ویدئو کنفرانس (متنی و تصویری)
  • قابلیت استفاده به‌صورت چند زبانه (multilingual)
  • تهیه گزارشات متنوع و یکپارچه از تمامی فعالیت‌های سازمان با ابزار گزارش‌ساز  
اتخاذ تصمیمات به‌موقع و استراتژیک مدیریتی سازمان، جز با کنترل و پایش صحیح اطلاعات از طریق یک نظام مالی یکپارچه میسر نمی‌باشد. نرم‌افزار حسابداری شماران اطلاعات مالی تمامی بخش‌های سازمان را جمع‌آوری، طبقه‌بندی و ثبت نموده که به‌دلیل وجود یکپارچگی، اطلاعات مالی تمامی نرم‌افزارها از بخش‌هایی نظیر خزانه‌داری، بازرگانی، دارایی ثابت، بهای تمام شده، حقوق و دستمزد و ... در نرم‌ افزار اتوماسیون اداری به‌صورت اتوماتیک ثبت می‌گردد و این نرم‌افزار امکان دسترسی سریع و لحظه‌ای به اطلاعات و گزارشات مورد نیاز را فراهم می‌نماید. تهیه صورت‌های مالی در پایان هر ماه و ارایه گزارشات مدیریتی به‌لحظه از مزایای نرم‌افزار حسابداری شماران است.
 
نرم افزار اتوماسیون اداری | Office Automation Software  
 

اشتراک در شبکه های اجتماعی

 

اتوماسیون اداری