انبارداری

مقدمه
فرایند انبارش یکی از فرایندهای بسیار حیاتی شرکت‌های بزرگ (تولیدی، صنعتی و بازرگانی) است. مدیریت و کنترل موجودی انبار از ایجاد ضرر و زیان برای سازمان تا حد زیادی جلوگیری کند.
در اقتصاد هر کشوری انبارداری حلقه‌ای از زنجیره تولید، انتقال، توزیع و مصرف به شمار رفته و نقش اتصال و واسط را در انتقال کالا از مراکز تولیدی به بازارهای مصرف و سپس توزیع محلی بر عهده دارد.

 درصد زیادی از سرمایه سازمان‌ها را مواد اولیه، قطعات، تجهیزات و کالاها تشکیل می‌دهد، لذا نگهداری و مراقبت دقیق از آنها و برقراری یک سیستم صحیح اطلاعاتی برای کنترل موجودی انبار و یا زمان به‌موقع جهت سفارش و میزان سفارش کالا بسیار ضروری بوده و با بهبود وضع انبارداری می‌توان از زیان‌های ناشی از بی‌دقتی در نگهداری کالا جلوگیری نمود و به میزان سود سازمان افزود.
این سیستم اطلاعاتی باید یکپارچگی کامل تمامی واحدهای سازمان ایجاد نماید تا کنترل دقیقی بر نحوه مصرف و بخصوص نوع مصرف داشته باشد.

