Business Process Management System (BPMS)

BPMS به معنی مدیریت فرایند کسب و کار معنی شده و یک رشته کامل شامل ترکیباتی از مدل سازی،اتوماسیون،اجرای کنترل،اندازه گیری و بهینه سازی جریان فعالیتهای تجاری برای حمایت از اهداف سازمانی ،کارکنان ،مشتریان ،شرکا و سیستمهای کاربردی سازمان میباشد و یا به زبان ساده تر با وجود ابزارهایی از قبیل امکان شناسایی و اصلاح فرایندهای کسب و کار ،تسریع هماهنگی قوانین محیط کار ،کاهش هزینه های مربوط به توسعه برنامه های کاربردی سازمان میتواند نقش بسیار مهمی در بهینه سازی فرایند های کسب و کار و تسریع در امور سازمانی و بهره وری و سود رسانی مضاعف در سازمان میگردد بنابر این در این شرایط هنگام ارزیابی یک فرایند خاص ،معیارهای کل سیستم در نظر گرفته میشود

     به‌عنوان بخشی از آنالیز فرآیند باید بتوانید فرآیندهای ناموفق یا مواردی که منجر به کاهش بهره‌وری یا ایجاد نقطه بحرانی در سازمان می‌شوند را شناسایی نمائید. اگرچه به خوبی مشخص است که هر فرآیندی را در سازمان‌ها می‌توان بهینه نمود، به‌خصوص در آنالیز فرآیند این امر که ابتدا باید فرآیندهایی که منجر به مشکلات بزرگ می‌شوند را شناسایی نمود از اهمیت بالایی برخوردارند.

     از سوی دیگر به یاد داشته باشید از آنجا که BPMS  امکان بهینه‌سازی پیوسته را می‌دهد در نتیجه بالابردن بهره‌وری و بهینه‌سازی در هر زمانی امکان‌پذیر خواهد بود.

     اگرچه متخصصین ITنقش کلیدی در اجرای پروژه BPMS دارند ولی باید متخصصین مؤثر در کسب‌وکارتان را نیز که اطلاعات کاملی از فرآیندهای جاری دارند در این فرآیند بهینه‌سازی وارد کنید. هر دوی این تیم‌ها باید به‌طور کامل با هم در تماس و تعامل باشند تا اطمینان حاصل گردد که پروژه BPMSشما موفقیت‌آمیز است.

BPMS می‌تواند چابکی را در سازمان شما به یکی از صورت‌های ذیل افزایش دهد:

-         بهبود بازدهی: در اقتصاد امروز شما ملزم هستید که با استفاده کمتر از منابع، نتایج بهتری را به‌دست بیاورید. به‌کارگیری کلیات BPMS به سازمان شما در بالاتر بردن بهره‌وری کمک می‌کند.

-         حرکت سریع همپای بازار: زمانی که یک ایده جدید یا محصولی تازه ارائه می‌گردد، استفاده مؤثر از BPMS به شما امکان این را می‌دهد که لیدر بازار باشید نه یک پیرو که خیلی دیرتر از دیگران از مزایای بازارهای جدید استفاده می‌ننماید.

-         رسیدن به بازار جهانی: BPMS به شما کمک می‌کند تا عملکرد توزیعی یا سرویس‌دهی خدمات را در کل بازار جهانی رصد کرده و از فرصت‌های مختلف بدون درنظرگرفتن اینکه کجا و در چه شرایطی هستند، نهایت استفاده را ببرید.

-         رعایت مناسب قوانین: رعایت قوانین، رگولاتوری و مقررات پیچیده دولتی در تمام دنیا ممکن است بسیار هزینه‌بر باشد و همگام شدن با آن نیز زمان‌بر گردد. با BPMS شما می‌توانید این هزینه‌ها را تحت کنترل داشته باشید.

