مفهوم BPMN

در دنیای فرایندهای کسب و کار و میل به چابک کردن سازمانها و فرایندهای سیستمی ،BPM (Business Process Management ) از هر مفهوم دیگری بیشتر میدرخشد .تکنولوژی مدیریتی که بر پایه IT طرح ریزی شده و موفقیتهای بسیاری را در دنیای کسب و کار بر جا گذاشته است .
اصولا در تعریف تمامی فرایندها نیاز به مدل سازی اولیه داریم که این مدل استاندارد فرایندهای کسب و کار را BPMN(Business Process Modeling Notation ) میگویند .مدلی با نشانه های گرافیکی قابل فهم برای کاربران و مدیران.
BPMN شامل نمادها و نشانه های گرافیکی میباشد که در مدل سازی و قابل فهم تر کردن فرایندها در بسترBPM استفاده میشود تا سازمان را در برقراری ارتباطهای درون و برون سازمانی یاری کرده و آنرا قادر سازد تا به سرعت با شرایط کسب و کار جدید اخت پیدا کند
این استاندارد جهانی در مدلها فرایند کسب و کار یکی از اجزای مهم موفقیت در بازار جهانی مبتنی بر IT میباشد که به دلیل اهمیت این موضوع BPMN به عنوان یک موضوع در دانشگاه ها تدریس میشود
در محبط BPM ، طراحی فرآیند و تعاریف در یک محیط گرافیکی ایجاد می‌گردند. در اغلب موارد، ابزارهای طراحی فرآیند به تحلیل‌گران کسب‌وکار این امکان می‌دهد تا از تکنیک‌های Drag and Drop برای تعریف فرآیندها و احرای آن‌ها استفاده کنند. اغلب ابزارهای توسعه BPM در اصل سیستم‌های مدل‌سازی استانداردی هستند که ضرورتا یک زبان برنامه‌نویسی ساده‌تر برای تعریف مدل فرآیند را مورد استفاده قرار می‌دهند. به‌طور کلی در این زمینه از BPMN یا زبان تعریف فرآیند XML استفاده می‌کنند. به کمک هر کدام از این مدل‌سازها امکان استانداردسازی تعاریف فرآیند کسب‌وکار و در نتیجه به‌کارگیری این تعاریف به شکل اشتراکی بین ابزارهای مختلف را نیز فراهم می‌نماید.

 


به‌طورکلی فرآیندها بسیار شبیه طراحی کلی چارت هستند که قوانین کسب‎‌وکار تعیین‌کننده گردش منطقی آن‌ها باشند. بنابراین مثلا شما ممکن است فرآیندی داشته باشید که میزان رضایت مشتریان و بهبود آن را مدنظر قرار دهد. مرحله اول مربوط به زمانی‌است که بازخورد نظرات مشتریان دریافت می‌گردد. در این مرحله شما پس از بررسی نظرات در یک نقطه بحرانی تصمیم‌گیری قرار می‌گیرید که بر مینای قانون کسب‌وکارتان باید میزان اهمیت مشتری را تعیین نموده و نماینده مسئول جهت پاسخگویی را مشخص کنید. در این شرایط، به‌طور هدفمند، تیم مناسب بر مبنای اهمیت مشتری جهت پاسخگویی و پیگیری نظرات ایشان انتخاب خواهد شد. در این شرایط طراحی فرآیند برای سرویس‌های مختلف از قوانین کسب‌وکار متفاوتی استفاده می‌کنند. تمامی موارد ذکر شده با استفاده از زبان استاندارد BPMN در محیطهای کاربر پسند مدل سازی و طراحی میگردد
طراحی در مراحل اولیه با ایجاد هماهنگی بین نظرات تحلیل‌گران کسب‌وکار و نیروهای اجرایی IT آغاز می‌شود. در این زمینه تحلیل‌گران کسب‌وکار تعاریف را ارائه می‌دهند و طراحان سیستم نیز به‌کمک این تعاریف مدل رابر اساس استاندارد BPMN تولید می‌کنند. در برخی از موارد اجرای BPM، تحلیل‌گران کسب‌وکار باید نقش بیشتری در کل فرآیند طراحی نیز ایفا نمایند. لذا از آنجا که قوانین کسب‌وکار در اصل نقش قلب پروژه BPM را بر عهده دارند لذا این قوانین تعیین‌کننده سیاست‌ها و روش‌هایی است که فرآیندهای کسب‌وکار را نیز مکانیره می‌نمایند. در یک پزوژه BPM ، قوانین کسب‌وکار در موتور قوانین مدیریت می‌گردند که مدیران کسب‌وکار به آن دسترسی دارند. در نتیجه مشاهده تغییرات قوانین کسب‌وکار و مدیریت آن‌ها در صورت نیاز برای مدیران امکان‌پذیر خواهد بود.
در حال حاضر آخرین نسخه از استاندارد مدل سازی فرایند ها BPMN2 میباشد که در سهل کردن فرایندهای پیچیده با قدرت بیان بالا در خصوص توصیف دقیق از یک فرایند عملیاتی را در اختیار کاربران میگذارد  .
تنظیم : آقای مهندس سعید سلیمانی (مدیر فروش BPMS شرکت شماران سیستم)

 

مدیریت فرایندهای کسب‌وکار

در تمامی سازمان‌ها وبنگاه های اقتصادی و هر نقطه‌ای در جهان که کسب‌وکاری وجود داشته باشد به‌طور محسوس و نامحسوس فرایندهایی دارد که ادامه و روند صعودی آن کسب‌وکار وابسته به اجرای صحیح و کامل فرایندهای وابسته و عملیاتی می‌باشد.

این فرایندها در تقسیم بندی‌های سازمانی به شکل‌های مختلفی ایجاد و مورداستفاده قرار می‌گیرد. به‌طور مثال فرایندهای اداری، فرایندهای مالی، فرایندهای منابع انسانی و...که با تجمیع این فرایندها وابستگی‌های تعریف‌شده موتور سازمان به حرکت درمی‌آید و میل به تکامل ایجاد می‌گردد.
مهم‌ترین عامل در فرایندهای کسب‌وکار در هر مرحله، وجود قانون در اجرای مراحل مختلف فرایند و تخصیص هر مرحله به بخش و یا پرسنل مربوطه می‌باشد که با عدم تصویب و طراحی صحیح در این مرحله آسیب جدی و جبران‌ناپذیری را به سازمان وارد می‌کنیم.
اساس قانون‌گذاری در هر قسمت سازمان نیاز به نظم و سلسله‌مراتب سازمانی و تعریف صحیح مسؤولیت‌ها و اختیارات بخش موردنظر می‌باشد که این تعریف وابسته به ‌نظام قانونمند و بخش‌بندی مناسب در اجرای فرایندها می‌باشد.
مدیریت فرایندهای کسب و یا همان BPM (Business Process Management ) نظام ساختاریافته و استاندارد جهانی تعریف‌شده در خصوص مدیریت فرایندها کسب‌وکار در سازمان می‌باشد که چندین سال است در بیشتر کمپانی‌های متوسط و بزرگ دنیا به کار گرفته‌شده و نتایج بسیار مفیدی در روند تصاعدی کسب‌وکارها داشته که این خود دلیل استفاده از مدیریت فرایندهای کسب‌وکار است.
در راه‌اندازی BPM نیاز به یک برنامه مدون و مشخص الزامی است که در آن فرایندها –نقش ها-پست ها-و نهایتاً چارت سازمانی در دسترس بوده و بر اساس مأموریت اصلی سازمان به پیاده‌سازی BPM بپردازیم.
استفاده مدیریت فرایندهای کسب‌وکار در سرعت انجام فرایندها و به انتها رسیدن اثربخش مراحل مختلف کمک بسزایی کرده و پایان نتیجه بخشی را در تمامی فرایندها به ارمغان می‌آورد که باعث انگیزه در انجام به‌موقع و سیستماتیک مراحل فرایند کرده و رشد سازمانی را به همراه دارد.
در مورد اجزای BPM می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
طراحی و بررسی:
در این قسمت از مدیریت فرایندها تجاری به مطالعه و بررسی دوباره فرایندها کاغذی موجود سازمان کرده که به شناسایی، بازبینی و اعتبار سنجی فرایندهای موجود جان دهیم و یا ایجاد فرایندهای جدید بر پایه اصول سازمان در دستور کار گذاشته که درنهایت فرایندهای تولیدشده را با استفاده از نشان‌گذاری‌های گرافیکی استاندارد و شناخته‌شده و مدل‌سازی کنیم.

 

پیکربندی:
پس از مدل‌سازی فرایندهای اصلی و کاربردی نیاز به پیاده‌سازی فرایندها برای اجرایی شدن آنها است که این هم می‌تواند با سیستم‌های نرم‌افزاری و یا بدون دخالت آنها ایجاد شود.
در این قسمت تعاملات کارمندان با سیستم و یکپارچه‌سازی سیستم‌های نرم‌افزاری موجود سازمان از مأموریت‌های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار می‌باشد.
اجرا و راه‌اندازی:
با به قانون درآمدن فرایندها، فاز اجرایی کردن فرایندهای کسب‌وکار پیش می‌آید که این فرایندها برای دستیابی به اهداف اصلی سازمان شکل‌گرفته‌اند. در فاز اجرایی می‌توانیم عملیاتی شدن همه فرایندها و مراحل مختلف کاری آنها را لمس و در صورت نیاز اقدام به تغییر و یا بهبود آنها کنیم.
نظارت بر فرایندها:
این یکی از بخش‌های مهم در مدیریت فرایندهای کسب‌وکار می‌باشد که با استفاده از مانیتورینگ فرایندها و مراحل هر فرایند و با استفاده از تکنیک BAM (Business Activity Monitoring) یا همان رصد هوشمند فرایندها به صحیح بودن و دقت فرایندها پی برده و با کمتر از چند ثانیه شرایط اداری و تجاری سازمان را مشاهده می‌کنیم.

