ضرورت تهیه گزارش شناخت در زمان انتخاب سیستم‌های جامع و یکپارچه اطلاعاتی | شماران سیستم

ضرورت تهیه گزارش شناخت در زمان انتخاب سیستم‌های جامع و یکپارچه اطلاعاتی

ضرورت تهیه گزارش شناخت

امروزه سازمان‌ها به دليل پيچيده‌تر شدن محيطي كه در آن فعاليت می‌کنند به اطلاعات دقيق، قابل‌اتکا و به‌روز جهت حفظ و ادامه‌ي حيات، بيش‌ازپيش نیاز دارند، در اين راستا انتخاب راه‌حل‌هاي مبتنی بر فناوری اطلاعات جايگاه حیاتی پيدا کرده و يك تصميم استراتژيك محسوب مي‌گردد، زيرا در صورتی که راه‌حل انتخابي متناسب با حجم و نوع اطلاعات، فرهنگ غالب در سازمان، مهارت‌ها و توانايي‌هاي منابع انساني و از همه مهم‌تر جهت‌گيري‌ها و اهداف كلان سازمان نباشند، نه‌تنها كارايي و اثربخشي را در سازمان افزايش نمي‌دهد، بلكه موجبات صرف هزينه‌هاي هنگفت را نيز فراهم مي‌سازد.

این تغییر و انتخاب، دشوار و پیچیده معادل “جراحی قلب باز سازمان است “.

برای انتخاب هوشمندانه یک سیستم جامع و یکپارچه اطلاعاتی، سازمان‌ها با چالش جدیدی به نام انتخاب نرم‌افزار مواجه هستند که سازمان‌ها به‌منظور مصون ماندن از آسیب این تغییرات می‌بایست معیار و شاخص‌هایی را برای انتخاب، اجرا و پیاده‌سازی در نظر بگیرند که بتواند اهداف سازمانی را هم‌راستا با استانداردهای فنی لحاظ و ارزیابی دقیقی نیز از آنچه قرار است رخ دهد، ارائه کند.

خرید، پیاده‌سازی و استقرار یک سیستم جامع و یکپارچه، مشکل‌ترین و پرهزینه‌ترین بخش فرایند بهبود سیستم‌های اطلاعات مدیریت است اما مهم‌ترین بخش نیست.

منشأ ایجاد یک سیستم جامع و یکپارچه اطلاعاتی جدید در سازمان موضوعات مختلفی می‌تواند باشد که می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
– نیاز به بهبود عملکردها
– نیاز به تسهیل کنترل اطلاعات (داده‌ها)
– نیاز به صرفه‌جویی بیشتر یا کنترل هزینه
– نیاز به کنترل و امنیت اطلاعات
– نیاز به بهبود کارایی افراد یا ماشین‌ها
– نیاز به بهبود خدمات ارائه‌شده به مشتریان، شرکا، کارکنان و نظایر آنها
برای انتخاب یک راهکار درست و با توجه به ماهیت پروژه بایستی فعالیت‌های فراوان و متنوعی را انجام داد. تعدد و تنوع فعالیت‌ها نیاز به سیستمی جهت کنترل و یکپارچه‌سازی فعالیت‌های کنترلی و مدیریتی را کاملاً محسوس می‌نماید، بدین ترتیب فعالیت‌هایی که ظاهراً با هم موارد مشترکی را از نظر اجرایی ندارند با قرار گرفتن در چارچوب این سیستم کاملاً مرتبط با هم خواهند شد و اثرات متقابل آنها با یکدیگر را می‌توان مطالعه نموده و مسائل آنها را حل و فصل نمود؛ بنابراین سیستمی که انجام این عملیات را به عهده گیرد بایستی با وجود تنوع زیرسیستم‌های آن از یکپارچگی کامل برخوردار باشد.
با توجه به پیچیدگی و بزرگی سیستم‌ها، نمی‌توان بدون مطالعه، آنالیز، شناخت و تحلیل سازمان اقدام به انتخاب یک راهکار نمود که فقدان این بخش در انتخاب، علاوه بر اتلاف سرمایه‌ها، جوی بدبینانه نسبت به اصل وجودی سیستم‌های جامع و یکپارچه اطلاعاتی پدید می‌آورد و به همین دلیل مهم به فاز شناخت فاز صفر ولی با اهمیت در اجرای پروژه‌های اطلاعاتی اطلاق می‌گردد.

مزیت تهیه گزارش شناخت کاهش زمان، هزینه و ریسک پروژه برای تیم پیاده‌سازی و شفاف‌سازی مسیر رسیدن به هدف نهایی مدیریت در زمان استقرار نرم‌افزار است که شکست اکثر پروژه‌ها بدلیل عدم شناخت و درک درست از نیازمندهای سازمان رخ می‌دهد.
در این فاز، مستندی تحت عنوان گزارش شناخت در اختیار ذینفعان سازمان قرار خواهد گرفت که با استفاده از متدهای استاندارد فرایند کسب‌وکار تشریح شده، نیازمندی‌های سازمان مشخص و شکاف بین فرآیندهای جاری با فرایندهای استاندارد شناسایی می‌شود و براساس آن امکان ارزیابی مناسب برای انتخاب راهکار مهیا می‌شود.

