اغلب سازمان‌ها در حال حاضر نرم‌افزارهایی دارند که برای پیشبرد اهداف سازمانی از آنها استفاده می‌کنند. سازمان‌ها برای جبران کاستی‌های این نرم‌افزارها به دنبال توسعه آن منطبق بر نیازهایشان هستند تا بتوانند در حوزه‌های کلیدی قابلیت‌های این نرم‌افزار را به کار گیرند.
در فضای متغیر کسب و کار امروز، سازمان‌ها باید به‌اندازه کافی چابک باشند تا بتوانند به هرگونه چالشی نرم‌افزاری که با آن مواجه می‌شوند در شرایط مناسب پاسخ دهند.
با توجه به تحقیقات انجام شده، نرم‌افزارهای آماده و یا به اصطلاح (پکیج) نهایتاً تا 70 درصد نیازهای شما را برطرف می‌کنند و همیشه برخی از نیازمندی‌ها یا به صورت دستی انجام می‌شود و یا به دلیل نبود ابزار مناسب نادیده گرفته می‌شود.
در کسب و کارهای امروزی نیز با توجه به تغییرات قوانین، نوسانات ریالی و ارزی، تغییرات روال‌ها و فرایندهای کسب و کارها و موارد مشابه، نیاز به تغییرات سریع در نحوه عملکرد نرم‌افزارها است، تا بتوانیم اطلاعات لازم را وارد و بر اساس نیاز لحظه‌ای، خروجی‌های دلخواه را از آنها استخراج کنیم.
حال پاسخ این موارد چیست. چطور می‌توان با سرعت و انعطاف زیاد این مشکلات را حل کرد و به نتیجه دلخواه رسید؟
راهکار جدید شرکت شماران سیستم ابزاری پرقدرت، منعطف و با کاربری بسیار آسان بدون نیاز به دانش فنی این مشکلات را حل می‌کند. نرم‌افزار ساز شماران محیطی برای توسعه نیازهای نرم‌افزاری و ایجاد سیستم‌های دلخواه در تمام بخش‌های سازمان است. این راهکار بینش نوینی در صنعت انفورماتیک کشور در خصوص ایجاد نرم‌افزارهای سازمانی بدون کد نویسی و ساختارهای پیچیده و استفاده از پلتفرم‌های مختلف است.
ابزارهای این راهکار به شرح زیر است:
- فرم ساز
- موتور گردش کار
- گزارش ساز
- هوش تجاری
- پورتال
راهکار نرم‌افزار ساز شماران با استفاده از ابزارهای منعطف و یکپارچه، تمامی روال‌ها و فرایندهای مربوط به کسب و کارهای مختلف را پیاده‌سازی کرده و بر اساس ارائه به لحظه گزارش‌ها در زمان‌های متفاوت، بستری امن و سریع برای برنامه‌ریزی مدیران در خصوص اخذ تصمیم‌های لحظه‌ای و حساس است.
فرم‌ساز (Form Builder)
طراحی و ایجاد فرمهای الکترونیکی، به سادگی توسط کاربران در راهکار نرم افزارساز شماران قابل پیاده‌سازی است. از ویژگی‌های این ابزار، می‌توان به ایجاد فرمهایی کاربردی مطابق با نیاز و سلیقه‌ی هر سازمان، جهت ثبت و ذخیره‌سازی اطلاعات اشاره نمود.
ایجاد فرمهای مستقل، فرمهای پایه، فرمهای واسط، فرمهای عملیاتی و اطلاعاتی، تنها بخشی از بستر گسترده فرم‌ساز است. نکته بسیار مهم در امکانات فرم‌ساز، ایجاد قوانین و تأثیرپذیری آنها در نرم‌افزار و سرویس‌های دیگر است. این امکان باعث ایجاد یکپارچگی در جداول اطلاعاتی و بانک‌های متفاوت و درگیر سازمان است.
به‌طور مثال فرض کنید در یک سازمان یک نرم‌افزار یکپارچه و چند نرم‌افزار کوچک برای دیگر نیازها مورد استفاده قرار می‌گیرند. طبیعتاً بانک‌ها اطلاعاتی نرم‌افزارهای نام‌برده نیز متفاوت است. حال بر اساس دستورالعمل‌های جدید سازمانی نیاز به یکپارچگی بین سرویس‌های موجود با یک نرم‌افزار جدید است.