نویسنده :مهندس سعید سلیمانی -  واحد فروش BPMS شماران سیستم

 

دیدگاهی عمیق در مدیریت فرایندهای کسب و کار(Business Process Managment)

آیا شما برای استفاده از مزایای مدیریت فرآیندهای تجاری BPM در سازمان خودتان آماده هستید؟ آیا قصد ندارید بهره‌وری را در سازمان بهبود بدهید، چابکی را بالا ببرید و مزیت‌های متعدد دیگری به‌دست بیاورید؟ اگر چنین است، گزینه صحیح استفاده از مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPM میباشد
BPM یا همان مدیریت فرایندهای کسب و کار به سازمان‌ها کمک می‌کند که در کنار رشد سریع و مناسب، ارزش‌آفرینی نیز بکنند و در عین حال عملکرد خود را بهبود ببخشند، بازده مناسب‌تری داشته باشند، عملکرد همراه با رضایتمندی و علاقه‌مندی بیشتر در کارمنداتشان مشاهده شود و در نهایت نیز سرویس‌های بهتری به مشتریانشان ارائه نمایند. تمامی این بهینه‌سازی‌ها ناشی از بهبود مستقیم فرآیندهای بهینه شده است.
BPM(Business Process Managment) در اصل یک دیدگاه به سمت مدیریت عملکرد یک سازمان است که بتوان به نیازهای موجود در تمامی تعاملات آن سازمان پاسخگو بود. BPM سازمان‌ها را قادر می سازد تا بهره‌وری بهتری داشته باشند و به‌راحتی بتوانند به سمت بهتر شدن تغییر کننذ. BPM(مدیریت فرایندهای کسب و کار) دقیقا همان چیزی است که سازمان شما برای مقابله با چالش‌های فضای تجارت مدرن به آن نیازمند است.
هر چه فرآیندها بهتر باشند، هزینه‌ها کمتر، بازدهی بیشتر، انگیزه کارکنان بهتر و رضایت مشتریان نیز بیشتر خواهد بود. مدیریت فرآیندهای کسب وکار یا BPM دیدگاهی است که برای ایجاد فرآیندهای بهتر، طراحی شده است. BPM یک تلاش دسته جمعی متمرکز بین واحدهای کسب‌وکار و دنیای IT است که این تلاش به دنبال ایجاد پارامترهای جدید در راستای بهبود بهره وری و منطقی‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار می باشد
در فضای متغیر کسب‌وکار امروز سازمان‌ها باید به اندازه کافی چابک باشند تا بتوانند به هرگونه چالشی که با آن مواجه می‌شوند در شرایط مناسب پاسخ دهند. BPM این چابکی را برای شما فراهم می‌نماید و در این راه امکان کنترل مستقیم بر روی فرآیندهای عملیاتی را ایجاد می‌کند. در این راستا شما می‌توانید از تکنولوژی بهتر استفاده نمائید و کل سازمان شما پاسخگوتر می گردد که به شما در رسیدن به اهدافتان کمک می‌کند.
بهبود بازدهی: در اقتصاد امروز شما ملزم هستید که با استفاده کمتر از منابع، نتایج بهتری را به‌دست بیاورید. به‌کارگیری کلیات BPM به سازمان شما در بالاتر بردن بهره‌وری کمک می‌کند. این جادوی استفاده از مدیریت فرایندهای کسب و کار میباشد
حرکت سریع همپای بازار: زمانی که یک ایده جدید یا محصولی تازه ارائه می‌گردد، استفاده مؤثر از BPM به شما امکان این را می‌دهد که در استفاده از مدیریت فرایندهای کسب و کار لیدر بازار باشید یک پیشرو که خیلی سریعتر از دیگران از مزایای بازارهای جدید استفاده می‌ننماید.
رسیدن به بازار جهانی: BPM به شما کمک می‌کند تا عملکرد توزیعی یا سرویس‌دهی خدمات را در کل بازار جهانی رصد کرده و از فرصت‌های مختلف بدون درنظرگرفتن اینکه کجا و در چه شرایطی هستند، نهایت استفاده را ببرید.
رعایت مناسب قوانین: رعایت قوانین، رگولاتوری و مقررات پیچیده دولتی در تمام دنیا ممکن است بسیار هزینه‌بر باشد و همگام شدن با آن نیز زمان‌بر گردد. با BPMو فرایندهای کسب و کار شما می‌توانید این هزینه‌ها را تحت کنترل داشته باشید.
شتاب نوآوری: شما نیاز به محیط کسب‌وکاری دارید که در آن نوآوری تنها یک هدف مقطعی نباشد بلکه به‌عنوان بخش طبیعی دائمی عملکرد روزانه شما بدان توجه گردد. اینجا هم BPMو مدیریت فرایندهای کسب و کار در بستر فناوری می‌تواند در این زمینه کمک کند.
سازمان چابک و انعطاف‌پذیر توانایی پاسخ سریع به نیازهای مشتری را دارد؛ لذا در انتهای هر روز کاری، برنده واقعی خواهد بود.
به‌طورکلی زمانی که سازمان‌ها در فکر بهبود فرآیندها هستند، معمولا بر روی نظام‌مندسازی و آرایش عملیات‌های مختلف به‌گونه‌ای تمرکز می‌نمایند که بتوانند فرآیندها را از ابتدا تا انتها کنترل نمایند. ولی تصمیماتی که در این فرآیندها اخذ می‌گردد نیز بسیار اهمیت دارند. در این زمینه BPM به شما کمک می‌کند تا تصمیمات عملیاتی گسترده را به‌گونه‌ای در بهترین زمان و سریع اتخاذ نمائید تا هم بتوانید شرایط را درحال‌حاضر کنترل کنید و هم این روند برای ادامه کار سازمان شما نیز به‌طور مؤثر مفید باشد. دراین‌حالت در حقیقت مدیران می‌توانند ابزارهایی را دراختیار داشته باشند تا به‌سرعت در زمان مناسب تصمیمات مهم را اتخاذ نمایند.
ار آنجا که BPM می‌تواند به شما کمک کند تا اطمینان حاصل نمائید مدیران‌تان اطلاعات کاملی از سیستم را همواره دراختیار داشته باشند تا بتوانند تصمیمات بهتری بگیرند، علاوه براین استفاده از BPM امکان مکانیزه‌کردن اغلب فرآیندهای تصمیم‌گیری را نیز فراهم می‌نماید. به‌نحوی که شما می‌توانید مطمئن باشید که بیشتر تصمیمات در سازمان‌تان به بهترین نحو در شرایط مطلوب اخذ می‌گردد. از آنجا که این تصمیمات بر مبنای قوانین ثابت سازمان شما اخذ شده‌اند لذا بیشتر در راستای اهداف‌تان خواهند بود.
BPM و استفاده از مدیریت فرایندهای کسب و کار همچنین شما را قادر می‌سازد تا فرآیندهای سازمان‌تان را درعمل ببینید و بررسی نمائید که چگونه تصمیم‌گیری بر روی خط عملکرد سازمان تأثیر می‌گذارد. در نتیجه شما به سادگی می‌توانید واکنش نشان دهید و فرآیندهای جایگزین را برای مدیریت بهتر استفاده از فرصت‌های جدید یا کاهش اثرات سوء فرآیندهای نادرست قبلی به‌کار بگیرید. BPM در این زمینه ابزارهای مناسبی را دراختیار شما قرار می‌دهد تا هم فرآیندها را بهینه نموده و هم تصمیمات مناسب‌تری اخذ نمائید. این بهبود فرآیندها به‌طورکلی یعنی نه تنها تصمیم‌گیری‌ها سریع‌تر انجام می‌گیرد بلکه می‌توان تصمیمات بهتری را نیز بسته به شرایط اخذ نمود.

نویسنده :مهندس سعید سلیمانی -  واحد فروش BPMS شماران سیستم

نرم افزارهای تحت وب یا تحت ویندور

همواره استفاده از تکنولوژی های کار آمد و به روز راهی برای پیشبرد اهداف کسب و کار و ارتقای عملکرد سازمانهاست،رویکردی که در این سالهای اخیر توانسته اهرم بسیار قدرتمندی در خصوص نحوه انجام فعالیتها و فرایندهای سازمانی باشد .
با ورود سیستم های کامپیوتری و استفاده از دانش انفورماتیک ،سازمانها با نرم افزارهای تحت سیستم رایانه و به کار گیری تکنولوژیها و راه کارهای مدرن در خصوص بهبود و بقای فرایندها گام بلندی را برداشتند
استفاده از نرم افزارهای ویندوزی (Windows Application) انقلابی در به کار گیری فن آوری در سازمانها بود و باعث رشد و ترقی عملکرد سازمانها وارتقا سطح دانش فنی کارکنان شد،که این خود گام نخست در پدیدار شدن دولت الکترونیک و شهروند الکترونیک بود . ابتدا استفاده از این نرم افزارها در سازمانها و ادارات بزرگ دولتی و سپس در سازمانهای کوچکتر و حتی در شرکتها و کسب و کارهای خصوصی نیز اجرا و عملیاتی شد
نرم افزارها با هدف بهبود عملکرد سازمان و تسریع بخشیدن به فعالیتها وارد بازار شدند و توانستند در مدت زمان بسیار کمی عنصر جدا نشدنی از سازمانها و فعالیتهای روزمره آنها باشند به طوری که بخش فن آوری و اطلاعات و یا بخش انفورماتیک در تمامی کسب و کارهای دولتی و خصوصی نقش استراتژیکی در سازمانها و شرکتها را دارا شد
سهولت استفاده از منابع-سرعت انجام کار –دقت در روند فرایندها و انجام عملیات ها استفاده از نرم افزارهای ویندوزی را گسترده تر کرد .

با استفاده از علم روز و سرعت پیشروی علم انفورماتیک در کشور، شرکتها سریعا نرم افزارهای خود را به نسخه های تحت شبکه و تعداد کاربر نامحدود بسط دادن که این نیر تحولی بزرگ در صنعت انفورماتیک کشور و ارتقا شرکتهای تولید کننده و خدمات رسان بخش خصوصی در صنعت انفورماتیک کشور شد
با ورود نرم افزار های تحت شبکه(Network Application) به سازمانها بخشی از روالها و قوانین حاکم بر فرایندها تغییر و به سمت بهبود حرکت کرد و سازمانها فصل تازه ای از عملکرد خود را تجربه کردند که این گام موثر بعدی در به تحقق رسیدن دولت الکترونیک بود.در این میان ارباب رجوع نیز با این فرایندهای سیستمی آشنا و توانست در کمترین زمان ارتباط صحیح و قابل قبولی را در استفاده و بهره برداری از این نوع سیستمهای نرم افزاری تجربه کند .نمونه عمومی و همه گیردر این نرم افزار ها استفاده از کد رهگیری و کد پیگیری در بعضی از فرایندهای سازمانی بود که باالکترونیک شدن فرایندهای نامه نگاری و سیستم نرم افزاری دبیرخانه ها بسیاری از چند باره کاریها و نا مشخصی روال ها برای ارباب رجوع را از میان برداشت
با توجه به سرعت بسیار بالای تغییر تکنولوژی در دنیا و بازخورد آن در کشور مساله بعدی استفاده از تکنولوژی مناسب و به روز در برخورد با چالشها و فرایندهای سازمانی بود .
دسترسی از هر مکان و استفاده بهینه از نرم افزارها بدون محدودیت فیزیکی و منابع سیستمی گام بعدی در امر دولت الکترونیک و سازمان بدون کاغذ بود . محدودیتهای سخت افزاری و نرم افزاری برای کاربران و پشتیبانی نرم افزارها ،به روز رسانی سریع و ...چالش بعدی دنیای جدید انفورماتیک در سازمانها بود
راهکار نرم افزار های تحت وب(Web Application) چاره تمام مشکلات از نوع دسترسی و به روزرسانی و منابع سیستمی شد .
درنرم افزارهای تحت وب(Web Application) دیگر نیاز به بک پردازنده پر قدرت یا کارت گرافیک و یا منابع دیگر سخت افزاری مشهود نیست .این وظیفه بزرگ به دست سرور دهنده سرویس نرم افزار بوده و تمامی کاربران با استفاده از مرورگرهای اینترنتی بدون محدودیت فیزیکی و استفاده از هر وسیله ای که امکان اسفاده از اینترنت را داشته باشد به وجود آورد
با ورود نرم افزارهای تحت وب به ناوگان انفورماتیک کشور واژه دولت الکترونیک معنای جدید و پر رنگی پیدا کرد نرم افراهای تحت وب (Web Application) نوع خاصی از نرم افزارهای کلاینت و سرور هستند که روش طراحی و توسعه آنها نسبت به نرم افزارهای ویندوز مدرن تر و قویتر است،نرم افزارهای تحت وب از یک هسته پایدار بهره می برند و با تغییر در عملکرد یا به روز رسانی هسته اصلی،این تغییرات برای تمامی کاربران در سطح شبکه مورد استفاده انجام میشود


