نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم‌ افزار اتوماسیون اداری

 
نرم‌ افزار اتوماسیون اداری Office Automation Software : نگهداری سوابق مکاتبات اداری جهت سهولت دسترسی و ارایه پاسخ‌های به‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری همواره یکی از پیچیده‌ترین امور هر سازمان بوده و علیرغم پیشرفت ارتباطاتی، مشکل به شکل گسترده‌ای در سازمان‌های خصوصی و دولتی دو چندان شده است.
 
 
 
نرم افزار اتوماسیون اداری شماران سیستم (Office Automation Software) به‌عنوان یک ابزار قدرتمند، قابلیت‌ها و امکانات ویژه‌ای را در اختیار مدیران سازمان قرار می‌دهد که به‌توانند با بهره‌گیری از آن اداره بدون کاغذ را محقق سازند. با نرم افزار اتوماسیون اداری ، مدیران می‌توانند بدون حضور فیزیکی در محل سازمان، در هر لحظه و در هر کجا به نامه‌ها و ارجاعات خود دسترسی داشته و تمامی فرآیندهای سازمان را کنترل نمایند.
 
یکپارچگی با ابزارهای گردش کار شماران از قابلیت‌های منحصر به‌فرد نرم افزار اتوماسیون اداری می‌باشد. با ابزار فرم‌ساز، به‌راحتی فرم‌های اداری و سازمانی مورد نیاز طراحی می‌گردند. افزون بر این، با بهره‌گیری از ابزار گردش کار (workflow)، می‌توان گردش کاری فرم‌ها را تعریف نمود. فرم‌ها به‌طور خودکار بر اساس ساختار سازمانی و یا مسیر تعریف شده از طریق کارتابل به گردش درآمده و در هر مرحله تکمیل می‌گردند.
 

پیامدهای پیاده‌سازی نرم افزار اتوماسیون اداری شماران

 
پیاده‌سازی نرم افزار اتوماسیون اداری شماران، پیامدهای زیر را برای سازمان‌ها به دنبال خواهد داشت:
ایجاد اداره بدون کاغذ
دسترسی و پیگیری در هر لحظه و در هر کجا به نامه‌ها و ارجاعات بدون حضور فیزیکی در محل سازمان (دور کاری)
 توسعه تعاملات برون سازمانی به‌واسطه تعریف کاربران خارج از سازمان نظیر تامین‌کنندگان، مشاوران، پیمانکاران و … (… ,B2B, B2C, B2G)
 تبادل مکاتبات اداری اتوماسیون اداری شماران با سایر اتوماسیون‌ها از طریق پروتکل ECE
 تعریف جریان‌های کاری هر بخش از سازمان با ابزار گردش کار (Workflow)
کاهش هزینه‌های سازمانی با صرفه‌جویی در مصرف کاغذ و فضای بایگانی
صرفه‌جویی در زمان با امکاناتی از قبیل تنظیم جلسات، دعوت و ارسال دستورجلسه، یادآوری به دعوت‌شدگان، بایگانی صورت‌جلسات، تخصیص فعالیت‌های مرتبط به کاربران و …
افزایش بهره‌وری سازمان به‌واسطه یکپارچگی نرم افزار اتوماسیون اداری با فرآیندهای کسب و کار شماران و سایر شرکت‌ها در حوزه‌های مالی و مدیریت، اداری و منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتری، زنجیره تامین، توزیع و پخش و …
برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و همچنین اولویت‌بندی فعالیت‌های کاربران با استفاده از امکان مدیریت پروژه‌ها
عدم دوباره‌كاری‌ها در خصوص جمع‌آوری و پردازش داده‌ها
کنترل مدارک، مستندات و اطلاعات سازمانی با مدیریت مناسب و دقیق سطوح دسترسی

مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری شماران

 
یکپارچگی با ابزارهای گردش کار شماران از جمله فرم‌ساز، گردش کار هوشمند، سیستم‌ساز و نظارت بر فعالیت‌های سازمان
قابلیت اتصال به سیستم‌های اطلاعات مدیریت (نرم‌افزارهای جامع و یکپارچه در حوزه‌های مالی، اداری، بازرگانی، تولید، مهندسی و مدیریت ارتباط با مشتری) از طریق درگاه‌های تعریف شده
ارتباط با سایر نرم‌افزارهای موجود در سازمان مانند سیستم کارت خوان
استفاده هم‌زمان از محیط کاربری تحت وب و ویندوز
مدیریت سطوح دسترسی کاربران و حفظ امنیت و محرمانگی اطلاعات
سادگی و کاربرپسند بودن واسط کاربری (UI)
سرعت و سهولت در انجام امور دبیرخانه‌ای
کارتابل برای تمامی کاربران داخل و خارج سازمان از جمله؛ تامین‌کنندگان، مشاوران، پیمانکاران و …
مدیریت انواع موجودیت‌های اطلاعاتی شامل؛ نامه، فرم‌های اداری و سازمانی، یادداشت‌های اداری، ارجاعات و … در کارتابل
مشاهده گزارش کارکرد و کنترل حضور و غیاب پرسنل از طریق کارتابل
زمانبندی، کنترل و پیگیری اقدامات و پروژه‌ها در تمامی مراحل
امکان ارسال و دریافت گروهی فاکس و ایمیل‌ از طریق کارتابل
قابلیت استفاده از سیستم SMS
تعاملات و ارتباطات خارج سازمانی از طریق ویدئو کنفرانس (متنی و تصویری)
قابلیت استفاده به‌صورت چند زبانه (multilingual)
تهیه گزارشات متنوع و یکپارچه از تمامی فعالیت‌های سازمان با ابزار گزارش‌ساز  
اتخاذ تصمیمات به‌موقع و استراتژیک مدیریتی سازمان، جز با کنترل و پایش صحیح اطلاعات از طریق یک نظام مالی یکپارچه میسر نمی‌باشد. نرم‌افزار حسابداری شماران اطلاعات مالی تمامی بخش‌های سازمان را جمع‌آوری، طبقه‌بندی و ثبت نموده که به‌دلیل وجود یکپارچگی، اطلاعات مالی تمامی نرم‌افزارها از بخش‌هایی نظیر خزانه‌داری، بازرگانی، دارایی ثابت، بهای تمام شده، حقوق و دستمزد و … در نرم‌افزار اتوماسیون اداری به‌صورت اتوماتیک ثبت می‌گردد و این نرم‌افزار امکان دسترسی سریع و لحظه‌ای به اطلاعات و گزارشات مورد نیاز را فراهم می‌نماید. تهیه صورت‌های مالی در پایان هر ماه و ارایه گزارشات مدیریتی به‌لحظه از مزایای نرم‌افزار حسابداری شماران است.
 
نرم افزار اتوماسیون اداری | Office Automation Software  
 
نوشته های مرتبط
یک پاسخ بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.فیلد های مورد نیاز علامت گذاری شده اند *