امکانات فرم ساز به‌راحتی این نیاز را برطرف و با قابلیت‌های گسترده، قوانین و Rules مای متفاوت را در قالب فرم ایجاد می‌کند و حتی استفاده از داده‌های موجود در جداول اطلاعاتی را به روش‌های مختلف LOV و فهرست‌های انتخابی، ممکن می‌سازد
نکته جالب اینکه این موارد بدون نیاز به کد نویسی و اسکریپت نویسی‌های پیچیده، انجام می‌شود.
فرمول نویسی و ایجاد شرط‌ها در مقادیر فیلدها به صورت محدود و گسترده نیز به‌طور کامل به صورت دینامیک و انتخاب شرط‌ها و عملیات مربوط به آن بدون کد نویسی امکان‌پذیر است. این‌یک امکان بسیار فوق‌العاده در فرم سازهای بومی و ایرانی به شمار می‌آید.
ایجاد URL در فرم
در توسعه نرم‌افزارهای تحت وب، دسترسی به فرمهای عملیاتی بدون محدودیت مکانی و شبکه‌های محلی و سازمانی بسیار حائز اهمیت است که این نیاز در راهکار نرم‌افزار ساز شماران به‌طور کامل ایجاد و به‌صورت اتوماتیک، URL و یا همان آدرس اینترنتی را برای استفاده از فرم ایجاد می‌کند.
این ابزار برای سامانه‌های تکریم ارباب‌رجوع، پیشنهادات و شکایات، نظرسنجی که چه به‌صورت فرایندی و کارتابلی و چه به‌صورت غیر فرایندی (MIS) بسیار مفید و کاربردی است.
یکی از شگفتی‌های استفاده از این راهکار، توسعه نرم‌افزارها توسط کاربران سازمان است که عدم وابستگی را برای سازمان ایجاد می‌کند.
برخی از امکانات فرم‌ساز در راهکار نرم‌افزار ساز شماران:
- امکان تهیه هر نوع فرم همراه با جداول و فیلدهای مختلف
- ارتباط فرم‌ساز با فرایندساز و گردش فرم‌ها بر اساس چارت سازمانی داخلی و برون سازمانی
- تعریف مهلت پاسخگویی، تاریخ ایجاد و اولویت در فرم‌ها
- مدیریت جداول اطلاعاتی و ارتباط داده‌ها به‌صورت مستقیم در طراحی فرم‌ها
- امکان پرداخت الکترونیکی در فرمهای پورتال
- امکان استفاده URL در پورتال و سایت و دسترسی خارجی به فرم
- امکان تعریف lov تا به‌صورت هایراکی از دیتابیس‌ها و سرورهای مختلف و قراردادن در فرم فرم‌سازی
- امکان شرط‌گذاری برروی کنترل‌های فرم‌ساز براساس نوع عملیات مختلف در مستر فرم و جداول
- امکان فرمول نویسی برای اعداد و تاریخ و ساعت
- امکان تغییر رنگ فونت، متن و غیره
- ایجاد ظاهر دلخواه بدون عملیات کد نویسی
- ایجاد فرمهای چند مرحله‌ای مستقل و فرایندی
- ماکرو نویسی و توسعه سرویس‌های جدید فرم با کد نویسی
- ایجاد فرم‌ها با Drag & Drop
موتور گردش کار (WorkFlowEngin)
در همه نرم‌افزارها روال‌ها و گردش‌های دیتایی وجود دارد که می‌بایست با دقت و قوانین متعدد ایجاد شود. به‌طور مثال، در نرم‌افزارهای خدمات پس از فروش روال‌های تائید خدمات و اطلاع‌رسانی‌ها در ساختار سازمانی به تفکیک خدمات و شروط متعدد در گردش آن.
این امر نیاز به ابزاری دارد تا بتوان برگه‌های عملیاتی و یا محاسباتی را در یک مسیر مشخص با قوانین و دسترسی‌های مختلف ایجاد کرد.
ابزار گردش کار در راهکار نرم‌افزار ساز شماران به‌صورت دینامیک و کاملاً بومی و ایرانی بوده که با استانداردهای روز انفورماتیک در خصوص مدل‌سازی فرایند و اجرای آن محیطی امن و کاربرپسند ایجاد کرده است.
ساخت فرایندهای ساده، متوسط و پیچیده به‌راحتی و بدون نیاز به کد نویسی از طریق عملگرهای فرایند ساز به‌صورت Drag&Drop انجام می‌شود.
این ابزار وظایف را به شرکت‌کنندگان فرایند با اطلاع از داده‌ها در میان شرکت‌کنندگان کل فرایند اختصاص می‌دهد.
