BPMS نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار مطلب ویژه

این مورد را ارزیابی کنید
(17 رای‌ها)

اغلب سازمان‌ها درحال‌حاضر نرم‌افزارهایی دارند که در فرآیندهای کسب‌وکارشان از آن‌ها استفاده می‌کنند. واضح است که استفاده از این نرم افزارها در شرایط کلی مستلزم درنظرگرفتن ملاحظاتی است.  برخی سازمان‌ها برای جبران کاستی‌ها به‌دنبال توسعه این نرم‌افزارها منطبق بر نیازهایشان هستند تا بتوانند در حوزه‌های کلیدی در کسب و کار خود بهبود ایجاد کنند.

اکنون سوال اینجاست:

آیا میتوان با یک بستر نرم افزاری تمامی فرایندهای سازمان را مدیریت کرد؟

 این فرایندها به چه صورت عملیاتی می شوند ؟

 

دو روش متداول در خصوص دسترسی به یکپارچگی نرم افزاری در کسب و کارها به شرح زیر است :

1- روش اول :توسعه نرم افزار های موجود

در روش اول موانع زیر وجود دارد.

-هزینه:

هزینه خریدامکانات  اضافی و ابزارهای توسعه در راستای اختصاصی‌سازی نرم‌افزارهای آماده موجود اغلب بسیار گران‌ قیمت هستند. توسعه نرم‌افزار  موجود با امکانات اضافه ، نیازمند متخصصین حرفه‌ای و البته پرهزینه ای  است. اغلب این مدل نرم‌افزارها ممکن است نیاز به استفاده از زبان‌های برنامه‌تویسی یا ابزارهای کمکی خاصی برای توسعه داشته باشند. از سوی دیگر قراردادهای مشاوره‌ای با متخصصینی که این دانش را هدایت نمایند نیز پر هزینه خواهد بود.

-پیچیدگی:

توسعه بسته های نرم افزاری به علت پکیج بودن با دشواری های زیادی مواجه است  که در برخی موارد به‌قدری پیچیده هستند که امکان تحلیل یا اجراء مناسب آن‌ها نیز غیرممکن می‌گردد. اغلب تولیدکنندگان نرم‌افزار به مشتریانشان توصیه می‌کنند که نرم‌افزارهای ارائه شده را توسعه ندهند یا حتی شخصی‌سازی نکنند. در این موارد آن‌ها به مشتریانشان روشی را معرفی می کنند  که توسعه صرفا به صورت عمومی بوده، تا بتوانند در آینده امکان به‌روزرسانی نرم افزار برای تمام مشتریان را داشته باشند.

-عدم توانایی:

در بسیاری از موارد به دلیل تغییر نیروی انسانی ماهردر شرکتهای نرم افزاری و یا عدم امکان توسعه نرم افزار به دلیل تغییر بستر نرم افزاری ،توانایی توسعه وجود ندارد.

-عدم دانش کافی:

فرض کنید بنا به نیاز کسب و کار ،امکانات نرم افزاری در بخشی از سیستم مورد نیاز است که شرکت ارائه دهنده نرم افزار هیچ شناختی در خصوص عملکرد این حوزه ندارد و به دلایل مختلف توسعه نرم افزار را نمی پذیرد و سرانجام نیازها برآورده نمی شود.

2-روش دوم : تولید نرم افزار بر اساس سفارش مشتری

در روش دوم نیز  موانع زیر وجود دارد :

-زمان طولانی :

برای تولید یک نرم افزار جدید به کارگیری مجموعه‌ای از متخصصین نیاز است (تا چرخ را مجددا اختراع کنید)، آیا جز این است؟! در حقیقت اغلب شرکت‌ها و سازمان‌ها توانایی نوشتن نرم‌افزار برای سازمان خودشان را دارند ولی پر هزینه ،زمان بر و اغلب به شکست ختم می شود.

-شرایط و نیازمندی‌ها:

در مطالعه‌های انجام شده گزارش شده که در ایالات متحده آمریکا 71%پروژه‌های خاص‌نویسی به  اهداف‌شان نمی‌رسند و فقط 29% به نتایج موردنظرشان می رسند. این تفاوت درصدها را می‌توان در زمینه توسعه نرم‌افزارهای خاص‌نویسی با هدف بهبود فرآیندها نیز کاملا مشاهده نمود.