اما سوال اینجاست که کدام یک از بسترهای نرم افزاری گفته شده در بالا بهتر و قابل اعتماد میباشند .آیا با وجود بستر وب، نرم افزارهای ویندوزی یا نرم افزارهای سیستم عاملی غیر قابل استفاده هستند؟ آیا با وجود بستر وب و نرم افزارهای تحت وب (Web Application ) استفاده از نرم افزارهای ویندوزی به پایان میرسد؟ .آیا نرم افزارهای ویندوزی کارایی خودرا از دست میدهند؟
در پاسخ به این سوالها باید بگوییم که استفاده از از بسترهای نرم افزاری ذکر شده در سازمانهای دولتی و شرکتهای خصوصی ادامه دارد و وظایف نرم افزاری در کسب و کارها بنا به شرایط موجود و قوانین مکتوب میان این دو بستر نرم افزاری تقسیم میشود
خیلی از کمپانی ها و کسب و کارهای دولتی و خصوصی به خاطر مسائل امنیتی و اطلاعات محرمانه و باارزش از درجه اهمیت اطلاعاتی، میلی به استفاده از سیستمهای نرم افزاری تحت وب ندارند و هرگونه دسترسی خارجی را به نرم افزار محدود میکند
مستاق بارز استفاده از این نرم افزارها ،نرم افزارهای مالی بازرگانی در ارگانهای دولتی و سیستمهای اطلاعاتی در کسب و کارها میباشند که جمع حد اکثری از کاربران تمایل بیشتری به استفاده از سیستمهای خود در بستر محدود دارند
اما در بسیاری از نرم افزارها هم بنا به درخواست کاربران استفاده کننده ،بستر وب الزامی بوده و استفاده بهینه تر از منابع و سطح دسترسی وسیع تر لازم و ضروری میباشد
با توجه به اینکه قوانین امنیتی در تولید نرم افزارهای تحت وب در شرکتهای نرم افزاری مورد تایید سازمانهای زیربط رعایت میشود و این نرم افزارها سعی بر اخذ گواهینامه های امنیتی و کیفیتی را نیز دارند ،بنا به درخواست مشتریان و درخواستهای دنیای کسب و کار ترجیح کاربران استفاده از سیستمهای ویندوزی میباشد
با اینکه دنیای رو به جلو دنیای وب و استفاده از نرم افزارهای تحت وب و افق روشنی در نرم افزارهای موبایل (Mobile Application ) میباشد ،بنگاه های اقتصادی و ارگانهای خصوصی و دولتی بر اساس تعریف فرایندها و قوانین خود بستر نرم افزاری خود را انتخاب کرده و مورد استفاده قرار میدهند .
نویسنده :مهندس سعید سلیمانی -  واحد فروش BPMS شماران سیستم

انبارداری

مقدمه
فرایند انبارش یکی از فرایندهای بسیار حیاتی شرکت‌های بزرگ (تولیدی، صنعتی و بازرگانی) است. مدیریت و کنترل موجودی انبار از ایجاد ضرر و زیان برای سازمان تا حد زیادی جلوگیری کند.
در اقتصاد هر کشوری انبارداری حلقه‌ای از زنجیره تولید، انتقال، توزیع و مصرف به شمار رفته و نقش اتصال و واسط را در انتقال کالا از مراکز تولیدی به بازارهای مصرف و سپس توزیع محلی بر عهده دارد.
درصد زیادی از سرمایه سازمان‌ها را مواد اولیه، قطعات، تجهیزات و کالاها تشکیل می‌دهد، لذا نگهداری و مراقبت دقیق از آنها و برقراری یک سیستم صحیح اطلاعاتی برای کنترل موجودی انبار و یا زمان به‌موقع جهت سفارش و میزان سفارش کالا بسیار ضروری بوده و با بهبود وضع انبارداری می‌توان از زیان‌های ناشی از بی‌دقتی در نگهداری کالا جلوگیری نمود و به میزان سود سازمان افزود.
این سیستم اطلاعاتی باید یکپارچگی کامل تمامی واحدهای سازمان ایجاد نماید تا کنترل دقیقی بر نحوه مصرف و بخصوص نوع مصرف داشته باشد.

اهداف انبار و انبارداری:
پشتیبانی و حمایت در چرخه تولید و خدمات
هدف از تشکیل و ایجاد انبارها چه در سازمان‌های دولتی و چه درسازمان‌های خصوصی، تهیه، سفارش دهی، تحویل گیری و نگهداری و تحویل کالاهای موردنیاز سازمان است.
انبار به‌عنوان یک جایگاه سازمانی در چارت سازمانی کلیه ارگان‌ها وجود دارد، به همین دلیل ضمن اهمیت ویژه‌ای که این بخش در سازمان دارد به نظارت بیشتر، حفظ و ایمنی و استاندارد مربوطه نیازمند است. از طرفی بدیهی است که اگر مواد و لوازم در زمان مناسب در دسترس واحد مصرف‌کننده قرار داده نشود، در روند گردش کار که از اهمیت خاصی برخوردار است وقفه ایجاد خواهد شد. هرچند که در حال حاضر سیستم‌های جدیدی در امور اداری و مدیریتی به وجود آمده و در حال استقرار هستند که هدف آنها حذف انبار و ایجاد روش کاری مبتنی بر انبار مجازی است که نیاز است با مطالعه دقیق و با درنظرگرفتن تمامی عوامل، حرکت به سمت فوق را آغاز نمود.
اما برخی از اهداف در فلسفه انبار وجود دارد که حتی باوجود راهکارهایی مثل انبار مجازی این اهداف تحت شعاع قرار نمی‌گیرد و اساساً ایجاد سیستم‌ها جامع انبار و یکپارچه نمودن آن با سایر سیستم‌ها در جهت توسعه این اهداف است.
-دریافت و حفاظت و در دسترس قرار دادن کالا، مواد و وسایل موردنظر به سهولت و سرعت انجام می‌شود.
-با اعمال کنترل دقیق، از ازدیاد خارج از حد موجودی‌ها که ممکن است براثر تغییر قیمت‌ها باعث زیان گردد، جلوگیری می‌شود.
-با استفاده صحیح از سیستم انبارداری، میزان موجودی کالا در انبار و میزان مصرف آن در هر واحد کالا که مبانی اصلی است، محاسبه می‌گردد.
-کنترل موجودی در انبار ازنظر قیمت به سهولت صورت می‌گیرد.
-صدور رسید انبار موجب تسهیل مبلغ کالا به فروشنده و انجام محاسبه بهای تمام‌شده کالای خریداری‌شده می‌گردد.
-انبارها به دلیل اینکه موجودی‌های انبار را باید با نرخ خاصی قیمت‌گذاری کنند نیاز به شناسایی نوع کالا در انبار دارند و این نوع با توجه به مواد خام یا مواد اولیه، مواد و لوازم مصرفی، نیمه ساخته‌ها، محصول، ضایعات و کالای بازرگانی قابل شناسایی هستند و این خود پیچیدگی یک سیستم انبار را دوچندان خواهد کرد.
-کدگذاری انبار جهت شناسایی انبار یکی دیگر از موضوعاتی است که در سیستم‌های دستی کاری بسیار دشوار و گاها همراه با خطا است.
اهمیت و مزایای نرم‌افزار جامع و یکپارچه انبارداری
نرم‌افزار انبار و کالا به‌منظور مكانيزه كردن كليه فعاليت‌هاي مربوط به گردش موجودی‌های مواد، نیم‌ساخته‌ها، کالاهای ساخته‌شده و كالاهاي مصرفي، طراحي و پياده‌سازي شده است.
 ایجاد یک نرم‌افزار صحیح انبارداری در سازمان مزایایی به شرح زیر به دنبال دارد:
با نظارت دقیق بر موجودی انبار، از افزایش بیش‌ازاندازه و حد تعیین‌شده کالاها در انبار جلوگیری و در نتیجه از ضرر و زیان‌های ناشی از تغییر قیمت‌ها یا خرابی و فساد کالاها جلوگیری می‌شود.
دریافت، استقرار، حفاظت و در دسترس قرار دادن کالاها در انبار به روش مطلوب و به آسانی انجام می‌پذیرد و نیازهای واحدها به‌موقع تأمین می‌شود.
از سفارشات اضافی و تکراری جلوگیری می‌گردد.
اطلاعات موردنیاز مدیران در زمینه میزان موجودی‌ها و مصارف کالاها در هر زمان به نحو مناسب تهیه و باعث تسهیل شمارش می‌گردد.
با خرید به مقدار صرفه اقتصادی، از راکد شدن سرمایه جلوگیری به عمل می‌آید. در نتیجه نگهداری و حفاظت صحیح از کالاها، اتلاف ضایعات به حداقل می‌رسد.
عملیات شمارش، صورت‌برداری و درنهایت انبارگردانی از موجودی‌ها و همچنین تعیین ارزش موجودی جنس در پایان سال به سهولت انجام‌پذیر است.
مفاهیم نوآورانه در سیستم نوین انبار
شرایط رقابتی بین شرکت‌ها و پیشرفت تکنولوژی موجب شده است تا مجموعه‌های تولیدی، صنعتی و بازرگانی جهت ایجاد تمایز و ارائه خدمات پس از فروش مناسب، محصولات خود را با اطلاعات تکمیلی و قابل‌ردیابی در بازار توزیع نمایند.
این شیوه توزیع امکان ردگیری و کنترل ورود و خروج مکانیزه از انبار را امکان‌پذیر می‌نماید و شرایط ردیابی کالا از مرحله تأمین و تدارک کالا، کنترل تولید، فروش و خدمات پس از فروش را امکان‌پذیر می‌نماید.
اطلاعات تکمیلی یا شناسه کالا به‌صورت برچسب که حاوی اطلاعات کالا است، بر روی کالای موردنظر الساق می‌گردد که برحسب نوع تنظیمات انجام‌شده می‌تواند در طول پروسه تکمیل کالا از زمان تأمین و تدارک کالا تا زمان بسته‌بندی کالا رشد نماید. این فرایند تحت عنوان لیبلینگ شناخته می‌شود.
این شناسه مذکور می‌تواند با بارکد دوبعدی و سه‌بعدی به‌صورت چاپی بر روی کالا قرار داده شود و بر اساس نیاز مجموعه در تمامی بخش‌های تحویل به انبار، تولید، بسته‌بندی، خروج از انبار و درنهایت فروش و خدمات پس از فروش فرایند ثبت و گزارش‌گیری را از شیوه دستی به شیوه مکانیزه تبدیل نماید.
امکان ایجاد فرایند مکانیزه در ثبت کلیه فعالیت‌های مرتبط با انبار، ثبت گزارش تولید (بر اساس ترکیب ویژگی‌های اضافه‌شده به کالا در طول پروسه تولید) و درنهایت فعالیت‌های مرتبط با خروج کالا (دستور تحویل، خواندن سریال توسط انباردار، صدور حواله خروج بر اساس سریال‌های انتخابی) از نمونه فرایندهایی است که جایگزین فرایندهای زمان‌بر و خطاپذیر دستی می‌گردد.
بارکد در فارسی به آن خط نماد، رمز میله، کد میله‌ای و رمزینه نیز می‌گویند. نوعی نمایش تصویری اطلاعات بر روی سطوح است که اطلاعات آن را می‌توان توسط ماشین بازخوانی کرد. بارکدهای اولیه اطلاعات را در قالب عرض و فاصله خطوط موازی چاپ‌شده ذخیره می‌کردند و به‌صورت یک دسته از خطوط مستقیم موازی دیده می‌شدند اما امروزه بارکدها ممکن است بسته به نوع به شکل دوبعدی، یک دسته نقطه، یک دسته دایره هم‌مرکز و یا به‌صورت مخفی‌شده در تصاویر نیز ظاهر شوند. بارکدها توسط یک پویشگر نوری که دستگاه بارکد خوان نامیده می‌شود بازخوانی می‌شوند و اگر در تصاویر مخفی‌شده باشند توسط نرم‌افزار خاصی از آن بیرون کشیده می‌شوند. بارکدها به‌صورت گسترده‌ای در پیاده‌سازی سیستم‌های جمع‌آوری خودکار اطلاعات شناسه‌ها که سرعت و دقت ورود اطلاعات را بالا می‌برند کاربرد دارند.
سیستم مکانیزه عملیات انبار بر مبنای فن‌آوری بارکدینگ کالا، با حذف عملیات دستی و سرعت بخشیدن به امور انبارداری موجب ایجاد صحت بیشتر در اطلاعات مربوط به کالاهای ورودی به انبار می‌گردد و همچنین امکان مغایرت در موجودی انبار و خطا در ثبت تقریباً به صفر می‌رسد و تنها با خواندن بارکد هر کالا، می‌توان مشخصات کلی آن کالا و سوابق آن را استخراج نمود.
هر قلم از کالاها در ابتدای ورود به انبار پس از تخصیص یک سریال منحصربه‌فرد در قالب بارکد، توسط دستگاه الکترونیکی بارکد خوان قرائت‌شده و وارد سیستم می‌گردد (رسید انبار و اضافه شدن به موجودی انبار) در همین فرآیند می‌توان کالا را آدرس‌دهی نمود. جهت خروج کالا از انبار نیز لازم است تا طبق درخواست کالا تحویلی به انبار، انباردار نسبت به تحویل اقدام نماید و به دلیل ثبت در لحظه تحویل توسط دستگاه‌های POCKET PC، Hand Held و بارکد خوان، حواله انبار صادر و آمار موجودی به‌صورت دقیق، بدون خطا قابل گزارش‌گیری خواهد بود.
سیستم جانمایی (Location): بهره‌گیری از سیستم جانمایی Location یکی از مزایای مهم استفاده از تکنولوژی بارکد در انبارها می‌باشد، پس از آن‌که هر کالا و یا محصول کد بارکد مخصوص به خود را دریافت نمود باید در انبار، نیز در جای مناسب و تعیین‌شده‌ای قرار بگیرد (همان جاگذاری برحسب کد و برچسب اطلاعات کالا).

