دبیرخانه
نرم‌افزار دبیرخانه شماران با ایجاد درگاه‌ها‌ی متنوع، دریافت و ارسال نامهها را ممکن می‌سازد. کلیه نامه‌ها‌یی که با روش های مختلف مانند فکس، ایمیل و اسکن به سازمان وارد یا از آن خارج می‌شوند، در دبیرخانه ثبت می‌شوند و کلیه مکاتبات سازمان بهصورت الکترونیکی و بی‌نیاز از جابه‌جایی فیزیکی به گردش درمی‌آیند. تصویر اصل نامهها یا هر گونه سند دیگری در این نرم‌افزار به‌روش الکترونیکی آرشیو می‌شود.
امکانات
- ارسال و دریافت نامه با استاندارد ECE
- دبیرخانه‌‌‌‌‌ها‌‌ی متعدد بهصورت متمرکز و غیرمتمرکز
- تفکیک نامههای داخلی از نامههای وارده و صادره
- قالب‌‌‌‌‌ها‌‌ی متعدد جهت چاپ نامههای داخلی یا صادره
- پیش‌نویس نامه، حاشیه‌نویسی در نامهها و امضای دیجیتال
- انواع طبقه‌بندی امنیتی و محرمانگی نامه و روابط بین نامهها
قرارها و یادآوریها
کاربران با بررسی قرارها و یادآوریها از برنامه روزانه یا هفتگی خود مطلع می‌شوند و اقدامات لازم جهت زمان‌بندی انجام یا حضور در جلسات را انجام می‌دهند.
امکانات
- تنظیم فعالیت‌‌‌‌‌ها در تقویم به‌عنوان یادآوری
- تنظیم قرار ملاقات و جلسات توسط مسئولان دفاتر
- ارسال قرار ملاقات و جلسات برای مدعوین از طریق پیامک
- تنظیم قرارها و جلسات با کنترل امکانات و منابع مورد استفاده
- لیست قرارها، یادآوریها و جلسات روز بعد برای مدیران با پیامک خودکار روزانه
دریافت و ارسال پست الکترونیک (Email Center)
فراخوانی ایمیل‌ها و انتقال به کارتابل و به گردش در آوردن آنها همانند یک ارجاع داخلی از مزیت‌های این نرم‌افزار است. کاربران حتی بدون دسترسی مستقیم به اینترنت، ایمیل‌های خود را مشاهده یا از طریق پست الکترونیکی ارسال می‌کنند. دریافت گروهی پست الکترونیکی و زمان‌بندی ارسال گروهی پست‌ها‌ی الکترونیکی هدفمند، از ویژگی‌ها‌ی دیگر این نرم‌افزار است.
امکانات
- اعمال سطوح دسترسی مختلف در دریافت و ارسال ایمیل
- ضمیمه کردن یک یا چند ایمیل به ارجاعات در حال گردش
- زمان‌بندی ارسال پست الکترونیکی در زمان‌‌‌‌‌ها‌‌ی مشخص
- تهیه و ویرایش متن نامه قابل ارسال از طریق پست الکترونیک در داخل برنامه
- ارسال پست الکترونیک برای یک فرد یا یک لیست از افراد با قابلیت ارسال پیوست
- دریافت و ارسال پست الکترونیکی (Email) برای کاربران بدون دسترسی به اینترنت
- مدیریت دسترسی چندین کاربر به یک پست الکترونیک خاص (پست الکترونیک سازمان)
- قابلیت اتصال به Mail Server و دریافت و ارسال پست الکترونیکی (Email) از طریق کارتابل
دریافت و ارسال از طریق نمابر (Fax Center)
ارسال و دریافت گروهی فاکس بدون دسترسی مستقیم به دستگاه‌های نمابر از قابلیت‌های این نرم‌افزار است. فاکس‌های دریافتی همانند یک ارجاع داخلی به گردش درمی‌آید.
امکانات
- دریافت و ارسال نمابر‌‌‌‌ها‌‌ی مربوط به هر کاربر
- دریافت و ارسال نمابر از طریق کارتابل
- کنترل و تعیین سطح دسترسی به نمابر‌‌‌‌ها‌‌ی دریافتی و ارسالی
- انواع گزارش‌‌ها بر اساس وضعیت ارسال، شماره تلفن، تعداد نمابر‌‌‌‌ها‌‌ی ارسالی، تاریخ و...
ارسال پیامک (SMS Center)
پس از ارتباط تلفنی، ارسال اطلاعات از طریق پیامک، بیشترین کاربرد و محبوبیت را دارد؛ به همین سبب مرکز پیامک این نرم‌افزار با فرایندساز بهطور مستقیم مرتبط است و پیام‌ها‌ی حاوی وضعیت فرایند مورد نظر از طریق پیامک برای افراد ارسال می‌شود.