-تغییرات :

بر مبنای تحقیقات انجام‌گرفته از مشتریانی که نرم‌افزارهای خاص‌نویسی شده دارند، زمانی به نتیجه نسبتا رضایت بخش رسیده اند که هدف ایجاد آن نرم افزار در کسب و کار امروزشان کم رنگ و اغلب ار بین رفته است.(نوش دارو پس از مرگ سهراب!!!!!)مواردی از تغییرات که به طور عمومی نقش موثری در عدم موفقیت در توسعه نرم افزارها وجود دارد به شرح زیر است :

1-تغییر فرایندها در گذر زمان

2-تغییر مدیریت ارشد سازمان و برخوردهای سلیقه ای

3-تغییر استراتژی های سازمان

4-تغییرات لحظه ای کسب و کار

5-تغییرات در  اقتصاد کشور

تغییرات پرسنلی:

بر اساس تجارب گذشته پروژه‌های نرم‌افزاری خاص نویس،زمانی آماده می‌شوند که مدیران فعلی نقشی در سفارش و نحوه عملکرد آن ندارند و نرم‌افزار نیاز به تغییرات جدید با نگاه مدیریتی کنونی دارد(و این قصه ادامه دارد!!!!!!)حال چه باید کرد؟از چه راهکاری استفاده شود تا بتوان به تعالی سازمانی دست پیدا کرد؟

BPMSراهکار مدرن مدیریتی در پیشبرد اهداف سازمان

برای پاسخ به دو سؤال مطرح‌شده فقط یک پاسخ وجود دارد و آن‌هم یک راهکار مدرن مدیریتی به نام  BPMS  (Business Process Management Software) یا نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار است.

BPMS یک نرم‌افزار کاربردی است که در جهت بهبود فرآیندهای کسب‌وکار و گردش کارها جهت سازگاری با محیط‌های در حال تغییر است.این نرم‌افزار قدرتی ایجاد می‌کند تا شرکت‌ها برای مدیریت کل فرآیندها راه‌حل مناسبی پیداکرده و برای بهبود آن‌ها برنامه‌ریزی کنند .

این نرم‌افزار با استفاده از ابزارهای پرقدرت و یکپارچه،تمامی فرایندهای مربوط به کسب‌وکارهای مختلف را پیاده‌سازی کرده و بر اساس ارائه به لحظه گزارش‌ها در زمان گردش فرایندها ،بستری امن و سریع برای برنامه‌ریزی مدیران در خصوص اخذ تصمیم‌های لحظه ای و حساس است.

BPMS  متمرکز بر اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار است و اساساً آن‌ها را از تلاش‌های دستی و کاغذی نجات می‌دهد.همچنین تضمین می‌کند فرایندها به‌طور دقیق و منظم بر اساس مدیریت منابع سازمانی اجرا و به نتیجه برسندو در آخر به شناسایی گلوگاه های فرایندی می‌پردازد. این فرایندها بدون محدودیت در تمامی حوزه های سازمان جاری می شود.

امروزه در خصوص فرایندهای سازمانی، استفاده از BPM (Business Process Managment) یا همان مدیریت فرایند های کسب و کار یکی از بهترین روش‌های توسعه و یا ایجاد یک نرم‌افزار خاص برای اهداف سازمان است.

با استفاده از BPM که تلفیقی مدرن از علم مدیریت و دانش انفورماتبک است گام نخست را در خصوص استفاده بهینه از نرم افزار BPMSرا برداشته‌ایم.

BPM به سازمان‌ها کمک می‌کند که در کنار رشد سریع و مناسب، ارزش‌آفرینی نیز بکنند و درعین‌حال عملکرد خود را بهبود ببخشند، بازده مناسب‌تری داشته باشند، عملکرد همراه با رضایتمندی و علاقه‌مندی بیشتر در کارمندانشان مشاهده شود و درنهایت نیز سرویس‌های بهتری به مشتریانشان ارائه نمایند. تمامی این بهینه‌سازی‌ها ناشی از بهبود مستقیم فرآیندهای بهینه شده است.