متدولوژی‌های رایج در طراحی سیستم‌های جامع و یکپارچه اطلاعاتی

تعاریف مختلفی از متدولوژی وجود دارد. بدلیل جدید بودن علم طراحی سیستم‌های جامع و یکپارچه اطلاعاتی هنوز تعریف یکسان و یکدستی در زبان تخصصی این دانش بوجود نیامده است؛ اما بطور کلی اگر روش (Method) را در ادبیات دانش طراحی سیستم‌های جامع و یکپارچه اطلاعاتی یک روال مرتب و سامانمند برای انجام یک عمل تعریف نماییم، متدولوژی عبارت خواهد بود از مجموعه‌ای منسجم از روش‌ها که بر مبنای مجموعه‌ای از اصول پایه و قواعدی که برای کاربرد آنها بنا شده‌اند.

متدولوژی‌هایی که برای توسعه یک سیستم جامع و یکپارچه اطلاعاتی یا بخشی از یک سیستم انتخاب می‌شوند در سه مشخصه با یکدیگر تفاوت دارند:
الف) الگوی مفهومی یا رویکرد (Approach): هر متدولوژی می‌کوشد سیستم مورد مطالعه را به گونه‌ای مدل‌سازی نماید. اینکه هر سیستم از چه زاویه‌ای مورد تجزیه‌وتحلیل قرار گیرد، در متدولوژی‌های مختلف با یکدیگر تفاوت دارد.
ب) متدولوژی‌ها در نحوه تقسیم‌بندی چرخه حیات طراحی سیستم با یکدیگر تفاوت دارند.
ج) هر متدولوژی از مجموعه‌ای از روش‌ها، فنون و ابزارهای ویژه که بسیاری از آنها می‌توانند در متدولوژی‌ها مختلف مشترک باشند، استفاده می‌کنند. ابزارهایی مانند ERD،Data Dictionary، DFD

در واقع متدولوژی انتخابی می‌بایست به سؤالات زیر پاسخ دهد:
– چگونه پروژه باید به مراحل فرعی تجزیه گردد؟
– در هر مرحله از چرخه حیات سیستم چه اقداماتی باید انجام شود؟
– چه خروجی‌هایی باید تولید شود؟
– از چه ابزارهایی باید استفاده شود؟
– در چه زمانی و تحت چه شرایطی باید وظایف مربوط به طراحی سیستم انجام شوند؟
– محدوده پروژه چگونه تعیین گردد و چه کسانی در پروژه درگیر شوند؟

در جهت انتخاب سیستم‌های جامع و یکپارچه اطلاعاتی در یک سازمان متدلوژی‌های فراوانی ابداع گردیده است که در جهات مختلفی با یکدیگر شباهت دارند. بدلیل طیف گسترده متدولوژی‌های ابداع شده تسلط بر همگی آنها و استفاده از آنها در نیل به هدف استقرار سیستم امری محال می‌باشد اما با توجه به شرایط سازمان مورد مطالعه، گستردگی، بزرگی و پیچیدگی تبادلات اطلاعاتی درون سازمانی و نگرش مدیران سازمان مورد بحث می‌توان از یک یا تعداد محدودی از متدولوژی‌ها به‌صورت مناسب استفاده نمود.
بطور کلی متدولوژی‌های رایج در زمینه طراحی سیستم‌ها را می‌توان در سه طیف عمده خلاصه نمود:
الف) متدولوژی‌های سنتی: در این متدولوژی‌ها، به سیستم‌های جامع و یکپارچه اطلاعاتی به عنوان موضوعاتی برای تبدیل به برنامه‌های کامپیوتری نگریسته می‌شود. هر سیستم به‌صورت مستقل و به عنوان مجموعه‌ای از فرآیندهای تبدیل ورودی به خروجی مدل‌سازی می‌شود. در این روش‌ها، حوزه‌هایی مانند برنامه‌ریزی سازمانی، مدیریت استراتژیک و منابع اطلاعاتی مورد غفلت قرار می‌گیرند. این روش‌ها برای مکانیزه کردن سیستم‌های عملیاتی منفرد (TPS) کارایی لازم را دارند اما به سختی می‌توان با استفاده از آنها سیستم‌های جامع یکپارچه سازمانی را طراحی و پیاده کرد.

ب) متدولوژی‌های سازمان نگر: این متدولوژی‌ها به اطلاعات به عنوان منابع سازمانی برخورد می‌کنند. هر سازمانی برای مدیریت منابع خود باید دارای یک استراتژی سازمانی مدون باشد. این متدولوژی‌ها بر تدوین یک استراتژی اطلاعاتی سازمانی، قبل از توسعه سیستم‌های خاص کاربردی تاکید دارند.