-         شتاب نوآوری: شما نیاز به محیط کسب‌وکاری دارید که در آن نوآوری تنها یک هدف مقطعی نباشد بلکه به‌عنوان بخش طبیعی دائمی عملکرد روزانه شما بدان توجه گردد. اینجا هم BPMS می‌تواند در این زمینه کمک کند.

برای اولین بار در ایران؛

گواهینامه TECکانادا، به نرم افزار "شاتو"(BPMS) ایرانی رسید

برای اولین بار، نرم‏ افزار مدیریت فرایندهای کسب‏ و‏کار(BPMS)ایرانی با نام تجاری «شاتو»(ShAuto)موفق به دریافت گواهی‏نامه بین‏ المللی، معتبرترین شرکت‏های ارزیابی نرم‏ افزار شد.
به گزارش خبرنگار ما، شماران سیستم طراحی و تولید این نرم‏ افزار را پس از 7 سال تلاش و همت متخصصان و مدیران ایرانی با موفقیت به پایان رساند و سال گذشته بررسی امکانات و قابلیت‏های نرم‏ افزار شاتو از سوی شرکت تک Technology Evaluation Centers (TEC)کانادا آغاز شد.
فرهاد الیشائی مدیر عامل هلدینگ شماران در جمع خبرنگاران با بیان این مطلب اعلام نمودند: شرکت تک کانادا یکی از معتبرترین شرکت‏های ارزیابی نرم‏ افزار در زمینه انتخاب راه‏ حل‌های نرم‌افزاری است و نرم‏ افزار شاتو پس از شش ماه بررسی‏کارشناسی، موفق به دریافت این گواهی‏نامه شد.
این گواهی‏نامه برای اولین بار به یک شرکت ایرانی تعلق می‏ گیرد و پیش از این نیز شرکت‏ های بزرگ بین‏ المللی مانند بیزجی Bizagi) ) و فوجیتسو(Fujitsu) موفق به دریافت این گواهی‏نامه برای نرم‏ افزار مدیریت فرایندهای کسب‏ و‏کار شده‏ اند.
این گزارش می افزاید که در گزارش شرکت TEC کانادا ذکر شده است: " شاتو راهکاری قدرتمند و کامل برای سازمان‏هایی که به دنبال بهبود بهره‏ وری فرایندهای کسب‏ و‏کار خود هستند ارایه می‏ دهد. سازمان‏ها با بهره‏ گیری بیش از 100 قابلیت متنوع در نرم‏ افزار شاتو امکانات بی‏ نظیری به دست می‏ آورند. شاتو با معماری سرویس گرا (SOA) به سادگی امکان یکپارچگی با نرم‏ افزارهای دیگر را فراهم می‏ سازد. همچنین در این گزارش تاکید شده است: " نرم‏ افزار شاتو دارای قابلیت‏ های: کاربردی، مفید و قابل اتکا است."