مدل‌سازی قدم بعدی در استفاده از  نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار است. برای تحقق این موضوع استفاده از زبان مدل‌سازی BPMN(Business Process Management Model & Notationبسیار رایج است.

BPMN یک زبان قابل فهم و ساده در خصوص طراحی فرایندهای کسب و کار است که شامل علائم و نشانه های استاندارد در جهت شناسایی مراحل هر فرایند و نحوه عملکرد آن است.

یکی از ابزارهای BPMS ابزار مدل‌سازی فرایند است که به‌طور معمول اکثر نرم‌افزارهای مدیریت فرایند از استاندارد BPMNو BPMN2  استفاده می‌کنند.

با استفاده از این استاندارد فهم عملکرد فرایندها برای مدیران –متخصصین و کارشناسان  سازمان‌ها  ساده تر می‌شود. شایان ذکر است که استانداردهای دیگری نیز برای مدل‌سازی فرایندها وجود دارد.

پس از مدل سازی فرایندها و اعمال تغییرات در نحوه ساختار شکلی آن،قدم بعدی  اعمال فعالیت‌های هر استپ یا همان مراحل فرایند است. این بخش یکی از مهمترین عامل های تفاوت نرم‌افزارهای BPMS است.

در این بخش مشخص می‌شود که هرکدام از مراحل فرایند مدل سازی شده چه وظیفه‌ای را به چه بخش و یا شخصی مرتبط می‌کند و یا به تعبیری دیگر فرایندها خودکارسازی می شود.به‌عنوان‌مثال این وظیفه مانند :تائید –رد-تصویب-شرط گذاری-برگشت-تغییرات در بانک‌های اطلاعاتی و ارسال ایمیل و پیامک است.

در قدم آخر ،مدیریت کردن فرایندها وجود دارد. در این مرحله با بررسی نحوه گردش فرایندها ،تعداد فرایندهای در حال انجام و یا اتمام شده و کاربران فرایند  و ... می‌پردازیم .

یک نمونه موفق از نرم افزارهای مدیریت فرایند های کسب و کار در ایران

شرکت شماران سیستم با سال‌ها سرمایه‌گذاری، موفق به طراحی و تولید نرم‏افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPMS) بومی بانام تجاری شاتو پلاس و با آخرین فناوری­های روز دنیا و مستقل از بستر سیستم‌ عامل با زبان برنامه ­نویسی متن­ باز .netcore شده است.

نرم‌افزار شاتوپلاس (ُShAuto Plus) در بستر وب ارائه‌شده و با بهره‌گیری مفید از فنّاوری روز و تولید نرم‌افزار در قالب واکنش گرا (Responsive)بستری بدون مرز ازنظر استفاده با موبایل ،تبلت و صرف‌نظر از محدودیت اندازه صفحه‌نمایش کاربر، بستری برای استفاده بهینه کاربران وبنگاه های اقتصادی خصوصی و ارگانهای دولتی ایجاد کرده است. 

این محصول دانش‌بنیان ابزاری قدرتمند در دست مدیران و تصمیم سازان سازمان‏‏‏‏‏ها‏‏ است تا آن را در جهت مدیریت مؤثر فرایند‏‏‏‏ها‏‏ی سازمانی به‌کارگیرند. این نرم‌افزار از سوی یکی از بزرگ‌ترین شرکت ارزیابی نرم‏افزار‏‏‏‏ها‏‏ی دنیا شرکت TEC(Technology Evaluation Company) کانادا مورد ارزیابی قرار گرفته است. شماران سیستم اولین شرکت ایرانی است که موفق به اخذ گواهی‏نامه این شرکت شده است. این گواهی‏نامه برای نرم‏ افزار شاتو صادر گردیده است.این گواهینامه معتبر صحتی بر عملکرد صحیح و کاربردی نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار شاتو پلاس (BPMS) می‌باشد .

