برنامه‌ریزی تولید ضرورت، اهمیت و راهکار

برنامه‌ریزی در کارخانه و یا هر سازمانی ضروری است، این ضرورت در برخی موارد آن‌قدر برای سازمان‌ها ضرورت دارد که عدم وجود آن گاها منجر به صدمات زیادی خواهد شد.

برنامه‌ریزی تولید ارتباط بسیار زیادی با فرایندهای اصلی سازمان دارد، فرایندهای مثل تولید، فروش، تأمین و انبار و ...که این ارتباطات پیچیده منجر به این می‌شود که واحد برنامه‌ریزی سازمان‌ها همیشه نگرانی جوابگویی به تقاضاهای مشتریان را دارند.

مدیران برنامه‌ریزی تولید برای بدست آوردن بهترین برنامه نیازمند اطلاعات زیادی در سازمان هستند که این اطلاعات در کل سازمان به‌صورت پراکنده‌ای وجود دارد که واحد برنامه‌ریزی تولید درواقع با کسب اطلاعات از میزان سفارش واحد فروش و اولویت‌های مشخص‌شده می‌بایست با اطلاعات که از ظرفیت سنجی تولید ،میزان موجودی داخل خط و بسیاری از متغیرهای دیگربدست می آورد ،اقدام به برنامه‌ریزی قابل اتکایی برای تولید بنماید.

 

 

عبارت سیستم‌های برنامه‌ریزی تولید از ترکیب سه واژه مکمل شکل‌گرفته تا دربرگیرنده پیچیدگی‌هایی باشد که از این عبارت حاصل می‌گردد .

اینکه نگرش به امر برنامه‌ریزی و مدیریت تولید باید سیستمی و در بستری یکپارچه باشد ناشی از شکست‌های مکرری است که از برخوردهای جزئی و بخشی حاصل‌شده است.

این موضوع اما به‌راحتی قابل‌دستیابی نیست ،برنامه‌ریزی تولید به مجموعه‌ای از پارامترها ارتباط دارد که اطلاعات آن در بخش‌های مختلف سازمان شکل می‌گیرد و این واحدها به‌صورت جزیره‌ای به یکدیگر ارتباط دارند و به همین دلیل تجمیع اطلاعات با در نظر گرفتن واحدهای مشابه با تأخیر صورت می‌گیرد ،بخش‌های و حوزه‌های که هرکدام دربردارنده بخشی از متغیرهای و پارامترهای مورداستفاده در برنامه‌ریزی تولید است .

 

متغیرهای زیادی که اجرای برنامه را دچار مخاطره می‌نماید و باوجود کنترل برخی از متغیرهای سطحی برخی متغیرهای محیطی به‌هیچ‌عنوان قابل‌کنترل نیستند و وجود این متغیرها ، ایجاد یک سیستم برنامه‌ریزی تولید منعطف و یا باقابلیت اعمال سریع تغییرات دوچندان می‌سازد.

یکی از مشکلات عدیده در کنترل این تغییرات، نداشتن یک سیستم یکپارچه به‌منظور جمع‌آوری داده‌ها از پایین‌ترین سطح حوزه های اثر گذار است ،در واقع با توجه به اینکه این تغییرات ممکن است به صورت لحظه ای در عوامل اثر گذار ایجاد گردد عدم یکپارچگی باعث شده جمع آوری دیتا به سختی و به کندی صورت پذیرد.

درواقع با توجه به اینکه این متغیرها در وجوه مختلف سازمان اتفاق می‌افتد و این حوزه ها هم با یکدیگر ارتباطات یکپارچه ای ندارند ، عدم کنترل یک متغیر، یک برنامه تولید را به‌صورت کامل با مغایرت همراه می‌کند.

تمامی این اطلاعات در یک سیستم تولیدی وجود دارد اما نکته مهم در یک سیستم برنامه‌ریزی تولید یکپارچگی این اطلاعات با یکدیگر است که بتواند در زمان موردنیاز با کمترین اطلاعات سیستم برنامه‌ریزی تولید را پشتیبانی نماید و این امر در سیستم‌های جزیره‌ای به‌هیچ‌عنوان امکان‌پذیر نمی‌باشد.

یکی از بزرگ‌ترین معضلات شرکت‌های تولید عدم گزارش مناسب در میزان موجودی در گردش خطوط تولید است که یکی از فاکتورهای اساسی در مورد برنامه‌ریزی مواد و تولید محسوب می‌گردد موضوعی که در سیستم‌های یکپارچه به دلیل انبارهای پای‌کار به‌طور کامل مرتفع گردیده است.

راهکاری که شرکت‌های معظم دنیا به آن رسیده‌اند استفاده از یک بستر یکپارچه برای تسهیل در شناسایی به‌موقع تغییرات و انتقال آن به سیستم‌های تصمیم‌گیرنده در خصوص آن تغییر است و این بستر یکپارچه می‌بایست تمام وجوه سازمان را در برداشته باشد.

شماران سیستم با بیش از سی سال تجربه موفق در زمینه ارائه راهکارهای مبتنی بر فناوری اطلاعات با استفاده از تجارت موفق خود در اکثر صنایع نرم‌افزار یکپارچه خود به‌عنوان یک بستر یکپارچه در اختیار صنایع قرار می‌دهد.

استفاده از نرم‌افزارهای تولید شرکت شماران سیستم به دلیل یکپارچگی کامل بین فرایندهای سازمان ،وجود ناشناخته تولید را در نظر می‌گیرد و باوجود امکان محاسبه بهای تمام‌شده می‌تواند در مدل‌های ارائه‌شده بهینه بودن برنامه بر اساس هزینه را هم در نظر بگیرد.

  مدل‌سازی برنامه‌ریزی تولید در نرم‌افزار برنامه‌ریزی تولید شماران سیستم این امكان را فراهم می‌کند كه مدير بتواند فرايند توليد را از ابعاد مختلف زماني و هزينه‌‌اي بهينه كرده و بهره‌وري توليد را افزايش دهد. پیاده‌سازی موفق سيستم برنامه‌ریزی تولید شماران سیستم، مزاياي زير را برای شرکت‌های تولیدی به همراه خواهد داشت.

§       كمك به مسئولين خط توليد در برنامه‌ریزی بهينه توليد

§       افزايش قدرت پیش‌بینی وضعيت توليد و درنتیجه كمك به تصمیم‌گیری در پذيرش سفارشات

§       كاهش برون‌سپاری و استفاده حداكثري از توان داخلي شركت

§       استفاده بهينه از توان ماشین‌آلات و پرسنل

§       مديريت بهتر محصولات، قطعات و ضايعات

§       افزايش سود و كاهش هزینه‌ها به‌واسطه نتيجه بهینه‌سازی

§       تعيين برنامه بهينه توليد هر ماشين

§       كاهش زمان بيكاري ماشین‌آلات به‌واسطه انتظار براي دريافت قطعه نيم ساخته

§       كمك به تصمیم‌گیری در زمينه به‌کارگیری ماشین‌آلات جديد

§       تحليل حساسيت عمليات توليد نسبت به تغيير شرايط مختلف

§       كمك به شناسايي گلوگاه‌ها

به‌منظور کنترل دقیق‌تر و برنامه‌ریزی منظم برای تولید محصولات و همچنین افزایش بهره‌وری و راندمان خطوط تولید که منجر به کاهش هزینه و قیمت تمام‌شده می‌گردد، نرم‌افزار برنامه‌ریزی تولید شماران سیستم منطبق با نیازهای شرکت‌های تولیدی و صنعتی طراحی‌شده است.

این نرم‌افزار یک پکیج آماده است که ضمن ارائه نتایج مطلوب در تحویل به‌موقع، خطوط تولید را جهت افزایش کارایی برنامه‌ریزی و گلوگاه‌های تولید را شناسایی می‌نماید.

نرم‌افزارهای یکپارچه

سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه بایستی بتوانند تمام سیستمهای پردازش اطلاعات اصلی در سازمان را تحت یک بانک اطلاعاتی به صورت سازگار و مرتبط پوشش دهند. این موجب دسترسی پیوسته و کاملاً یکپارچه به مخزن اطلاعات استفاده‌شده در فرایندهای مختلف سازمان از قبیل خرید، انبارداری، تولید، فروش، توزیع، مالی و پرسنلی می‌شود.