نرم‏ افزار مدیریت فرایندهای کسب‏ و‏کار شاتو با نرم‏ افزارهای مدیریت مستندات(DMS) ، اتوماسیون اداری، آرشیو مدارک، داشبورد مدیریتی و نرم‏ افزارهای کاربردی دیگر کاملا یکپارچه بوده و به همین سبب نیازهای سازمان‏ های بزرگ و متوسط را به خوبی پاسخ می‏ دهد. این نرم‏ افزار با پیاده‌سازی استانداردهای BPMN2قابلیت پیاده‌سازی انواع فرآیندهای استاندارد را دارا است و با سفارش مشتریان نیز قابل توسعه و تکمیل است.
پویا الیشائی مدیر عامل شرکت شماران سیستم خاطر نشان نمودند شرکت‏ها و سازمان‏های بزرگ و متوسطی که دارای پیچیدگی‏ های اطلاعاتی بوده و دارای ویژگی‏ های منحصر‏به‏ فرد هستند به یاری نرم‏ افزار شاتو به سهولت می‏ توانند تمام فرآیندهای خود را بازمهندسی و بهبود بخشیده و سازمان را بهره‏ ور کنند.
علاوه بر آن نرم‏ افزار شاتو برای سایر شرکت‏های نرم‏ افزاری که راهکارهای برنامه‏ ریزی منابع سازمان(ERP) تولید می‏ کنند به عنوان زیرساخت و بستر مطمئن و کم هزینه می‏ تواند مورد استفاده قرار گیرد.
مهم‏ترین نرم ‏افزارBPM خارجی که در ایران به صورت غیرمجاز و غیر قانونی به فروش می‏ رسد مربوط به شرکت بیزجی Bizagiاست که به‌دلیل تحریم‌ها هیچ گونه نمایندگی و پشتیبانی رسمی در ایران ندارد
یادآور می شود: نرم‏افزار شاتو به ‏طور کامل قابل رقابت با محصولات سطح اول جهان بوده و می‏ تواند به خوبی جایگزین آن‏ها شود. در صورتی که این نرم‏ افزار مورد حمایت سازمان‏های مرتبط قرار گیرد و مطابق مصوبات دولت سازمان‏هایی که از بودجه عمومی‏ استفاده می‏ کنند از خرید نرم‏ افزارBPM خارجی و قفل شکسته خودداری کنند؛ صرفه‏ جویی ارزی فراوانی برای کشور به ارمغان خواهد آورد.
در خاتمه فرحناز مرادی رییس هیئت مدیره شماران سیستم نیز برخی موانع موجود در اعطای معافیت‌های مالیاتی ماده 132 قانون مالیات‌های مستقیم به شرکت‌های نرم‌افزاری و همچنین عدم پرداخت تسهیلات به شرکت‌های دانش بنیان در حوزه نرم افزار اشاره نمودند.
 

شاتو(نرم افزار BPMS شماران سیستم) اولین محصول نرم افزاری ایرانی ارزشیابی شده و دارای گواهینامه توسط شرکت TEC کانادا

در دنیای رو به پیشرفت فناوری امروز انتخاب هوشندانه و صحیح ابزارهای کاربردی حوزه ICT جهت رسیدن به مزایای استفاده از این سیستمها در بهینه سازی عملکرد سازمانها اهمیت بسیار بالایی دارد. این امر در حوزه انتخاب نرم افزارهای مناسب هر سازمان علاوه بر نیاز به استفاده از دانش مشاوران و کارشناسان مستلزم استفاده از مراجع بین المللی قابل استناد نیز می باشد. از معتبرترین این منابع علی الخصوص در زمینه انتخاب راهکارهای نرم افزاری مناسب هر بیزینس می توان به کمپانی کانادایی ارزیابی TEC(technology evaluation centerاشاره نمود. در حقیقت این شرکت با ارزیابی محصولات نرم افزاری در نقش یک مشاور ابزاری کامل و علمی را در اختیار مشتریانی که در حال جستجو هستند قرار می دهد. با تنظیم اطلاعات و پاسخگویی به سوالاتی که توسط این شرکت در وبسایت مطرح می گردد محصولات نزدیک به نیارهای اعلام شده به مشتری پیشنهاد داده میشود.

در همین راستا شرکت شماران سیستم مفتخر است بدین وسیله اعلام نماید که به عنوان شرکت دانش بنیان ایرانی موفق به کسب تاییدیه TECکانادا برای محصول نرم افزار BPMS_DMS خود گردیده است. این بدان معناست که در درجه اول این محصول تولید شده توسط متخصصان بومی شرکت شماران سیستم به عنوان یک محصول بین اللملی پذیرفته شده و در کنار سایر محصولات مشابه امکان ارائه به مشتریان بین المللی را دارد، اگرچه پیش از این شرکت شماران محصولات خود را در سطح بین المللی به مشتریان مختلفی ارائه داده است. در وهله دوم نیز این موفقیت نشانگر سطح بالای محصولات به روز شماران سیستم در مقایسه با نرم افزارهای مشابه داخلی و حتی بین المللی است. شرکت شماران سیستم ضمن تبریک این موفقیت بزرگ به متخصصین و مدیرانی که در این راه تلاش نموده اند، بدین وسیله به مشتریان گرامی داخلی و بین المللی نوید ارائه راهکارهای حرفه ای در حوزه های مرتبط ICTمنطبق بر استانداردها و تکنولوژی روز دنیا را می دهد. با امید به موفقیت روزافزون صنعت شرکت شماران سیستم در بازارهای داخلی و بین المللی.در ضمن لینک ذیل جهت مشاهده پروفایل تاییدیه محصول BPMS_DMS ShAuto شماران ارائه می گردد.