 

 

 به ­کارگیری نر م‏افزارهای مستقل از بستر، که به استناد مصوبات وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات و اطلاعیه­های مربوطه به موضوع مهاجرت سیستم­های نرم‏افزاری، از مبانی تولید این نرم‏افزار بوده که به برخی از قابلیت­های سیستم اشاره می­شود :

 -بهره ­گیری از بستر متن­ باز Open Source با استفاده از زبان برنامه­نویسی .netcore  مایکروساف

-عدم وابستگی به سیستم‌عامل و امکان استفاده از تمامی سیستم­های عامل خانواده لینوکس 

-امکان استفاده از بانک­های اطلاعاتی مختلف مانند Oracleو SQL

-اجرای نرم‏افزار در محیط وب (Web Based)

-استفاده از تکنولوژی پیشرفته آنگولار 5 Angularو Type Script

-انعطاف­پذیری با صفحات واکنش‌گر(Responsive)  باقابلیت انطباق خودکار در تبلت و تلفن همراه

-جلوگیری از بارگذاری مجدد صفحات و افزایش سرعت انتقال اطلاعات Single Page Application

-سازگاری با نرم‏افزارهای کاربردی تلفن همراه Mobile Apps

-سرعت بارگذاری بالای صفحات بر بستر وب و ویندوز با متد MVC

-برقراری ارتباط با بانک‌های اطلاعاتی درونی و بیرونی سازمان و استفاده از Deviceهای مختلف در بستر

-بهره‌گیری از کارتابل الکترونیک برای کلیه فرایندها با ابزارهای قدرتمند در خدمت سازمان بدون کاغذ

-گزارش ساز قدرتمند و ابزار هوشمندی تجاری BI

-چندزبانه بودن نرم­افزار با امکان تعریف زبان جدید توسط کاربر

-ابزارهای اصلی نرم افزار شاتو پلاس (BPMS)

-ابزار طراحی فرایند‏‏‏‏ها‏‏ی سازمان (BPMN Designer)

-مدیریت هوشمند فرایند‏‏‏‏ها‏‏ و گردش فعالیت‏‏‏‏‏ها‏‏ مبتنی بر استاندارد BPMNو  BPMN2

-تخصیص فرایند به فرم‏‏‏‏‏ها‏‏ و گردش فعالیت‏‏‏‏‏ها‏‏ بر اساس چارت و رده سازمانی

-کد نویسی، ارتباط با بانک‏‏‏‏‏ها‏‏ی اطلاعاتی و نگاشت فرم (Mapping)

-تقویم‏‏‏‏‏ها‏‏ی کاری مختلف و تعیین زمان استاندارد انجام هر فعالیت

-ارسال و دریافت سیگنال‏‏‏‏‏ها‏‏ اعم از Email، SMSو ...  

برخی از ابزارهای اصلی BPMS

فرم‏ساز (Form Builder)

طراحی و ایجاد فرم‌‏‏‏‏ها‏‏ی الکترونیکی، به سادگی توسط کاربران در ابزار فرم‌سازشاتو پلاس قابل پیاده‌سازی است. از ویژگی‌‏‏‏‏ها‏‏ی این ابزار، می‌توان به ایجاد فرم‌‏‏‏‏ها‏‏یی کاربردی مطابق با نیاز و سلیقه‌ی هر سازمان، جهت ثبت و ذخیره‌سازی اطلاعات اشاره نمود.

-امکان تهیه هر نوع فرم همراه با جداول و فیلد‏‏‏‏ها‏‏ی مختلف

-ارتباط فرم‏ساز با فرایند ساز و گردش فرم‏‏‏‏‏ها‏‏ بر اساس چارت سازمانی

-تعریف مهلت پاسخگویی، تاریخ ایجاد و اولویت در فرم‏‏‏‏‏ها

نظارت بر فعالیت‌‏‏‏‏ها‏‏ی کسب‌وکار -Business Activity Monitoring BAM

-ارزیابی و مانیتورینگ فرایند‏‏‏‏ها‏‏ و آنالیز گردش کار، شناسایی گلوگاه‏‏‏‏‏ها‏‏ و گزارش‏گیری یکپارچه گرافیکی از مهم‌ترین اهداف نرم افزار میباشد