کاربردهای بارکد و نرم‌افزارهای مرتبط
امروزه استفاده از دستگاه‌های بارکد خوان، نرم‌افزار بارکد، تجهیزات بارکد و مواردی ازاین‌دست و عموماً مبتنی بر فناوری بارکد و RFID به دلیل بالا بردن سرعت کار و کاهش درصد خطا در ورود و خروج به انبار و درنهایت بالا ببردن راندمان کاری به یکی از الزامات تبدیل‌شده است. با توجه به این نیاز، ارائه نرم‌افزارهای کاربردی منطبق بر فرایندهای عملیاتی و در راستای اهداف و استراتژی‌های تجاری سازمان، خط‌مشی تولید نرم‌افزارهای شرکت‌های معتبر فعال می‌باشد.


بارکد و دستگاه بارکد خوان
 بارکد خوان‌ها معمولاً از یک منبع نور و یک حسگر حساس نسبت به نور تشکیل‌شده‌اند که در کنار یکدیگر در نوک یک بارکد خوان قرار داده‌شده است. برای خواندن بارکد، نور به‌صورت یکنواخت در سراسر میله منعکس می‌گردد. حسگر اندازه‌گیری حساس به نور، شدت جریان نور منعکس‌شده از منبع نوری و شکل موج تولیدشده و عرض میله‌ها و فاصله‌های آنها از یکدیگر را اندازه‌گیری می‌کند و خروجی صفر و یک را نتیجه می‌دهد، سیستم‌های بارکدها می‌توانند با چندین روش رمزگشایی عمل کند، هر روش رمزگشایی مانند یک‌زبان برای سیستم است و هرکدام نقاط قوت و ضعف خود رادارند.
اسکنرها عموماً بر اساس نحوه ارتباطشان با کامپیوتر و نوع منبع نوری‌شان دسته‌بندی می‌شوند که از انواع مدل‌های متداول می‌توان به مدل‌های تفنگی لیزری، تفنگی CCD و Dual CCD ثابت چند پرتوه، قابل‌حمل بی‌سیم (هند هلد) قابل‌حمل حافظه‌دار و ... اشاره نمود.

                                       

 

دو نمونه دستگاه بارکد خوان

استفاده از فناوری RFID (آر اف ای دی) در انبار Radio Frequency Identification:
RFID یکی دیگر از فن‌آوری‌های مبتنی بر امواج رادیویی قابل‌استفاده جهت ردیابی و شناسایی اشیاء می‌باشد. به کمک این تکنولوژی می‌توان اقلام موجود در انبار را توسط تگ (برچسب) الصاق شده بر روی هر کالا ردیابی نمود. تگ‌ها حاوی داده‌های گوناگونی از کالاهای انبار هستند که به‌صورت بیسیم یا گیرنده‌ها ارتباط برقرار کرده و اطلاعات را ردوبدل می‌نمایند. مبادله اطلاعات بین تگ کالا و ریدر (گیرنده) از طریق امواج رادیویی انجام می‌پذیرد. زمانی که یک شی حاوی تک RFID به محدوده قابل‌خواندن توسط یک ریدر می‌رسد، ریدر با ارسال یک پالس به تگ دستور ارسال اطلاعات را می‌دهد.


نرم‌افزار انبار و کالای شماران برای سازمان‌دهی فعاليت‌هاي مربوط به گردش محصولات قابل‌عرضه، مواد اولیه تولید، کالاهای نیم‌ساخته‌ها و اقلام مصرفی طراحی‌شده است، استفاده از گزارش‌های دقیق بر بستر یک نرم‌افزار کاملاً یکپارچه با سایر نرم‌افزارهای مرتبط ازجمله برنامه‌ریزی خرید، سفارشات خارجی، تولید و فروش و حسابداری سازمان را در استفاده بهینه از منابع یاری می‌رساند.
نرم‌افزار انبار شماران سیستم با تکیه بر تجربه سی‌ساله امکانات مربوط به ایجاد مشخصه کالا به‌صورت ثابت و متغیر را ایجاد نموده است که برخی از امکانات آن به شرح زیر است:
امکانات لیبلینگ انبار شماران سیستم:
تولید سریال بر اساس پارامترهای و متغیرهای تعریف‌شده
ایجاد بارکد در مراحل مختلف تولید با امکان ارتباط با اجزاء و قطعات به‌کاررفته در هر مرحله تولید
ثبت اطلاعات موردنیاز برحسب نیاز در طول فرایند تولید (نام ایستگاه، شیفت، اپراتور، نوع کنترل کیفی و.)
انطباق شماره‌سریال بدنه، با سریال بسته‌بندی و کارت گارانتی
امکان ارتباط با دستگاه‌های بارکدینگ (ثابت و متحرک)
امکان انتقال اسناد وارده (رسید، برگشت از فروش و.) از نرم‌افزار انبار شماران سیستم به دستگاه‌های جمع‌آوری اطلاعات (Hand Held) و برعکس
امکان انتقال اسناد صادره (دستور تحویل، حواله خروج و.) از نرم‌افزار انبار شماران سیستم به دستگاه‌های جمع‌آوری اطلاعات (Hand Held) و برعکس
امکان انجام عملیات انبارگردانی توسط بارکد خوان متحرک (Hand Held) و انتقال به نرم‌افزار انبار شماران سیستم
سایر مزایای انبار شماران سیستم:
 تعریف کالاها و انبارهای مختلف بدون محدودیت
 استفاده از حروف و اعداد برای کدینگ کالاها
 تعریف کدهای مختلف برای هر کالا (کد کالا، شماره فنی، شماره سریال، شماره ردیابی، ایران کد و کد اجزا)
 امکان ضمیمه نمودن تصویر هر کالا در فرم مشخصات
 امکان ردیابی کالا و مواد در محصولات تولیدی
 امکان شناسایی ویژه برای هر کالا
 ثبت کاردکس کالا به‌صورت اتوماتیک پس از هر رویداد
 صورت گردش کالا به تفکیک انبار، نوع کالا و گروه کالا
 نمايش مانده موجودی کالا بر اساس فيلتر تاريخ در کاردکس
 امکان کنترل کیفی کالای وارده
 امکان تعریف مشخصات پارامتريک سريال کالاها به ازاي هر گروه کالا
 ثبت فرم‌ انبارگردانی بر اساس تعریف دو واحد و مقدار متفاوت برای هر کالا و یا محصول
 امکان ثبت و کنترل نقطه سفارش هر کالا
 امکان کنترل عملکرد پیمانکاران (سازندگان کالا)
 امکان کنترل عملکرد سازمان برای کارفرمایان بیرون از سازمان
 امکان تعریف دسترسی کاربران به انبارها
 امکان ثبت درخواست خرید
 امکان ثبت و تأیید درخواست کالا

