در تمامی کسب‌وکارها، فرایندهای سازمانی بدنه اقتصادی و مدیریتی سازمان را شکل می‌دهند. این فرایندها در تقسیم‌بندی‌های :اداری،مالی،منابع انسانی و…است که با تجمیع این فرایندها و بر اساس قوانین مربوط به نحوه عملکرد فرایندها، موتور سازمان به حرکت درمی‌آید.
گردش صحیح فرایندها نیازمند اعمال قانون در مسیر فرایند و مراحل مختلف آن است. این قوانین مشخص می کندکه وظیفه هر فرد در مرحله کنونی چیست و فرایند در مرحله بعد از چه مسیری استفاده می کند.
اساس قانون گذاری در فرایند ها، نظم، سلسله‌مراتب سازمانی، تعریف صحیح مشغولیت و اختیارات بخش‌های سازمانی است که متأسفانه در اغلب سازمان‌ها قوانین کسب‌وکار به‌درستی رعایت نشده، که عدم رعایت آن‌ها منجر به مشکلاتی در سازمان می‌گردد که عبارت‌اند از:
- کاهش چابکی سازمان به‌واسطه زمان و منابعی که برای تجربه تغییرات در دستگاه‌های اصلی کسب‌وکار صرف می‌شوند.
- کاهش بازده کارمندان به علت افزایش فعالیت‌های دستی
- افزایش بار نرم‌افزارهای مورداستفاده در سازمان‌ها که به دنبال حفظ قوانین کسب‌وکار در دستگاه‌های مختلف هستند.
برای حفظ یکپارچگی در فرایندها باید بتوان به شکل مؤثر تمام قوانین کسب‌وکار مرتبط را در فرآیندها و نرم‌افزارها را مدیریت کرد. در این قالب مدیریت فرآیند می‌توان منطق تصمیم‌گیری بر مبنای قوانین را با توجه به منابع خارجی سیستم انتخاب کرد.
این دیدگاه تعریف قوانین کسب‌وکار را ساده‌تر می‌کند و درعین‌حال حفظ، اشتراک، مدیریت و بهبود بهره‌وری این قوانین را نیز تسهیل می‌نماید.
برای دستیابی به بهبود فرایندها استفاده از استاندارد BPM (Business Process Management) که متداول‌ترین استاندارد در علم مدیریت است،سابقه طولانی دارد که تلفیقی از علم مدیریت و دانش فناوری اطلاعات است.
مدیریت فرایندهای کسب‌وکار یا همان BPM، نظام ساختاریافته و استاندارد جهانی تعریف‌شده در خصوص مدیریت فرایندها کسب‌وکار در سازمان بوده که چندین سال است در بیشتر شرکت‌های متوسط و بزرگ دنیا به کار گرفته‌شده و نتایج بسیار مفیدی درروند رو به رشد کسب‌وکارها داشته است.
درراه اندازی BPM نیاز به یک برنامه مدون و مشخص الزامی است که در آن فرایندها –نقش ها-پست ها-و درنهایت چارت سازمانی در دسترس بوده و بر اساس مأموریت اصلی سازمان،BPM را پیاده‌سازی کرد.
چند مورد از نتایج به‌کارگیری BPM
1-سرعت در انجام فرایندها
2-پایان فرایندها بر اساس قوانین تعریف‌شده
3- اثربخشی مفید در مراحل فرایند
4-ایجاد انگیزه مثبت برای افراد فرایند
5-رشد سازمانی مناسب و مفید
در مورد اجزای BPMمی‌توان به موارد زیر اشاره کرد :
-طراحی :
در این قسمت از مدیریت فرایندها تجاری، مطالعه و بررسی دوباره فرایندها کاغذی موجود سازمان را آغاز و به شناسایی،بازبینی،و اعتبار سنجی فرایندهای موجود پرداخته می‌شود و یا ایجاد فرایندهای جدید بر پایه اصول سازمان در دستور کار گذاشته می‌شود.
–پیکربندی:
پس از مدل‌سازی فرایندهای اصلی و کاربردی نیاز به پیاده‌سازی فرایندها برای اجرایی شدن آن‌ها است که این هم می‌تواند با سیستم‌های نرم‌افزاری ایجاد شود و یا بدون دخالت آن‌ها در این قسمت تعاملات کارمندان با سیستم و یکپارچه سازی سیستم‌های نرم افزاری موجود سازمان از مأموریت‌های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار است.
–اجرا و راه‌اندازی :
با قانونمند شدن فرایندها ،فاز اجرایی فرایندهای کسب‌وکار آغاز می‌شود. این فرایندها برای دستیابی به اهداف اصلی سازمان شکل‌گرفته‌اند.در فاز اجرایی می‌توان عملیاتی شدن همه فرایندها و مراحل مختلف کاری آن‌ها را لمس و در صورت نیاز اقدام به تغییر و یا بهبود آن‌ها نمود.
–نظارت بر فرایندها:
یکی از بخش‌های مهم در مدیریت فرایندهای کسب‌وکار نظارت بر آن‌ها است. با استفاده از مانیتورینگ فرایندها و مراحل هر فرایند و با استفاده از تکنیک BAM(Business Activity Monitoring) یا همان رصد هوشمند فرایندها به صحیح بودن و دقت فرایندها پی برده و با کمتر از چند ثانیه شرایط اداری و تجاری سازمان را مشاهده می‌شود.