دسترسی به این سطح از یکپارچگی، از اهداف سیستمهای جامع می‌باشد و معمولاً زیرساخت سیستمهای اطلاعات یکپارچه برای فرایندهای اصلی سازمان طراحی شده است. با توجه به روند رو به گسترش جهاني شدن و افزايش رقابت در بازارهاي جهاني، شرکت‌ها در سال‌های آينده ناگزير به پيوستن به بازارهاي جهاني خواهند بود و براي انجام اين كار وجود آمادگي لازم از جهات مختلف امري ضروري به نظر می‌رسد. از مهم‌ترین ابزارهاي مورد استفاده جهت كسب اين آمادگي می‌توان به عامل فناوري اطلاعات و ارتباطات اشاره كرد كه با استفاده از آن قادر خواهند بود هر چه سریع‌تر اين مسير را طي کنند.
سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه كه در حال حاضر به عنوان يكي از آخرین ابزارهاي برنامه‌ریزی و مديريت در جهان مطرح می‌باشد. اين سیستم‌ها قادرند با بهره‌گیری از فناوري اطلاعات، سیستم‌ها و عمليات موجود در سازمان‌ها را يكپارچه نموده و در قالب يك پايگاه اطلاعاتي واحد در دسترس قرار دهند.
معرفی سیستم‌های نرم‌افزار یکپارچه
سیستم‌های نرم‌افزار یکپارچه بسته‌های نرم‌افزاری جامعی هستند که به صورت راه‌حل‌های ارائه‌شده‌ای به یکپارچگی همه فرایندها و حوزه‌های وظیفه‌ای موجود در کسب‌وکار کمک می‌کنند. مزیت اصلی و اولیه این سیستم‌ها ایجاد یک بستر نرم‌افزاری یکپارچه مشترک برای فرایندهای یکپارچه موجود در کسب‌وکار مربوط می‌باشد. این سیستم‌ها دارای دو ویژگی مهم می‌باشند اولاً سیستم‌های نرم‌افزاری یکپارچه باعث ایجاد یک انسجام و امنیت در همه بخش‌های کسب‌وکار می‌شوند. این سیستم‌ها قابلیت ارائه خدمت به شرکت‌ها در هر اندازه و حجم فعالیت و هر گونه گستردگی جغرافیایی را دارا هستند
در مورد سیستم‌های نرم‌افزاری یکپارچه تعاریف متعددی ارائه‌شده است که در ادامه به چند مورد از این تعاریف اشاره شده است:
• نرم‌افزارهای یکپارچه يک بسته نرم‌افزاري تجاري است که هدف آن يکپارچگي اطلاعات و جريان آن بين تمامي بخش‌های سازمان از جمله مالي، حسابداري، منابع انساني، زنجيره عرضه و مديريت مشتريان است. ساير تعاريفی که برای مجموعه نرم‌افزارهای یکپارچه بيان شده است نيز به نوعی جامعيت، يکپارچگی و گستردگی در سازمان را نشان می‌دهد.
• بسته نرم‌افزاری کاربردی نرم‌افزارهای یکپارچه يک مجموعه از ماژول‌های يکپارچه آماده راه‌اندازی از پيش طراحی‌شده و از پيش مهندسی شده‌ای است که تمام فرايندهای تجاری سازمان را پوشش می‌دهد

شش علت عمده سازمان‌ها را بر آن می‌دارد تا در پی راه حل نرم‌افزارهای یکپارچه باشند:
• سرعت بخشيدن و استاندارد نمودن عملیاتها و پردازش‌های توليد محصول و ارائه خدمات
• یکپارچه‌سازی اطلاعات عملياتی
• یکپارچه‌سازی اطلاعات مالی
• یکپارچه‌سازی اطلاعات سفارش مشتری
• کاهش موجودی
• استاندارد کردن و یکپارچه‌سازی اطلاعات منابع
هدف اصلی و اولیه نرم‌افزارهای یکپارچه گردآوری دپارتمان‌ها و حوزه‌های مختلف یک سازمان در داخل یک سیستم واحد یکپارچه به گونه‌ای است که این سیستم بتواند جوابگوی تمامی نیازهای بخش‌های متفاوت یک سازمان باشد. ساختن یک نرم‌افزار واحد که بتواند تمامی نیازهای کاربران بخش مالی را همانند نیازهای بخش منابع انسانی و یا انبار و تجهیزات پاسخ دهد کار چندان ساده‌ای نیست.
معمولاً هر بخشی از سازمان دارای نرم‌افزارها و برنامه‌های واحدی است که متناسب با نیازهای آنان ساخته شده است و آن گونه که بخش نیاز دارد کار می‌کند ولی نرم‌افزارهای یکپارچه سعی در ترکیب آن‌ها و ایجاد یک ساختار یکپارچه که از یک بانک نرم‌افزاری واحد استفاده می‌کند دارد. در این حالت تمامی بخش‌ها و واحدهای یک سازمان قادر به استفاده مشترک از اطلاعات بوده و ارتباط هر واحد با دیگری نیز به سهولت برقرار خواهد بود. برای مثال دریافت یک سفارش از مشتری را در نظر بگیرید, معمولاً این سفارش روی برگه‌ای ثبت شده است و گردش خود را از بخشی به بخش دیگر در قسمت‌های مختلف سازمان آغاز می‌نماید. هر بخش متناسب با سیستم خود کدگذاری‌هایی را انجام می‌دهد و پس از انجام مراحلی آن را به بخش دیگر ارجاع می‌دهد. در این سفر طولانی اجرای این عملیات باعث تا خیرات و گم شدن سوابق و حتی برخی مواقع اشتباهات نیز می‌گردد. ضمن اینکه کسی به طور صحیح از وضعیت سفارش و مراحلی که طی کرده است به سهولت آگاه نیست زیرا که سیستم واحدی برای انجام امور بین بخش‌ها وجود ندارد. لذا مثلاً بخش مالی امکان دست‌یابی به سیستم انبار وجود نداشته و اطلاع از وضعیت حمل سفارش از این طریق میسر نیست.)2000-Shtub, Avraham)
درحالی‌که نرم‌افزارهای یکپارچه, سیستم‌های منفرد بخش‌های مالی, انبار, منابع انسانی و تولید را کنار زده و آن‌ها را با یک نرم‌افزار یکپارچه متحد که به طور کامل وظایف و نیازهای تمامی بخش‌ها را کامل‌تر از سیستم قبلی برآورده می‌سازد جایگزین می‌نماید. بسیاری از فروشندگان سیستم‌های نرم‌افزارهای یکپارچه به حد کافی انعطاف‌پذیرند تا بتوان ماجولهایی از نرم‌افزار را بدون حتی خرید کامل بسته نرم‌افزاری, از آن‌ها خریداری و نصب کرد. برای مثال یک شرکت تولیدی قادر است اجزای مالی و منابع انسانی را مورد استفاده قرار دهد. در یک جمع‌بندی می‌توان گفت نرم‌افزارهای یکپارچه تنها حاصل اجتماع فرآیندها و وظایف مختلف سازمانی در قالب یک بسته نرم‌افزاری نمی‌باشد بلکه حداقل باید دارای چند مشخصه کلیدی باشد تا بتواند به عنوان یک راه حل صحیح مطرح گردد. این ویژگی‌ها عبارت‌اند از:
• انعطاف‌پذیری : سیستم‌های نرم‌افزارهای یکپارچه باید قادر به پاسخگویی به نیازهای متغیر سازمان‌ها و شرکت‌های استفاده‌کننده باشند.
• ماژول و مدار باز : این سیستم‌ها باید به گونه‌ای باشد که هر جزئی از بسته نرم‌افزاری بتوان تأثیر در رویه‌های دیگر در هر زمانی تغییر کرده، اضافه یا حذف گردد.
• فراگیر بودن : نرم‌افزارهای یکپارچه باید وظایف سازمانی مختلفی را مورد پشتیبانی قرار داده و متناسب با طیف وسیعی از سازمان‌ها مورد استفاده باشد.
• فرا شرکتی : این سیستم‌ها باید به صورت online به سازمان‌های دیگر و سایر شرکای تجاری از جمله تأمین‌کنندگان و مشتریان نیز متصل باشد.
• بهترین روش‌های موجود : مجموعه‌ای از بهترین رویه‌های مورد استفاده و تجربه‌شده در سرتاسر جهان باید در این نرم‌افزار گردآوری شده باشد.
• شبیه‌سازی واقعیت
• سایر ویژگی‌ها: علاوه بر موارد کلیدی مطرح‌شده در بالا یکپارچگی بین ماژول‌ها جهت صرفه‌جویی در زمان، کاهش کارها، حذف دوباره‌کاری و بهینه‌سازی منابع، محیط کاربرپسند شامل منوهای زیبا، راهنمای online و روابط گرافیکی مناسب، انعطاف‌پذیری در انطباق با قوانین کشورها در زمینه‌های مالی، مالیاتی، فروش، صادرات و واردات، ایمن بودن در دسترسی افراد به سیستم و همچنین انتقال و تبادل اطلاعات و نامحدود بودن در ثبت اطلاعات از نظر حجم رکوردهای اطلاعاتی را می‌توان عنوان کرد. Shtub avraham 2000) )
از آنجايی که محيط کسب‌وکار عصر اطلاعات فعلی رقابت شديدی را در اخذ اطلاعات و دانش ايجاد نموده است، سيستم سازمان‌ها مجبورند تا آنجا که امکان دارد با يکديگر کار و همکاری کنند به جای اينکه به صورت مجزا از هم باشند. ايجاد يک چنين مکانيزمی امکان‌پذیر نيست، مگر با یاری‌گرفتن از يک " سامانه يکپارچه " که تمامی واحدهای سازمان از مالی تا اداری گرفته تا خط توليد و انبارها که عمليات آن‌ها را در کنترل خود داشته باشد.
يک نرم‌افزارهای یکپارچه دارای يک بانک اطلاعاتی واحد و کامل يکپارچه می‌باشد و دوگانگی اطلاعات در آن وجود ندارد. یکپارچگی از يک منظر به معنای استفاده اشتراکی دو يا چند کاربر از اطلاعات يکسان با منبع ذخيره يکسان است،
در يک بانک اطلاعاتي مرکزي و یا نرم‌افزارهای جزیره‌ای، اطلاعات از نواحي عملياتي مختلف به بانک اطلاعاتي مرکزي مي-آيند، درحالی‌که در يک نرم‌افزارهای یکپارچه، هر کدام از بخش¬های عمليات با يکديگر و همچنين با بانک اطلاعاتي مرتبط هستند. به اين معنا که نرم‌افزارهای یکپارچه همه¬ ارتباطات بين نواحي عملياتي مختلف مانند ساخت، مالي، حسابداري، بازاريابي و... را برقرار مي¬کند.
 

