در اين مقاله به بررسي مشكلات و موانع پيش روي سازمان‌ها در استقرار و پیاده‌سازی سيستم‌هاي اطلاعات مديريت (MIS)در كشور پرداخته شده است. چرا كه استفاده سنجيده و آگاهانه از فناوري هاي اطلاعاتي مدرن به ويژه MIS در كشور مي‌تواند راه توسعه، پيشرفت و ترقي كشور را هموارتر سازد.
امروزه رشد روز افزون فناوري اطلاعات و تاثير آن در افزايش بهره‌وري سازمان‌هاي دولتي و خصوصي در سطح جهان و حركت جهاني به سمت بهره‌گيري از انواع مختلف سيستم‌هاي اطلاعاتي به ويژه سيستم اطلاعات مديريت MIS، موجب شده است كه كشور ما نيز در مسير اين حركت قرار گيرد. اين حركت در داخل كشور با تحولات، موفقيت‌ها، شكست‌ها، چالش‌ها و مقاومت‌هاي فراواني مواجه بوده است. سازمان‌هاي دولتي و خصوصي زيادي از MIS به عنوان يك ابزار خوب مديريتي و مؤثر در امر تصميم‌گيري بهره گيري نموده اند و سازمان‌هاي بيشتري هم در اين فرايند از مزاياي آن بي‌بهره مانده‌اند.
در عصر حاضر، مديران نياز پيدا كرده اند كه اطلاعات مربوط به اموري را كه با آن سروكار دارند بشناسند، گردآوري و تحليل كنند، سازمان بدهند و با مراعات سه عامل مهم سرعت، دقت و هزينه آنرا مبادله كنند.
اطلاعات درون هر سيستم در هر لحظه از زمان دانش و آگاهي آن سيستم را تشكيل مي‌دهد. اين دانش به طور تدريجي و در طول زمان از طريق جذب پاره هاي مختلف داده و تبديل آن به اطلاعات پديد آمده است.
رمز موفقيت هر مدير و نظام مديريت در هر سازمان اين است كه بتواند گام به گام داده هاي جديد را با دانش پيشين سازمان پيوند دهد و مقدمات دريافت و آماده سازي اطلاعات نوين را فراهم آورد. بكوشد تا به فراخور وضع سازمان و با توجه به مراتب مختلف زيرمجموعه آن سازمان، توان دريافت اطلاعات جديد را در سازمان بالا ببرد.
فقر و ضعف اطلاعات موجب مي‌شود كه مديريت سازمان نه تنها تصوير درست و كاملي از آينده نداشته باشد، بلكه حتي نتواند نقاط قوت وضعف وضع گذشته و موجود سازمان را درست و كامل بشناسد. در نتيجه نه مي‌تواند هدف گذاري صحيح انجام دهد و نه قادر است فعاليت‌هاي مناسبي را براي سازمان طراحي نمايد و پيرو اين امر از منابع سازمان استفاده بهينه نخواهد كرد.
لذا مي‌توان يكي از عمده ترين دلايل عدم كارآيي و عدم موفقيت سازمان‌ها را تصميم گيري ضعيف مديريت سازمان به علت عدم وجود اطلاعات كافي و مناسب دانست و اين مي‌تواند به دليل اهميت كافي قايل نشدن براي اطلاعات، تأمين نكردن زيربناهاي مناسب، و ضعف در توليد، سازماندهي، ذخيره سازي و اشاعه اطلاعات مناسب، دقيق، صحيح، قابل اعتماد، به هنگام و كامل باشد.