-امکان شناسایی و عارضه یابی نقاط کور در جهت بهبود بهره‏وری و افزایش سرعت فرایند‏‏‏‏ها‏‏

-امکان کنترل و ردیابی هر وظیفه (Task) و تاریخچه آن در محیط کاملاً گرافیکی

-مشاهده زمان انجام هر وظیفه در هر فرایند و مقایسه آن با زمان استاندارد

گزارش ساز

گزارش‌ساز ابزار قدرتمندی در نرم‌افزار شماران می‌باشد که امکانات مختلفی را جهت ساخت گزارشات داینامیک و پارامتریک در اختیار کاربران و مدیران می‌گذارد گزارش‌های مدیریتی در خصوص ارزیابی عملکرد کارکنان بر اساس پارامترهایی از جمله تعداد نامه‌های ارسالی، رسیدگی به ارجاعات، مدت زمان پیگیری اقدامات

-تهیه و ذخیره گزارش‌های دلخواه با استفاده از ابزار گزارش‌ساز بر اساس ترکیب فیلدهای اطلاعاتی فرم‌ها با در نظر گرفتن سطح محرمانگی

-چاپ نتایج گزارش یا ارسال اطلاعات استخراج شده به محیط Excel ،Wordو یا Internet Explorer

-گزارش گردش ارجاعات

-گزارش‌های دبيرخانه‌اي

-امکان دريافت گزارش پست‌ها و واحدهاي سازماني

-امکان ذخيره سازي خروجي گزارش‌ها به‌ صورت فايل

-امکان گزارش‌گیری بر اساس جستجوی پیشرفته

خودکار سازی گردش کار و امکان ردیابی فرایند‏‏‏‏ها‏‏ (Work List)

شاتو پلاس با تعریف گردش کار و خودکار سازی فرایند‏‏‏‏ها‏‏ از حجم کار کارکنان سازمان می‌کاهد و ضمن افزایش بهره‌وری، ردیابی فرم‏‏‏‏ها‏‏، فعالیت‌‏‏‏‏ها‏‏ و گردش کار را نیز فراهم می‌کند.

پشتیبانی از زبان‌‏‏‏‏ها‏‏ی مختلف (Multi Lingual)

یکی از مهم‌ترین مزایای نرم‌افزار شاتو پلاس، پشتیبانی از قابلیت چند زبانه (Multi Lingual) است. کاربران کشور‏‏‏‏ها‏‏ی مختلف می‌توانند به سادگی با ترجمه یک فایل از فارسی یا انگلیسی به زبان مورد نظر نرم‌افزار را به‏صورت بومی ‏به اجرا درآورند. هم اکنون این نرم‌افزار به چند زبان کاربردی از جمله فارسی، انگلیسی، آذری، عربی، روسی و ترکی استانبولی قابل اجرا است.

یکپارچه‌سازی با سایر بانک‌‏‏‏‏ها‏‏ی اطلاعاتی

نرم‌افزار شاتو پلاس  قابلیت دریافت اطلاعات از بانک‌‏‏‏‏ها‏‏ی اطلاعاتی نرم‌افزار‏‏‏‏ها‏‏ی دیگر را دارد و اطلاعات و محاسبات دیتای سایر نرم‌افزار‏‏‏‏ها‏‏ را درون خود به آسانی پردازش می‌کند و همچنین ارسال و انتقال اطلاعات از طریق سرویس به سایر نرم‌افزار‏‏‏‏ها‏‏ وجود دارد.

با توجه به شرایط کسب و کارهای امروزی که مدام در خور تغییرات و عوض شدن سیاست های مدیریتی و عملیاتی است بهترین راهکار در یکپارچه سازی نرم افزاری در دنیا استفاد از  BPMS می باشد.

راهکاری با سرعت بسیار بالا و منعطف با تغییرات لحظه ای در فرایندهای مدیریتی سازمانها که باعث صرفه جویی در زمان و هزینه های متداول است.

BPMS نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار - 3.3 out of 5 based on 17 reviews