دبیرخانه: تعریف دبیرخانه‌های متعدد به‌صورت متمرکز و نیمه متمرکز، ایجاد دبیرخانه برای سازمان‌های زیرمجموعه در یک پایگاه داده

دبیرخانه: تعریف دبیرخانه‌های متعدد به‌صورت متمرکز و نیمه متمرکز، ایجاد دبیرخانه برای سازمان‌های زیرمجموعه در یک پایگاه داده

دبیرخانه اتوماسیون اداری شماران با رویکردی مبتنی بر سهولت کاربری، سرعت ثبت نامه‌ها و پاسخ‌گویی به‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری توسعه داده شده است. این سیستم با سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات می‌گردد.
در دبیرخانه شماران ثبت و گردش كلیه مكاتبات سازمان به‌صورت الكترونیكی و بی‌نیاز از جا‌به‌جایی فیزیكی نامه انجام می‌شود. تصویر اصل نامه‌ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو می‌شود.



امکان تعریف دبیرخانه‌های متعدد به‌صورت متمرکزو نیمه متمرکز
تعریف دفاتر اندیکاتور برای هر دبیرخانه
ایجاد دبیرخانه برای سازمان‌های زیرمجموعه در یک پایگاه داده با امکان ارتباط همزمان
تعریف الگوی شماره نامه بر اساس فرمول‌های فابل تعریف در هر دبیرخانه
امکان شماره‌گذاري مجزا براي نامه‌هاي وارده، صادره و داخلي
اختصاص شماره نامه به همراه تاریخ ثبت به‌صورت خودکار
تعریف نامه وارده و صادره با اعمال سطوح دسترسی کاربران
تعريف انواع نامه: نامه، فاكس، پست الکترونیکی، يادداشت و ...
تعريف انواع طبقه‌بندي نامه: عمومي، عادي، محرمانه، فوق محرمانه و ...
تعريف ارجحيت نامه: عادي، فوري و آني
تعريف انواع موضوع نامه: عمومي، بخشنامه، صورتجلسه، ارسال فرم و ...
تعريف شيوه ارسال نامه: دستي، پيك، ارباب رجوع، پستي و ...
تعريف انواع روابط بین نامه‌ها: عطف، پیرو و ...
امکان تعریف مسئول دبیرخانه جهت کنترل نامه‌های یک یا چند دبیرخانه
تعريف موضوع ارجاع، شرح‌ها و پاراف‌های پرتکرار، کلید واژگان و ...
امكان تعيين محدوديت زماني براي پيگيري نامه
امکان تعریف اشخاص (حقیقی و حقوقی ) طرف مکاتبه (نام شخص، نام سازمان، سمت سازمانی، آدرس‌های پستی، شماره‌های تلفن و فکس، پست الکترونیک و ...)
ثبت اطلاعات کامل انواع نامه‌هاي اداري صادره، وارده، داخلي
امکان ثبت تعداد نامحدود پيوست براي نامه‌ها در انواع فرمت و بدون محدودیت در حجم فایل
تعريف موضوع نامه جهت پیگیری و جستجوی راحت‌تر
ثبت نامه‌هاي مرتبط (عطف و پيرو)
گروه‌بندی دلخواه نامه‌ها پس از ثبت برای هر کاربر به‌طور مجزا
امکان بايگاني نامه
ارتباط با دفترچه تلفن جهت دسترسی به آدرس، تلفن و سایر اطلاعات مورد نیاز
امکان تهیه نسخه کاغذی (پرینت) نامه‌ها توسط هر یک از کاربران (در محدوده دسترسی)
جستجوی سریع و پیشرفته در نامه‌های ثبت شده
گزارش‌گيري‌هاي مختلف از مکاتبات دبيرخانه با گزارش‌ساز پویا (به تفکیک نامه‌های وارده، صادره و مشتریان)