مصاحبه آقای مهندس فرهاد الیشایی در رابطه با نرم افزار اتوماسیون اداری شرکت شماران سیستم
خردادماه 1394
1- هدف از تولید نرم‌افزار اتوماسیون اداری و فرآیندهای کسب و کار(BPMS) توسط شرکت شماران سیستم چه بوده است ؟
امروزه سازمان‌ها برای مدیریت مراسلات، پیام‌ها و ارتباطات و سازمان‌دهی اطلاعات درون و بیرون سازمان به سمت استفاده از ابزارهای فناوری اطلاعات می‌روند، برای گردآوری اطلاعات و نظم بخشی به آنها نیاز به نرم‌افزارهایی است که کلیه مکاتبات و مستندات را با سرعت و دقت نگهداری و گزارش‌دهی نماید. به این دسته از نرم‌افزارها اتوماسیون اداری می‌گویند. نرم‌افزار اتوماسیون اداری می‌تواند شکل‌های مختلفی داشته باشد. اتوماسیون اداری ارتباط‌های بین سازمانی را آسان‌تر، سریعتر و با دقت بالاتری انجام می‌دهد. شرکت شماران سیستم برای پاسخگویی به این نیاز بازار، علی‌رغم آن که نرم‌افزارهای دیگری در بازار موجود بوده، نرم‌افزار اتوماسیون اداری خود را بر اساس مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار(BPMS) به همراه تعداد زیادی ماژول یا زیر نرم‌افزار دیگر که هر کدام از آنها در بازار یک نرم افزار مهم تلقی می‌شوند، تولید نموده است و مجموعه کاملی را تحت عنوان اتوماسیون اداری به بازار عرضه کرده است.
این نرم افزار پاسخگوی گردش اطلاعات در سازمان‌های دولتی و خصوصی بوده و علاوه بر آن که دقت و سرعت را به ارمغان می‌آورد سبب پاکیزگی محیط هم می‌شود. اداره بدون کاغذ یکی از نتایج استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری شماران سیستم است که به همراه نرم افزار جامع و یکپارچه مالی اداری مهندسی و مدیریتی معنی کاملی پیدا می‌نماید. تولید و پیاده سازی بهترین و کامل‌ترین نرم‌افزارها از راهبردهای اصلی شرکت شماران سیستم طی سالیان گذشته بوده است. و اکنون به صادرات و عرضه محصولات و خدمات خود به بازارهای خارجی می‌اندیشد.
2- لطفا امکانات و برتری‌های این نرم افزار را در مقایسه با سایر نرم افزارهای موجود در بازار بیان کنید ؟
نرم افزار اتوماسیون اداری شرکت شماران سیستم همانند نرم افزارهای قبلی، یک نرم افزار جامع و یکپارچه با امکانات بسیار زیاد و متنوع است.
3- یکی از دغدغه های مدیران سازمان‌ها اعمال آئین‌نامه‌های داخلی‌شان در نرم‌افزار اتوماسیون و پوشش دادن فرآیندهای موجود است، شرکت شماران سیستم در این خصوص چه راهکارهایی را عرضه کرده است ؟
در نرم‌افزار بخش بسیار خاص، منحصر به فرد و قدرتمندی به نام فرآیندساز ایجاد شده است. در فرآیندساز امکان برقرار نمودن ارتباط میان شروطی را که ایجاد شده وجود دارد. به عنوان مثال می‌توان مجموعه‌ای از شرط‌هایی را تعریف کرد که ورود و خروج پرسنل را کنترل می کند، از طریق مالی می توان مانده حساب پرسنل و یا حتی مواردی را که در ارتباط با مشتریان است را کنترل نمود. یا از طریق حساب بدهکار و بستانکار و به طور کلی حساب مانده مشتریان خوش حسابی و بد حسابی آنان را اعلام کرد. در نهایت می‌توان این شروط رادر فرآیندهای مختلف اعمال کرد. یکی از دغدغه‌هایی همیشگی مدیران سازمان‌ها آن است می‌خواهند کارها و پروژه‌های سازمانی را کنترل کنند ولی اطلاعات لازم و امکانات مورد نیاز برای انجام این کنترل‌ها را ندارند. به عنوان مثال می‌خواهند کنترل کنند که پرسنل‌شان چه کارهایی دارند؟ کدام یک از کارها باز مانده و انجام نشده است؟ چه کارهایی در چه زمانی و در چه مدتی انجام شده است؟ چه حساب و کتابی دارند؟ مشتریانشان چه درخواست‌هایی دارند؟ و …
در نتیجه از این پس بر اساس این فرآیندها ،شرط‌ها و امکاناتی که درEngine فرآیندساز ایجاد شده، می‌توان این دغدغه‌ها را پاسخ گفت. می‌توان کارهایی را که برای مدیران ارسال می‌گردد، فیلتر کرد.
