آموزش اتوماسیون اداری | راهنمای جامع + 10 مزیت مهم

با استفاده از فناوری و نوآوری انسانی، محیط‌های کاری به طور مداوم بهره‌وری و کارایی را بهبود می‌بخشند. در اینکه اتوماسیون و ابزارهای نرم‌افزاری می‌توانند به سازمان‌ها در بهینه سازی عملیات روزانه خود کمک کنند، شکی وجود ندارد. با این حال، بسیاری از شرکت‌ها تمایلی به اجرای فناوری یا تغییر کردن وضعیت موجود ندارند.

خوشبختانه، اتوماسیون اداری به نقطه‌ای رسیده است که این سیستم‌‌ها قادر هستند تا به‌ طور یکپارچه در پشته‌های ابزار ادغام می‌شوند و منحنی یادگیری پایینی برای کارمندان دارند.

با توجه به اینکه مباحث ارائه شده در آموزش اتوماسیون اداری برای بسیاری از کارمندان دشوار است، در اینجا به صورت کامل آموزش اتوماسیون اداری را ارائه کرده‌ایم تا با مقدمات این سیستم خودکارسازی آشنایی پیدا کنید. آموزش رایگان اتوماسیون اداری، برای تمامی افرادی که با سیستم های automation سر و کار دارند مناسب می‌باشد.

اتوماسیون اداری چیست؟

اول از همه، باید تعریف درستی از این سیستم داشته باشیم و بدانیم که اتوماسیون اداری چیست؟ اتوماسیون اداری یک اصطلاح کلی است که انواع مختلف سیستم‌ها و نرم‌افزار های رایانه‌ای را توصیف می‌کند که برای جمع‌آوری دیجیتال، ذخیره، انتقال، تغییر و استفاده از اطلاعات اداری برای اجرای وظایف استفاده می‌شوند. در اصل، اتوماسیون اداری به مدیریت داده‌ها کمک می‌کند.

اتوماسیون اجازه می‌دهد تا داده‌ها بدون دخالت انسان فعالیت کنند. از آنجایی که معمولا نیروی انسانی از معادله خارج می‌شوند، خطر خطای دستی در سیستم‌ها وجود ندارد. چیزی که زمانی با یک ماشین تحریر شروع می‌شد، به تعداد بی‌شماری از اتوماسیون و ابزار الکترونیکی تبدیل شده است که نحوه کار افراد را تغییر داده.

آموزش اتوماسیون اداری به صورت اصولی

اتوماسیون اداری جنبه‌های مختلفی دارد، اما به راحتی می‌توان آنها را به دسته‌های زیر تقسیم کرد:

• ذخیره سازی اطلاعات: این شامل ضبط اطلاعات، مانند فرم‌ها، اسناد، فایل‌ها، تصاویر و صفحات گسترده است. ذخیره‌سازی اطلاعات عموماً در قالب‌های واژه‌پرداز یا صفحات گسترده وجود دارد، اما می‌تواند مانند رکوردهای موجود در یک CMS یا ابزار نرم‌افزار اتوماسیون مانند SolveXia پیچیده‌تر باشد.
• تبادل داده: سیستم‌ها امکان تبادل بی‌درنگ اطلاعات، مانند دستگاه‌های فکس یا ایمیل‌ها را فراهم می‌کنند. ابزارهای نرم افزار اتوماسیون نیز در این دسته قرار می‌گیرند زیرا می‌توانید به راحتی اطلاعات را به اشتراک بگذارید و گزارش‌ها را بین افراد ارسال کنید.
• مدیریت داده‌ها: اتوماسیون اداری نیز باید به راحتی بین طرف‌های مختلف و اطلاعات مربوطه قابل مدیریت باشد. به این ترتیب، سیستم‌‎های اتوماسیون اداری می‌توانند داده‌های کوتاه مدت و بلند مدت، از جمله برنامه‌های مالی، هزینه‌های بازاریابی، مدیریت موجودی و غیره را مدیریت کنند.