BPMS یا Sharepoint

انتخاب صحیح تکنولوژی بعنوان سرآغازی برای بهبود فرآیند می­تواند بسیار چالش برانگیز باشد. از این­رو رسیدن به مراحل بالای کمال فرآیند برای سازمان­ها، چالش­های پیرامون دپارتمان­های مختلف، جریان­های کار چند مرحله­‌ای پیچیده و قابلیت جابجایی، صاحبان کسب و کار را مجبور به اتخاذ و مد نظر قراردادن بستری مناسب جهت مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) برای اولین بار می­کنند.

وقتی­که بحث مربوط به بهینه‌­سازی فرآیند می شود، سیستم­های کسب و کار سه گزینه اصلی در پیش­رو دارند: تصحیح دستورالعمل­ها بوسیله توسعه داخلی، در نظر گرفتن تکنولوژی جریان کار تاکتیکی و یا هوشمند و حرکت به سمت BPMS. 

BPMS و سیستمهای هوشمند تجاری

نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار(BPMS) چگونه بر پروژه‌های هوشمند سازمانی تاثیر می‌گذارد؟ آیا این نوع اثرگذاری در اندازه حرف باقی می‌ماند یا تاثیرات قابل ملاحظه ای در این زمینه دیده می‌شود؟

نرم افزار BPMS

نرم افزار BPMS (مدیریت فرایند های کسب و کار ) راهکارهایی است که به سازمانها کمک میکند تا کارایی کسب و کارشان را بهبود بخشند.در واقع این مجموعه راهکارها ،کارایی و اثربخشی هر سازمان را با اتوماتیک نمودن فرایند کسب و کار آن سازمان بهینه می سازد. هدف نرم افزار BPMS یکپارچه سازی فرایند ها ،عملیات و اطلاعات می باشد.