موتور گردش کار به عنوان قلب تپنده نرم‌افزار ساز است که می‌تواند هر دنباله‌ای از مراحل یا فعالیت دلخواه را بر اساس جریان روند فرایند و قوانین مسیریابی مرتبط اجرا کند.
برای اطمینان از این که تمام وظایف فرایند به طور کامل تکمیل و روند کار انجام شده است نیاز به موتور گردش کار الزامی است. این ابزار نرم‌افزاری به اجرای کارها کمک می‌کند.
موتور گردش کار یک مترادف برای نرم‌افزار گردش کار، برنامه گردش کار و یا سیستم گردش کار است.
با این توضیحات گردش کار مجموعه‌ای از وظایف است که داده‌ها را به حالت تمام شده پردازش می‌کند. در ادامه به مواردی در خصوص عملیات فرایندی در این نرم‌افزار اشاره می‌کنیم:
- شناسایی ویژگی‌های کاربر: یعنی بر اساس خواص کاربر، چه گزینه‌هایی معتبر است (تائید، رد، تصویب)
- چک کردن وضعیت: تعیین اینکه آیا دستور بعدی براساس وضعیت فعلی روند معتبر است یا خیر
- اجرای منطق: هنگامی‌که کاربر شناسایی شده و وضعیت پذیرفته شده، موتور گردش کار منطق شرطی را به‌عنوان یک جمله IF و یا THEN ارزیابی می‌کند. براساس نتیجه، فرایند گردش کار ممکن است به چندین راه و حالت مختلف ادامه یابد.
- اطلاع‌رسانی: در مراحل مختلف یک فرایند نیاز به اطلاع رسانی‌های غیر کارتابلی نیز بسیار مهم است. این اطلاع‌رسانی‌ها به‌صورت ایمیل و یا پیامک و پیام‌های داخلی است.
عموماً در بیشتر نرم‌افزارهای فرایندی از روش Push در روند اجرای گردش فرایند استفاده می‌شود؛ بدین معنا که براساس نوع تعریف، مراحل اجرایی به‌صورت خودکار و تعریف شده بدون در نظر گرفتن شرایط کارپوشه و فرد مورد نظر از شرایط فنی، عملیاتی، حضور، تخصص و غیره، فعالیت موردنظر به لیست کارپوشه اجرا داده شده و منتظر پاسخ برای ادامه فرایند می‌شود.
در این روش با توجه به عدم بررسی شرایط پاسخگویی فرد مورد نظر احتمال انباشت فعالیت‌های بسیار در کارپوشه مربوطه را انتظار داریم که کند شدن ادامه فرایندها و به تأخیر افتادن نتیجه فرایند را به همراه دارد
در موتور گردش کار علاوه بر روش فوق از روش POOL هم استفاده می‌شود و این تکنولوژی باعث سریع‌تر شدن اجرای فرایندها و بهبود مستمر اجرای آن می‌گردد. به عنوان مثال، در حین اجرای فرایند قبل از قرار دادن فعالیت مورد نظر در کارپوشه فرد مربوطه از لحاظ تعداد فعالیت‌های در دست اجرا و یا تخصص انجام فعالیت فعلی و با در نظر گرفتن نوع فرایند بررسی عوامل تأثیرگذار در اجرای فعالیت مورد نظر را به‌طور هوشمند انجام داده و فرایند را اجرا می‌کند.
برخی از امکانات موتور گردش کار نرم افزار ساز :
- مدیریت هوشمند فرایندها و گردش فعالیتها مبتنی بر استاندارد
- تخصیص فرایند به فرم‌ها و گردش فعالیتها بر اساس چارت/ پست/ رده سازمانی
- کد نویسی، ارتباط با تمامی بانک‌های اطلاعاتی و نگاشت فرم (Mapping)
- تقویمهای کاری مختلف و تعیین زمان استاندارد انجام هر فعالیت
- شروع فرایند بر اساس سررسید زمان (Due Date) به‌طور خودکار (Time Scheduling)
- شروع فرایند بر مبنای وقوع رویداد (Event Scheduling)
- ایجاد قوانین و مقررات در موتور قوانین (Rules Engine)
- ارسال و دریافت سیگنالها اعم از Email ،SMS
- طراحی فرایندها به‌صورت گرافیکی
- دارا بودن عملگرهای مرتبط به اتصال و تغییرات در بانک‌های اطلاعاتی
- استفاده از IF,WHIL,DO WHILE و... در فرایندها
- قابلیت استفاده از کد فرایندها
- استفاده از شروط چندمرحله‌ای و عملگرهای موازی
- امکان درج اسکریپت در فرایند
ابزار یکپارچگی
یکی از مأموریت‌های اصلی نرم‌افزار ساز ایجاد ارتباط منطقی و یکپارچه‌سازی منابع اطلاعاتی در سازمان است. این ارتباط باید مابین ماژول‌های عملیاتی نرم‌افزار و مابقی سرویس‌های متفاوت و نرم‌افزارهای کاربردی دیگر سازمان وجود داشته باشد.