4- آیا این نرم‌افزار در مقیاس بین ا لمللی، کامل و جامع بوده تا بتوان به کشورهای دیگر صادر نمود؟
از ابتدا نرم‌افزار به‌قدری کامل و جامع تحلیل و طراحی گردید که بتواند علاوه بر بازار داخلی به بازارهای خارجی نیز ورود کند وقتی صحبت از بازارهای بین المللی مطرح می شود بی شک باید محصولات و خدمات به قدری قابل اطمینان و پشتیبانی باشند که پس از ورود به عرصه بین المللی با کمترین مشکل مواجه شوند و در عین حال از نظر امکانات و گزینه‌های انتخابی در حد محصولات خارجی قابلیت رقابت داشته باشند. نرم افزار اتوماسیون شماران سیستم دارای تمام این قابلیت‌ها برای ورود به بازارهای بین المللی است. واحد تحقیق و توسعه شرکت شماران سیستم مرتبا در حال گسترش آن بوده و به امکاناتی که در نرم‌افزار موجود است، بسنده نمی‌کند. و دائما طرح‌هایی برای توسعه نرم‌افزار در دست دارد. به همین سبب مشتریان شرکت اطلاع دارند که نسخه‌های آینده با امکانات بسیار گسترده‌تری ارایه می‌گردد. شرکت شماران سیستم بیش از یک سال است سرمایه‌گذاری و تکمیل این نرم‌افزار را برای صادرات آغاز کرده است.
یکی از وجوه تمایز نرم‌افزار اتوماسیون اداری شرکت شماران سیستم امکان Multi language بودن آن است. به طوری که کاربر اصلی این سیستم به‌راحتی می‌تواند زبان دلخواه خود را به سیستم وارد کند و زبان منوها را مطابق دلخواه خود تغییر دهد.
به طور مثال اگر این نرم‌افزار توسط اولین مشتری در ازبکستان خریداری شود کاربر کلیدی آن کشور می‌تواند به تنهایی تمام نرم‌افزار را به به زبان دلخواه خود، از منو تا نحوه چاپ و تنظیم تقویم و …. را تغییر دهد، در نتیجه نرم افزار کاملا با فرهنگ آن کشور سازگار خواهد شد. البته مشتریان بعدی در همین کشور دیگر نیازی به تغییر ندارند و از تغییر فوق استفاده میکنند.
شرکت شماران سیستم صادرات این نرم‌افزار را به کشورهای دیگر از خرداد ماه سال 94 در دستور کاری خود قرار داده است. بازار هدف در گام اول کشورهای منطقه و در گام های بعدی کشورهای پیشرفته هستند. امکانات متنوعی که در نرم افزار وجود دارد آن را قادر نموده تا رقیب جدی نرم‌افزارهای خارجی گردد و در برخی مواقع حتی برتر از آنها جلوه نماید.