ایجاد چنین زیر ساخت پویایی ،نیازمند شناسایی جریانهای کاری ،قوانین کسب و کار ،صاحبان فرایند ها و نقشهای مناسب برای انجام فعالیتها است.به موازات این شناخت ،نرم افزار جامعی برای مدیریت یکپارچه اطلاعات لازم می باشد.
BPMS یک رویکرد و روش برای مدیریت فرایند ها و اطلاعات است و ممکن است در قالب سیستمهای مختلف نرم افزاری بروز کند اما آنچه مهم است وجود زیر ساخت و چارچوب نرم افزاری برای تسریع در توسعه و تغییر نرم افزارهای کاربردی درون سازمانی است.
یکی از مهم‏ترین مشکلات و چالش‏های پیش روی مدیران شرکت‏ها و سازمان‌ها، نحوه مدیریت گردش کار و پیگیری امور محوله به افراد آن مجموعه می‏باشد. روش‌های مرسوم مبتنی بر یادداشت‏های کاغذی و یا پیگیری‏های تلفنی و ... ، هیچ‏کدام نمی‌تواند پاسخگوی نیازهای یک مجموعه کارآمد و هدفمند باشد. وابستگی امور ارجاعی به اشخاص از جمله؛ حضور فیزیکی، عدم دسترسی به اطلاعات در هر لحظه، کندی انتقال اطلاعات، از دسترس خارج شدن نتایج پیگیری‏ها در غیاب فرد مسئول و عدم تعیین تاریخ سررسید به‌عنوان ضعف سیستم‏های سنتی در شرکت‏ها و سازمان‌ها به وضوح قابل مشاهده است.
تمامی فرآیندهای سازمان دارای یک روند اجرایی هستند که به بخش‌های مختلف تقسیم شده و با زمان‌بندی مشخص به افراد مختلف اختصاص داده و انجام می‌شوند. در واقع هر وظیفه در یک سازمان از وظایف کوچکتری تشکیل شده است که به طور معمول این وظایف توسط افراد مختلف انجام می‌شود. در این میان دو نکته مهم و اساسی قابل توجه است:
1. مدیریت گردش کار، که شامل انتساب وظایف به افراد مورد نظر می‌باشد.
2. مدیریت زمانی که موجب می‌شود تا وظیفه ای پس از انجام توسط یک کارمند به کارمند بعدی برسد.
برای دستیابی به این اهداف، ابتدا باید گردش کار و نحوه‌ی اجرای فرآیندها در یک سازمان به دقت مورد مطالعه و سپس نمودارهای مربوط به این گردش کارها رسم شده و مورد بازبینی قرار گیرند. در بسیاری از موارد با حذف و یا اضافه کردن بخشهایی از فعالیتها، گردش کار در یک سازمان مورد تحول اساسی قرار گرفته و بازدهی سازمان و سرعت انجام وظایف را بهبود می‌بخشد.
مدیریت فرآیندها و گردش کار شماران( نرم افزار BPMS ) با شناسایی نیازها و روند فرآیندها و در نظر گرفتن زمان‌بندی مناسب جهت اجرای امور، قادر خواهد بود که گردش کارهای متفاوتی را تعریف نماید.با ایجاد گردش کار، فرآیندهای سازمان به سادگی به‌صورت اتوماتیک مرحله به مرحله انجام خواهند شد و مسئولیت و وظایف افراد در سازمان مشخص و قابل کنترل خواهند گشت.