مزایای اتوماسیون اداری برای کسب‌وکارها

به طور کلی می‌توان گفت کسب‌وکارها به ابزارهای اتوماسیون اداری متکی هستند. صرف نظر از اندازه و تعداد کارکنان سازمان، اتوماسیون می‌تواند مزایای زیر را برای هر کسب و کاری به همراه داشته باشد:

• کاهش فعالیت دستی برای دستیابی به وظایف
• به حداقل رساندن خطاهای انسانی و دستی
• کاهش زمان پردازش اطلاعات برای تکمیل کار
• افزایش شفافیت و توانایی های بهبود فرآیند
• تصمیم گیری بهتر بر اساس داده ها و پیش بینی ها
• معیارهای پیشرفته و نظارت بر KPI
• افزایش رضایت کارکنان و ارتباطات
• ارائه خدمات بهتر به مشتریان

پیش‌نیازهای اتوماسیون

هنگام وارد کردن اتوماسیون به سازمان خود، با دو تصمیم بزرگ روبرو خواهید شد:

1. برای شروع، چه چیزی را می خواهید خودکار کنید؟
2. ابزار مناسب برای انجام این کار چه چیزی است؟

تیم فنی باید با تیم توسعه نرم‌افزارهای اتوماسیون در ارتباط باشد و مدیریت مجموعه بخش مهمی از ارائه اطلاعات را برعهده دارند که کمک می‌کنند تا ارائه کننده نرم‌افزار به خوبی نیازهای سازمان را درک کند که این نیازها شامل: درک خود ابزار / هدف آن، آموزش کافی / طرز فکر مثبت از طرف کسانی که از آن استفاده خواهند کرد.

بهترین این است که در ابتدای آموزش اتوماسیون اداری، به بررسی این فرایندها بپردازیم:

1. انتخاب ابزار مناسب

بهترین ابزارهای اتوماسیون، دارای بسیاری از ویژگی‌های ضروری هستند. در اینجا توضیح داده شده است که چگونه ابزارهای اتوماسیون می‌توانند به کسب‌وکار شما کمک کنند، مانند نرم افزار اتوماسیون اداری شُماران سیستم که این خدمات را ارائه می‌کند:

• طراحی آسان گردش کار: ابزارهای اتوماسیون باید زندگی کارمندان شما را آسان‌تر کنند و پیچیدگی‌ها را کاهش بدهند. این بدان معنی است که گردش کار و طراحی آنها باید بصری باشد. این ابزار می‌تواند فرآیندهای داخلی شما مانند تطبیق حساب را بدون نیاز به تیم فناوری اطلاعات یا کسی برای کدگذاری رویه تکمیل کند. در عوض، می‌توانید از میان مجموعه‌ای از دستورات انتخاب کنید و هر فرآیندی را به راحتی کنار هم قرار دهید.
• سازگاری با موبایل: این روزها، کارمندان و مدیران کسب‌وکار همیشه در حال حرکت هستند. داشتن ابزاری سازگار با موبایل و در دسترس بودن به این معنی است که وقتی خارج از دفتر هستید یا دور از رایانه خود هستید، هیچ تبادل اطلاعاتی را از دست نمی‌دهید.
• یکپارچه‌ سازی نرم‌ افزار: احتمالاً در حال حاضر ابزارهای اتوماسیون اداری برای کسب‌ و کارتان کار می‌کنند. چه Slack، Google Sheets، Dropbox، Salesforce، Mailchimp یا هر نرم‌افزار دیگری، بهترین کار زمانی است که این ابزارها بتوانند با یکدیگر صحبت کنند.
• گزارش ها و تجزیه و تحلیل ها: شما نیاز دارید که بتوانید اندازه‌گیری کنید آیا ابزار استفاده شده به طور مداوم به نفع شما کار می کند یا خیر. راه‌حل‌های نرم افزاری با گزارش و تجزیه و تحلیل می‌توانند از این جنبه مدیریتی را برای شما ایجاد کنند. این ابزارها نه تنها بر اساس داده‌ها و کسب‌وکار روزانه شما تجزیه و تحلیل ارائه می‌کنند، بلکه می‌توانید گزارش‌های داخلی نیز ایجاد کنید که نشان می‌دهد برای مثال چند ساعت برای یک کار صرف شده است.
• کنترل دسترسی: هر نرم‌افزاری که از داده‌ها استفاده می‌کند، یکی از مهم‌ترین ملاحظات کنترل و امنیت است. ابزارهایی مانند نرم‌افزار اتوماسیون اداری شُماران سیستم، اجازه کنترل دسترسی را می‌دهند، به این معنی که شما می‌توانید فقط به کسانی که باید آن را داشته باشند، دسترسی را محدود کرده و اعطا کنید. همچنین می‌توانید ببینید چه کسی و چه زمانی تغییراتی در داده‌ها ایجاد کرده است تا مسیرهای حسابرسی معتبر و دقیق باشند.