مشکلات ناشی از عدم یکپارچگی

در رقابت‌های جهانی موجود باید محصولات متنوع را با توجه به خواست مشتری در دسترس وی قرارداد که این موضوع با توجه به خواست مشتری بر کیفیت بالا و خدمات‌رسانی سریع موجب افزایش فشارهایی شده است که قبلاً وجود نداشته است.
درنتیجه شرکت‌ها بیش از این نمی‌توانند به‌تنهایی از عهده تمامی کارها برآیند. در بازار رقابتی موجود بنگاه‌های اقتصادی و تولیدی به دنبال دستیابی به مزیت رقابتی باهدف کسب سهم بیشتری از بازار هستند.
بر این اساس فعالیت‌هایی نظیر برنامه‌ریزی عرضه و تقاضا، تهیه مواد، تولید و برنامه‌ریزی محصول، خدمات نگهداری کالا، کنترل موجودی توزیع‌شده، تحویل که قبلاً همگی در سطح سازمان انجام‌شده‌اند، اینک به سطح زنجیره عرضه انتقال پیداکرده است و مسئله کلیدی در یک زنجیره تأمین، مدیریت و کنترل هماهنگ و یکپارچه تمامی این فعالیت‌ها است.
لذا مدیریت زنجیره تأمین عبارت است از فرایند یکپارچه‌سازی فعالیت‌های زنجیره تأمین و نیز جریان‌های اطلاعاتی مرتبط با آن از طریق بهبود و هماهنگ‌سازی فعالیت‌ها در زنجیره تأمین و تولید و عرضه محصول تعریف ارائه‌شده برای زنجیره تأمین موضوعات مدیریت سیستمهای اطلاعات، منبع یابی و تدارکات، زمان‌بندی تولید، پردازش سفارشات، مدیریت موجودی، انبارداری را در برمی‌گیرد؛ بنابراین برای مدیریت مؤثر زنجیره تأمین ضروری است که تأمین‌کنندگان و مشتریان با یکدیگر و در یک روش هماهنگ و با شراکت و ارتباطات و گفتگو با یکدیگر کار کنند. این امر یعنی جریان سریع اطلاعات در میان مشتریان و عرضه‌کنندگان، مراکز توزیع که برخی از شرکت‌ها را قادر می‌سازد زنجیره عرضه بسیار کارایی را ایجاد نماید.

مشکلات ناشی از عدم مدیریت این زنجیره از موارد زیر حاصل می‌گردد:
*عدم رشد یکنواخت استفاده واحدهای سازمان از فناوری اطلاعات
در این سازمان‌ها همه واحدهای سازمانی به‌صورت یک اندازه و یکدست رشد نمی‌کنند، در واقع با توجه به اینکه این به سبب محدودیت برنامه‌نویس تهیه نرم‌افزار از یک بخش خاص (غالباً مالی) شروع می‌شود در سازمان شاهد یک رشد هم‌سطح نخواهیم بود و واحدهایی خاصی به‌صورت امپراتورهای اطلاعاتی رشد می‌کنند و برخی واحدها دچار کمبود اطلاعاتی می‌باشند.
اطلاعات درون هر سیستمی در هرلحظه از زمان دانش و آگاهی آن سیستم را تشکیل می‌دهد. فقر و ضعف اطلاعات موجب می‌شود که مدیریت نه‌تنها تصویر درست و کاملی از آینده نداشته باشد، بلکه حتی نتواند نقاط قوت و ضعف وضع گذشته و موجود سازمان را درست و کامل بشناسد.
درنتیجه نه می‌تواند هدف‌گذاری صحیح انجام دهد و نه قادر است فعالیت‌های مناسبی را برای سازمان طراحی نماید و پیرو این امر از منابع سازمان استفاده بهینه نخواهد کرد.
*عدم یکپارچگی بین واحدهای سازمان
یکی از مهم‌ترین نارسایی‌ها عدم یکپارچگی بین واحدهای مالی، تولید، انبار، برنامه‌ریزی تولید با سایر بخش‌های سازمان می‌باشد و در این وضعیت اهداف کلی و کلان سازمان کم‌رنگ شده و مدیران ارشد و اجرایی سازمان نمی‌توانند گزارشات مختلف از عملکرد و وظایف متعدد سازمان خود را به‌طور یکجا و مرتبط با هم مورد تجزیه و تحلیل قرار دهند.
مدیریت امروز در مواجهه با افزایش حجم و پیچیدگی تصمیم‌گیری‌ها دریافته است که سیستم‌های دستی گسترده، پراکنده و در برخی موارد غیر مرتبط موجود، با توجه به اهمیتی که برای اطلاعات، رشد یکنواخت واحدها در فوق برشمرده شد، قادر به تأمین اطلاعات موردنیاز و ارائه آن‌ها در زمان مناسب (زمان مناسب زمانی است که اطلاعات برای تصمیم‌گیری مفید باشد.) نیست.

*عدم وجود یک سامانه پردازش دیتا و تبدیل دیتا خام به اطلاعات
اغلب مدیران با انبوهی از داده‌ها و یا طوماری از سوابق اطلاعاتی روبرو هستند که به دلیل حجم محدود پردازش‌های دستی تأثیر چندانی بر آن‌ها در تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، کنترل و هدایت صحیح و مطلوب در سازمان ندارد.

*عدم یکپارچگی اطلاعات و هماهنگ کردن فرایندها با یکدیگر
تکیه بر اطلاعات تا زمانی که رخدادهای محیطی ثابت تلقی گردد امری یگانه محسوب می‌گردد ولی در زمانی که تنها موضوع ثابت در زندگی تغییرات می‌باشد هماهنگی بین فرایندها و اطلاعات امری ضروری برای انجام بهتر و سریع‌تر کارهای محول شده تلقی می‌گردد.
شکاف بین سیستمهای اطلاعاتی ثابت و محیط و ساختارهای سازمانی متغیر به‌ویژه در سازمان‌های پویا، نیز مشکل بنیادی دیگری است که موجبات ضعف اطلاعات را فراهم می‌کند زیرا هر تغییری در ساختار سازمان، تغییراتی را در مشاغل، مسئولیت‌ها، حیطه اختیارات، سلسله مراتب و ... به وجود می‌آورد و این تغییرات به‌نوبه خود موجب بروز نیازهای اطلاعاتی جدید می‌شود که به‌طور معمول سیستمهای ثابت اطلاعاتی موجود فاقد این اطلاعات جدید هستند و می‌بایستی تغییرات لازم در آن‌ها ایجاد گردد.
همان‌طور که در توضیحات بیان‌شده کسب اطلاعات در زمان مناسب نیازمند تزریق قواعد کاری موجود در سازمان به‌عنوان قوانین هوشمند و پویای سازمانی امری ضروری محسوب می‌گردد تا سازمان از یک سازمان شخص محور به یک سازمان خبره محور تبدیل گردد.