یکی دیگر از ویژگی‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری شماران، بهره‌مندی از Intelligence Workflow جهت تعریف فرآیندهای شناسایی هوشمند است. در این فرآیند کاربر نیاز دارد که بر اساس پارامترهای موجود در سازمان همچون مهارت، حضور، ترتیب، حجم کار و ... به‌صورت هوشمند و اتوماتیک شخص مورد نظر را جهت انجام کار انتخاب نماید که این نوع فرآیند می‌تواند تمام پارامترهای کاربر را در یک مدل هوشمند و رابطه‌ای دریافت نموده و در فرآیند اصلی جهت انتخاب کاربر انجام دهنده بگنجاند.
برخی از فرآیندهای قابل تعریف در مدیریت فرآیندها و گردش کار سازمان شماران:
 فرآیند درخواست مساعده
 فرآیند درخواست و اعطای وام
 فرآیند درخواست خرید کالا/ خدمات
 فرآیند نظام پیشنهادات و انتقادات
 فرآیند درخواست خدمات کامپیوتری
 فرآیند ارایه خدمات پشتیبانی
 فرآیند درخواست مرخصی ساعتی و روزانه
 فرآیند ماموریت داخلی ساعتی و روزانه
 فرآیند درخواست اضافه کاری
 و صدها فرآیند دیگر که توسط مدیران سیستم قابل تعریف است
قابلیت‌ها و امکانات ویژه این سیستم عبارتند از:
 ایجاد، ذخیره، بازیابی و ویرایش گردش‌ کار و فرآیندها به‌صورت گرافیکی
 تعریف شروط و تصمیم ‌گیری در مراحل مختلف گردش ‌کار و فرآیند
 امکان معرفی چارت سازمانی و منابع سازمانی به موتور گردش کار
 مدیریت و اجرای چندین فرآیند همزمان
 انجام پردازش‌های اتوماتیک در مراحل مختلف یک گردش کار
 تعیین مهلت پاسخ (اقدام) در هر قسمت در گردش کار
 مشاهده مراحل گردش کاری طی شده به‌صورت گرافیکی
 ارجاع اتوماتیک نامه بر اساس یک شرط از پیش تعریف شده در ابزار هوشمند گردش کار
 امکان ارتباط با بانک های اطلاعاتی دیگر و اعمال شروط مورد نظر
 امکان تفویض اختیار توسط مدیر
 امکان خروج از فرآیند توسط مدیر
 امکان مرجع کردن یک گردش کار بر اساس سیستم Task
با بهره‌مندی از ابزار طراحی فرآیند شماران، فرآیندهای سازمان به سادگی به صورت گرافیکی مرحله به مرحله قابل طراحی خواهند بود و مسئولیت و وظایف افراد در سازمان بر اساس چارت و یا روال‌های سازمانی به این مراحل اختصاص می‌یابد.
 تعریف کامل یک فرآیند و تعریف دسترسی‌های هر فعالیت‌
 امکان اتصال چارت سازمانی به فرآیند
 تعریف نحوه عملکرد هر یک از فعالیت‌ها در درون سیستم
 عدم نیاز به تعریف فرآیندها به‌صورت دستی در داخل برنامه
طراحی و ایجاد فرم‌های الکترونیکی جهت ثبت فعالیت‌ها، به سادگی توسط کاربران در ابزار فرم‌ساز شماران قابل پیاده‌سازی می‌باشد. فرم‌ها و اطلاعات ثبت شده در آنها قابل ویرایش و جستجو می باشند.
مدیریت، ایجاد و ویرایش انواع فرم‌ها و انواع فیلدهای داده (جعبه متنی، جعبه متنی چند خطی، برچسب، تاریخ، ساعت، کلمه عبور و ...) در این ابزار امکان پذیر می‌باشد.
از ویژگی‌های این ابزار، می‌توان به ایجاد فرم‌هایی کاربردی مطابق با نیاز و سلیقه‌ی مسئول طراحی، جهت ثبت و ذخیره سازی اطلاعات اشاره نمود.
سیستم‌ساز ابزار پیشرفته‌ای پس از فرم‌ساز می‌باشد که می‌توان علاوه بر تعریف فرم‌ها به‌صورت اطلاعاتی، ارتباط بین آنها را نیز تعریف نمود. با توجه به اتصال سیستم‌ساز به محیط گردش کار، می‌توان این سیستم را در درون سازمان به صورت فرآیندی به کار گرفت.
 امکان تعریف فرم داینامیک به منظور‌های خاص و گردش آنها بر اساس موتور Workflow
 مدیریت، ایجاد و ویرایش انواع فرم های اداری و سازمانی به صورت پیشرفته (فرم مرخصی ساعتی، روزانه، خرید کالا و ...)
 امکان تخصیص دسترسی به فرم‌ها و ارجاع فرم تکمیل شده به کارتابل شخص مربوطه جهت پیگیری و رسیدگی
 امکان جستجوی اطلاعات بر اساس تمامی فیلدهایی که در هنگام تعریف فرم به‌عنوان جستجو شاخص گذاری شده‌اند