2. ارائه آموزش مناسب

ابزار مناسب فقط زمانی کار می‌کند که افراد به درستی از آن استفاده کنند. برای کسانی که در سازمان شما فرآیندهای مختلف را مدیریت می‌کنند، ابزارهای اتوماسیون به کاهش بار هر کار دستی و تکراری کمک می‌کند. ابتدا نیاز به آموزش صحیح و درک نحوه عملکرد ابزار دارد. بهترین نرم افزارهای موجود در بازار نه تنها برای رابط‌های کاربری آسان طراحی می‌کنند، بلکه آموزش و پشتیبانی را نیز ارائه می‌دهند.

آموزش مناسب برای کسانی که به آن علاقه دارند بهترین کار است. به عنوان یک مدیر کسب و کار، می‌توانید به حمایت از فرهنگی کمک کنید که در معرض تغییر و بهبود مستمر است. یک راه برای انجام این کار، تمرین بهبود مستمر فرآیند است و به همین دلیل نیز آموزش کامل اتوماسیون اداری اهمیت دارد.

چالش‌های رایج در آموزش اتوماسیون اداری و راه‌حل آن‌ها

با وجود رشد سریع ابزارهای دیجیتال، یکی از موانع اصلی در اجرای موفق اتوماسیون اداری، نبود آموزش مؤثر و اصولی برای کارمندان است. آموزش ناقص یا نادرست می‌تواند منجر به مقاومت در برابر تغییر، استفاده‌ نادرست از ابزارها و کاهش بهره‌وری شود.

در ادامه برخی از چالش‌های رایج در آموزش اتوماسیون اداری و راهکارهای عملی برای غلبه بر آن‌ها را بررسی می‌کنیم:

۱. مقاومت کارکنان در برابر تغییر
کارکنان ممکن است به دلیل ترس از پیچیدگی سیستم‌ها یا از دست دادن شغل خود، در برابر اتوماسیون مقاومت نشان دهند.

✅ راه‌حل: آموزش را با تأکید بر مزایای شخصی برای کارکنان آغاز کنید. نشان دهید چگونه اتوماسیون کار آن‌ها را ساده‌تر و ارزشمندتر می‌کند، نه جایگزین.

۲. عدم آشنایی با ابزارهای دیجیتال
در برخی سازمان‌ها، افراد تجربه قبلی با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری ندارند و همین موضوع باعث کاهش سرعت یادگیری می‌شود.

✅ راه‌حل: آموزش‌ها را با زبان ساده و همراه با مثال‌های عملی ارائه دهید. استفاده از ویدیوهای آموزشی، فایل‌های راهنما و جلسات عملی بسیار مؤثر است.

۳. نبود پشتیبانی مستمر از طرف تیم فنی
پس از آموزش اولیه، کاربران ممکن است با مشکلاتی روبه‌رو شوند و پاسخ‌گو نداشتن باعث ترک استفاده از سیستم می‌شود.

✅ راه‌حل: تیم پشتیبانی یا مشاور داخلی برای پاسخ‌گویی سریع به سؤالات در دسترس باشد. همچنین، ایجاد یک بانک سوالات متداول (FAQ) نیز می‌تواند مفید باشد.

۴. انتخاب ابزارهای پیچیده یا نامناسب
اگر نرم‌افزار اتوماسیون بیش از حد پیچیده باشد یا با نیازهای سازمان تطابق نداشته باشد، حتی بهترین آموزش‌ها هم اثربخش نخواهند بود.