 

آشنایی با ساختار BPM (Busines Process Managment-مدیریت فرایند های تجاری)

     BPM (Busines Process Managment)یا همان مدیریت فرایندهای تجاری، ساختار یا قالب مشخصی دارد که در مستندسازی کمک بسیار مؤثری می‌کند. اگرچه حالت‌های اجرای BPM ممکن است متفاوت باشند ولی یک‌سری مؤلفه‌های اصلی وجود دارد ک به‌طور مشترک در همه آن‌ها مدنظر قرار می‌گیرند. این مؤلفه‌ها عبارتند از:
- فضای اجرایی شامل اینترفیس کاربری، مانیتورینگ فرآیند، داشبوردهای مدیریتی و کارتابل ورودی کارها.
- محیط اجرای تعاملی که بتوان به موتور قوانین کسب‌وکار، موتور فرآیند و موتور تحلیل‌گر سیستم دسترسی داشت.
- حافظه متادیتا که شامل توضیحات و مشخصات ارزیابی فرآیندها، روابط بین فرآیندها و سیاست‌های مرتبط باشد.
- یک ابزار طراحی فرآیند که امکان مدل‌سازی فرآیند، تعریف قوانین کسب‌وکار؛
- تعریف KPI(Key Performance Indicator )یا همان شاخص کلیدی عملکرد اجرای فرآیند و طراحی اینترفیس کاربری را ممکن سازد.
- یک محیط جدید توسعه سرویس که شامل آداپتورهای سرویس‌های Web ، ارتباطات با توابع عملیاتی موجود و ابزارهای ایجاد سرویس‌های جدید باشند.

 


فرآیندهای مستندسازی:
در محیط BPM (مدیریت فرایندهای تجاری) طراحی فرآیند و تعاریف در یک محیط گرافیکی ایجاد می‌گردند. در اغلب موارد، ابزارهای طراحی فرآیند به تحلیل‌گران کسب‌وکار امکان می‌دهد تا از تکنیک‌های Drag and Drop برای تعریف فرآیندها و اجرای آن‌ها استفاده کنند. اغلب ابزارهای توسعه BPM در اصل سیستم‌های مدل‌سازی استانداردی هستند که ضرورتا یک زبان برنامه‌نویسی ساده‌تر برای تعریف مدل فرآیند را مورد استفاده قرار می‌دهند. به‌طور کلی در این زمینه از (Busines Process Model and Notation)BPMN که همان علایم و نشانه های استاندارد برای مدل سازی فرایندها میباشند ،یا زبان تعریف فرآیند XML استفاده می‌کنند. به کمک هر کدام از این مدل‌سازها امکان استانداردسازی تعاریف فرآیند کسب‌وکار و در نتیجه به‌کارگیری این تعاریف به شکل اشتراکی بین ابزارهای مختلف را نیز فراهم می‌نماید.
به‌طورکلی طراحی فرآیند بسیار شبیه طراحی کلی چارت هستند که قوانین کسب‎‌وکار تعیین‌کننده گردش منطقی آن‌هامی باشند. بنابراین مثلا شما ممکن است فرآیندی داشته باشید که میزان رضایت مشتریان و بهبود آن را مدنظر قرار دهد. مرحله اول مربوط به زمانی‌است که بازخورد نظرات مشتریان دریافت می‌گردد. در این مرحله شما پس از بررسی نظرات در یک نقطه بحرانی تصمیم‌گیری قرار می‌گیرید که بر مبنای قانون کسب‌وکارتان باید میزان اهمیت مشتری را تعیین نموده و نماینده مسئول جهت پاسخگویی را مشخص کنید. در این شرایط، به‌طور هدفمند، تیم مناسب بر مبنای اهمیت مشتری جهت پاسخگویی و پیگیری نظرات ایشان انتخاب خواهد شد. بنابراین طراحی فرآیند برای سرویس‌های مختلف از قوانین کسب‌وکار متفاوتی استفاده می‌کنند.
طراحی در مراحل اولیه با ایجاد هماهنگی بین نظرات تحلیل‌گران کسب‌وکار و نیروهای اجرایی IT آغاز می‌شود. در این زمینه تحلیل‌گران کسب‌وکار تعاریف را ارائه می‌دهند و طراحان سیستم نیز به‌کمک این تعاریف مدل را تولید می‌کنند. در برخی از موارد اجرای BPM، تحلیل‌گران کسب‌وکار باید نقش بیشتری در کل فرآیند طراحی نیز ایفا نمایند. لذا از آنجا که قوانین کسب‌وکار در اصل نقش قلب پروژه BPM را بر عهده دارند لذا این قوانین تعیین‌کننده سیاست‌ها و روش‌هایی است که فرآیندهای کسب‌وکار را نیز مکانیره می‌نمایند. در یک پزوژه BPM ، قوانین کسب‌وکار در موتور قوانین مدیریت می‌گردند که مدیران کسب‌وکار به آن دسترسی دارند. در نتیجه مشاهده تغییرات قوانین کسب‌وکار و مدیریت آن‌ها در صورت نیاز برای مدیران امکان‌پذیر خواهد بود.
نکته مورد توجه در این زمینه آن است که مدیران کسب‌وکار و سایر کاربران مجاز برای تغییر قوانین در موتور قوانین چابکی تأمین شده ناشی از راهکار BPM را معیار کلیدی می‌دانند که در نتیجه به‌جای طراحی مجدد فرآیند می‌توان با اضافه کردن یا تغییرات قوانین موجود امکان تطبیق با شرایط تغییر کرده را به سرعت فراهم می‌نمایند.
به یاد داشته باشید قوانین کسب‌وکار وظیفه مدیریت و تعیین مسیرگردش شما در فرآیندهای BPM را بر عهده دارند. در برخی موارد این قوانین کسب‌وکار استثناهایی نیز وجود دارد که مثلا مسیرگردش فرم رضایت مشتری را از تیم پیگیری مشتریان VIP به تیم ارائه‌دهنده خدمات به مشتریان معمولی تغییر می‌دهد. در سایر حالات مشابه این قوانین منجر به مکانیزه شدن تصمیم‌گیری‌ها می‌گردد. مثلا یک قانون به‌طور اتوماتیک می‌تواند یک سفارش مربوط به مشتری را در شرایطی‌که سفارش کم‌تر از حد آستانه تعریف شده نباشد فعال نگه‌دارد یابازخوردیس برای تصمیمات بعدی مربوط به آن به سایر بخش‌های تعریف شده فرآیند بدهد تا اقدام مقتضی در ازاء درخواست دریافت شده انجام گیرد.
شبیه‌سازی فرآیند:
اجرای BPM به شما امکان تست فرآیندها قبل از این‌که در شرایط معمول در سیستم مورد استفاده قرار بگیرند را می‌دهد. این فرآیند تستی را شبیه‌سازی می‌نامند که در نتیجه آن شما می‌توانید فرآیندها را بر پایه سناریوی What – if (چه می‌شود – اگر) ارزیابی نمائید و تنظیمات یا تغییرات مناسب را انجام دهید و در نتیجه به مدل تنظیم شده نهایی برسید. به‌کمک این شبیه‌سازی فرآیند شما می‌توانید ببینید چگونه مدل ایجاد شده به شرایط مختلف واکنش نشان می‌دهد. می‌توانید گزارشات را ببینید و به شکل تحلیلی نیز دیتا را تفکیک و ارزیابی نمائید. در برخی موارد حتی می‌توانید از سوابق دیتای جمع‌آوری شده از فرآیندهای دنیای واقعی نیز استفاده کرده و این دیتای قدیمی را در فرآیند ایجاد شده شبیه‌سازی نمائید تا بتوان نتایج مدل تولیدشده را با عملکرد جاری فرآیند مقایسه نمود.
زمانی‌که یک فرآیند را شبیه‌سازی می‌کنید می‌توانید مستندات ارزشمندی به‌دست بیاورید که نشان می‌دهد کجا نیاز به تغییرات برای بهبود بهره‌وری یا عملکرد مدل طراحی‌شده داریم. این مستندات ایجاد شده هم‌چنین منابع مورد نیاز و چگونگی گردش در کل مدل را نیز مشخص می‌نماید. در نتیجه شبیه‌سازی فرآیند یکی از موارد پرتکرار ضروری در طراحی و اجرای مؤثر سیستم BPM می‌باشد. به‌طور کلی می‌توانید اهمیت نتایج تحلیل به‌دست آمده از شبیه‌سازی‌ها را به‌شکل عملی در فرآیند استقرار BPM مشاهده نمائید و برای رسیدن به نتایج بهتر می‌توانید این عملیات شبیه‌سازی را تکرار نمائید.
به یاد داشته باشید که مدل‌های BPM چابکی لازم برای بهبود مستمر را در زمان اجرای آن‌ها به‌واسطه همین شبیه‌سازی تأمین می‌نمایند. البته شما نیاز به تست دائم ندارید ولی بهتر است در زمان‌های مشخصی از مراحل طراحی این تست شبیه‌سازی را انجام دهید.

 

 

برنامه‌ریزی تولید ضرورت، اهمیت و راهکار

برنامه‌ریزی در کارخانه و یا هر سازمانی ضروری است، این ضرورت در برخی موارد آن‌قدر برای سازمان‌ها ضرورت دارد که عدم وجود آن گاها منجر به صدمات زیادی خواهد شد.

برنامه‌ریزی تولید ارتباط بسیار زیادی با فرایندهای اصلی سازمان دارد، فرایندهای مثل تولید، فروش، تأمین و انبار و ...که این ارتباطات پیچیده منجر به این می‌شود که واحد برنامه‌ریزی سازمان‌ها همیشه نگرانی جوابگویی به تقاضاهای مشتریان را دارند.

مدیران برنامه‌ریزی تولید برای بدست آوردن بهترین برنامه نیازمند اطلاعات زیادی در سازمان هستند که این اطلاعات در کل سازمان به‌صورت پراکنده‌ای وجود دارد که واحد برنامه‌ریزی تولید درواقع با کسب اطلاعات از میزان سفارش واحد فروش و اولویت‌های مشخص‌شده می‌بایست با اطلاعات که از ظرفیت سنجی تولید ،میزان موجودی داخل خط و بسیاری از متغیرهای دیگربدست می آورد ،اقدام به برنامه‌ریزی قابل اتکایی برای تولید بنماید.