اهداف انبار و انبارداری:
پشتیبانی و حمایت در چرخه تولید و خدمات
هدف از تشکیل و ایجاد انبارها چه در سازمان‌های دولتی و چه درسازمان‌های خصوصی، تهیه، سفارش دهی، تحویل گیری و نگهداری و تحویل کالاهای موردنیاز سازمان است.
انبار به‌عنوان یک جایگاه سازمانی در چارت سازمانی کلیه ارگان‌ها وجود دارد، به همین دلیل ضمن اهمیت ویژه‌ای که این بخش در سازمان دارد به نظارت بیشتر، حفظ و ایمنی و استاندارد مربوطه نیازمند است. از طرفی بدیهی است که اگر مواد و لوازم در زمان مناسب در دسترس واحد مصرف‌کننده قرار داده نشود، در روند گردش کار که از اهمیت خاصی برخوردار است وقفه ایجاد خواهد شد. هرچند که در حال حاضر سیستم‌های جدیدی در امور اداری و مدیریتی به وجود آمده و در حال استقرار هستند که هدف آنها حذف انبار و ایجاد روش کاری مبتنی بر انبار مجازی است که نیاز است با مطالعه دقیق و با درنظرگرفتن تمامی عوامل، حرکت به سمت فوق را آغاز نمود.
اما برخی از اهداف در فلسفه انبار وجود دارد که حتی باوجود راهکارهایی مثل انبار مجازی این اهداف تحت شعاع قرار نمی‌گیرد و اساساً ایجاد سیستم‌ها جامع انبار و یکپارچه نمودن آن با سایر سیستم‌ها در جهت توسعه این اهداف است.
-دریافت و حفاظت و در دسترس قرار دادن کالا، مواد و وسایل موردنظر به سهولت و سرعت انجام می‌شود.
-با اعمال کنترل دقیق، از ازدیاد خارج از حد موجودی‌ها که ممکن است براثر تغییر قیمت‌ها باعث زیان گردد، جلوگیری می‌شود.
-با استفاده صحیح از سیستم انبارداری، میزان موجودی کالا در انبار و میزان مصرف آن در هر واحد کالا که مبانی اصلی است، محاسبه می‌گردد.
-کنترل موجودی در انبار ازنظر قیمت به سهولت صورت می‌گیرد.
-صدور رسید انبار موجب تسهیل مبلغ کالا به فروشنده و انجام محاسبه بهای تمام‌شده کالای خریداری‌شده می‌گردد.
-انبارها به دلیل اینکه موجودی‌های انبار را باید با نرخ خاصی قیمت‌گذاری کنند نیاز به شناسایی نوع کالا در انبار دارند و این نوع با توجه به مواد خام یا مواد اولیه، مواد و لوازم مصرفی، نیمه ساخته‌ها، محصول، ضایعات و کالای بازرگانی قابل شناسایی هستند و این خود پیچیدگی یک سیستم انبار را دوچندان خواهد کرد.
-کدگذاری انبار جهت شناسایی انبار یکی دیگر از موضوعاتی است که در سیستم‌های دستی کاری بسیار دشوار و گاها همراه با خطا است.
اهمیت و مزایای نرم‌افزار جامع و یکپارچه انبارداری
نرم‌افزار انبار و کالا به‌منظور مكانيزه كردن كليه فعاليت‌هاي مربوط به گردش موجودی‌های مواد، نیم‌ساخته‌ها، کالاهای ساخته‌شده و كالاهاي مصرفي، طراحي و پياده‌سازي شده است.
 ایجاد یک نرم‌افزار صحیح انبارداری در سازمان مزایایی به شرح زیر به دنبال دارد:
با نظارت دقیق بر موجودی انبار، از افزایش بیش‌ازاندازه و حد تعیین‌شده کالاها در انبار جلوگیری و در نتیجه از ضرر و زیان‌های ناشی از تغییر قیمت‌ها یا خرابی و فساد کالاها جلوگیری می‌شود.
دریافت، استقرار، حفاظت و در دسترس قرار دادن کالاها در انبار به روش مطلوب و به آسانی انجام می‌پذیرد و نیازهای واحدها به‌موقع تأمین می‌شود.
از سفارشات اضافی و تکراری جلوگیری می‌گردد.
اطلاعات موردنیاز مدیران در زمینه میزان موجودی‌ها و مصارف کالاها در هر زمان به نحو مناسب تهیه و باعث تسهیل شمارش می‌گردد.
با خرید به مقدار صرفه اقتصادی، از راکد شدن سرمایه جلوگیری به عمل می‌آید. در نتیجه نگهداری و حفاظت صحیح از کالاها، اتلاف ضایعات به حداقل می‌رسد.
عملیات شمارش، صورت‌برداری و درنهایت انبارگردانی از موجودی‌ها و همچنین تعیین ارزش موجودی جنس در پایان سال به سهولت انجام‌پذیر است.
مفاهیم نوآورانه در سیستم نوین انبار
شرایط رقابتی بین شرکت‌ها و پیشرفت تکنولوژی موجب شده است تا مجموعه‌های تولیدی، صنعتی و بازرگانی جهت ایجاد تمایز و ارائه خدمات پس از فروش مناسب، محصولات خود را با اطلاعات تکمیلی و قابل‌ردیابی در بازار توزیع نمایند.
این شیوه توزیع امکان ردگیری و کنترل ورود و خروج مکانیزه از انبار را امکان‌پذیر می‌نماید و شرایط ردیابی کالا از مرحله تأمین و تدارک کالا، کنترل تولید، فروش و خدمات پس از فروش را امکان‌پذیر می‌نماید.
اطلاعات تکمیلی یا شناسه کالا به‌صورت برچسب که حاوی اطلاعات کالا است، بر روی کالای موردنظر الساق می‌گردد که برحسب نوع تنظیمات انجام‌شده می‌تواند در طول پروسه تکمیل کالا از زمان تأمین و تدارک کالا تا زمان بسته‌بندی کالا رشد نماید. این فرایند تحت عنوان لیبلینگ شناخته می‌شود.
این شناسه مذکور می‌تواند با بارکد دوبعدی و سه‌بعدی به‌صورت چاپی بر روی کالا قرار داده شود و بر اساس نیاز مجموعه در تمامی بخش‌های تحویل به انبار، تولید، بسته‌بندی، خروج از انبار و درنهایت فروش و خدمات پس از فروش فرایند ثبت و گزارش‌گیری را از شیوه دستی به شیوه مکانیزه تبدیل نماید.
امکان ایجاد فرایند مکانیزه در ثبت کلیه فعالیت‌های مرتبط با انبار، ثبت گزارش تولید (بر اساس ترکیب ویژگی‌های اضافه‌شده به کالا در طول پروسه تولید) و درنهایت فعالیت‌های مرتبط با خروج کالا (دستور تحویل، خواندن سریال توسط انباردار، صدور حواله خروج بر اساس سریال‌های انتخابی) از نمونه فرایندهایی است که جایگزین فرایندهای زمان‌بر و خطاپذیر دستی می‌گردد.
بارکد در فارسی به آن خط نماد، رمز میله، کد میله‌ای و رمزینه نیز می‌گویند. نوعی نمایش تصویری اطلاعات بر روی سطوح است که اطلاعات آن را می‌توان توسط ماشین بازخوانی کرد. بارکدهای اولیه اطلاعات را در قالب عرض و فاصله خطوط موازی چاپ‌شده ذخیره می‌کردند و به‌صورت یک دسته از خطوط مستقیم موازی دیده می‌شدند اما امروزه بارکدها ممکن است بسته به نوع به شکل دوبعدی، یک دسته نقطه، یک دسته دایره هم‌مرکز و یا به‌صورت مخفی‌شده در تصاویر نیز ظاهر شوند. بارکدها توسط یک پویشگر نوری که دستگاه بارکد خوان نامیده می‌شود بازخوانی می‌شوند و اگر در تصاویر مخفی‌شده باشند توسط نرم‌افزار خاصی از آن بیرون کشیده می‌شوند. بارکدها به‌صورت گسترده‌ای در پیاده‌سازی سیستم‌های جمع‌آوری خودکار اطلاعات شناسه‌ها که سرعت و دقت ورود اطلاعات را بالا می‌برند کاربرد دارند.
سیستم مکانیزه عملیات انبار بر مبنای فن‌آوری بارکدینگ کالا، با حذف عملیات دستی و سرعت بخشیدن به امور انبارداری موجب ایجاد صحت بیشتر در اطلاعات مربوط به کالاهای ورودی به انبار می‌گردد و همچنین امکان مغایرت در موجودی انبار و خطا در ثبت تقریباً به صفر می‌رسد و تنها با خواندن بارکد هر کالا، می‌توان مشخصات کلی آن کالا و سوابق آن را استخراج نمود.
هر قلم از کالاها در ابتدای ورود به انبار پس از تخصیص یک سریال منحصربه‌فرد در قالب بارکد، توسط دستگاه الکترونیکی بارکد خوان قرائت‌شده و وارد سیستم می‌گردد (رسید انبار و اضافه شدن به موجودی انبار) در همین فرآیند می‌توان کالا را آدرس‌دهی نمود. جهت خروج کالا از انبار نیز لازم است تا طبق درخواست کالا تحویلی به انبار، انباردار نسبت به تحویل اقدام نماید و به دلیل ثبت در لحظه تحویل توسط دستگاه‌های POCKET PC، Hand Held و بارکد خوان، حواله انبار صادر و آمار موجودی به‌صورت دقیق، بدون خطا قابل گزارش‌گیری خواهد بود.
سیستم جانمایی (Location): بهره‌گیری از سیستم جانمایی Location یکی از مزایای مهم استفاده از تکنولوژی بارکد در انبارها می‌باشد، پس از آن‌که هر کالا و یا محصول کد بارکد مخصوص به خود را دریافت نمود باید در انبار، نیز در جای مناسب و تعیین‌شده‌ای قرار بگیرد (همان جاگذاری برحسب کد و برچسب اطلاعات کالا).