 

یک نمونه موفق در استفاده از BPM:

اولین نمونه از شرکت‌های موفق استفاده‌کننده از BPM، شرکت Mobitel در کشور اسلوونی است که این شرکت به‌عنوان تأمین‌کننده بسترهای مخابراتی در قالب کمپانی متوسطی کار خود را آغاز نموده است. این کمپانی سرویس‌دهی پیشروی خدمات موبایل را به مشترکان بازار اسلوونی و کشورهای اطراف را مدنظر قرارداده است. به‌تدریج سطح خدمات این کمپانی با توجه به روش‌های به‌کارگرفته شده در کمپانی‌های مشابه در کشورهای بزرگ‌تر ارتقاء یافته و در همین راستا شرکت Mobitel به دنبال ابزارهای مناسب برای کنترل این رشد و ارائه سرویس‌های ارزش‌افزوده مناسب‌تر بوده است. در این زمینه آن‌ها به دنبال بهبود سرویس‌های موجود و ارائه راهکارهای جدید از جمله سرویس‌های CRM، پیش‌نمایش سرویس و پرداخت موبایل می‌باشند. سیستم موجود آن‌ها نسبتاً محدود و از نظر نرم‌افزاری تنها شامل 15000 خط کد نویسی می‌شده است. درعین‌حال Mobitel برای ارتقاء بازار خود به دنبال ارائه سرویس‌های ترکیبی کامل‌‌‌تر، قابل سفارش سازی و با کیفیت بالاتر هست. برای تأمین این سرویس‌ها به‌خصوص در صنایع رقابت‌پذیر، کمپانی Mobitel نیازمند تغییرات در بستر IT، بهبود مدیریت به فرمی است که بتواند سریعاً پاسخ و انعطاف مناسبی در بازار داشته باشد. البته زیرساخت موردنیاز برای پشتیبانی از این تغییرات کمی پیچیده است. Mobitel در این حوزه سرویس‌هایی ارائه نموده که شامل صورت، دیتا، اینترنت، ویدئو، تلویزیون، تبلیغات، سرویس‌های محلی و اجتماعی است. در این زمینه Mobitel به ارزیابی راهکاری مختلف، تکنولوژی‌ها، محصولات و تأمین‌کنندگان سرویس پرداخته است.

 


 به یاد داشته باشید فراهم‌کنندگان سرویس باید خدماتی تأمین کنند که سریع‌ترین پاسخ‌ها به تغییرات بازار را به همراه داشته باشند و در این زمینه نیز محصولات و سرویس‌های سریع و قابل‌رقابتی ارائه دهند تا رضایت مشتریان بالا رفته و مشتریان جدید نیز جذب شوند. به‌طورمعمول این افزایش سهم از بازار منجر به افزایش هزینه‌هاست. از سوی دیگر برای کاهش هزینه اجرا و راه‌اندازی باید سطح زمانی محدود محصولات و خدمات مخابراتی را نیز مدنظر قرارداده شود. در این زمینه Mobitel با چالش بزرگی در مدیریت فرآیندهای پیچیده، سیستم‌ها، نرم‌افزارها و واسطه‌هایی روبرو بودند که برای تطبیق با BPM و زیرساخت سرویس گرا SOA برای تقویت و شتاب دهی سرویس‌ها و بهبود بازار می‌بایست تغییر یابند. Mobitel در این راه آنالیز بازگشت سرمایه ROI انجام داده و مزایای ذیل را پیش‌بینی نموده‌اند:
- بهبود زمان سرویس تا 64 درصد
- کاهش هزینه مالکیت TCO در پریود زمانی 5 ساله به میزان 19 درصد یا
- سرشکن کردن هزینه IT و ارتقاء سازمان تا بتواند پنجمین سازمان ارائه‌دهنده CBA گردد.
- شتاب دهی هزینه‌های اجتنابی IT و بهبود نسبت زمانی به ارزش که در یک بازه پنج‌ساله ROI تا 161 درصد بهبود را شامل گردد.
درعین‌حال کمپانی Mobitel به دنبال کسب مزایایی به شرح ذیل نیز در درازمدت بوده است:
- ارتقاء سطح نوآوری در کنار افزایش رضایت مشتریان
- افزایش سرعت ارائه محصولات سرویس‌های ارزش‌افزوده به بازار
- کاهش هزینه‌های عملیاتی شبکه
- توانایی کاربرد مناسب‌تر ابزارهای IT در راستای اهداف معمول
- سرعت ارائه راهکارهای تقویت‌شده و سرویس‌ها در بازار
- امکان ارزیابی آنلاین و به‌‌روز کسب‌وکار و قابلیت‌های drill-down واقعی
- امکان تطبیق سریع و تکرارپذیری فرآیندها و تعاملات مهم در جهت هماهنگی با بازار
- اطمینان از قابلیت‌های تحلیلی و ارزیابی در فرآیندهای رگلاتوری و کسب‌وکار
- مکانیزاسیون عملیات‌ها و فرآیندهای سنتی
- کاهش پیچیدگی‌ها در مدیریت تغییر
 برای این اهداف، شرکت Mobitel از راهکار BPM برای بالاتر بردن قابلیت پاسخ به تغییرات بازار استفاده نموده است. در این زمینه راهکار BPM بر مبنای سرویس‌ها و قابلیت SOA به‌سرعت با استفاده از متدولوژی NGOSS راهکارهای کاربردی را برای افزایش چابکی کسب‌وکار به کار گرفته است. این یعنی راهکارهای جدید باقابلیت‌های کاربردی علاوه بر پوشش شرایط جدید کسب‌وکار و بهبود فرآیندهای قبلی به افزایش ارزش سرویس‌های ارائه‌شده در سیستم نیز کمک می‌کنند.
 راهکار BPM در این سازمان به کمک ابزارهای اجرائی و با استفاده از ابزارهای IT موجود و با درنظرگرفتن منطق SOA امکان ایجاد توابع عملیاتی اشتراکی، قابل بهینه‌سازی و ناپیوسته کسب‌وکار را در قالب سرویس‌های کسب‌وکار فراهم نموده است.
 فرآیندهایی نظیر بیلینگ، ارائه سرویس‌ها، CRM و خدمات مشتریان در Mobitel بر مبنای JBoss عمل می‌کرده که در این فرآیند بهینه‌سازی از Wehsphere ASND استفاده‌شده تا اهداف تعریف‌شده در کسب‌وکار را محقق نموده و به کاهش هزینه‌ها کمک کند. مبنای عملیاتی این سیستم کاهش هزینه‌ها نیست بلکه استفاده از ابزارهایی است که امکان معرفی محصولات و سرویس‌های جدید را به سرعت فراهم می‌کند. البته کاهش تعداد سرورها و هزینه‌های عملیاتی مرتبط در مرحله دوم به صرفه‌جویی مالی هم منجر می‌گردد. لذا این کمپانی از راهکارهای انعطاف‌پذیر مقیاس‌پذیر و استاندارد برای افزودن سریع قابلیت‌ها به سیستم، کاهش هزینه‌ها و توسعه بازار استفاده نموده است. در این راه استفاده از قابلیت‌های SOA منجر به ایجاد امکانات تعریف و ایجاد سرویس‌های ارزش‌افزوده گردیده است. لذا استفاده از سرویس‌های جدید کسب‌وکار همراه با تحلیل و بهینه‌سازی آن‌ها منجر به یکپارچگی و بهبود شرایط مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار می‌گردد به‌نحوی که تأثیر مستقیم این بهینه‌سازی در کمپانی مرکزی در کل سیستم و شرکت‌های تابعه نیز تأثیرگذار است به‌نحوی که با استفاده از فرآیندهای جدید بهینه و به‌روزرسانی‌های آن‌ها می‌توان به‌راحتی مدل‌سازی، تغییر سرویس و درنهایت استفاده از استاندارهای مناسب را نیز در این سیستم اجرا کرد.