✅ راه‌حل: پیش از خرید ابزار، نیازهای سازمان را تحلیل کنید و نرم‌افزاری را انتخاب کنید که رابط کاربری ساده، آموزش‌پذیر و قابل سفارشی‌سازی داشته باشد.

با درک این چالش‌ها و ارائه آموزش ساختارمند، سازمان‌ها می‌توانند اجرای اتوماسیون اداری را به شکلی مؤثر انجام دهند و مسیر تحول دیجیتال خود را با موفقیت طی کنند.

انواع ابزارهای اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری تمام جنبه‌های عملیات یک کسب‌وکار را به صورت مجازی در برمی‌گیرد. ابزارهایی برای پشتیبانی وجود دارد:

مدیریت تسهیلات:

این توانایی را به دست آورید که از راه دور دسترسی به امکانات خود را اعطا یا رد کنید. برخی از این امکانات:

• مدیریت دسترسی
• مدیریت بازدیدکنندگان
• سرویس
• عضویت
• برنامه ریزی

پرسنل:

از اتوماسیون برای مدیریت کارمندان داخل مجموعه و تایید قراردادها استفاده کنید.

• قراردادها
• استخدام
• فهرست بندی
• شبانه روزی

بهره‌وری:

در مورد یادداشت‌ها و اطلاعات ضروری ذخیره، اشتراک‌گذاری و همکاری کنید.

• یادداشت
• لوازم اداری
• پذیرایی از رویدادها

ارتباط:

مجموعه امکانات ارتباطی را در سیستم خود داشته باشید:

• پاسخگویی به سوالات
• نوشتن ایمیل کمتر

اداری:

از ابزارهای نرم‌افزاری مانند نرم‌افزارهای شُماران برای مدیریت کارهای تکراری، ادغام داده‌ها از تمام سیستم‌های قدیمی در یک مکان، حسابداری خودکار و تجزیه و تحلیل فوری و موارد دیگر استفاده کنید.

• جمع‌آوری و سازماندهی داده‌ها
• کارهای تکراری را ساده کنید
• زمان کمتری برای کارهای اداری
• علاوه بر صورتحساب، هزینه ها و صورتحساب

قرار ملاقات و برنامه‌ریزی:

از ارسال ایمیل برای برنامه‌ریزی به صورت رفت و برگشتی خودداری کنید. سیستم‌های اتوماسیون قابلیت هماهنگ کردن بسیاری از فعالیت‌ها را دارند:

• قرار ملاقات‌ها را به صورت خودکار برنامه ریزی کنید.
• ایمیل قبل و بعد از قرار ملاقات

نقش اتوماسیون اداری در تحول دیجیتال سازمان‌ها

در مسیر تحول دیجیتال، آموزش اتوماسیون اداری به عنوان یکی از مهم‌ترین گام‌های اولیه شناخته می‌شود. اتوماسیون اداری با حذف فرایندهای دستی، دیجیتال‌سازی داده‌ها و تسریع جریان اطلاعات، زیرساخت لازم برای گذار از مدل‌های سنتی به سیستم‌های هوشمند و یکپارچه را فراهم می‌سازد.

سازمان‌هایی که به دنبال تحول دیجیتال هستند، باید ابتدا کارکنان خود را با مفاهیم، ابزارها و کاربردهای اتوماسیون اداری آشنا کنند. این آموزش‌ها به تیم‌ها کمک می‌کند تا با سیستم‌های جدید سازگار شده، از امکانات آن‌ها به درستی بهره‌مند شوند و فرآیندهای قدیمی را به شیوه‌ای کارآمد بازطراحی کنند.

برخی از مزایای اتوماسیون اداری در مسیر دیجیتال‌سازی:

• تسریع تصمیم‌گیری با داده‌های دقیق و به‌روز
• کاهش خطاهای انسانی و تکرار عملیات
• امکان یکپارچه‌سازی نرم‌افزارهای سازمانی
• بهبود تجربه مشتری و پاسخ‌گویی سریع‌تر
• افزایش بهره‌وری و شفافیت در تمام سطوح سازمان

از آنجا که تحول دیجیتال نیازمند زیرساختی انعطاف‌پذیر و قابل توسعه است، پیاده‌سازی صحیح و آموزش گام‌به‌گام اتوماسیون اداری می‌تواند اولین و مهم‌ترین سرمایه‌گذاری شما در این مسیر باشد. کسب‌وکارهایی که در این حوزه پیشرو هستند، نه تنها در بازار رقابتی متمایز می‌شوند، بلکه آینده‌ خود را نیز تضمین می‌کنند.