اداره امور سازمان‌ها به شيوه‌اي كارآمد، به ويژه در دنياي پيچيده امروز، مستلزم جمع‌آوري و پردازش انبوهي از اطلاعات گوناگون است كه با آهنگي سريع در حال رشد است. كميت و كيفيت اطلاعات مورد نياز سازمان و مديريت آن، در فرآيند تصميم‌گيري به عوامل متعددي بستگي دارد اما ويژگي‌هاي خود اطلاعات همچون دقت، صحت، تازگي، تكرار، خلاصه بودن، جامع و كامل بودن، مناسب بودن و قابل اعتماد بودن و …. عوامل مهمي هستند كه شدت و ضعف آنها متأثر از تفاوت وظايف در سطوح مختلف مديريت و همچنين تفاوت عمليات اجرايي و نوع سازمان مي‌باشد.
در هر سازمان، مي‌بايد داده‌هاي متنوعي را از درون و بيرون سازمان گردآوري و از طريق مجاري ارتباطي و ارتباطات مناسب به سيستمي كه پردازش اطلاعات را انجام مي‌دهد، منتقل نمود. پردازش اطلاعات نيز بايستي به گونه‌اي باشد كه سيستم بتواند اطلاعات ضروري، به هنگام و در عين حال كافي و مناسب براي تصميم گيري را توليد و به تصميم گيرندگان ارايه نمايد. چرا كه از يك طرف داشتن اطلاعات اضافي و غير ضرور، صرف نظر از اتلاف وقت و هدر دادن منابع، خطر درگير شدن مديران با انبوهي از اطلاعات مربوط به جزييات غير لازم را پيش مي آورد و سردرگمي وي را، به دنبال دارد.
مديريت امروز در مواجهه با افزايش حجم و پيچيدگي تصميم گيري‌ها دريافته است كه سيستم‌هاي دستي گسترده، پراكنده و در برخي موارد غير مرتبط موجود، با توجه به اهميتي كه براي اطلاعات در فوق بر شمرده شد، قادر به تامين اطلاعات مورد نياز و ارايه آنها در زمان مناسب، نمي‌باشند. اغلب مديران با انبوهي از داده‌ها و يا طوماري از سوابق اطلاعاتي روبرو هستند كه تاثير چنداني براي آنها در تصميم گيري، برنامه ريزي، سازمان دهي و كنترل و هدايت صحيح و مطلوب در سازمان ندارد.
شكاف بين سيستم‌هاي اطلاعاتي ثابت و محيط و ساختارهاي سازماني متغير به ويژه در سازمان‌هاي پويا، نيز مشكل بنيادي ديگري است كه موجبات ضعف اطلاعاتي را فراهم مي سازد زيرا هر تغييري در ساختار سازمان، تغييراتي را در مشاغل، مسووليت ها، حيطه اختيارات، سلسله مراتب مديريت و… به وجود مي آورد و اين تغييرات به نوبه خود موجب بروز نيازهاي اطلاعاتي جديدي مي‌شود كه به طور معمول سيستم‌هاي ثابت اطلاعاتي موجود فاقد اين اطلاعات جديد هستند و مي‌بايستي تغييرات لازم در آنها ايجاد گردد.
مجموعه اين عوامل وابسته به هم، موجب مي شوند كه سازمان‌ها همواره از بحران اطلاعاتي به وجود آمده با مشكل مواجه باشند و اين در حالي است كه خود نيز دربرخي مواقع متوجه اين فقدان و مشكل نيستند. رفع نقايص مذكور و فراهم كردن موجبات دسترسي مديريت به يك مجموعه اطلاعاتي منظم، كامل، صحيح و قابل انعطاف در گرو تهيه مجموعه اي جامع، كامل و به هم پيوسته از سيستم ها و ساز و كارهايي است كه به آن سيستم اطلاعات مديريت گفته مي‌شود.
سيستم اطلاعات مديريت، سامانه سازمان يافته و ابزار مناسبي است كه اطلاعات به هنگام، صحيح و خلاصه شده را در موقع مناسب به تصميم گيرندگان سازمان ارايه داده و امكان تصميم گيري صحيح و دقيق را براي مديران سازمان فراهم مي سازد. هدف نهايي از ايجاد سيستم ها گردآوري، پالايش، تجزيه و تحليل، پردازش، فشرده و تلخيص كردن، ذخيره كردن و سرانجام انتقال تمامي اطلاعات گذشته و حال سازمان‌ها و پديده هاي مرتبط با آنها، در يك بانك اطلاعاتي متمركز با امكان دسترسي سريع براي مديران آنها است.
سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت موجبات افزايش آگاهي هاي مديران و حتي كارشناسان سطوح مختلف سازمان را فراهم ساخته، با طرح مفاهيم جديد نه تنها حيطه دانش آنها را در مورد اينكه قادر به انجام چه كارهايي و اتخاذ چه تصميم هايي خواهند بود وسعت مي بخشد، بلكه آنان را درهرچه بهتر انجام دادن مسووليتها و فعاليت‌هايشان ياري مي نمايد.
براي سيستم‌هاي اطلاعاتي تعاريف مختلفي ارايه گرديده است. در اكثر اين تعاريف سيستم‌هاي اطلاعاتي را مجموعه اي از؛ افراد (كاربران، راهبران، طراحان)، داده‌ها، روش‌ها، نرم افزارها، سخت افزارها و ابزارها . . . مي دانند.
بر اساس این تعريف افراد و به تعبيري انسان ركن اصلي و اساسي در سيستم‌هاي اطلاعاتي محسوب مي‌گردد. در صورتي كه اين عامل اصلي، نقش و وظيفه خود را به خوبي ايفا ننمايد، به طور قطع در كارآيي و بهره‌وري سيستم‌هاي اطلاعاتي بايد شك نمود. به اين لحاظ و به دليل اهميتي كه اين عامل در هر يك از مراحل فرايند ايجاد و بكارگيري سيستم‌هاي اطلاعاتي دارد (يعني مراحل مطالعات امكان پذيري، برنامه ريزي، تجزيه و تحليل نيازها، طراحي، برنامه نويسي و ساخت، استقرار و پياده سازي و نگهداري و توسعه، بررسي پيرامون اين موضوع به ويژه در كشور ما مفيد فايده به نظر مي‌رسد.
البته پرداختن به موضوع انسان و موانع انساني كه بر سر راه ايجاد و بكارگيري سيستم‌هاي اطلاعاتي وجود دارد به معناي عدم وجود موانع ديگر در اين راه نيست. چرا كه اين موضوع، يكي از چندين مانع موجود بر سر راه بكارگيري اين ابزار مديريتي مناسب در كشور ما مي‌باشد. ليكن از ميان موانعي همچون موانع انساني، موانع نرم افزاري، موانع سخت افزاري، موانع ساختاري و سازماني، موانع ارتباطاتي، موانع مربوط به طراحي هاي نامناسب و … انسان به عنوان اصلي ترين عامل در بهره گيري مناسب از سيستم‌هاي اطلاعات مديريت شناخته شده است. به ويژه آنكه جاي پاي انسان در ساير مسايل و مشكلات و موانع و بكارگيري مناسب و صحيح از سيستم‌هاي اطلاعات مديريتي، به وضوح ديده مي‌شود و بررسي اين موضوع خود مي‌تواند كمكي در شناخت هرچه بهتر اين سيستمها باشد. چرا كه در فرايند طراحي، پياده سازي و بكارگيري سيستم‌هاي اطلاعات مديريت به طور معمول سه گروه از انسانها شامل:
(1) بكارگيرندگان اصلی سيستم كه همان مديران مي‌باشند،
(2) طراحان يا برپاكنندگان سيستم (كه همان طراحان، برنامه نويسان و سازندگان سيستم مي‌باشند)،
(3) راهبران (كه همان متصديان و دست اندركاران ارسال، گردآوري، آماده سازي و تغذيه اطلاعات به سيستم و اپراتورها و متصديان و مديران عمليات راهبري، ارايه خدمات اطلاعاتي و نگهداري سيستم مي‌باشند)،
نقش اساسي را ايفاد مي نمايند و علاوه بر آنكه ويژگي ها و خصوصيات فردي هريك از اين سه دسته در افزايش بهره دهي سيستم مؤثر است.