 

 

مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار در سازمان سبب چه تغییراتی می‌گردد؟

دنیای کسب‌وکارهای امروزه در تمام دنیا طعم تغییرات را بسیار چشیده و در شرایط مختلف باعث بهره‌وری و عدم این مهم شده است. اینکه در سازمان چه مواردی را تغییر دهیم و چگونه تغییر را ایجاد کنیم همیشه دغدغه مدیران اجرایی سازمان بوده است. در تعریف فرایندهای سازمان و دیدگاه فرایند محور اعمال تغییرات در روند فرایندها و اخذ نتایج مربوطه در حوزه‌های مختلف واکنش‌های زیادی را به دنبال دارد که اغلب قابل‌حل و سود بخش خواهد بود.
در این مقاله به بررسی برخی از مواردی که در دنیای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار در تغییرات اعمالی به وجود می‌آیند می‌پردازیم
 


رفع ابهام در مسئولیت‌ها:
در تمامی سازمان‌ها تداخل در انجام امور مربوطه و یا در بعضی موارد انجام نشدن مسؤولیت‌های هر فرد به علت نبود سیستم کاری مشخص و شفاف نبودن وظایف محوله مشکلات بسیاری را به وجود می‌آورد.
با برقراری سیستم‌های فرایندی و مدیریت فرایندها و با استفاده از BPM مسئولیت هر فرد و حوزه اختیارات و دسترسی‌ها کاملاً مشخص‌شده و در هر مرحله از انجام کار با کمترین میزان خطا و تداخل روبه‌رو هستیم.
کاهش تغییرات مکرر فرایندهای کاری:
ایجاد تغییرات سلیقه‌ای توسط کارشناسان و مدیران میانی، دوباره‌کاری و در برخی از سازمان‌ها چندباره کاری یکی دیگر از مشکلات شایع در اکثر سازمانهاست که با توجه به طولانی بودن بعضی از فرایندها این مورد آسیبی جدی به نحوه انجام و به پایان رساندن آن می‌شود و صرف زمان و هزینه مالی گزاف ایجاد می‌کند که این مورد هم با پیاده‌سازی BPM و مدیریتِ فرایندها کاملاً ریشه‌کن می‌شود.
رفع کندی و ابهام در گردش اسناد اطلاعات:
بسیاری از مدارک و اسناد مهم در گردش‌ها و جابجایی‌های طبقاتی و نفراتی در سازمان‌ها مفقود و یا به نحوی از بین رفته است که این باعث عدم رضایت و اطمینان مشتریان و ارباب‌رجوع می‌گردد و گاها ضررهای بسیار بزرگی به بدنه سازمان وارد می‌کند –در سیستم‌های مدیریت فرایند با توجه به وجود مدیریت اسناد و اطلاعات به‌صورت کاملاً الکترونیک و آرشیو هدفمند اسناد این مورد تا حد بسیار پایینی از بین رفته است.
توسعه ارتباط کاری مؤثر:
اختلافات کارکنان در محیط سازمان بیشتر به دلیل مشخص نبودن ارتباطات کاری دقیق و خلأ قانون مؤثر در خصوص حدود روابط کاری و سازمانی می‌باشد. مشخص نمودن حیطه فعالیت و دسترسی‌های قانونی و تعریف‌شده در سازمان ارزش‌افزوده دیگری از مدیریت فرایندهای کسب‌وکار است.
امکان طرح‌ریزی سیستم ارزیابی عملکرد مناسب:
نحوه برخورد کارکنان سازمان در خصوص مواجه با موانع کاری و عملیاتی، میزان عملکرد هر فرد در خصوص توانایی انجام کار در زمان مناسب برخی از موارد مورد ارزیابی کارکنان می‌باشد که با هموار کردن مسیر برای اجرای بستر فرایندی و مشخص بودن تعداد و زمان انجام فرایندها و وظایف تعریف‌شده، می‌توان گزارشات دقیق و عملکردی برای هر یک از پرسنل را در لحظه مشاهده کرد.


 

 

قوانین و شروط در فرایندهای BPM و نرم‌افزارهای BPMS

در مفاهیم BPM، قوانین کسب‌وکار برای اهداف خاصی مورد استفاده قرار می‌گیرند،

- تصمیمات مربوط به آغاز فرآیند
- تصمیمات معمول (عادی)
- هشدارهای مربوط به استثناها و تریگرها
- تعیین تقدم و تأخرهای موردی یا فرآیندی
- تعیین خروجی‌های فرآیند کسب‌وکار در نقاط خاصی از فرآیند


 قوانین فرآیند کسب‌وکار را می‌توان هم برای راهنمایی افراد فعال در فرآیند و هم برای پاسخ‌های کاملاً مکانیزه در تصمیم‌گیری‌ها مورد استفاده قرار گیرد.
 یک نکته کلیدی در این زمینه آن است که در کد نرم‌افزاری، قوانین کسب‌وکار به‌طورکلی به کمک شرط‌های if-then-else بیان می‌شوند که در قالب برنامه‌نویسی فنی یا زبان‌های کد نویسی نوشته می‌شوند. این منطق برنامه‌نویسی مشخص می‌کند که کدام بخش از برنامه بر مبنای یک متغیر در مرحله بعد اجرا می‌گردد. در اغلب موارد قوانین کسب‌وکار بر مبنای یک تعداد از شرایط مرتبط داخلی و یا ورودی‌های دیتای چندگانه در فرآیند تعیین می‌گردند. این امر ممکن است کدینگ قوانین را برای ایجاد و عیب‌یابی با مشکلاتی مواجه کند و درعین‌حال درک این کدها خارج از توابع IT در سازمان را نیز می‌بایست مدنظر قرار دهید.
قوانین کسب‌وکار توزیع‌شده:
متأسفانه در اغلب سازمان‌ها قوانین کسب‌وکار در مکان‌های مختلفی توزیع می‌شوند. برخی از قوانین کسب‌وکار در ساختارهای نرم‌افزاری قرار می‌گیرند، برخی در مستندات اجرایی و برخی نیز در مدل‌های فرآیندی تعریف می‌شوند و حتی اغلب قوانین کسب‌وکار نیز ممکن است به‌عنوان بخشی از دانش تجربی، متخصصین یا مدیران تعیین‌کننده سیاست سازمانی دسته‌بندی شوند؛ لذا با توجه به این مدل توزیع و یا دسته‌بندی قوانین کسب‌وکار در بخش‌های مختلف سازمان، سازمان‌ها همواره تحت‌فشارند تا با تغییرات خود را سازگار کنند یا تصمیمات یکسانی را به‌طور پیوسته اتخاذ نمایند. این شرایط منجر به مشکلاتی در سازمان می‌گردد که عبارت‌اند از:
- کاهش چابکی سازمان به‌واسطه زمانی و منابعی که برای تجربه تغییرات در سیستم‌های اصلی کسب‌وکار صرف می‌شوند.
- کاهش بازده کارمندان به علت افزایش فعالیت‌های دستی
- افزایش بار نرم‌افزارهای IT مورد استفاده در سازمان‌ها که به دنبال حفظ قوانین کسب‌وکار در سیستم‌های مختلف هستند.
 نکته مهم در این زمینه توجه به این مطلب است که برای حفظ دانش فنی و متخصصین سازمان باید بتوان به شکل مؤثر تمام قوانین کسب‌وکار مرتبط را در فرآیندها و نرم‌افزارها مدیریت نمود. در این قالب مدیریت فرآیند می‌توانید منطق تصمیم‌گیری بر مبنای قوانین را با توجه به منابع خارجی سیستم انتخاب نمایید و مدیریت متمرکز آن را نیز به‌نوعی انجام دهید که توسط هر سیستم مرتبط بر قوانین کسب‌وکار مربوطه قابل‌استفاده باشد.
 این دیدگاه تعریف قوانین کسب‌وکار را ساده‌تر می‌کند و درعین‌حال حفظ، اشتراک، مدیریت و بهبود بهره‌وری این قوانین را نیز تسهیل می‌نماید به‌نحوی‌که اتخاذ تصمیمات موردنیاز برای هر فرآیند را نیز مکانیزه می‌نماید.
سیستم‌های مدیریت قانون کسب‌وکار:
 از آنجا که قوانین کسب‌وکار برای سازمان‌ها از اهمیت بالایی برخوردارند این امر لزوم درنظرگرفتن یک سیستم مؤثر برای مدیریت این قوانین کسب‌وکار را مشخص می‌نماید. سیستم مدیریت قوانین کسب‌وکار یا BRMS در حقیقت تولید یک راهکار مؤثر و زیرساخت اجرایی آن است که برای مدیران سازمان‌ها امکان تعریف، به‌کارگیری، مانیتور و حفظ منطق تصمیم‌گیری را به‌نحوی فراهم می‌کند که توسط سیستم‌های عملیاتی نیز به‌طور مؤثر فراهم می‌گردد. یکی از مزایای مشخص BRMS آن است که منطق تصمیم‌گیری از کد نرم‌افزار اصلی مجزا است. این مجزا بودن یعنی منطق تصمیم‌گیری را به‌سادگی می‌توان درک نمود، ابعاد آن را تعریف کرد، آن را حفظ نمود و در سازمان‌های بزرگ مورد استفاده قرارداد.
 با توجه به اینکه در BRMS قوانین کسب‌وکار از کدهای نرم‌افزاری تفکیک می‌شوند درنتیجه متخصصین کسب‌وکار برخلاف مهندسین IT می‌توانند یک منطق تصمیم‌گیری در این زمینه را تعریف و مدیریت کنند که بالطبع منجر به صرفه‌جویی در زمان و فعالیت‌هایی می‌گردد که برای به‌روزرسانی آن منطق در سیستم‌های تولید موردنیاز است، درحالی‌که توانایی سازمان برای پاسخ به تغییرات در محیط تجارت را نیز بالا می‌برد.
 یک BRMS شامل قابلیت‌های اجرای قانون و مدیریت آن در هر دو حالت می‌باشد. درنتیجه، قوانین کسب‌وکاری که خارجی سازی شده‌اند را به‌سادگی در زمان تغییرات هم می‌توان مدیریت نمود و این قوانین را برای سیستم‌های عملیاتی مختلفی که به دنبال مکانیزه نمودن فرآیند تصمیم‌گیری تعاملات، فرآیندها و سرویس‌های مشتریان، مدیریت نمود.
 با تطبیق دیدگاه BRMS ، سازمان‌ها می‌توانند بسیار مؤثرتر با مسائل و مشکلاتی که در منطق‌های تصمیم‌گیری محدود امروزی وجود دارند کنار بیایند. در این صورت شما اطلاعات عینی مناسب‌تری دارید و علاوه بر دسترسی مناسب به قوانین کسب‌وکار به شکل راحت‌تری می‌توانید این قوانین را مدیریت و مانیتور نمایید تا در سیستم‌های عملیاتی شما قابل‌استفاده باشند. این امکانات منجر به کاهش زمان و منابع موردنیاز در اجرای تغییرات منطق تصمیم‌گیری و بالطبع بهبود دقت، کیفیت و پایداری تصمیم‌گیری‌های مکانیزه در سیستم‌های حساس کسب‌وکار می‌گردد.
 