 

 

عبارت سیستم‌های برنامه‌ریزی تولید از ترکیب سه واژه مکمل شکل‌گرفته تا دربرگیرنده پیچیدگی‌هایی باشد که از این عبارت حاصل می‌گردد .

اینکه نگرش به امر برنامه‌ریزی و مدیریت تولید باید سیستمی و در بستری یکپارچه باشد ناشی از شکست‌های مکرری است که از برخوردهای جزئی و بخشی حاصل‌شده است.

این موضوع اما به‌راحتی قابل‌دستیابی نیست ،برنامه‌ریزی تولید به مجموعه‌ای از پارامترها ارتباط دارد که اطلاعات آن در بخش‌های مختلف سازمان شکل می‌گیرد و این واحدها به‌صورت جزیره‌ای به یکدیگر ارتباط دارند و به همین دلیل تجمیع اطلاعات با در نظر گرفتن واحدهای مشابه با تأخیر صورت می‌گیرد ،بخش‌های و حوزه‌های که هرکدام دربردارنده بخشی از متغیرهای و پارامترهای مورداستفاده در برنامه‌ریزی تولید است .

 

متغیرهای زیادی که اجرای برنامه را دچار مخاطره می‌نماید و باوجود کنترل برخی از متغیرهای سطحی برخی متغیرهای محیطی به‌هیچ‌عنوان قابل‌کنترل نیستند و وجود این متغیرها ، ایجاد یک سیستم برنامه‌ریزی تولید منعطف و یا باقابلیت اعمال سریع تغییرات دوچندان می‌سازد.

یکی از مشکلات عدیده در کنترل این تغییرات، نداشتن یک سیستم یکپارچه به‌منظور جمع‌آوری داده‌ها از پایین‌ترین سطح حوزه های اثر گذار است ،در واقع با توجه به اینکه این تغییرات ممکن است به صورت لحظه ای در عوامل اثر گذار ایجاد گردد عدم یکپارچگی باعث شده جمع آوری دیتا به سختی و به کندی صورت پذیرد.

درواقع با توجه به اینکه این متغیرها در وجوه مختلف سازمان اتفاق می‌افتد و این حوزه ها هم با یکدیگر ارتباطات یکپارچه ای ندارند ، عدم کنترل یک متغیر، یک برنامه تولید را به‌صورت کامل با مغایرت همراه می‌کند.

تمامی این اطلاعات در یک سیستم تولیدی وجود دارد اما نکته مهم در یک سیستم برنامه‌ریزی تولید یکپارچگی این اطلاعات با یکدیگر است که بتواند در زمان موردنیاز با کمترین اطلاعات سیستم برنامه‌ریزی تولید را پشتیبانی نماید و این امر در سیستم‌های جزیره‌ای به‌هیچ‌عنوان امکان‌پذیر نمی‌باشد.

یکی از بزرگ‌ترین معضلات شرکت‌های تولید عدم گزارش مناسب در میزان موجودی در گردش خطوط تولید است که یکی از فاکتورهای اساسی در مورد برنامه‌ریزی مواد و تولید محسوب می‌گردد موضوعی که در سیستم‌های یکپارچه به دلیل انبارهای پای‌کار به‌طور کامل مرتفع گردیده است.

راهکاری که شرکت‌های معظم دنیا به آن رسیده‌اند استفاده از یک بستر یکپارچه برای تسهیل در شناسایی به‌موقع تغییرات و انتقال آن به سیستم‌های تصمیم‌گیرنده در خصوص آن تغییر است و این بستر یکپارچه می‌بایست تمام وجوه سازمان را در برداشته باشد.

شماران سیستم با بیش از سی سال تجربه موفق در زمینه ارائه راهکارهای مبتنی بر فناوری اطلاعات با استفاده از تجارت موفق خود در اکثر صنایع نرم‌افزار یکپارچه خود به‌عنوان یک بستر یکپارچه در اختیار صنایع قرار می‌دهد.

استفاده از نرم‌افزارهای تولید شرکت شماران سیستم به دلیل یکپارچگی کامل بین فرایندهای سازمان ،وجود ناشناخته تولید را در نظر می‌گیرد و باوجود امکان محاسبه بهای تمام‌شده می‌تواند در مدل‌های ارائه‌شده بهینه بودن برنامه بر اساس هزینه را هم در نظر بگیرد.

  مدل‌سازی برنامه‌ریزی تولید در نرم‌افزار برنامه‌ریزی تولید شماران سیستم این امكان را فراهم می‌کند كه مدير بتواند فرايند توليد را از ابعاد مختلف زماني و هزينه‌‌اي بهينه كرده و بهره‌وري توليد را افزايش دهد. پیاده‌سازی موفق سيستم برنامه‌ریزی تولید شماران سیستم، مزاياي زير را برای شرکت‌های تولیدی به همراه خواهد داشت.

§       كمك به مسئولين خط توليد در برنامه‌ریزی بهينه توليد

§       افزايش قدرت پیش‌بینی وضعيت توليد و درنتیجه كمك به تصمیم‌گیری در پذيرش سفارشات

§       كاهش برون‌سپاری و استفاده حداكثري از توان داخلي شركت

§       استفاده بهينه از توان ماشین‌آلات و پرسنل

§       مديريت بهتر محصولات، قطعات و ضايعات

§       افزايش سود و كاهش هزینه‌ها به‌واسطه نتيجه بهینه‌سازی

§       تعيين برنامه بهينه توليد هر ماشين

§       كاهش زمان بيكاري ماشین‌آلات به‌واسطه انتظار براي دريافت قطعه نيم ساخته

§       كمك به تصمیم‌گیری در زمينه به‌کارگیری ماشین‌آلات جديد

§       تحليل حساسيت عمليات توليد نسبت به تغيير شرايط مختلف

§       كمك به شناسايي گلوگاه‌ها

به‌منظور کنترل دقیق‌تر و برنامه‌ریزی منظم برای تولید محصولات و همچنین افزایش بهره‌وری و راندمان خطوط تولید که منجر به کاهش هزینه و قیمت تمام‌شده می‌گردد، نرم‌افزار برنامه‌ریزی تولید شماران سیستم منطبق با نیازهای شرکت‌های تولیدی و صنعتی طراحی‌شده است.

این نرم‌افزار یک پکیج آماده است که ضمن ارائه نتایج مطلوب در تحویل به‌موقع، خطوط تولید را جهت افزایش کارایی برنامه‌ریزی و گلوگاه‌های تولید را شناسایی می‌نماید.

نرم‌افزارهای یکپارچه

سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه بایستی بتوانند تمام سیستمهای پردازش اطلاعات اصلی در سازمان را تحت یک بانک اطلاعاتی به صورت سازگار و مرتبط پوشش دهند. این موجب دسترسی پیوسته و کاملاً یکپارچه به مخزن اطلاعات استفاده‌شده در فرایندهای مختلف سازمان از قبیل خرید، انبارداری، تولید، فروش، توزیع، مالی و پرسنلی می‌شود.

دسترسی به این سطح از یکپارچگی، از اهداف سیستمهای جامع می‌باشد و معمولاً زیرساخت سیستمهای اطلاعات یکپارچه برای فرایندهای اصلی سازمان طراحی شده است. با توجه به روند رو به گسترش جهاني شدن و افزايش رقابت در بازارهاي جهاني، شرکت‌ها در سال‌های آينده ناگزير به پيوستن به بازارهاي جهاني خواهند بود و براي انجام اين كار وجود آمادگي لازم از جهات مختلف امري ضروري به نظر می‌رسد. از مهم‌ترین ابزارهاي مورد استفاده جهت كسب اين آمادگي می‌توان به عامل فناوري اطلاعات و ارتباطات اشاره كرد كه با استفاده از آن قادر خواهند بود هر چه سریع‌تر اين مسير را طي کنند.
سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه كه در حال حاضر به عنوان يكي از آخرین ابزارهاي برنامه‌ریزی و مديريت در جهان مطرح می‌باشد. اين سیستم‌ها قادرند با بهره‌گیری از فناوري اطلاعات، سیستم‌ها و عمليات موجود در سازمان‌ها را يكپارچه نموده و در قالب يك پايگاه اطلاعاتي واحد در دسترس قرار دهند.
معرفی سیستم‌های نرم‌افزار یکپارچه
سیستم‌های نرم‌افزار یکپارچه بسته‌های نرم‌افزاری جامعی هستند که به صورت راه‌حل‌های ارائه‌شده‌ای به یکپارچگی همه فرایندها و حوزه‌های وظیفه‌ای موجود در کسب‌وکار کمک می‌کنند. مزیت اصلی و اولیه این سیستم‌ها ایجاد یک بستر نرم‌افزاری یکپارچه مشترک برای فرایندهای یکپارچه موجود در کسب‌وکار مربوط می‌باشد. این سیستم‌ها دارای دو ویژگی مهم می‌باشند اولاً سیستم‌های نرم‌افزاری یکپارچه باعث ایجاد یک انسجام و امنیت در همه بخش‌های کسب‌وکار می‌شوند. این سیستم‌ها قابلیت ارائه خدمت به شرکت‌ها در هر اندازه و حجم فعالیت و هر گونه گستردگی جغرافیایی را دارا هستند
در مورد سیستم‌های نرم‌افزاری یکپارچه تعاریف متعددی ارائه‌شده است که در ادامه به چند مورد از این تعاریف اشاره شده است:
• نرم‌افزارهای یکپارچه يک بسته نرم‌افزاري تجاري است که هدف آن يکپارچگي اطلاعات و جريان آن بين تمامي بخش‌های سازمان از جمله مالي، حسابداري، منابع انساني، زنجيره عرضه و مديريت مشتريان است. ساير تعاريفی که برای مجموعه نرم‌افزارهای یکپارچه بيان شده است نيز به نوعی جامعيت، يکپارچگی و گستردگی در سازمان را نشان می‌دهد.
• بسته نرم‌افزاری کاربردی نرم‌افزارهای یکپارچه يک مجموعه از ماژول‌های يکپارچه آماده راه‌اندازی از پيش طراحی‌شده و از پيش مهندسی شده‌ای است که تمام فرايندهای تجاری سازمان را پوشش می‌دهد