سيستم‌هاي اطلاعاتي در سازمان ها، موجبات تسهيل در بكارگيري بهينه دو عامل اساسي يعني انسان و اطلاعات را در سازمان فراهم مي آورند. ضمن آنكه از ساير عواملي كه در سازمان ها مورد استفاده قرار مي گيرند، يعني مواد اوليه، پول، خدمات، انرژي، ماشين آلات، تجهيزات، ابزار، ساختمان و … نيز به طور بهينه بهره گيري مي‌شود.
عمده دلايلي كه موجب مي‌گردد مديران در سازمان‌ها رو به سيستم‌هاي اطلاعات مديريت آورده و به آن نياز پيدا نمايند عبارتند از:
(1) بروز پديده انفجار اطلاعات و عدم تأمين اطلاعات مناسب و مورد نياز براي تصميم گيري
(2) محيط متحول و متغير سازمان‌ها و رشد سريع تغييرات
(3) افزايش پيچيدگي مديريت
(4) استقلال واحدهاي مختلف سازماني
(5) بهبود و افزايش بهره‌وري (كارآيي و اثربخشي) فعاليت‌هاي سازمان
(6) بروز پديده قدرت اطلاعاتي در كاركنان و مديران سطوح پايين تر در سازمان
(7) مشغله زياد مديران و كمبود وقت
(8) وجود ارتباطات نامناسب در سازمان
(9) عدم وجود نظام هاي كنترلي مناسب در سازمان
(10) ضرورت افزايش سرعت در تصميم گيري ها
(11) كمبود منابع مالي و كاهش هزينه ها
برخي ويژگي‌هايي را كه مي‌توان براي سيستم‌هاي اطلاعات مديريت خوب و مناسب برشمرد عبارتند از:
- اطلاعات را با ويژگي‌هاي مناسب از نظر محتوي، زمان و شكل براي مدير فراهم آورد.
- اهداف و نيازهاي اطلاعاتي مدير را به طور كامل پاسخگو باشد و بتواند در حل مسايل و تصميم‌گيري، وي را ياري نمايد.
- قابليت توسعه و بهبود در آينده را داشته باشد چرا كه نيازهاي اطلاعاتي مديران در طول زمان تغيير مي نمايد.
- مورد پذيرش و قبول كاركنان (راهبران) و كاربران آن قرار گيرد و جنبه هاي انساني در آن خوب لحاظ شود.
- هزينه طراحي، استقرار، بهره برداري ونگهداري آن از نظر اقتصادي مقرون به صرفه باشد.
- طرز كار با سيستم ساده باشد.
- سيستم با كاربر آن ارتباط خوبي برقرار كند و راهنمايي هاي لازم را در مواقع مورد لزوم به كاربر بنمايد و كاربر پسند باشد.
- داراي سرعت كافي و مناسب در پردازش داده ها و ارايه گزارش هاي مورد نياز مدير در كوتاه ترين زمان ممكن باشد.
- مدير را دچار زيادي اطلاعات و آلودگي اطلاعات ننمايد
- سيستم انعطاف پذير باشد و بتواند همراه با تغييرات سازان، تغيير و بهبود يابد.
در ايران بحث هاي مرتبط با حوزه فناوري اطلاعات رونق فراواني يافته است و تمايل سازمان‌هاي خصوصي و دولتي به اين مقوله و به ويژه به بحث استقرار سيستم‌هاي اطلاعات مديريت، بسيار قابل توجه بوده است.