این ارتباط از دو روش وب‌سرویس (WebService) و ارتباط جداول اطلاعاتی (Database Conection) انجام می‌شود و براساس نوع نیاز تعریف شده در مراحل فرایند و یا استفاده در فرمهای اطلاعاتی مورداستفاده قرار می‌گیرند.
با توجه به مباحث امنیت داده‌ها در نرم‌افزارهای سازمانی، تمایل تولیدکنندگان نرم‌افزار به ارائه وب‌سرویس بیشتر است. این امکان در راهکار فوق به‌صورت یکپارچه و منعطف وجود داشته و ارتباطات مقادیر برگه‌ها و فیلدهای مشترک را ایجاد می‌کند.
گزارش ساز
اخذ گزارش‌ها در نرم افزارها و سامانه‌های کاربردی بسیار مهم است. گزارش‌هایی از جنس کاربردی، اطلاع‌رسانی، گردش اطلاعات و غیره، نحوه عملکرد نرم‌افزار را نشان می‌دهد و از طرفی نقشه راه را برای ادامه روال‌ها و صحیح بودن آنها را نمایش می‌دهد.
ابزار گزارش ساز در راهکار شماران بسیار منعطف و کاربرپسند بوده که امکان گزارش‌گیری و گزارش سازی را در تمامی برگه‌ها و فرایندها در اختیار کاربر قرار می‌دهد.
علاوه بر این نحوه گردش اطلاعات و کنترل عملیات کاربران بستر را برای تصمیم‌گیری مدیران فراهم می‌کند.
در راهکار شماران، امکان گزارش سازی‌های متعدد در اختیار کاربر بوده و بدون نیاز به اطلاعات فنی، گزارش‌های دلخواه خود را ایجاد می‌نماید.
هوش تجاری
در تمامی بخش‌های سازمان، ارائه گزارش‌ها به تفکیک موضوعات مهم و تصمیم‌ساز، از وظایف مدیران میانی است. که براساس این گزارشات و تجمیع اطلاعات نقشه راه برای ادامه کسب و کار روشن می‌شود. نرم افزارهای سازمانی در بخش‌های مختلف با ارائه گزارشات نقش مهمی در برآورده شدن نیازهای مطرح شده دارند که اصولاً این گزارشات به تفکیک هر نرم افزار و در نرم افزارهای یکپارچه سازمانی، به‌صورت تجمیعی است .
اما نکته مهم اینجاست که چطور خوانایی این گزارشات را بالا ببریم و مهم‌تر از آن، گزارش‌ها را از منابع مختلف اطلاعاتی در هر کجای سازمان جمع‌آوری کرده و به داده‌های معنادار تبدیل کنیم. هوش تجاری ابزار بسیار کاربردی و مناسب در خصوص حل موارد ذکر شده است.
داشبورد مدیریتی که از ابزارهای هوش تجاری است، ابزاری برای تجسم و تجزیه و تحلیل داده است که در یک صفحه وضعیت شاخص‌های اصلی عملکرد و سایر معیارهای مهم تجاری و نقاط داده برای یک سازمان و بخش، را نشان می‌دهد.
داشبوردها یک عضو جدایی‌ناپذیر در راهکارهای نرم‌افزاری سازمان‌ها بوده و به‌طور گسترده برای ارائه اطلاعات تجزیه و تحلیل به مدیران مشاغل و ذینفعان استفاده می‌شوند. تفاوت اصلی داشبوردهای مدیریتی با گزارش‌سازها در نحوه ارائه اطلاعات، هم از لحاظ گرافیکی و هم از لحاظ عملکردی است. به‌طوری‌که، گزارش‌های نرم‌افزاری اصولاً بر پایه داده‌های ورودی و محاسبات ساده انجام می‌شود، اما در داشبوردهای مدیریتی امکان فرمول نویسی‌های متعدد و ارائه شاخص‌های عملکرد در هر گزارش به تفکیک و تجمیع گزارشات وجود دارد.