کاربردهای بارکد و نرم‌افزارهای مرتبط
امروزه استفاده از دستگاه‌های بارکد خوان، نرم‌افزار بارکد، تجهیزات بارکد و مواردی ازاین‌دست و عموماً مبتنی بر فناوری بارکد و RFID به دلیل بالا بردن سرعت کار و کاهش درصد خطا در ورود و خروج به انبار و درنهایت بالا ببردن راندمان کاری به یکی از الزامات تبدیل‌شده است. با توجه به این نیاز، ارائه نرم‌افزارهای کاربردی منطبق بر فرایندهای عملیاتی و در راستای اهداف و استراتژی‌های تجاری سازمان، خط‌مشی تولید نرم‌افزارهای شرکت‌های معتبر فعال می‌باشد.

بارکد و دستگاه بارکد خوان
 بارکد خوان‌ها معمولاً از یک منبع نور و یک حسگر حساس نسبت به نور تشکیل‌شده‌اند که در کنار یکدیگر در نوک یک بارکد خوان قرار داده‌شده است. برای خواندن بارکد، نور به‌صورت یکنواخت در سراسر میله منعکس می‌گردد. حسگر اندازه‌گیری حساس به نور، شدت جریان نور منعکس‌شده از منبع نوری و شکل موج تولیدشده و عرض میله‌ها و فاصله‌های آنها از یکدیگر را اندازه‌گیری می‌کند و خروجی صفر و یک را نتیجه می‌دهد، سیستم‌های بارکدها می‌توانند با چندین روش رمزگشایی عمل کند، هر روش رمزگشایی مانند یک‌زبان برای سیستم است و هرکدام نقاط قوت و ضعف خود رادارند.
اسکنرها عموماً بر اساس نحوه ارتباطشان با کامپیوتر و نوع منبع نوری‌شان دسته‌بندی می‌شوند که از انواع مدل‌های متداول می‌توان به مدل‌های تفنگی لیزری، تفنگی CCD و Dual CCD ثابت چند پرتوه، قابل‌حمل بی‌سیم (هند هلد) قابل‌حمل حافظه‌دار و … اشاره نمود.