 امکان ثبت و ویرایش اطلاعات در یک فرم و ارسال آن به کارتابل جهت رسیدگی، اقدام، پیگیری وضعیت و پاسخ آن از طریق کارتابل
 امکان تعریف فرم و گردش آن بر اساس سلسله مراتب سازمانی
 امکان تعریف فرم و گردش آن بر اساس مرجع
 تعریف فرم‌های اطلاعات پایه توسط کاربر
 تعریف فرم‌های عملیاتی توسط کاربر
 امکان اتصال فرم‌های عملیاتی تعریف شده توسط کاربر به موتور گردش کار
 امکان گزارش‌گیری از فرم‌های عملیاتی به‌صورت فرآیندی و غیرفرآیندی
 امکان تعیین ارتباط بین فرم‌ها و استفاده از اطلاعات هر یک از آنها در درون یکدیگر
 امکان ارتباط بین اطلاعات پایه به‌صورت پدر و فرزند
نرم‌افزار اتوماسیون اداری شماران قابلیت اتصال به سیستم‌های اطلاعات مدیریت را دارا می‌باشد. از ویژگی‌های منحصر به‌فرد این نرم‌افزار امکان اتصال به نرم‌افزار جامع و یکپارچه پویا (در حوزه‌های؛ مالی، اداری، بازرگانی، تولیدی و مهندسی) و همچنین سایر سیستم‌های اطلاعات مدیریت (MIS) محسوب می‌گردد. با بهره‌مندی از این امکان، سیستم‌های اطلاعات مدیریت از یک مدل مردابی و ساکن به یک مدل فرآیندی و پویا تبدیل می‌گردد و گزارشات متنوعی از این سیستم‌ها در اختیار مدیران قرار می‌گیرد و نتیجه کار، به سیستم متصل شده انتقال می‌یابد.
 تعریف یک فیلد در فرم‌ساز به‌طوریکه به‌توان اطلاعات آن را از طریق سیستم متصل شده در جدول مشخصی مقداردهی نمود.
 امکان گزارش‌گیری از فیلد تعریف شده در سیستم گزارش‌گیری گردش ارجاعات
 امکان گردش فرم‌های تعریف شده بر منطق سیستم گردش کار و فرآیندساز
نرم افزار پویا نیاز شرکتها به داشتن سیستمهای اطلاعاتی مدیریت در سازمان را با رویکرد یکپارچکی مرتفع ساخت . در این رویکرد با تهیه یک نرم افزار متشکل از زیر سیستمهای مستقل ولی مرتبط با یکدیگر طراحی گردید که نیاز مربوطه را مرتفع می ساخت.با این حال مشکل اساسی که خودنمایی میکرد رویکرد شرکتها به فرایندی شدن زنجیره کاری بود .
در واقع این رویکرد این نقطه نظر را دنبال می کرد که علاوه بر یکپارچگی اطلاعات ،وجود وحدت رویه در توسعه و مدیریت فرایند های کسب و کار در این سازمانها از اهمیت بالایی برخوردار است که نیازمند آن می باشد که پس از پیاده سازی فرایند ها و زیر سیستمها در حوزه عملیاتی سازمانهای بزرگ نوبت به تعامل بین واحد های سازمانی می رسد .
نرم افزار پویا فرایندی این امکان را فراهم می سازد که شرکتها با راه اندازی نرم افزار یکپارچه پویا برای مدیریت اطلاعات حوزه کاری زیر ساخت قدرتمندی را برای اجرای فرایندهای مورد نیاز هر کسب کار کسب ایجاد نماید ،سپس با استفاده از ابزارهای نرم افزار BPMS در مدت زمان کوتاهی فرایندهای سازمان را به اجرا در آورند.در این نرم افزار ابزاری برای هر بخش دیده شده است که برای تعریف آنها نیازی به برنامه نویسی نمی باشد و عموماً کاربران می توانند به جای برنامه نویسان در چارچوبی خاص آنها را مشخص نمایند.

به زبان ساده تر با استفاده از پویا فرایندی مدیریت یکپارچه اطلاعات و راهبری همزمان فرایند ها امکان پذیر میگردد و با استفاده از نرم افزار BPMS تعامل بین واحد های سازمانی با ایجاد فرایندهای مختلف کسب و کار امکان پذیر میگردد .

هدف از نرم افزار پویا فرایندی را می توان طراحی ،اجرا و بهبود فعالیتهای بین واحد های سازمانی دانست که در آن فرایند ها،سیستم اطلاعاتی یکپارچه پویا و افراد به هم پیوند میخورند .همچنین به لحاظ راهبردی پویا فرایندی را می توان برای مدیریت و بهبود عملکرد یک کسب و کار ،از طریق بهینه سازی فرایند های کسب و کار در یک چرخه از مدل سازی با اجرای BPMS دانست.