برنامه ریزی منابع سازمانی یا همان (Enterprise Resource Planning (ERP فرایندی است که توسط شرکت‌ها برای مدیریت و ادغام بخش‌های مهم کسب و کارشان استفاده می‌شود. بسیاری از برنامه‌های کاربردی ERP برای شرکت‌ها مهم هستند، زیرا به آنها کمک می‌کنند تا برنامه‌ریزی منابع را با یکپارچه سازی تمام فرآیندهای مورد نیاز برای اجرای فعالیت‌های شرکت خود با یک سیستم واحد پیاده سازی کنند. یک سیستم ERP می‌تواند برنامه ریزی، کنترل موجودی، فروش، بازاریابی، منابع انسانی و مالی و سایر موارد دیگر را یکپارچه کند. در این مقاله به بررسی سیستم erp یا همان سیستم برنامه ریزی سازمانی خواهیم پرداخت. به صورت کلی قابلیت های سیستم erp به شرح زیر است:
- اگر یک شرکت آن را با دقت پیاده سازی نکند، یک سیستم ERP می تواند ناکارآمد باشد.
- برنامه ERP می تواند تمام فرایندهای مورد نیاز برای اجرای فعالیت‌های یک شرکت را یکپارچه کند.
- راه حل‌های ERP در طول سال‌ها تکامل یافته‌اند و اکنون بسیاری از آنها معمولا برنامه‌های مبتنی بر وب هستند که کاربران می توانند از راه دور نیز به آنها دسترسی داشته باشند.
درک برنامه ریزی منابع سازمانی
برای درک بهتر نرم افزار erp، می توانید آن را به عنوان چسبی در نظر بگیرید که سیستم های مختلف کامپیوتری را برای یک سازمان بزرگ به هم متصل می‌کند. بدون برنامه ERP، هر بخش از سازمان وظایف خاص خودش را دارد اما با استفاده از برنامه ERP، همه سیستم‌های شرکت از طریق یک برنامه با یک رابط قابل دسترسی خواهند بود؛ همچنین برنامه‌های کاربردی ERP به قسمت‌های مختلف اجازه می‌دهد تا با سایر بخش‌های شرکت به راحتی ارتباط برقرار کرده و اطلاعات مورد نیازشان را به اشتراک بگذارند؛ بدین صورت که اطلاعات مختلف از بخش‌های متفاوت جمع آوری شده و این اطلاعات در اختیار سایر بخش‌ها قرار می گیرند تا به صورت سازنده از آنها استفاده شود.
با توجه به اینکه برنامه ERP اطلاعات مربوط به بخش‌های مختلف یک سازمان را به هم متصل می‌کند، قادر خواهد بود تا فناوری های پر هزینه و ناسازگار را حذف کند. این سیستم معمولا حساب‌های پرداختنی، سیستم‌های کنترل سهام، سیستم‌های ناظر بر سفارش و پایگاه داده مشتریان را در یک سیستم ادغام خواهد کرد.
اهمیت برنامه ریزی منابع سازمانی در کسب و کارها
با توجه به اینکه داده‌ها و فرایندهای مختلف شرکت بر روی سیستم های erp قرار خواهند گرفت، کسب و کارها می توانند بخش ها و دپارتمان های جداگانه را با هم هماهنگ کنند که نتیجه این امر صرفه جویی در زمان و بهبود گردش کار در یک سازمان خواهد بود. جمع آوری داده‌های تراکنش سازمان از چند منبع در سیستم های erp وجود دارد و همین امر باعث شده تا از تکرار داده ها جلوگیری شود. امروزه از سیستم های ERP برای کسب و کارهای گوناگون در ابعاد مختلف استفاده می شود که همین امر اهمیت برنامه ریزی منابع سازمانی را نشان می دهد.
