امروزه قابلیتهای نرم افزار حقوق و دستمزد (payroll software) در اکثر سازمان‌ها و شرکتها بدلیل پیچیده بودن محاسبات مختلف و همچنین تنوع محاسبات از جدی ترین موضوعات می‌باشد.اهمیت نرم افزار حقوق و دستمزد وقتی بیشتر می‌گردد که این نرم افزار بعنوان ابزار سنجش عملکرد نیروی انسانی و مبنای محاسباتی سیستم تشویقات و تنبیهات بکار گرفته می‌شود. علاوه بر آن حقوق دستمزد از جمله مهم‌ترین هزینه‌های یک سازمان و بخش قابل توجهی از بهای تمام‌شده کالا و خدمات است که ثبت صحیح این هزینه‌ها قابلیت اتکا ی صورتهای مالی را بیشتر می‌نماید.

از موارد قابل توجه وجود قوانین , مقررات و آیین نامه ها یی است که بر رو ی خروجی نرم افزار حقوق دستمزد تأثیرگذار می باشد , محاسبات سریع و دقیق منطبق با الزامات قانونی جذابیت استفاده از نرم‌افزار حقوق دستمزد را بیشتر می نماید . تا حدی که حتی شرکت‌های کوچک با کارکنان معدود تلاش می‌نمایند نرم افزار حقوق و دستمزد را جایگزین محاسبات دستی نمایند.

در طراحی نرم افزار حقوق و دستمزد می‌بایست امکان تعریف پارامتریک انواع وضعیتهای استخدام ,انواع بیمه ها و انواع اضافات و کسورات , تعریف فرمول‌های متنوع محاسباتی در سایر آیتمهای دستمزدی مورد نیاز سازمانها وجود داشته تا با تعریف این آیتمها دریافت فیش , لیست و گزارشات دقیق و قابل اتکافراهم گردد .

از آنجا که در برخی از شرکتها و سازمانها افزایش بعضی از آیتمهای احکام که ارتباط مستقیم با محاسبات حقوق و دستمزد دارد با تأخیر اعلام می‌گردد نرم‌افزار حقوق و دستمزد باید توانایی محاسبه معوقات را داشته و به سهولت بتواند پردازش‌های لازم را برای ارائه خروجی صحیح انجام دهد، موضوعی که همواره در پردازش‌ دستی به سختی و با بروز خطاهای انسانی زیادی همراه است.

بر اساس الزامات قانونی ، کارفرمایان موظف می‌باشند لیستی از کارکنان و مشخصات آنها به همراه مالیات مکسوره را به حوزه‌های مالیاتی ارسال و مبلغ مالیات متعلق به کارکنان را به حساب مخصوصی واریز نماید , علاوه بر آن طبق قوانین تأمین اجتماعی لازم است هر ماه اسامی کارکنان و میزان حقوق و دستمزد مشمول بیمه آنها طی لیستی به ادارات تأمین اجتماعی تسلیم و حق بیمه سهم کارمند و کارفرما به حساب مربوطه واریز گردد؛ که می‌بایست در طراحی نرم افزار حقوق و دستمزد به آن توجه نمود و همچنین این امکان ایجاد گردد که لیست مزبور با آیتمهای مورد نیاز سازمان تامین اجتماعی و وزارت دارایی تهیه ,اطلاعات آن به صورت فایل مورد تأیید توسط نرم‌افزار تامین اجتماعی و وزارت دارایی بصورت مکانیزه و بدون هیچ دخالت انسانی تهیه گردد.

از دیگر مواردقابل اهمیت در طراحی نرم افزار حقوق و دستمزد تهیه فایل بانک برای واریز حقوق و یا مساعده طی ماه به حساب بانکی کارکنان می باشد .اغلب مؤسسات چکی معادل جمع حقوق و دستمزد قابل پرداخت صادر و به همراه لیست کارکنان و شماره حساب بانکی به بانک ارسال می‌نمایند که در صورت عدم توانایی نرم افزار حقوق و دستمزد برای تهیه چنین لیستی می‌بایست اطلاعات به صورت دستی یا در فایل اکسلی ارائه گردد که کاری خسته‌کننده و خطاپذیر است.

ثبت سند حسابداری از جمله مشکلات حسابداری حقوق و دستمزد یا حسابداری مالی می باشد. صدور سند بصورت غیر مکانیزه بسیار زمانبر و همراه با خطا می باشد . در این راستا نرم افزار حقوق و دستمزد با طراحی درست امکان تهیه یک الگو(شابلون ) سند برای ثبت ماهانه سند حقوق و دستمزد به صورت مکانیزه را فراهم می نمایند که در کوتاهترین زمان و با صحت بالایی ثبت سند در سطوح متفاوت تفصیلی انجام گردد. از جمله قابلیتهای دیگر مورد انتظار امکان صدور سند عیدی و پاداش و بازخرید بصورت ماهانه بر اساس کارکرد در هر مرکز هزینه بصورت مکانیزه می باشد .

نرم‌افزار حقوق و دستمزد شماران سیستم (payroll software) به عنوان بخشی از نرم افزار جامع و یکپارچه پویا، تمامی موارد مطرح شده فوق را رعایت و همچنین به دلیل پارامتریک بودن این امکان را می‌دهد که تنوع قوانین جاری و رویه‌های حاکم بر سازمان ها را به درستی پوشش دهد. با ارائه لیست حقوق , فایل بانک و فایل خزانه امکان پرداخت حقوق و دستمزد از طریق خزانه و یا از طریق حساب بانکی را ایجاد نموده , امکان صدور سند عیدی و پاداش و بازخرید بصورت ماهانه بر اساس کارکرد در هر مرکز هزینه بصورت مکانیزه را فراهم نموده است..

با توجه به اهمیت هزینه‌های حقوق و دستمزد بر روی بهای تمام‌شده کالا و خدمات و ارائه آن در صورتهای مالی ,در نرم‌افزار حقوق و دستمزد شماران امکان ثبت هزینه‌های حقوق و دستمزد در مراکز تولیدی، خدماتی ,اداری و تشکیلاتی و فروش همراه با ارائه گزارشات پویا وجود دارد. با استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد (payroll software) تخصیص حقوق و مزایای مستقیم هر پرسنل به زمان تولید یا فعالیت نیز فراهم میگردد.

در خاتمه ارائه گزارشات متنوع و پویا برا ی پاسخگویی به نیازهای اطلاعاتی درون سازمانی و برون سازمانی از قابلیتهای مهم نرم افزار حقوق و دستمزد شماران سیستم (payroll software) است..