 

انواع عملکرد Workflow ها در نرم افزار های BPMS

ابزار Workflow در نرم افزارهای BPMS یکی از مهمترین و پرکاربردترین ابزارهای نرم افزار میباشد که وظیفه ایجاد فرایندهای کاری از آغاز تا انجام را بر عهده دارد
در این ابزار از عملگرهای متععدی استفاده میشود که عموما بر اساس استانداردهای BPMN طراحی شده تا فهم بهتری برای کاربران به وجود آورد .استفاده از شرطها ،عملگرهای موازی ، عملگرهای تصمیم گیری ،استفاده از توابع عملیاتی و... از ابزارهای جدا نشدنی Workflow میباشد که عموما در تمامی فرایندهای ساده و پیچیده ازعملگرهای نامبرده استفاده میشود
کارتابل یکی دیگه از ابزارهای شاخص نرم افزارهای مدیریت فرایند میباشد که نقش اساسی در ایجاد و مدیریت فرایندهای کسب و کار در این نرم افزارها را دارد که سهول استفاده از آن و وجود امکانات کاربردی و مدیریتی در این ابزار به موفقیت استفاده از نرم افزارهای فرایند محور و سازمان الکترونیک کمک دو چندانی را دارد


کاربرد Workflow در نرم افزارهای فرایندی چرخش فرایند مابین افراد درون و بیرون سازمان،سیتمها و زیر سیتمها ،منابع داده میباشد که بر اساس قانون اثر بخش فرایند در سازمان به گردش در می آید که بر اساس مراحل تعریف شده و افراد سازمان(پست-رده) در کارتابل مربوطه قرار گرفته و عملیات مربوط به تعریف فرایند را انجام میدهد.
عموما در بیشتر نرم افزارهای فرایندی شرکتهای داخلی از روش Push در روند اجرای گردش فرایند استفاده مشود بدین معنا که بر اساس نوع تعریف مراحل اجرایی به صورت خودکار و تعریف شده بدون در نظر گرفتن شرایط کارتابل و فرد مورد نظر از شرایط فنی،عملیاتی،حضور ،تخصص و... غعالیت مورد نظر به لیست کارتابل ارجا داده شده و منتظر پاسخ برای ادامه فرایند میشود .
در این روش با توجه به عدم بررسی شرایط پاسخگویی فرد مورد نظر احتمال انباشت فعالیتهای بسیار در کارتابل مربوطه را انتظار داریم که کند شدن ادامه فرایندها و به تاخیر افتادن نتیجه فرایند را به همراه دارد
در برخی از BPMS های داخلی علاوه بر روش فوق از روش POOL هم استفاده میشود و این تکنولوژی باعث سریعتر شدن اجرای فرایندها و بهبود مستمر اجرای آن میگردد .به طور مثال در حین اجرای فرایند قبل از قراردادن فعالیت مورد نظر در کارتابل فرد مربوطه از لحاظ تعداد فعالیتهای در دست اجرا و یا تخصص انجام فعالیت فعلی و با در نظر گرفتن نوع فرایند بررسی عوامل تاثیر گذار در اجرای فعالیت مورد نظر را به طور هوشمند انجام داده و فرایند را اجرا میکند
هدف از استفاده از نرم افزارهای مدیریت فرایندهای کسب و کار تسریع بخشی موثر در انجام فعالیتهای سازمان و بهبود آن و مدیریت بر لحظه در خصوص اجرای فرایند و انجام صحیح تمام مراحل میباشد که استفاده از دو روش poolو push در کنار هم این تاثیر را در اجرای فرایندهای سازمانی ایجاد میکند
 

چرا باید نرم‌افزار فروش یکپارچه بخریم؟

در حوزه کسب‌وکار تا زمانی که پولی وارد سازمان نشود شما فروشی نداشته‌اید و این امر یعنی به‌جز معامله با مشتریان خوش نیاز به یک سیستم یکپارچه فروش برای ایجاد مکانیزمی جهت اجرای خط‌مشی سازمان فروش دارد.


یکی از مسائل مهم در تکمیل فرایند چرخه فروش،بازگشت ریال مبالغ فاکتورهای فروش است که اگر نتوان این فرایند را به‌درستی ایجاد نمود منجر به ایجاد آسیب‌هایی ناشی از عدم نقد شدن یا دیر نقد شدن مطالبات خواهد شد که یکی از آن‌هاتأثیر منفی بر سودآوری سازمان می‌شود که حتی می‌تواند منجر به زمین خورد کسب‌وکار گردد.

 

 