سخن پایانی …

اتوماسیون اداری هم در فرآیندهای روزانه و هم در بهینه‌سازی فرآیند نقش بسزایی دارد. سازمان‌ها می‌توانند از اتوماسیون اداری در زمینه‌های مختلف استفاده کنند. ابزارهای اتوماسیون مانند نرم افزار اتوماسیون شُماران سیستم می‌توانند به افزایش ده برابری بهره‌وری کمک کنند. ابزارها و فناوری به کار با هم کمک می‌کنند تا گردش کار، ارتباطات و همکاری را ساده‌تر کنند.

در این قسمت از مجموعه آموزش‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری، با پیش نیازها و موارد مقدماتی آشنا شدیم و در قسمت‌های دیگر به صورت جزئی‌تر آموزش را بررسی خواهیم کرد.

سوالات متداول درباره آموزش اتوماسیون اداری

1. اتوماسیون اداری دقیقاً چیست؟
   • اتوماسیون اداری به استفاده از نرم‌افزارها و ابزارهای دیجیتال برای خودکارسازی فعالیت‌های تکراری، ذخیره‌سازی داده‌ها، ارتباطات و مدیریت اسناد در یک سازمان گفته می‌شود.
2. آیا برای استفاده از اتوماسیون اداری به دانش فنی نیاز داریم؟
   • خیر، بیشتر ابزارهای امروزی رابط کاربری ساده‌ای دارند و برای استفاده از آن‌ها نیاز به مهارت تخصصی نیست. با یک آموزش کوتاه، بیشتر کارکنان می‌توانند از این سیستم‌ها استفاده کنند.
3. اتوماسیون اداری چه تفاوتی با سیستم‌های ERP دارد؟
   • اتوماسیون اداری بیشتر بر روی فعالیت‌های روزمره و ارتباطات تمرکز دارد، در حالی‌که ERP یک سامانه یکپارچه‌ برای مدیریت منابع سازمانی در سطح کلان است.
4. آیا اتوماسیون اداری باعث حذف نیروی انسانی می‌شود؟
   • خیر، بلکه نقش نیروی انسانی را از کارهای تکراری به فعالیت‌های تحلیلی، تصمیم‌گیری و خلاقانه تغییر می‌دهد.
5. مهم‌ترین مزایای اتوماسیون اداری چیست؟
   • کاهش خطاهای انسانی، صرفه‌جویی در زمان، افزایش بهره‌وری، شفاف‌سازی فرایندها، و تصمیم‌گیری مبتنی بر داده.
6. چه بخش‌هایی از سازمان را می‌توان اتوماسیون کرد؟
   1. تقریباً تمام بخش‌ها: منابع انسانی، حسابداری، مدیریت اسناد، ارتباطات داخلی، برنامه‌ریزی جلسات، مدیریت مشتریان و غیره.
7. چطور آموزش اتوماسیون اداری را شروع کنیم؟
   • می‌توانید با مطالعه منابع رایگان، شرکت در دوره‌های آنلاین، یا استفاده از راهنمای نرم‌افزارهای اتوماسیون که بسیاری از آن‌ها آموزش داخلی دارند شروع کنید.
8. آیا هزینه اجرای سیستم اتوماسیون زیاد است؟
   • هزینه اولیه ممکن است بسته به نرم‌افزار و اندازه سازمان متفاوت باشد، اما در بلندمدت موجب صرفه‌جویی قابل توجه در هزینه‌ها و زمان خواهد شد.
9. آموزش اتوماسیون اداری برای چه کسانی مفید است؟
   • برای کارمندان اداری، مدیران، مسئولان منابع انسانی، کارشناسان فناوری اطلاعات و هر فردی که با فرآیندهای تکراری و داده‌های سازمانی سر و کار دارد.