اما بايد اذعان نمود كه عملكرد سيستم‌های MIS با ناكامي هاي زيادي همراه بوده و ميزان شكست جزيي و كامل اين سيستم ها در اين حوزه قابل توجه است. آنچه در اين ميان اهميت زيادي دارد، توجه به علت ها و عوامل بروز اين ناكامي ها و عدم موفقيت ها مي‌باشد. در واقع با شناخت و تبيين مسايل اساسي و با لحاظ نمودن نگرش سيستمي و بهره مندي از الگويي جامع براي بررسي پروژه هاي استقرار MIS در سازمان ها، مي‌توان فرايند توسعه آنها را در راستاي ديگر اهداف سازمان‌ها، اجرا نمود و به موفقيت هاي بيشتري دست يافت.
لازم به ذكراست كه آمار شكست و موفقيت پروژه هاي اجرا شده در حوزه فناوري اطلاعات در سال 2004 ميلادي در كشورهاي پيشرفته و توسعه يافته جهان نيز اين واقعيت را آشكار مي سازد كه تنها در حدود 15 درصد اين پروژه ها به موفقيت كامل دست يافته اند. يا به عبارتي ماهيت عملكرد نتايج پروژه ها، مطابق آنچه كه در طرحهاي اوليه و پيشنهادي براي اين پروژه ها به عنوان اهداف ترسيم گرديده بوده اند، نمي‌باشند. بر اساس تحقيقات انجام شده حدود 50 درصد اين پروژه ها با شكست جزيي و حدود 30 درصد آنها با شكست كامل مواجه شده اند. [9] و [10] و [11]
بر اساس مطالعات انجام شده از سوي كنت لاودن كه از صاحب نظران مشهور در اين زمينه مي‌باشد، عوامل مؤثر در موفقيت يا شكست يك سيستم اطلاعاتي را مي‌توان در سه حوزه فني، مديريتي و سازماني تقسيم بندي نمود.
در تقسيم بندي ديگري كه توسط مديسون و دارنتون ارايه شده است عوامل مؤثر در موفقيت و شكست اين سيستم ها به عوامل فني، انساني، سازماني و محيطي تقسيم و معرفي شده اند. ضمن آنكه برخي از پژوهشگران مهمترين عامل را در اين رابطه، عامل انساني و رفتاري مي دانند.
معيار ميزان شكست يا موفقيت پروژه ها مي‌تواند شكاف بين وضع مطلوب (برنامه ها) با طرح پيشنهاد پروژه پياده شده باشد. به عبارتي ديگر هرچه اين شكاف بيشتر باشد، احتمال ميزان شكست پروژه بيشتر شده و اگر اين فاصله از بين برود احتمال موفقيت پروژه بيشتر خواهد شد.
با نگرش سيستمي و جامع مي‌توان دريافت كه اين شكاف در حوزه هاي مختلف مي‌تواند حاصل شود. براي مثال اين شكاف مي‌تواند در موضوع هايي همچون فناوري، فرايندها، اطلاعات، ارزشها، مهارتهاي كاركنان، ساختار و سبك هاي مديريت به وجود آيد و عوامل متعددي مي‌توانند علل بروز اين شكاف باشند. [12]
ورود سيستم‌هاي اطلاعاتي به سازمان‌هاي كشور ايران به ويژه سازمان‌هاي دولتي، همواره موفقيت آميز و بدون دردسر نبوده است. در بسياري از موارد سيستم‌هاي ايجاد شده نتوانسته اند انتظارات مديران را برآورده سازند و همين عدم رضايت به هر حال باعث شده نه تنها مشكلات قبلي حل نشود، بلكه سيستم و سازمان دچار اختلال گرديده و علاوه بر صرف هزينه و وقت زياد از كيفيت و بازدهي آنها نيز كاسته شود.
تجارب قبلي نشان مي‌دهد مشكلات در اين زمينه بيشتر جنبه مديريتي و ساختاري دارد تا فني، علت اصلي ناكامي اكثريت قريب به اتفاق سيستم‌هاي اطلاعاتي، عدم اجراي صحيح و كامل مراحل طراحي، ايجاد و بكارگيري اين سيستم ها به ويژه مرحله تجزيه و تحليل و بررسي اوليه بوده است.