مزایای برنامه ریزی منابع سازمانی
دلایل استفاده کسب و کار ها از برنامه ERP مختلف است، برخی برای گسترش کسب و کار، کاهش هزینه‌ها و بهبود عملیات سازمان خود از این برنامه استفاده می کنند. منافعی که یک شرکت به دنبال آن است می تواند با شرکتی دیگر متفاوت باشد اما برخی از موارد در بسیاری از شرکت ها مشارک و قابل توجه هستند و همین امر موجب استفاده از برنامه ERP خواهد شد. با توجه به رشد تکنولوژی، برخی از کارهایی که توسط انسان ها انجام میشد، دیگر پاسخگو نیازهای متعدد سازمان ها نبود؛ به همین دلیل، نرم افزارهای اتوماسیون اداری روی کار آمدند و توانستند برخی از امور تکراری سازمان ها را بر عهده گیرند. مطالعات موردی که در این زمینه صورت گرفته اند، نشان می دهند که برای مطابقت امور و اهداف سازمان ها، پیاده سازی سیستم ERP، می تواند به بهبود عملکرد سازمان کمک کند. در حالت کلی مزایای پیاده سازی سیستم erp عبارتند از:
- یکپارچگی داده‌ها برای اجرای فعالیت‌های مختلف در سازمان
- داشتن چشم انداز برای تقویت کسب و کار به کمک اطلاعات بدست آمده
- کاهش هزینه های عملیاتی و اجرایی با آسان‌تر شدن فرایندهای کاری
- کاهش خطا با استفاده از سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی
اصول برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP Fundamentals)
سیستم های ERP حول یک ساختار داده (سازمان شما) تعریف شده طراحی شده اند که معمولا برای یک پایگاه داده مشترک هستند. این مسئله باعث می شود که اطلاعات مورد استفاده در سراسر سازمان بر اساس تعاریف مشترک و تجربیات کاربر مورد استفاده قرار گیرند. سپس این ساختار اصلی با فرایندهای کسب و کار که در بخش‌های متفاوت وجود دارند متصل شده و افراد از آنها استفاده خواهند کرد. به زبان ساده، سیستم erp وسیله‌ای برای ادغام افراد، فرایندها و فناوری ها در یک شرکت مدرن می‌باشد. یک اصل کلیدی ERP، مجموعه مرکزی داده ها برای توزیع گسترده است، بدین معنی که به جای چندین پایگاه داده مستقل با موجودی بی پایان، تمامی کارکنان یک سازمان می توانند از صحیح و بروز بودن اطلاعات اطمینان حاصل کنند.
سوالات متداول برنامه ریزی منابع سازمانی
سیستم ERP چیست و چگونه کار می‌کند؟
برنامه ریزی منابع سازمانی، شامل فناوری ها و سیستم هایی است که شرکت ها برای مدیریت و یکپارچه سازی فرایندهای تجاری اصلی خود استفاده می کنند. سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی راه حل های سیستمی واحدی ارائه می دهد که فرایند ها را در سراسر تجارت یکپارچه کند. چنین برنامه ای به کاربران اجازه می دهد تا در یک رابط واحد تعامل و همکاری متقابل داشته باشند و اطلاعات را به اشتراک بگذارند.
مزایای ERP چیست؟
یک ERP جریان آزاد ارتباطات را در سراسر یک سازمان ترویج می دهد و منجر به افزایش هم افزایی بین حوزه‌های مختلف کسب و کار، افزایش کارایی یا ساده سازی فرایند ها و دسترسی آسان به اطلاعات، برای افرادی که به آن نیاز دارند می شود؛ همچنین کاهش هزینه های مربوط به استفاده از تکنولوژی های قدیمی و ناکارآمدی آنها، از جمله دلایل دیگر استفاده از سیستم erp می باشد. اتخاذ یک سیستم erp ممکن است پرهزینه باشد اما با بازگشت سرمایه (ROI)، هزینه مصرف شده به سرعت بدست خواهد آمد و مسلما مزایای استفاده از سیستم erp، بسیار بیشتر از هزینه های استفاده از آن است.
یک سیستم erp شامل چه مواردی می باشد؟
اجزای یک سیستم ERP به نیازهای سازمان بستگی دارد اما ویژگی های کلیدی وجود دارد که هر سیستم erp باید آنها را داشته باشد. یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی، برای کاهش خطاها باید خودکار و انعطاف پذیر باشد و امکان اصلاحات را با تغییر یا رشد شرکت فراهم کند. سیستم erp باید به کاربران اجازه دهد تا از طریق دستگاه های تلفن همراه خود به آن دسترسی داشته باشند. به صورت کلی، یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی باید توانایی تجزیه و تحلیل و اندازه گیری را برای بهبود قابلیت‌های شرکت داشته باشد.
جمع بندی
برنامه ریزی منابع سازمانی یا همان ERP، فرایند های کسب و کار را از طریق یک سیستم واحد، مدیریت و یکپارچه می‌کند که همین باعث شده شرکت‌ها با دید بهتری برنامه ریزی کنند. سیستم erp منجر به ایجاد ارتباط بخش‌های مختلف سازمان و به اشتراک گذاری اطلاعات در یک مجموعه خواهد شد که منجر به بهبود بهره وری، کارایی و افزایش هم افزایی بین تیم ها و بخش‌های مختلف خواهد شد. با این حال، اگر فرهنگ شرکت با تغییر سازگار نباشد، حرکت به سمت یک سیستم erp، نتیجه معکوس خواهد داد.