یکی از این آسیب‌ها ایجاد سکته د ر جریان نقدینگی در سازمان است در واقع با توجه به تعهدات مشتری که عیناً در برآورد نقدینگی سازمان منعکس می‌گردد سازمان‌بر اساس آن پرداخت‌هایی را متعهدمی‌شود که عدم تأمینبه‌موقع منجر به عدم توانایی در پرداخت‌های تعهد شده می‌گردد.
درست است که نمی‌توان از این مساله فرار نمود و گریزی از بدحسابی برخی مشتریان نیست به هر حال فروش اعتباری و یا اسنادی بخشی از طبیعت کسب‌وکار است و حتی در زمان‌هایی شرایط اقتصادی جامعه،وضعیت بازار این شرایط را تشدید می‌کند اما در بسیاری ازسیستم‌هااین عدم نقد شدن یا دیر نقد شدن مطالبات ناشی از نبودن یک مکانیزم یکپارچه و نرم‌افزار فروش جامع است.
در بسیاری از سیستم‌ها خود سیستم باعث‌وبانیتأخیرمی‌گردد در واقع به دلیل عدم یکپارچگی بین سیستم‌های فروش،انبار،خزانه‌داری و حسابداری منجر به ایجاد یک پروسه زمان‌بر برای بروز رسانی حساب مشتریان می‌گردد.
گزارش‌های صحیح و دقیق حسابداری راهکار روشنی است تا بتوان تشخیص داد تا چه زمان و به چه میزان می‌توان با مشتری که حساب‌هایش تسویه نشده است کارکرد،شاید برای یک مشتری باید ارسال محموله را بلافاصله پس از اولین عدم پرداخت بدهی،متوقف کرد،اما با یک مشتری خوش‌حساب و قدیمی طبیعتاً بیشتر می‌توان راه آمد.
در یک سیستم جزیره‌ای پس از ثبت فاکتور اطلاعات جهت ثبت در حساب مشتری نیاز به ثبت سند حسابداری است و گاها جهت کاهش رفت آمد بین فروش و مالی اطلاعات فروش به‌صورت روزانه در اختیار واحد مالی قرار می‌گیرد و واحد مالی نیز با تأخیر این اطلاعات را ثبت می‌نماید.
در سیستم‌هایجزیره‌ایطبیعتاً تحویل فاکتورهای فروش به واحد مالی جهت صدور سند خود امری زمان‌براست حال‌آنکه در واحد مالی به دلیل مشغله زیاد این واحد مخصوصاً در شرایط فعلی که نظام‌های کنترلی حاکمیتی مثل مالیات و بیمه به‌شدت در حال اخذ گزارش‌های متعدد هستند ثبت دیرهنگاماسناد و بروز کردن حساب‌ها و کنترل اسناد خود دلایل قانع‌کننده‌ای برای تأخیر در پیگیری حساب‌های مشتریان است.
اما در سیستم‌های یکپارچه و نرم‌افزار جامع فروش با توجه به وجود یک شابلون سند در کنار هر فرم عملیاتی که یک رویداد مالی را در بر خواهد داشت پس از صدور عملیات مربوطه سند حسابداری هم‌زمان در سیستم مالی ثبت خواهد شد و با توجه به اینکه این نوع ثبت سند برای تمامی عملیات‌های سازمان وجود دارد پس در سیستم حسابداری تمامی عملیات‌های مربوط به مشتری از صدور فاکتور،تحویل کالا و دریافت مطالبات در حساب مشتریان به لحظه و در یک‌زمانثبت می‌گردد.
به طبع این گزارش و کاردکس مشتری در هر شرایطی به‌روز خواهد بود و در هر واحدی قابلیت گزارش‌گیری دارد.
به‌طور مثال واحد فروش با توجه به نحوه گزارش‌گیریمی‌تواند از صدور فاکتور برای مشتریان بدحساب و یا مشتریانی که سقف اعتباری آن‌ها به اتمام رسیده تا زمان افزایش اعتبار جلوگیری کند،چه‌بسا در برخی از نرم‌افزارهای فروش جامع و یکپارچه به دلیل یکپارچگی در عملیات خود نرم‌افزار فروش امکان کنترل را دارد.
در واحد انبار،کاربر انبار و یا نرم‌افزار یکپارچه از ارسال کالا برای مشتری تا زمان تسویه جلوگیریمی‌نماید و یا در سیستم خزانه‌داریاساساًخزانه‌دار از تحویل وجه فاکتور و یا دریافت اسناد مربوطه با تأخیر جلوگیری به عملمی‌آورد و به طبع از صدور فاکتور و یا ارسال کالا جلوگیری به عملمی‌گردد.
در تمامی سازمان‌های چه تولیدی و چه خدماتی و یا بازرگانی سیستم فروش به‌عنوان واحد منابع ساز برای سازمان تأثیراتقابل‌توجه ای بر بخش‌های مختلف سازمان می‌تواند داشته باشد که در صورت هرگونه نقصی در این سیستم می‌تواند کل سازمان را مختل نماید.
به همین دلیل نیز تنها باوجود یک نرم‌افزار فروش به‌تنهایی نمی‌توان مشکلات سازمان را حل نمود،شاید برخی از مشکلات واحد فروش مرتفع گردد ولی به دلیلمستقل بودن از سایر ارکان سازمان بهبودی در عملکرد یکپارچه سازمان ایجاد نمی‌گردد و تنها با یک سیستم کاملاً یکپارچه با سایر بخش‌ها این هدف پوشش داده می‌شود.
به نظر می رسد سازمانها نیازی به خرید نرم افزار فروش ندارند بلکه نیاز اساسی سازمانها تهیه نرم افزار جامع فروش به صورت کاملاً یکپارچه با سایر سیستمها است.
 

در حوزه کسب‌وکار تا زمانی که پولی وارد سازمان نشود شما فروشی نداشته‌اید و این امر یعنی به‌جز معامله با مشتریان خوش نیاز به یک سیستم یکپارچه فروش برای ایجاد مکانیزمی جهت اجرای خط‌مشی سازمان فروش دارد.


یکی از مسائل مهم در تکمیل فرایند چرخه فروش،بازگشت ریال مبالغ فاکتورهای فروش است که اگر نتوان این فرایند را به‌درستی ایجاد نمود منجر به ایجاد آسیب‌هایی ناشی از عدم نقد شدن یا دیر نقد شدن مطالبات خواهد شد که یکی از آن‌هاتأثیر منفی بر سودآوری سازمان می‌شود که حتی می‌تواند منجر به زمین خورد کسب‌وکار گردد.

 

مدیریت فرآیند های کسب و کار (BPMS)

به معنی مدیریت فرایند کسب و کار معنی شده و یک رشته کامل شامل ترکیباتی از مدل سازی،اتوماسیون،اجرای کنترل،اندازه گیری و بهینه سازی جریان فعالیتهای تجاری برای حمایت از اهداف سازمانی ،کارکنان ،مشتریان ،شرکا و سیستمهای کاربردی سازمان میباشد و یا به زبان ساده تر با وجود ابزارهایی از قبیل امکان شناسایی و اصلاح فرایندهای کسب و کار ،تسریع هماهنگی قوانین محیط کار ،کاهش هزینه های مربوط به توسعه برنامه های کاربردی سازمان میتواند نقش بسیار مهمی در بهینه سازی فرایند های کسب و کار و تسریع در امور سازمانی و بهره وری و سود رسانی مضاعف در سازمان میگردد بنابر این در این شرایط هنگام ارزیابی یک فرایند خاص ،معیارهای کل سیستم در نظر گرفته میشود
به‌عنوان بخشی از آنالیز فرآیند باید بتوانید فرآیندهای ناموفق یا مواردی که منجر به کاهش بهره‌وری یا ایجاد نقطه بحرانی در سازمان می‌شوند را شناسایی نمائید. اگرچه به خوبی مشخص است که هر فرآیندی را در سازمان‌ها می‌توان بهینه نمود، به‌خصوص در آنالیز فرآیند این امر که ابتدا باید فرآیندهایی که منجر به مشکلات بزرگ می‌شوند را شناسایی نمود از اهمیت بالایی برخوردارند.
از سوی دیگر به یاد داشته باشید از آنجا که BPM امکان بهینه‌سازی پیوسته را می‌دهد در نتیجه بالابردن بهره‌وری و بهینه‌سازی در هر زمانی امکان‌پذیر خواهد بود.
اگرچه متخصصین IT نقش کلیدی در اجرای پروژه BPM دارند ولی باید متخصصین مؤثر در کسب‌وکارتان را نیز که اطلاعات کاملی از فرآیندهای جاری دارند در این فرآیند بهینه‌سازی وارد کنید. هر دوی این تیم‌ها باید به‌طور کامل با هم در تماس و تعامل باشند تا اطمینان حاصل گردد که پروژه BPM شما موفقیت‌آمیز است.
BPM می‌تواند چابکی را در سازمان شما به یکی از صورت‌های ذیل افزایش دهد:
- بهبود بازدهی: در اقتصاد امروز شما ملزم هستید که با استفاده کمتر از منابع، نتایج بهتری را به‌دست بیاورید. به‌کارگیری کلیات BPM به سازمان شما در بالاتر بردن بهره‌وری کمک می‌کند.
- حرکت سریع همپای بازار: زمانی که یک ایده جدید یا محصولی تازه ارائه می‌گردد، استفاده مؤثر از BPM به شما امکان این را می‌دهد که لیدر بازار باشید نه یک پیرو که خیلی دیرتر از دیگران از مزایای بازارهای جدید استفاده می‌ننماید.
- رسیدن به بازار جهانی: BPM به شما کمک می‌کند تا عملکرد توزیعی یا سرویس‌دهی خدمات را در کل بازار جهانی رصد کرده و از فرصت‌های مختلف بدون درنظرگرفتن اینکه کجا و در چه شرایطی هستند، نهایت استفاده را ببرید.
- رعایت مناسب قوانین: رعایت قوانین، رگولاتوری و مقررات پیچیده دولتی در تمام دنیا ممکن است بسیار هزینه‌بر باشد و همگام شدن با آن نیز زمان‌بر گردد. با BPM شما می‌توانید این هزینه‌ها را تحت کنترل داشته باشید.
- شتاب نوآوری: شما نیاز به محیط کسب‌وکاری دارید که در آن نوآوری تنها یک هدف مقطعی نباشد بلکه به‌عنوان بخش طبیعی دائمی عملکرد روزانه شما بدان توجه گردد. اینجا هم BPM می‌تواند در این زمینه کمک کند.
 