در بيشتر سيستم‌هاي ناموفق، يا بررسي اوليه انجام نشده و يا به طور بسيار ناقص انجام شده است. به ويژه آنكه عدم شناخت كافي استفاده كنندگان و همچنين تبليغات نادرست فروشندگان خدمات نرم افزاري نيز مزيد بر علت گرديده است.
عدم انجام كامل بررسي هاي اوليه موجب مي‌شود كه بستر اجراي سيستم‌هاي اطلاعاتي، مشخص و آماده نگردد و سيستم طراحي شده با ساير سيستم‌هاي موجود (به ويژه سيستم‌هاي سنتي و دستي) سازمان، هماهنگي و همخواني نداشته و نتواند به صورت مناسب با آنها ارتباط و داد و ستد داشته و مجموعه منظم و مفيدي را به وجود آورد.
مشكلي كه اغلب در اجراي موفقيت آميز مرحله تجزيه و تحليل و بررسي نيز وجود دارد، مسأله ارتباط تحليل گران (طراحان) با استفاده كنندگان (كاربران) سيستم است. به طور معمول كاربران شناخت كمي از رايانه و سيستم‌هاي اطلاعاتي دارند و تحليل گران نيز از امور سازمان‌ها آگاهي و شناخت اندكي دارند. اين مسأله موجب آن مي‌گردد كه سيستم‌هاي طراحي و اجرا شده به طور كامل پاسخگوي نيازهاي واقعي كاربران نباشند.
افزون بر مسايل فوق، شتاب مديران نه تنها براي ايجاد و راه اندازي سيستم‌هاي اطلاعاتي منفرد، بلكه نسبت به ايجاد(MIS)، همچنين كمبود منابع مالي، كمبود نيروي انساني كارشناس و باتجربه و كارآمد و با انگيزه نيز از عوامل ديگري هستند كه موجب گرديده اند تا سازمان‌هاي دولتي نتوانند آنگونه كه بايد و شايد از اين سيستم ها در سازمان‌هاي خود بهره گيري نمايند.
اگر از مجموعه نتايج تحقيقاتي كه صورت پذيرفته استفاده نموده و كليه موانع و مشكلات موجود بر سر اين راه به سه گروه عوامل انساني، عوامل سازماني و عوامل محيطي تقسيم گردند، عمده ترين نارسايي ها و دلايل عدم موفقيت و بكارگيري سيستم‌هاي اطلاعاتي به ويژه MIS در سازمان‌هاي دولتي به شرح زير معرفي مي گردند:
- عدم آگاهي مديران و كاربران از اينكه به طور دقيق نمي دانند چه مي خواهند و چه نيازهاي اطلاعاتي دارند.