دو نمونه دستگاه بارکد خوان

استفاده از فناوری RFID (آر اف ای دی) در انبار Radio Frequency Identification:
RFID یکی دیگر از فن‌آوری‌های مبتنی بر امواج رادیویی قابل‌استفاده جهت ردیابی و شناسایی اشیاء می‌باشد. به کمک این تکنولوژی می‌توان اقلام موجود در انبار را توسط تگ (برچسب) الصاق شده بر روی هر کالا ردیابی نمود. تگ‌ها حاوی داده‌های گوناگونی از کالاهای انبار هستند که به‌صورت بیسیم یا گیرنده‌ها ارتباط برقرار کرده و اطلاعات را ردوبدل می‌نمایند. مبادله اطلاعات بین تگ کالا و ریدر (گیرنده) از طریق امواج رادیویی انجام می‌پذیرد. زمانی که یک شی حاوی تک RFID به محدوده قابل‌خواندن توسط یک ریدر می‌رسد، ریدر با ارسال یک پالس به تگ دستور ارسال اطلاعات را می‌دهد.

نرم‌افزار انبار و کالای شماران برای سازمان‌دهی فعاليت‌هاي مربوط به گردش محصولات قابل‌عرضه، مواد اولیه تولید، کالاهای نیم‌ساخته‌ها و اقلام مصرفی طراحی‌شده است، استفاده از گزارش‌های دقیق بر بستر یک نرم‌افزار کاملاً یکپارچه با سایر نرم‌افزارهای مرتبط ازجمله برنامه‌ریزی خرید، سفارشات خارجی، تولید و فروش و حسابداری سازمان را در استفاده بهینه از منابع یاری می‌رساند.
نرم‌افزار انبار شماران سیستم با تکیه بر تجربه سی‌ساله امکانات مربوط به ایجاد مشخصه کالا به‌صورت ثابت و متغیر را ایجاد نموده است که برخی از امکانات آن به شرح زیر است:
امکانات لیبلینگ انبار شماران سیستم:
تولید سریال بر اساس پارامترهای و متغیرهای تعریف‌شده
ایجاد بارکد در مراحل مختلف تولید با امکان ارتباط با اجزاء و قطعات به‌کاررفته در هر مرحله تولید
ثبت اطلاعات موردنیاز برحسب نیاز در طول فرایند تولید (نام ایستگاه، شیفت، اپراتور، نوع کنترل کیفی و.)
انطباق شماره‌سریال بدنه، با سریال بسته‌بندی و کارت گارانتی
امکان ارتباط با دستگاه‌های بارکدینگ (ثابت و متحرک)
امکان انتقال اسناد وارده (رسید، برگشت از فروش و.) از نرم‌افزار انبار شماران سیستم به دستگاه‌های جمع‌آوری اطلاعات (Hand Held) و برعکس
امکان انتقال اسناد صادره (دستور تحویل، حواله خروج و.) از نرم‌افزار انبار شماران سیستم به دستگاه‌های جمع‌آوری اطلاعات (Hand Held) و برعکس
امکان انجام عملیات انبارگردانی توسط بارکد خوان متحرک (Hand Held) و انتقال به نرم‌افزار انبار شماران سیستم
سایر مزایای انبار شماران سیستم:
 تعریف کالاها و انبارهای مختلف بدون محدودیت
 استفاده از حروف و اعداد برای کدینگ کالاها
 تعریف کدهای مختلف برای هر کالا (کد کالا، شماره فنی، شماره سریال، شماره ردیابی، ایران کد و کد اجزا)
 امکان ضمیمه نمودن تصویر هر کالا در فرم مشخصات
 امکان ردیابی کالا و مواد در محصولات تولیدی
 امکان شناسایی ویژه برای هر کالا
 ثبت کاردکس کالا به‌صورت اتوماتیک پس از هر رویداد
 صورت گردش کالا به تفکیک انبار، نوع کالا و گروه کالا
 نمايش مانده موجودی کالا بر اساس فيلتر تاريخ در کاردکس
 امکان کنترل کیفی کالای وارده
 امکان تعریف مشخصات پارامتريک سريال کالاها به ازاي هر گروه کالا
 ثبت فرم‌ انبارگردانی بر اساس تعریف دو واحد و مقدار متفاوت برای هر کالا و یا محصول
 امکان ثبت و کنترل نقطه سفارش هر کالا
 امکان کنترل عملکرد پیمانکاران (سازندگان کالا)
 امکان کنترل عملکرد سازمان برای کارفرمایان بیرون از سازمان
 امکان تعریف دسترسی کاربران به انبارها
 امکان ثبت درخواست خرید
 امکان ثبت و تأیید درخواست کالا