شش علت عمده سازمان‌ها را بر آن می‌دارد تا در پی راه حل نرم‌افزارهای یکپارچه باشند:
• سرعت بخشيدن و استاندارد نمودن عملیاتها و پردازش‌های توليد محصول و ارائه خدمات
• یکپارچه‌سازی اطلاعات عملياتی
• یکپارچه‌سازی اطلاعات مالی
• یکپارچه‌سازی اطلاعات سفارش مشتری
• کاهش موجودی
• استاندارد کردن و یکپارچه‌سازی اطلاعات منابع
هدف اصلی و اولیه نرم‌افزارهای یکپارچه گردآوری دپارتمان‌ها و حوزه‌های مختلف یک سازمان در داخل یک سیستم واحد یکپارچه به گونه‌ای است که این سیستم بتواند جوابگوی تمامی نیازهای بخش‌های متفاوت یک سازمان باشد. ساختن یک نرم‌افزار واحد که بتواند تمامی نیازهای کاربران بخش مالی را همانند نیازهای بخش منابع انسانی و یا انبار و تجهیزات پاسخ دهد کار چندان ساده‌ای نیست.
معمولاً هر بخشی از سازمان دارای نرم‌افزارها و برنامه‌های واحدی است که متناسب با نیازهای آنان ساخته شده است و آن گونه که بخش نیاز دارد کار می‌کند ولی نرم‌افزارهای یکپارچه سعی در ترکیب آن‌ها و ایجاد یک ساختار یکپارچه که از یک بانک نرم‌افزاری واحد استفاده می‌کند دارد. در این حالت تمامی بخش‌ها و واحدهای یک سازمان قادر به استفاده مشترک از اطلاعات بوده و ارتباط هر واحد با دیگری نیز به سهولت برقرار خواهد بود. برای مثال دریافت یک سفارش از مشتری را در نظر بگیرید, معمولاً این سفارش روی برگه‌ای ثبت شده است و گردش خود را از بخشی به بخش دیگر در قسمت‌های مختلف سازمان آغاز می‌نماید. هر بخش متناسب با سیستم خود کدگذاری‌هایی را انجام می‌دهد و پس از انجام مراحلی آن را به بخش دیگر ارجاع می‌دهد. در این سفر طولانی اجرای این عملیات باعث تا خیرات و گم شدن سوابق و حتی برخی مواقع اشتباهات نیز می‌گردد. ضمن اینکه کسی به طور صحیح از وضعیت سفارش و مراحلی که طی کرده است به سهولت آگاه نیست زیرا که سیستم واحدی برای انجام امور بین بخش‌ها وجود ندارد. لذا مثلاً بخش مالی امکان دست‌یابی به سیستم انبار وجود نداشته و اطلاع از وضعیت حمل سفارش از این طریق میسر نیست.)2000-Shtub, Avraham)
درحالی‌که نرم‌افزارهای یکپارچه, سیستم‌های منفرد بخش‌های مالی, انبار, منابع انسانی و تولید را کنار زده و آن‌ها را با یک نرم‌افزار یکپارچه متحد که به طور کامل وظایف و نیازهای تمامی بخش‌ها را کامل‌تر از سیستم قبلی برآورده می‌سازد جایگزین می‌نماید. بسیاری از فروشندگان سیستم‌های نرم‌افزارهای یکپارچه به حد کافی انعطاف‌پذیرند تا بتوان ماجولهایی از نرم‌افزار را بدون حتی خرید کامل بسته نرم‌افزاری, از آن‌ها خریداری و نصب کرد. برای مثال یک شرکت تولیدی قادر است اجزای مالی و منابع انسانی را مورد استفاده قرار دهد. در یک جمع‌بندی می‌توان گفت نرم‌افزارهای یکپارچه تنها حاصل اجتماع فرآیندها و وظایف مختلف سازمانی در قالب یک بسته نرم‌افزاری نمی‌باشد بلکه حداقل باید دارای چند مشخصه کلیدی باشد تا بتواند به عنوان یک راه حل صحیح مطرح گردد. این ویژگی‌ها عبارت‌اند از:
• انعطاف‌پذیری : سیستم‌های نرم‌افزارهای یکپارچه باید قادر به پاسخگویی به نیازهای متغیر سازمان‌ها و شرکت‌های استفاده‌کننده باشند.
• ماژول و مدار باز : این سیستم‌ها باید به گونه‌ای باشد که هر جزئی از بسته نرم‌افزاری بتوان تأثیر در رویه‌های دیگر در هر زمانی تغییر کرده، اضافه یا حذف گردد.
• فراگیر بودن : نرم‌افزارهای یکپارچه باید وظایف سازمانی مختلفی را مورد پشتیبانی قرار داده و متناسب با طیف وسیعی از سازمان‌ها مورد استفاده باشد.
• فرا شرکتی : این سیستم‌ها باید به صورت online به سازمان‌های دیگر و سایر شرکای تجاری از جمله تأمین‌کنندگان و مشتریان نیز متصل باشد.
• بهترین روش‌های موجود : مجموعه‌ای از بهترین رویه‌های مورد استفاده و تجربه‌شده در سرتاسر جهان باید در این نرم‌افزار گردآوری شده باشد.
• شبیه‌سازی واقعیت
• سایر ویژگی‌ها: علاوه بر موارد کلیدی مطرح‌شده در بالا یکپارچگی بین ماژول‌ها جهت صرفه‌جویی در زمان، کاهش کارها، حذف دوباره‌کاری و بهینه‌سازی منابع، محیط کاربرپسند شامل منوهای زیبا، راهنمای online و روابط گرافیکی مناسب، انعطاف‌پذیری در انطباق با قوانین کشورها در زمینه‌های مالی، مالیاتی، فروش، صادرات و واردات، ایمن بودن در دسترسی افراد به سیستم و همچنین انتقال و تبادل اطلاعات و نامحدود بودن در ثبت اطلاعات از نظر حجم رکوردهای اطلاعاتی را می‌توان عنوان کرد. Shtub avraham 2000) )
از آنجايی که محيط کسب‌وکار عصر اطلاعات فعلی رقابت شديدی را در اخذ اطلاعات و دانش ايجاد نموده است، سيستم سازمان‌ها مجبورند تا آنجا که امکان دارد با يکديگر کار و همکاری کنند به جای اينکه به صورت مجزا از هم باشند. ايجاد يک چنين مکانيزمی امکان‌پذیر نيست، مگر با یاری‌گرفتن از يک " سامانه يکپارچه " که تمامی واحدهای سازمان از مالی تا اداری گرفته تا خط توليد و انبارها که عمليات آن‌ها را در کنترل خود داشته باشد.
يک نرم‌افزارهای یکپارچه دارای يک بانک اطلاعاتی واحد و کامل يکپارچه می‌باشد و دوگانگی اطلاعات در آن وجود ندارد. یکپارچگی از يک منظر به معنای استفاده اشتراکی دو يا چند کاربر از اطلاعات يکسان با منبع ذخيره يکسان است،
در يک بانک اطلاعاتي مرکزي و یا نرم‌افزارهای جزیره‌ای، اطلاعات از نواحي عملياتي مختلف به بانک اطلاعاتي مرکزي مي-آيند، درحالی‌که در يک نرم‌افزارهای یکپارچه، هر کدام از بخش¬های عمليات با يکديگر و همچنين با بانک اطلاعاتي مرتبط هستند. به اين معنا که نرم‌افزارهای یکپارچه همه¬ ارتباطات بين نواحي عملياتي مختلف مانند ساخت، مالي، حسابداري، بازاريابي و... را برقرار مي¬کند.
 

مشکلات ناشی از عدم یکپارچگی

در رقابت‌های جهانی موجود باید محصولات متنوع را با توجه به خواست مشتری در دسترس وی قرارداد که این موضوع با توجه به خواست مشتری بر کیفیت بالا و خدمات‌رسانی سریع موجب افزایش فشارهایی شده است که قبلاً وجود نداشته است.
درنتیجه شرکت‌ها بیش از این نمی‌توانند به‌تنهایی از عهده تمامی کارها برآیند. در بازار رقابتی موجود بنگاه‌های اقتصادی و تولیدی به دنبال دستیابی به مزیت رقابتی باهدف کسب سهم بیشتری از بازار هستند.
بر این اساس فعالیت‌هایی نظیر برنامه‌ریزی عرضه و تقاضا، تهیه مواد، تولید و برنامه‌ریزی محصول، خدمات نگهداری کالا، کنترل موجودی توزیع‌شده، تحویل که قبلاً همگی در سطح سازمان انجام‌شده‌اند، اینک به سطح زنجیره عرضه انتقال پیداکرده است و مسئله کلیدی در یک زنجیره تأمین، مدیریت و کنترل هماهنگ و یکپارچه تمامی این فعالیت‌ها است.
لذا مدیریت زنجیره تأمین عبارت است از فرایند یکپارچه‌سازی فعالیت‌های زنجیره تأمین و نیز جریان‌های اطلاعاتی مرتبط با آن از طریق بهبود و هماهنگ‌سازی فعالیت‌ها در زنجیره تأمین و تولید و عرضه محصول تعریف ارائه‌شده برای زنجیره تأمین موضوعات مدیریت سیستمهای اطلاعات، منبع یابی و تدارکات، زمان‌بندی تولید، پردازش سفارشات، مدیریت موجودی، انبارداری را در برمی‌گیرد؛ بنابراین برای مدیریت مؤثر زنجیره تأمین ضروری است که تأمین‌کنندگان و مشتریان با یکدیگر و در یک روش هماهنگ و با شراکت و ارتباطات و گفتگو با یکدیگر کار کنند. این امر یعنی جریان سریع اطلاعات در میان مشتریان و عرضه‌کنندگان، مراکز توزیع که برخی از شرکت‌ها را قادر می‌سازد زنجیره عرضه بسیار کارایی را ایجاد نماید.

مشکلات ناشی از عدم مدیریت این زنجیره از موارد زیر حاصل می‌گردد:
*عدم رشد یکنواخت استفاده واحدهای سازمان از فناوری اطلاعات
در این سازمان‌ها همه واحدهای سازمانی به‌صورت یک اندازه و یکدست رشد نمی‌کنند، در واقع با توجه به اینکه این به سبب محدودیت برنامه‌نویس تهیه نرم‌افزار از یک بخش خاص (غالباً مالی) شروع می‌شود در سازمان شاهد یک رشد هم‌سطح نخواهیم بود و واحدهایی خاصی به‌صورت امپراتورهای اطلاعاتی رشد می‌کنند و برخی واحدها دچار کمبود اطلاعاتی می‌باشند.
اطلاعات درون هر سیستمی در هرلحظه از زمان دانش و آگاهی آن سیستم را تشکیل می‌دهد. فقر و ضعف اطلاعات موجب می‌شود که مدیریت نه‌تنها تصویر درست و کاملی از آینده نداشته باشد، بلکه حتی نتواند نقاط قوت و ضعف وضع گذشته و موجود سازمان را درست و کامل بشناسد.
درنتیجه نه می‌تواند هدف‌گذاری صحیح انجام دهد و نه قادر است فعالیت‌های مناسبی را برای سازمان طراحی نماید و پیرو این امر از منابع سازمان استفاده بهینه نخواهد کرد.
*عدم یکپارچگی بین واحدهای سازمان
یکی از مهم‌ترین نارسایی‌ها عدم یکپارچگی بین واحدهای مالی، تولید، انبار، برنامه‌ریزی تولید با سایر بخش‌های سازمان می‌باشد و در این وضعیت اهداف کلی و کلان سازمان کم‌رنگ شده و مدیران ارشد و اجرایی سازمان نمی‌توانند گزارشات مختلف از عملکرد و وظایف متعدد سازمان خود را به‌طور یکجا و مرتبط با هم مورد تجزیه و تحلیل قرار دهند.
مدیریت امروز در مواجهه با افزایش حجم و پیچیدگی تصمیم‌گیری‌ها دریافته است که سیستم‌های دستی گسترده، پراکنده و در برخی موارد غیر مرتبط موجود، با توجه به اهمیتی که برای اطلاعات، رشد یکنواخت واحدها در فوق برشمرده شد، قادر به تأمین اطلاعات موردنیاز و ارائه آن‌ها در زمان مناسب (زمان مناسب زمانی است که اطلاعات برای تصمیم‌گیری مفید باشد.) نیست.