امکانات
- ارسال انواع متن‌‌‌‌‌ها بهصورت قالب‌‌‌‌‌ها‌‌ی آماده
- ارسال پیامک‌‌‌‌‌ها‌‌ی حاوی وضعیت فرایند‌‌‌‌ها‌‌ی کسب‌وکار
- ارسال پیامک به لیستی از افراد، شماره‌‌‌‌‌ها‌‌ی خاص، گروه دفتر تلفن و ...
- ارسال پیامک (SMS) فارسی و انگلیسی مانند قرار ملاقات و جلسات
- ارسال پیامک بدون نیاز به دسترسی هر کاربر به اینترنت یا خط موبایل
آرشیو و مدیریت مدارک
طبقه‌بندی، نگهداری و مدیریت مدارک و همچنین طبقه‌بندی دانش سازمانی در قالب نرم‌افزار آرشیو و مدیریت مدارک و مستندات به وجود آمده است. مستندات بهصورت دیتا ذخیره‌سازی می‌شوند و به‌شکل گزارشات مدیریتی مورد بهره‌برداری قرار می‌‌گیرند. مشاهده سوابق نسخه‌ها‌ی ویرایش‌شده مدارک با حفظ امنیت، به‌سادگی قابل دسترسی خواهند بود. دسترسی کاربران به مدارک از طریق چارت سازمانی امکان‌پذیر است.
امکانات
- خودکارسازی آرشیو نامههای دریافتی و ارسالی از دبیرخانه
- طبقه‌بندی پرونده‌‌‌‌‌ها و زونکن‌‌‌‌‌ها و تقسیم‌بندی داخلی هرکدام
- پیوست کردن مدارک موجود در آرشیو در هنگام گردش فرمها
- طبقه‌بندی انواع مدارک و استفاده از آنها در پرونده‌‌‌‌‌ها و زونکن‌‌‌‌‌ها
- مشاهده و گزارشگیری از تمامی فعالیت‌‌‌‌‌ها‌‌ی انجام‌شده کاربران بر روی هر یک از مدارک
- جستجو و گزارشگیری در مورد مشخصات و فیلد‌‌‌‌ها‌‌ی اطلاعاتی مدارک توسط ابزار فرم‌ساز
- کنترل دسترسی کاربران به آرشیو در سه سطح؛ نمایش، ویرایش و افزودن، حذف برای هر گروه مدرک
مدیریت صورت‌جلسات
پس از ارتباط تلفنی، ارسال اطلاعات از طریق پیامک بیشترین کاربرد و محبوبیت را دارد؛ به همین سبب مرکز پیامک این نرم‌افزار با فرایندساز بهطور مستقیم مرتبط است و پیام‌ها‌ی حاوی وضعیت فرایند مورد نظر از طریق پیامک برای افراد ارسال می‌شود.
امکانات
- تعریف مصوبات جلسات بهصورت اقدامات قابل‌پیگیری
- مشاهده چگونگی انجام اقدامات توسط مدیر یا دبیر جلسه
- امکان تعیین مشخصات پیگیری و زمان شروع و پایان اقدام
- تهیه گزارش‌های مربوط بر مبنای اولویت‌‌‌‌‌ها و پارامتر‌‌‌‌ها‌‌ی تعریف‌شده
- تخصیص اقدامات تعریف‌شده و ارسال خودکار آن از طریق کارتابل برای هر یک از اقدام‌‌‌کنندگان
امنیت و سطوح دسترسی
نرم‌افزار «شاتو» از نظر امنیتی از سوی مراجع معتبر ارزیابی سازمان فناوری کشور مورد بررسی، تأیید گردیده است و موفق به اخذ گواهی‌نامه شده است.
امکانات
- تعیین مدت اعتبار دسترسی در سطح فیلد و Object
- کنترل ورود کاربر به سیستم با SMS Authentication
- کنترل ورود کاربر به سیستم براساس دسترسی‌‌‌‌‌ها‌‌ی شبکه داخلی
- ثبت عملکرد کاربران، همراه با زمان و شرح انجام آن بهطور خودکار
- تعریف گروه‌‌‌‌‌ها‌‌ی کاربری و تعیین سطوح دسترسی بهصورت گروهی و فردی
- امکان ورود کاربران بیرونی بهصورت مستقل با دسترسی به کارتابل شخصی
چند فرهنگی
در این نرم‌افزار امکان بکارگیری و اجرای زبان‌های مختلف (Multi Language) تعبیه شده و کاربران می‌توانند بر اساس زبان‌های دلخواه، نرم‌افزار را تنظیم کنند. پس از انتخاب زبان مورد نظر، Alignment فرمها بهصورت خودکار توسط نرم‌افزار تنظیم می‌شود. تقویم‌های میلادی و هجری شمسی به‌عنوان تقویم‌های پایه در نرم‌افزار وجود دارد.
امکانات
- ترجمه یکنواخت و همزمان
- ترجمه لغات کلیدی نرم افزار به هر زبان مورد نیاز