در حال حاضرمی‌توان اعلام کرد که نرم افزار شماران به صورت MultiCulture یعنی چند فرهنگی تبدیل شده است. به این صورت که کاربر کلیدی می‌تواند نرم‌افزار را به هر زبانی که دلخواهش می‌باشد، تعریف نماید.
البته به غیر از آن امکان، نرم‌افزار بخش‌های متنوع دیگری دارد که تعدادی از مهم‌ترین آنها به این شرح است:
مدیریت صورت جلسات، که از طریق آنتمامی صورت جلسات به صورت آنلاین در اختیار تمامیافراد حاضر در جلسه قرار می‌گیرد و امکان کنترل صورت جلسات به‌گونه‌ای که مشخص می شود که کدام یک از فعالیت ها و اقدامات ، انجام شدهیاانجام نشدهو یا چه مقدار از آن انجام شده است.
مدیریت مدارک و مستندات به سازمان امکان می‌دهد علاوه بر مدیریت مدارک در فضای مجازی بتوانند اطلاعات بایگانی فیزیکی خود را نیز در نرم افزار نگهداری کنند و ورود و خروج اسناد و پرونده‌ها را تحت کنترل و مدیریت در آورند.
مدیریت ارسال و دریافت نامه‌ها یا لکترونیکی و استفاده از این نامه‌ها در اتوماسیون اداری از امکانات دیگر نرم افزار است. می‌توان ایمیل‌ها را تحت کنترل‌‌های ویژه‌ای که در اختیار کاربران سازمان قرار داد. بدون آنکه کاربر به اینترنت به طور مستقیم دسترسی داشته باشد می‌تواند، ایمیل‌ها را دریافت ویا پاسخ آنها را ارسال نماید. در عین حال کاربران در بخش پیامک، قادر به دریافت و ارسال پیامک به تلفن‌های همراه هستند.
یک بخش ویژه دیگری تحت عنوان ارسال و دریافت نمابر وجود دارد که مکانیزم آن شبیه ایمیل و پیامک است. و کارکنان بدون دسترسی مستقیم به نمابر قادرند که اطلاعات را دریافت یا ارسال کنند.
از بخش‌های مهم نرم افزار اتوماسیون اداری شماران سیستم زیر نرم افزار زمان نگار و رویداد نگار است که به schedulerمعروف است که بر اساس یک برنامه زمانبندی از پیش تعیین شده، کاربر قادر است ارسال ایمیل، نامه، پیامک و یا هر فعالیت دیگری را زمانبندی کرده تا در زمان مورد نظر فعالیت‌های فوق شروع شوند. علاوه بر آن در زمان‌های مشخص که قابل تکرار و غیر قابل تکراراست می‌تواند یک رویدادی را شروع کرد، مثلا ارسال یک پیامک در ساعت 6 برای یک فرد. یکی دیگر از امکاناتinternalscheduler این است که بر اساس یک رخداد فعالیت نماید. به عنوان مثال اگر موجودی حساب شما به کمتر از مبلغ معینی برسد، یک اس ام اس یا ایمیلی برای شخص دیگری ارسال می‌نماید. مزیت این زمانبندی این است که صرفا به دیتابیس نرم افزار اتوماسیون اداری متکی نمی‌باشد و می‌تواند هر اطلاعاتی را از هر بانک اطلاعاتی حتی بانک‌های اطلاعاتی بی‌ربط بخواند وفعالیت را آغاز نماید.
از ویژگی‌های مهم این نرم‌افزار، مدیریت پروژه ها است. پروژه‌های مختلف سازمانی در قالب مدیریت پروژه تعریف می‌شوند. اختصاص پرسنل، تعیین فعالیت‌ها، الویت‌بندی نمودن فعالیت‌ها، تعقیب فعالیت‌ها که چه مقدار پروژه پیشرفت فیزیکی داشته است،… در این بخش اعمال می‌شود. با یک نگاه متفاوت و برتر، چیزی شبیهMS Project بوجود آمده است. نگاه متفاوت این است که وضعیت فعالیت‌ها در سیستم به صورت آبشاری تعریف می‌شوند. یعنی هر فردی وظایف فرد بعدی را تعیین می‌نمایدکه چه کاری انجام می‌دهد. در مجموع وزن هر فعالیت در کل فعالیت‌ها مشخص می‌شود. یکی از مزیت‌های آن نسبت به MS Project آن است که فرآیند تکمیل پروژه کاملا بر اساس کارتابل است و بر اساس فرآیندهای کارتابلی می‌تواند در سازمان به گردش در آید.