*عدم وجود یک سامانه پردازش دیتا و تبدیل دیتا خام به اطلاعات
اغلب مدیران با انبوهی از داده‌ها و یا طوماری از سوابق اطلاعاتی روبرو هستند که به دلیل حجم محدود پردازش‌های دستی تأثیر چندانی بر آن‌ها در تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، کنترل و هدایت صحیح و مطلوب در سازمان ندارد.

*عدم یکپارچگی اطلاعات و هماهنگ کردن فرایندها با یکدیگر
تکیه بر اطلاعات تا زمانی که رخدادهای محیطی ثابت تلقی گردد امری یگانه محسوب می‌گردد ولی در زمانی که تنها موضوع ثابت در زندگی تغییرات می‌باشد هماهنگی بین فرایندها و اطلاعات امری ضروری برای انجام بهتر و سریع‌تر کارهای محول شده تلقی می‌گردد.
شکاف بین سیستمهای اطلاعاتی ثابت و محیط و ساختارهای سازمانی متغیر به‌ویژه در سازمان‌های پویا، نیز مشکل بنیادی دیگری است که موجبات ضعف اطلاعات را فراهم می‌کند زیرا هر تغییری در ساختار سازمان، تغییراتی را در مشاغل، مسئولیت‌ها، حیطه اختیارات، سلسله مراتب و ... به وجود می‌آورد و این تغییرات به‌نوبه خود موجب بروز نیازهای اطلاعاتی جدید می‌شود که به‌طور معمول سیستمهای ثابت اطلاعاتی موجود فاقد این اطلاعات جدید هستند و می‌بایستی تغییرات لازم در آن‌ها ایجاد گردد.
همان‌طور که در توضیحات بیان‌شده کسب اطلاعات در زمان مناسب نیازمند تزریق قواعد کاری موجود در سازمان به‌عنوان قوانین هوشمند و پویای سازمانی امری ضروری محسوب می‌گردد تا سازمان از یک سازمان شخص محور به یک سازمان خبره محور تبدیل گردد.

 

یک نمونه موفق در استفاده از BPM:

اولین نمونه از شرکت‌های موفق استفاده‌کننده از BPM، شرکت Mobitel در کشور اسلوونی است که این شرکت به‌عنوان تأمین‌کننده بسترهای مخابراتی در قالب کمپانی متوسطی کار خود را آغاز نموده است. این کمپانی سرویس‌دهی پیشروی خدمات موبایل را به مشترکان بازار اسلوونی و کشورهای اطراف را مدنظر قرارداده است. به‌تدریج سطح خدمات این کمپانی با توجه به روش‌های به‌کارگرفته شده در کمپانی‌های مشابه در کشورهای بزرگ‌تر ارتقاء یافته و در همین راستا شرکت Mobitel به دنبال ابزارهای مناسب برای کنترل این رشد و ارائه سرویس‌های ارزش‌افزوده مناسب‌تر بوده است. در این زمینه آن‌ها به دنبال بهبود سرویس‌های موجود و ارائه راهکارهای جدید از جمله سرویس‌های CRM، پیش‌نمایش سرویس و پرداخت موبایل می‌باشند. سیستم موجود آن‌ها نسبتاً محدود و از نظر نرم‌افزاری تنها شامل 15000 خط کد نویسی می‌شده است. درعین‌حال Mobitel برای ارتقاء بازار خود به دنبال ارائه سرویس‌های ترکیبی کامل‌‌‌تر، قابل سفارش سازی و با کیفیت بالاتر هست. برای تأمین این سرویس‌ها به‌خصوص در صنایع رقابت‌پذیر، کمپانی Mobitel نیازمند تغییرات در بستر IT، بهبود مدیریت به فرمی است که بتواند سریعاً پاسخ و انعطاف مناسبی در بازار داشته باشد. البته زیرساخت موردنیاز برای پشتیبانی از این تغییرات کمی پیچیده است. Mobitel در این حوزه سرویس‌هایی ارائه نموده که شامل صورت، دیتا، اینترنت، ویدئو، تلویزیون، تبلیغات، سرویس‌های محلی و اجتماعی است. در این زمینه Mobitel به ارزیابی راهکاری مختلف، تکنولوژی‌ها، محصولات و تأمین‌کنندگان سرویس پرداخته است.

 


 به یاد داشته باشید فراهم‌کنندگان سرویس باید خدماتی تأمین کنند که سریع‌ترین پاسخ‌ها به تغییرات بازار را به همراه داشته باشند و در این زمینه نیز محصولات و سرویس‌های سریع و قابل‌رقابتی ارائه دهند تا رضایت مشتریان بالا رفته و مشتریان جدید نیز جذب شوند. به‌طورمعمول این افزایش سهم از بازار منجر به افزایش هزینه‌هاست. از سوی دیگر برای کاهش هزینه اجرا و راه‌اندازی باید سطح زمانی محدود محصولات و خدمات مخابراتی را نیز مدنظر قرارداده شود. در این زمینه Mobitel با چالش بزرگی در مدیریت فرآیندهای پیچیده، سیستم‌ها، نرم‌افزارها و واسطه‌هایی روبرو بودند که برای تطبیق با BPM و زیرساخت سرویس گرا SOA برای تقویت و شتاب دهی سرویس‌ها و بهبود بازار می‌بایست تغییر یابند. Mobitel در این راه آنالیز بازگشت سرمایه ROI انجام داده و مزایای ذیل را پیش‌بینی نموده‌اند:
- بهبود زمان سرویس تا 64 درصد
- کاهش هزینه مالکیت TCO در پریود زمانی 5 ساله به میزان 19 درصد یا
- سرشکن کردن هزینه IT و ارتقاء سازمان تا بتواند پنجمین سازمان ارائه‌دهنده CBA گردد.
- شتاب دهی هزینه‌های اجتنابی IT و بهبود نسبت زمانی به ارزش که در یک بازه پنج‌ساله ROI تا 161 درصد بهبود را شامل گردد.
درعین‌حال کمپانی Mobitel به دنبال کسب مزایایی به شرح ذیل نیز در درازمدت بوده است:
- ارتقاء سطح نوآوری در کنار افزایش رضایت مشتریان
- افزایش سرعت ارائه محصولات سرویس‌های ارزش‌افزوده به بازار
- کاهش هزینه‌های عملیاتی شبکه
- توانایی کاربرد مناسب‌تر ابزارهای IT در راستای اهداف معمول
- سرعت ارائه راهکارهای تقویت‌شده و سرویس‌ها در بازار
- امکان ارزیابی آنلاین و به‌‌روز کسب‌وکار و قابلیت‌های drill-down واقعی
- امکان تطبیق سریع و تکرارپذیری فرآیندها و تعاملات مهم در جهت هماهنگی با بازار
- اطمینان از قابلیت‌های تحلیلی و ارزیابی در فرآیندهای رگلاتوری و کسب‌وکار
- مکانیزاسیون عملیات‌ها و فرآیندهای سنتی
- کاهش پیچیدگی‌ها در مدیریت تغییر
 برای این اهداف، شرکت Mobitel از راهکار BPM برای بالاتر بردن قابلیت پاسخ به تغییرات بازار استفاده نموده است. در این زمینه راهکار BPM بر مبنای سرویس‌ها و قابلیت SOA به‌سرعت با استفاده از متدولوژی NGOSS راهکارهای کاربردی را برای افزایش چابکی کسب‌وکار به کار گرفته است. این یعنی راهکارهای جدید باقابلیت‌های کاربردی علاوه بر پوشش شرایط جدید کسب‌وکار و بهبود فرآیندهای قبلی به افزایش ارزش سرویس‌های ارائه‌شده در سیستم نیز کمک می‌کنند.
 راهکار BPM در این سازمان به کمک ابزارهای اجرائی و با استفاده از ابزارهای IT موجود و با درنظرگرفتن منطق SOA امکان ایجاد توابع عملیاتی اشتراکی، قابل بهینه‌سازی و ناپیوسته کسب‌وکار را در قالب سرویس‌های کسب‌وکار فراهم نموده است.
 فرآیندهایی نظیر بیلینگ، ارائه سرویس‌ها، CRM و خدمات مشتریان در Mobitel بر مبنای JBoss عمل می‌کرده که در این فرآیند بهینه‌سازی از Wehsphere ASND استفاده‌شده تا اهداف تعریف‌شده در کسب‌وکار را محقق نموده و به کاهش هزینه‌ها کمک کند. مبنای عملیاتی این سیستم کاهش هزینه‌ها نیست بلکه استفاده از ابزارهایی است که امکان معرفی محصولات و سرویس‌های جدید را به سرعت فراهم می‌کند. البته کاهش تعداد سرورها و هزینه‌های عملیاتی مرتبط در مرحله دوم به صرفه‌جویی مالی هم منجر می‌گردد. لذا این کمپانی از راهکارهای انعطاف‌پذیر مقیاس‌پذیر و استاندارد برای افزودن سریع قابلیت‌ها به سیستم، کاهش هزینه‌ها و توسعه بازار استفاده نموده است. در این راه استفاده از قابلیت‌های SOA منجر به ایجاد امکانات تعریف و ایجاد سرویس‌های ارزش‌افزوده گردیده است. لذا استفاده از سرویس‌های جدید کسب‌وکار همراه با تحلیل و بهینه‌سازی آن‌ها منجر به یکپارچگی و بهبود شرایط مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار می‌گردد به‌نحوی که تأثیر مستقیم این بهینه‌سازی در کمپانی مرکزی در کل سیستم و شرکت‌های تابعه نیز تأثیرگذار است به‌نحوی که با استفاده از فرآیندهای جدید بهینه و به‌روزرسانی‌های آن‌ها می‌توان به‌راحتی مدل‌سازی، تغییر سرویس و درنهایت استفاده از استاندارهای مناسب را نیز در این سیستم اجرا کرد.

 

 

اشتراک در شبکه های اجتماعی