- عدم درك صحيح خواسته ها و نيازهاي كاربران توسط طراحان (عدم تعريف صحيح نيازها و تحليل آنها)
- درك نامناسب مديران از سيستم‌هاي نرم افزاري و اطلاعاتي
- عدم آشنايي بسياري از تحليلگران و برنامه نويسان(طراحان) با محيط كار سيستم جديد
- عدم پذيرش مجريان سيستم (راهبران) و بروز پديده مقاومت در برابر تغيير
- نبودن باور و نگرش كافي و مناسب در مديران ارشد و مياني براي بهره گيري از سيستم‌هاي اطلاعاتي مبتني بر رايانه به جاي سيستم‌هاي دستي
- نگراني مديران عالي از بابت كاهش ضريب حفاظتي اطلاعات در سازمان
- ب) عوامل سازماني
- عدم تناسب و پيچيده بودن سيستم‌هاي دستي موجود
- عدم انجام تجزيه وتحليل سيستم ها و روشهاي موجود قبل از طراحي سيستم
- عدم وجود معيارهاي مالي براي پروژه هاي سيستم هايي اطلاعاتي مديريت و تخصيص كمتر اعتبار براي پروژ هاي نرم افزاري به نسبت سخت افزاري
- پياده سازي نامناسب و ناصحيح سيستم
- آموزش ناكافي كاربران
- عدم انعطاف پذيري سيستم در حين بكارگيري
- موانع فناوري و ساختاري
- وجود اشكال و نارسايي در نرم افزار مورد استفاده سيستم
- نبودن (كمبود) كنترل‌هاي مناسب از نحوه فعاليت كاركنان
- عدم وجود فرهنگ مناسب در به كارگيري سيستم‌هاي اطلاعاتي در سازمان ها
- ج) عوامل محيطي:
- عدم وجود معيار سنجش كيفيت سيستم‌هاي اطلاعاتي موجود در كشور
- عدم وجود يا كم فعال بودن انجمن ها و كانون هاي علمي مرتبط
- عدم توجه جدي و كافي دولت و عدم سرمايه گذاري كافي در اين رابطه
- پيشنهادهايي به مديران در خصوص پروژه استقرار و پیاده‌سازی MIS
- توسعه فرهنگ بكارگيري سيستم‌هاي اطلاعاتي در كشور به ويژه در سازمان‌هاي دولتي امري ضروري است. لذا مديران اين سازمان‌ها بايستي تمهيدات لازم براي برگزاري دوره‌هاي آموزشي مناسب را فراهم آورند.
- در طول فرايند طراحي، استقرار و بكارگيري MIS در سازمان، مديران سازمان‌ها مي‌بايستي به جنبه‌هاي رفتاري كاركنان سازمان و به ويژه راهبران سيستم توجه لازم و كافي داشته باشند و آنها را در فرايند ايجاد سيستم مشاركت دهند.
- مديران سازمان‌هاي دولتي بايستي تلاش نمايند جو اعتماد و اميد را در بين كاركنان سازمان و به ويژه متخصصان اطلاعاتي سازمان در فرايند استقرار و پیاده‌سازی MIS به وجود آورند و بين اهداف سازمان و اهداف كاركنان هم جهتي ايجاد نمايند.
- درك و شناخت صحيح نيازهاي اطلاعاتي مديران (كاربران سيستم) در هنگام تحليل و طراحي سيستم از اهميت ويژه اي برخوردار است، لذا پيش بيني فرصت كافي براي اين امر، ضروري و اساسي مي‌باشد.
- استقرار و پیاده‌سازی MIS مي‌بايستي به صورت گروهي انجام پذيرد و در تركيب تيم استقرار، علاوه بر تحليل گر، طراح سيستم و …، فردي كه داراي دانش مديريتي و علوم رفتار سازماني باشد، مي‌بايستي حضور داشته .
- آموزش مديران (كاربران) و راهبران سيستم در فرايند ايجاد سيستم MIS از اهميت خاصي برخوردار است. طراحان سيستم مي بايست آموزش هاي مناسب با توجه به ويژگي‌هايي كه مديران و راهبران سيستم دارند را پيش بيني تا امكان رضايتمندي بيشتر آنان فراهم گردد.
- مديران كاربر سيستم و راهبران سيستم در طول فرايند توسعه سيستم، مشاركت داده شوند و تيم طراحي تركيبي از طراحان، كاربران و راهبران باشند.
- از آنجا كه محيط سازمان‌ها، فرايندها و عوامل داخل سازمان‌ها به صورت مستمر در حال تغيير مي‌باشند و اين امر باعث مي‌شود كه نيازهاي اطلاعاتي مديران تغيير يابد، لذا بايد طراحي و بهينه سازي يك MIS مناسب را در سازمان، فرايندي مستمر دانست. لذا طراحان بايستي قابليت تطبيقي لازم و انعطاف مناسب را در سيستم خود پيش بيني نمايند.
برگرفته از وبلاگ تخصصی مدیریت آموزشی