این امکان در راهکار نرم‌افزار ساز شماران یکپارچگی تمامی داده‌های سازمان و نرم‌افزارهای متعدد را تضمین و تصمیم‌گیری صاحبان کسب و کار را در مراحل مختلف عملیات ساده‌تر خواهد کرد.
پرتال
یکی از معضلات بزرگ در ارائه خدمات الکترونیک برای ترجمان‌های دولتی و سازمان‌های خصوصی در بستر وب، عدم وجود ارائه فرم‌ها و فرایندها و خدمات به ارباب رجوع و شرکای تجاری به‌صورت کاملا یکپارچه با سامانه‌های داخلی است.
این مساله اصولا در وب سایت‌ها و پورتال‌های سازمانی قابل انجام است، اما در خصوص نرم افزارهای فرایندی و سیستم‌های یکپارچه مالی و اداری یک مشکل اساسی است که با استفاده از کد نویسی‌های متعدد سعی در برآورده شدن نیازها هستند.
به طور مثال، در فرایندهای سازمانی و تکریم ارباب رجوع، درخواست‌ها به‌صورت فرمهای تحت وب با مدیریت وب سایت مربوطه در سازمان تکمیل و پس از ارسال، به کاربر کد پیگیری ارائه می‌شود و کاربر برای پیگیری فرایند درخواست خود نیاز به وارد کردن کد پیگیری و اخذ گزارش از سایت سازمان برای اطلاع از فرایند مربوط به خود است. این ارائه گزارش صرفا جهت اطلاع رسانی از مراحل فرایند و غیر عملیاتی است. نکته دیگر این که، در این فرایند اگر کاربر نیاز به تغییر و یا اصلاح اطلاعات ارسالی داشته باشد باید مسیر طولانی و گاها فرایند را از ابتدا آغاز کند.
این مثال در فرایندهای خرید و سفارشات آنلاین و در نرم افزارهای مالی نیز وجود دارد. فرض کنید از طریق وب سایت شرکت اقدام به ارائه سفارش اینترنتی کالا و یا خدمات دارید. طبیعتا باز هم با کد پیگیری و یا ثبت سفارش و خرید از طریق فروشگاه اینترنتی فعالیت مورد نظر خود را انجام می‌دهید، که اکثرا ارتباط مستقیمی با نرم افزارهای اصلی سازمان (انبار، فروش، حسابداری، تولید و …) را ندارند و این خود باعث عدم یکپارچگی و فعالیت‌های مضاعف خواهد شد.
امکان پورتال در راهکار نرم‌افزار ساز شماران، امکان ادغام فرایندهای بیرونی با روال‌های داخلی سازمان را ایجاد و بدون محدودیت تعداد کاربری و تعداد فرایندهای بیرونی سازمان است.
این امکان فوق‌العاده محدودیت‌های کاربران بیرونی را که نیاز به استفاده از فرایندهای درون‌سازمانی داشته‌اند را از بین برده و متقاضیان را به‌عنوان یک کاربر واحد شناخته و با ارائه کارتابل اختصاصی به ایشان، روند درخواست‌ها و پیگیری مراحل فرایند را بسیار آسان و پرسرعت کرده است.
با این شرایط و وجود کارتابل آنلاین برای کاربران، نظارت بر روند فرایند و بایگانی آنها، ثبت سوابق، گزارش گیری‌های متعدد، کاملا در دسترس و امکان پذیر است.
برخی از امکانات پورتال
- برقراری فرایندهای برون سازمانی و درون سازمانی
- درگاه ارتباط تکریم ارباب رجوع
- سفارشات اینترنتی
- پورتال نمایندگان
- ارتباط مستقیم روال‌های برون سازمانی با فرایندهای داخلی
- چارت درون سازمانی و شعبات
- چارت برون سازمانی و نمایندگی‌ها
موارد ذکر شده ابزارهای اصلی راهکار نرم‌افزار ساز شماران سیستم است که علاوه بر این موارد، ابزارهای جانبی متعددی نیز وجود دارد که با استفاده از آن سازمان را بی‌نیاز از هر نرم‌افزار دیگری خواهد کرد. ایجاد سامانه‌های متعدد در بستر نرم‌افزار ساز به سادگی و با سرعت بسیار بالا امکان پذیر بوده و تغییرات آتی آن نیز بدون مشکل انجام خواهد شد.