بخش دیگر این سیستم ویدیو کنفرانس است. امروزه سازمان‌ها نیازمند برقرای ارتباط با همکاران خود به صورت تصویری هستند. به‌گونه‌ای که علاوه بر امکانات تلفن،بتوانند با هم دیدار مجازی داشته باشند. ویدیو کنفرانس‌های رایگان برای برقراری ارتباط همزمان ظرفیتی بین 2 الی6 نفر دارند، اما محدودیتی در اتوماسیون شماران سیستم وجود ندارد و تعداد زیادی از افراد می توانند با هم دیدار و کنفرانس عمومی داشته باشند.
5- آیا تمامی بخش‌های نرم افزار شماران سیستم توسط تیم شرکت شماران سیستم طراحی و تولید شده است یا اینکه از سورس‌های آماده هم استفاده شده است ؟
تمامی بخش‌های نرم افزار شماران سیستم توسط تیم داخلی شرکت شماران طراحی و تولید می‌شود. در شرکت تیم طراحی متخصص وتحلیل گران بسیار کارآمدی به کار مشغول هستند که با نیازهای روز بازار آشنا دارند و به‌صورت پی در پی در حال تحقیق و توسعه هستند و بر اساس آن نرم افزار را طراحی و تحلیل می‌نمایند. مشاهده می‌شود که نسبت به نرم افزارهای دیگر امکانات، ویژگی‌ها وگزارشات متنوعی در نرم افزار شماران سیستم وجود دارد. البته لازم به ذکر است که از امکانات روز دنیا نیز بخوبی استفاده شده است.
6- شرکت شماران سیستم و محصولات آن را در آینده در چه جایگاهی می توان دید ؟
همانطور که از وضعیت شرکت شماران سیستم در سال های گذشته پیداست این شرکت رشد و توسعه مداوم و مناسبی داشته و از این نظر جایگاه ویژه‌ای را به دست آورده است. شرکت شماران سیستم در سال‌های متمادی. جایگاهش را نزد مشتریان ارتقا داده، تا جایی که به یکی از برندهای محبوب و مشهور بازار نرم‌افزار ایران تبدیل شده است.
علاوه بر اتوماسیون اداری، سایر محصولات شماران مانند بهای تمام شده، برنامه‌ریزی تولید، نرم افزار ERP و …. نیز در بازار بی‌رقیب و کاملا شناخته شده هستند. .علی رغم آن که نرم افزار اتوماسیون اداری در سال گذشته به بازار عرضه شده، اما در همین فرصت اندک نیز توانسته بازارهای قابل توجهی را بدست آورد. در شرکت شماران سیستم همه مدیران و کارکنان معتقدند که این موفقیت‌های اخیر انگیزه‌های زیادی را به وجود آورده است و تصور میکنند که نرم‌افزار اتوماسیون اداری شماران در آینده نزدیک از جایگاه کاملا ویژه‌ای برخوردارشده و برند برتر بازار خواهد بود. شرکت شماران سیستم در تلاش است که این نرم‌افزار را از لحاظ کیفیت ارتقا دهد و استفاده عمومی آن را بیشتر نماید. اراده شرکت بر آن است که با تکیه به تلاش مدیران و متخصصین خود برند اول و جایگاه یک را در بازار به دست آورد. علاوه بر آن کیفیت محصولات سبب رضایت‌مندی مشتریان گردد.