ج) متدولوژی‌های شی گرا: در این متدولوژی‌ها تمایز سنتی بین داده‌ها و فرآیند از بین رفته و سیستم‌ها به عنوان مجموعه‌ای از اشیا که حاوی اطلاعات بوده و در درون خود تبادل اطلاعاتی دارند، مدل‌سازی می‌شوند.

در زمینه تهیه گزارش شناخت و آنالیز سیستم‌ها می‌توان از متدولوژی‌های متداول در زمینه طراحی سیستم‌های جامع و یکپارچه اطلاعاتی استفاده نمود که از جهتی دیگر می‌توان به سه دسته زیر تقسیم‌بندی نمود:

الف) متدولوژی‌های ساخت‌یافته: رایج‌ترین متدولوژی مورداستفاده در توسعه سیستم‌های جامع و یکپارچه اطلاعاتی متدولوژی (SSADM) یا متدولوژی ساخت‌یافته می‌باشد. این متدولوژی با دیدگاه Top-down در واقع با ایجاد تغییراتی در متدولوژی‌های سنتی طراحی سیستم، روشی منظم، قابل‌فهم و استاندارد شده در زمینه طراحی سیستم را ارائه می‌دهند. نقطه قوت این متدولوژی تاکید آن بر استراتژی سازمانی، سادگی و استانداردسازی مراحل مختلف چرخه حیات طراحی سیستم و نقطه ضعف آن دوره نسبتاً طولانی پاسخگویی آن می‌باشد. در هر صورت این متدولوژی در حال حاضر به صورت استانداردی در جهت طراحی سیستم‌های جامع و یکپارچه اطلاعاتی درآمده است.

ب) متدولوژی Proto typing: به معنی تکامل تدریجی یک محصول می‌باشد به طوری که محصول اولیه تولید شده خود در واقع محصول نهایی است که درطول زمان به تدریج تکمیل می گردد. نقطه قوت آن سرعت استقرار سیستم جامع و یکپارچه اطلاعاتی و نقطه ضعف آن دوباره کاری‌های فراوان و اشکالات زیاد ایجاد شده در سیستم است که باید به مرور زمان مرتفع گردند.

ج) متدولوژی شی گرا (object-oriented): جدیدترین متدولوژی‌های طراحی سیستم‌های جامع و یکپارچه اطلاعاتی متدولوژی‌های شی گرا می‌باشند. این متدولوژی‌ها هم سرعت ایجاد سیستم جامع و یکپارچه اطلاعاتی را نسبت به روش‌های ساخت‌یافته بالا برده و هم کلیه نقاط قوت متدولوژی‌های ساخت‌یافته را حفظ می‌نمایند اما بدلیل جدید بودن هنوز به استانداردی در جهت مستندسازی سیستم‌ها دست نیافته‌اند.
روش و متدولوژی تهیه گزارش شناخت در شرکت شماران سیستم
منظور از متدولوژی استقرار، چهارچوبی است که ما را قدم‌به‌قدم به مسیر انتخاب نرم‌افزار هدایت می‌کند که با توجه به جایگاه، ابعاد و گستردگی اجرای چنین پروژه‌هایی در سازمان‌ها نیاز به‌کارگیری متدولوژی استاندارد، جامع، کاربردی و آزموده شده‌ای جهت تضمین موفقیت و کاهش ریسک‌های آن هست.

در همین راستا، شرکت شماران سیستم با تکیه بر تجربیات به دست آمده در پروژه‌های متعدد داخلی و همچنین متدولوژی SSADM اقدام به تدوین روش بومی‌سازی شده‌ای به‌منظور بهبود سیستم‌های اطلاعات مدیریت کرده است که در تهیه این مستند از آن استفاده گردید.
مدل به كار گرفته‌شده به‌منظور انتخاب راه‌حل مبتنی بر فناوری اطلاعات متناسب با تجارب کسب شده در شرکت شماران سیستم به شرح زير است.

در اين مدل همان‌گونه كه در شكل نيز مشخص است، ابتدا سازمان از چهار بعد منابع انساني، مديريت، سيستم‌هاي اطلاعاتي و فرآيندهاي كاري موردبررسی قرارگرفته است. پس از شناخت این امکان ایجاد می‌شود سيستم‌هاي مطرح بررسي و با در كنار هم قرار دادن اين عوامل، راه‌حل متناسب با سازمان به‌دست‌آمده و انتخاب گردد که در چهار مرحله به شرح زير صورت مي‌پذيرد:
1- شناخت وضعيت موجود
2- مشکلات و نارسایی‌ها
2-1-مشکلات و نارسایی‌های عملیاتی
2-2-مشکلات و نارسایی‌های کلان
3- تحليل نيازمندي‌هاي کسب‌وکار
2-1-اهداف و نیازمندی‌های عملیاتی
2-2- اهداف و نیازمندی‌های کلان
4- پيشنهاد راه‌حل مطلوب به‌منظور بهبود سیستم‌های جامع و یکپارچه اطلاعاتی

نوشته های مرتبط
یک پاسخ بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.فیلد های مورد نیاز علامت گذاری شده اند *