-بهینه‌سازی:
تمام مراحل ذکرشدهفوق برای مدیریت فرایندها و صحت عملکرد در فرایندها بود .اکنون برای بهینه‌سازی فرایندها، نیاز به تهیه شاخص برای مراحل فرایند است.این عملیات باید به‌طور دقیق و مهندسی‌شده و بر اساس سیاست‌های مدیریتی انجام شود.
KPI(Key Performance Indicator)به معنی شاخص کلیدی عملکرد ابزار بسیار مناسبی در خصوص سنجش صحیح مراحل فرایند است.
این شاخص‌ها به‌صورت تعدادی ،زمانی و درصدی در فرایندها تعریف‌شده ،و گزارشات مدیریتی بسیار مفیدی را ایجاد می‌کند.
مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار چه تغییراتی در سازمان ایجاد می‌کند؟
در تعریف فرایندهای سازمان و دیدگاه فرایند محور اعمال تغییرات درروند فرایندها و اخذ نتایج مربوطه در حوزه‌های مختلف واکنش‌های زیادی را به دنبال دارد که اغلب قابل‌حل و سودبخش خواهند بود. در ادامه به چند مورد از این تغییرات اشاره می‌شود:
-رفع ابهام در مسؤولیت‌ها :
در تمامی سازمان‌ها تداخل در انجام امور و یا در بعضی موارد انجام نشدن مسؤولیت‌های هر فرد به علت نبود سیستم کاری مشخص و شفاف نبودن وظایف محوله، مشکلات بسیاری را به وجود می‌آورد .
با برقراری سیستم‌های فرایندی و مدیریت فرایندها و با استفاده از BPM مسئولیت هر فرد و حوزه اختیارات و دسترسی‌ها کاملاً مشخص‌شده و در هر مرحله از انجام کار با کمترین میزان خطا و تداخل روبه‌رو هستید.
-کاهش تغییرات مکرر فرایندهای کاری :
ایجاد تغییرات سلیقه‌ای توسط کارشناسان و مدیران میانی، دوباره‌کاری و در برخی از سازمان‌ها چندباره کاری یکی دیگر از مشکلات شایع در اکثر سازمان‌ها است که با توجه به طولانی بودن بعضی از فرایندها این مورد آسیبی جدی به نحوه انجام و به پایان رساندن آن می‌شود و صرف زمان و هزینه مالی گزاف ایجاد می‌کند . این مورد هم با پیاده‌سازی BPM و مدیریت فرایندها کاملاً ریشه‌کن می‌شود.
-رفع کندی و ابهام در گردش اسناد اطلاعات :
بسیاری از مدارک و اسناد مهم در گردش‌ها و انتقال‌های طبقاتی و نفراتی در سازمان‌ها مفقود و یا به نحوی از بین رفته است که این باعث عدم رضایت و اطمینان مشتریان و ارباب‌رجوع می‌گردد و گاها ضررهای بسیار بزرگی به بدنه سازمان وارد می‌کند .در سیستم‌های مدیریت فرایند با توجه به وجود مدیریت اسناد و اطلاعات به‌صورت کاملاً الکترونیک و آرشیو هدفمند اسناد، این مورد تا حد بسیار پایینی از بین رفته است.
-توسعه ارتباط کاری مؤثر:
خصوص حدود روابط کاری و سازمانی است .مشخص نمودن حیطه فعالیت و دسترسی های قانونی و تعریف شده در سازمان ارزش افزوده دیگری از مدیریت فرایندهای کسب و کار است.
-امکان طرح ریزی سیستم ارزیابی عملکرد مناسب:
نحوه برخورد کارکنان سازمان در خصوص برخورد با موانع کاری و عملیاتی ،میزان عملکرد هر فرد در خصوص توانایی انجام کار در زمان مناسب برخی از موارد مورد ارزیابی کارکنان است که با هموار کردن مسیر برای اجرای بستر فرایندی و مشخص بودن تعداد و زمان انجام فرایندها و وظایف تعریف‌شده ،می‌توان گزارشات دقیق و عملکردی برای هر یک از پرسنل را در لحظه مشاهده کرد.
نتیجه‌گیری:
BPM و استفاده از مدیریت فرایندهای کسب‌وکار درنهایت شمارا قادر می‌سازد تا فرآیندهای سازمان را در عمل ببینید و بررسی نمایید که چگونه تصمیم‌گیری بر خط عملکرد سازمان تأثیر می‌گذارد. درنتیجه شما به‌سادگی می‌توانید واکنش نشان دهید و فرآیندهای جایگزین را برای مدیریت بهتر استفاده کنید. BPM در این زمینه ابزارهای مناسبی را در اختیار شما قرار می‌دهد تا هم فرآیندها را بهینه نموده و هم تصمیمات مناسب‌تری اخذ نمایید. این بهبود فرآیندها به‌طورکلی یعنی نه‌تنها تصمیم‌گیری‌ها سریع‌تر انجام می‌گیرد بلکه می‌توان تصمیمات بهتری را نیز بسته به شرایط اخذ نمود.