مفهوم علی الراس

علی الراس یا علی الرسم در لغت نامه دهخدا اگر به دنبال معانی برای این این دو بگردید معانی زیر را می یابید علی الارس یعنی از روی میل و اراده و علی الرسم یعنی آنچه که مرسوم است حال سوال اصلی این است که در حسابداری کدامیک درست می باشد ؟ برای اینکه این مفهوم روشن شود مفهوم رد شدن دفاتر موسسه را تشریح می نماییم :
هنگامی که اداره داریی نتواند مالیات متعلقه به یک مجموعه را از روی دفاتر محاسبه نماید (و یا هنگامی که آن مجموعه دفاتری ارائه نکرده باشد) ، دارائی خودش وارد عمل شده و اولا دفاتر شرکت را اگر ارائه شده باشه رد می کند و ثانیا مالیات شرکت را به نسبت شرکت های مشابه محاسبه خواهد کرد.
گفته می شود دفاتر شرکت ها به دلائل زیر هم علی الراس (الرسم) می شوند به عبارت دیگر موارد تشخیص درآمد مشمول مالیات از طریق علی الراس : ماده 97 ق.م.م
1. دفاتر ارائه نشده و ترازنامه و حساب سود و زیان وجود نداشته باشد.
2. بنا به درخواست ممیز و یا کارشناس مالیاتی مدارک و یا گزارشات مورد نظرشان ارائه نشود.
3. در صورتی که به نظر اداره امور مالیاتی مدارک مثبته غیر قابل رسیدگی باشد، منظور از غیر قابل رسیدگی بودن : یعنی دفاتر مورد قبول هستنند اماهزینه مورد قبول نیستنند و یا دفاتر طبق ائین نامه و یا قوانین و استانداردها حسابداری نیست که این نظر ممیز می باشد .
در این حالت بهتر است ما طبق ماده 237 برگ تشخیص مبتنی بر ماخذ و دلایل کافی را از ممیز بگیریم و سپس با توجه موارد مطروحه مدارک و مستندات خود را درست کرده و مجددا به ممیز ارائه دهیم، اما اگر دفاتر مردود شوند یعنی درآمد مودی قابل تعیین نمی باشد لذا در این حالت باید ثابت کنیم که درامد قابل تشخیص و محاسبه است
هنگامی که به تشخیص اداره دارایی دفاتر رد شدند و به عبارت دیگر علی الراس شدیم ، مراحل زیر در اداره دارایی طی می شود : مراتب باید با ذکر دلایل کافی کتبا به مودی ابلاغ و پرونده برای رسیدگی به هیئتی متشکل از سه نفر حسابرس منتخب رئیس کل سازمان امور مالیاتی کشور احاله گردد.و مودی می تواند ظرف یکماه از تاریخ ابلاغ با مراجعه به هیئت حل اختلاف مالیاتی نسبت به رفع اشکال رسیدگی وادای توضیح کافی در مورد نحوه رعایت موازین قانونی و آیین نامه حسب مورد اقدام نماید.
هیئت مکلف است ظرف 10 روز پس از انقضای یکماه فوق ؛نظر خود را با توجیهات و دلایل لازم و کافی به اداره امور مالیاتی اعلام نماید تا بر اساس آن اقدام گردد.
در مواردی که هیئت نظر اداره امور مالیاتی را در مورد غیر قابل رسیدگی بودن دفاتر مودی مردود اعلام می کند باید مراتب رابه دادستانی انتظامی مالیاتی نیز اعلام نماید.
موارد رد دفاتر: ماده (20) تخلف از تکالیف مقرر در این آئین‌نامه در موارد زیر موجب رد دفاتر می‌باشد:
• در صورتی که دفاتر ارائه شده به نحوی از پلمب خارج شده و یا فاقد یک یا چند برگ باشد.
• عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز.
• ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت در حاشیه.
• ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت (آرتیکل) بین سطور.
• تراشیدن، پاک کردن و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء‌استفاده.
• جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در صفحات و سفید ماندن تمام صفحه در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل بمنظور سوء‌استفاده.
• بستانکار شدن حسابهای نقدی و بانکی، مگر اینکه حسابهای بانکی با صورتحساب بانک مطابقت نماید و یا بستانکار شدن حسابهای بانکی یا نقدی ناشی از تقدم و تأخر ثبت حسابها باشد که در این صورت موجب رد دفتر نیست.
• تأخیر تحریر دفاتر روزنامه و مشاغل زاید بر حد مجاز مقرر در تبصره‌های 2 و 3 و 4 ماده 13 و تأخیر تحریر دفتر کل زاید بر حد مجاز مقرر در ماده 14 و تأخیر تحریر زاید بر حد مقرر در ماده 17 این آئین‌نامه.
• عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکز طبق مقررات ماده 15 این آئین‌نامه
• اشتباه حساب حاصل در ثبت عملیات موسسه در صورتیکه نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده 11 این آئین‌نامه اقدام نشده باشد.
• در صورتیکه مؤدیان مالیاتی حسب مورد از اوراق مخصوص موضوع ماده 169 قانون مالیاتهای مستقیم استفاده ننمایند.
• عدم ارائه آئین‌نامه‌ها یا دستورالعملهای کار ماشین و برنامه‌های آن و نحوه کار با نرم‌افزارهای مالی مورد استفاده و همچنین عدم تسلیم خلاصه عملیات موضوع ماده 17 این آئین‌نامه در مهلت مقرر در آن ماده در مورد اشخاصی که از سیستمهای الکترونیکی استفاده می‌نمایند.
• عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمب شده (ولو نانویس)
• استفاده از دفاتر ثبت و پلمب شده سالهای قبل (با توجه به مقررات ماده 3 این آئین‌نامه)
• عدم تطبیق مندرجات دفاتر با اطلاعات موجود در سیستمهای الکترونیکی، در مورد اشخاصی که از سیستمهای مذکور استفاده می نمایند.
• ثبت هزینه‌ها و درآمدها و هر نوع اعمال و اقلام مالی غیرواقع در دفاتر بشرط احراز (توضیح آنکه ثبت هزینه‌هایی که وقوع آن محقق بوده اما به دلایل خاص قانونی قابل قبول از حیث مالیاتی نیست و برگشت داده می‌شود، بمنزله ثبت هزینه‌های غیرواقعی تلقی نمی‌شود.)

نکته : عدم ارائه گزارشات فصلی فروش هیچگاه باعث رد دفاتر نمی شود.
نکته : به ضرایب مالیاتی هنگاه علی الراس شدن نمی توان اعتراض کرد اما به قرائن مالیاتی که باید متکی به دلایل ماده 237 باشد مثل فاکتورهای خرید ارائه نشده و یا قراردادهای ارائه نشده و.. است می توان اعتراض کرد


بهرحال برای اطلاعات بیشتر می توانید با یک مشاور مالیاتی مشورت کنید.
تشخیص درآمد مشمول مالیات از طریق علی الراس

در صورتیکه امکان تعیین درآمد واقعی مودی طبق دفاتر قانونی یا اسناد و مدارک ابرازی یا به دست آمده واز طریق رسیدگی به دفاتر یا اسناد و مدارک مزبور امکان پذیر نباشد ؛ درآمد مشمول مالیات مودی از طریق علی الراس مشخص خواهد شد.

ماخذ محاسبه درآمد مشمول مالیات در زمان تشخیص از طریق علی الراس:ماده 98 ق.م.م

در این موارد اداره امور مالیاتی باید پس از تحقیقات و بررسی های لازم و کسب اطلاعات مورد نیازاز مراجع مختلف دولتی و غیر دولتی ، ابتدا قرینه (دلیل فعالیت مثل خرید و فروش و ......) یا قرائنمذکور در این قانون را که متناسب با وضعیت و موضوع فعالیت مودی باشد انتخاب و دلایل انتخاب نوع قرینه یا قرائن و رقم آن ها را با توجیه کافی در گزارش رسیدگی قید نماید و سپس با اعمال ضریب یا ضرایب مقرر در قرینه یا قرائن انتخابی، درآمد مشمول مالیات مودی را تعیین نماید.
یعنی:
ضریب مالیاتی × قرینه مالیاتی = درآمد مشمول مالیات

در صورتیکه به چند قرینه اعمال ضریب می شود معدلی که از نتایج اعمال ضرایب به دست می آید درآمد مشمول مالیات خواهد بود.
سوال : مورد علی الراس شدن درآمد شرکت ما عدم صدور فاکتور در برگه های دارای شماره سریال چاپی بود این مورد جزئ موارد علی الراس شدن درآمد می باشد ؟ لطفا توضیح بفرمایید .
پاسخ :خیر طبق تخلفات و جرائم موضوع ماده 169 مکرر ، " عدم صدور صورتحساب " و رعایت قوانین آن موجب جریمه ایی معادل 10 % مبلغ مورد معامله خواهد شد .
نکته : علی الراس به معنی در اختیار خود یا در واقع تشخیص ممیز مالیاتی است و مبنای مشخصی ندارد و قابل اعتراض است چرا که قابل اثبات نیست. اما معیارهایی چون توان تولید یا عرضه محصول فضای تولید و مواردی که می تواند مبنای تولید را افزایش یا کاهش دهد مثل مرغوبیت منطقه و ... همچنین استعلام از سایر واحدها در خصوص میزان خرید و فروش می تواند مبنا قرار گیرد.

تیم مشاوره حسابداری بیست به صورت 24 ساعته پاسخگوی سوالات مالیاتی شما می باشد . لطفا در قسمت نظرات ، سوالات خودرا بیان نمایید و یا با شماره تماس درج شده در پایین صفحه تماس حاصل فرمائید .

 

اشتراک در شبکه های اجتماعی