امروزه بیشتر اداره‌ها و سازمان‌های دولتی كشور به‌دلیل بودن بروكراسی اداری و انجام نشدن درست كارها و نبود نظارت كافی بر روند انجام مراحل اداری با انبوهی از خلاف‌های اداری، مالی و نارضایتی مراجعان روبرو هستند.

در این نوشتار كوشش می‌شود تا دست‌آوردهای اتوماسیون اداری، در زمینهٔ اینگونه فساد ها و مشكلات اداری، شناخته شود.

در ارتباط با سودمندی اتوماسیون اداری شرکت‌ها و ادارات بحث‌هایی بسیار مطرح شده است، اما بیشتر کارشناسان برای اثبات آن به ابعاد اقتصادی و مدیریتی آن پرداخته‌اند. امکان تبادل سریع مکاتبات، سادگی روند پیگیری مكاتبات، جلوگیری از ثبت‌های چندباره، جلوگیری از تكثیر بی‌مورد مكاتبات، امكان طبقه‌بندی مكاتبات در رده‌های گوناگون و جست‌وجوی سریع آنها، امكان بررسی عملكرد كارمندان و بخش‌های گوناگون سازمان و امكان سازماندهی درست دستگاه‌ها با توجه به اطلاعات دقیق جریان مكاتبات و فعالیت‌ها، دلایلی هستند كه از همین دیدگاه سرچشمه می‌گیرد. 

این مقاله از دید كاهش مفاسد مالی و جلوگیری از نارضایتی ارباب‌رجوع، اتوماسیون اداری را بررسی می‌كند. اکنون دیگر همهٔ مردم با اصطلاحاتی چون “اتوماسیون اداری“، “فساد اداری و مالی” و “نارضایتی ارباب رجوع” آشنا هستند.

در انبوه مقالاتی كه درباره روش‌های مبارزه با مفاسد مالی منتشر شده است، به برخی از اصول بیشتر تاكید می‌شود كه در هر كشور و با توجه به شرایط سیاسی، اجتماعی و مدیریتی آن باید تطبیق، تبیین و اجرا گردد.

فصل مشترك و مورد اهمیت اصول مبارزه با مفاسد مالی در این مقالات عبارت است از: تقویت، شفافیت و پاسخگویی بخش دولتی، مستند سازی، آسان سازی مقررات اداری، تقویت نظام حسابرسی و كنترل و نظارت موثر بر فعالیت‌های مالی و بودجه دولت و شركت‌های دولتی، تقویت نظام مالیاتی و مبارزه پولشویی، خصوصی سازی، تبیین اخلاق حرفه‌ای، اطلاع‌رسانی شفاف، سریع و بدون تبعیض تصمیمات موثر بر شاخص‌های اقتصادی و …

اما همان طور كه مشاهده می‌شود، گرایش اصلی این پیشنهادها، پیشگیری از مفاسد مالی در كشورها می باشد.

در همین حین،تلاش‌های بالا ضمن پیشگیری از مفاسد مالی، بر تقویت ابزارهایی تاكید دارد تا حكومت در صورت بروز فساد، بتواند به سرعت و دقت آنرا كشف و با مفسدان مقابله كند. طبیعی است كه مجازات‌های بازدارنده قانونی و برخورد قاطع و بدون تبعیض دستگاه قضایی با متهمان، مكمل و در واقع ضمانت اجرای تصمیماتی است كه دولت برای پیشگیری از مفاسد و مبارزه با آن پیش می‌گیرد. اكنون با فرض بر اینكه قوانین بازدارنده برای مبارزه با مفسدین وجود دارد و دستگاه قضایی هم بدون تبعیض با متخلفان برخورد می‌كند، به این نكته می‌پردازیم كه آیا زمینه‌های لازم برای اجرای تصمیمات و سیاست‌های نظارتی دولت وجود دارد؟

طبیعی است كه مجازات بازدارنده و برخورد بدون تبعیض هنگامی محقق خواهد یافت كه مستندات و دلایل لازم برای اثبات جرم فراهم شده باشد در غیر این صورت حتی اگر همه كارهای قوه قضاییه به خوبی پیش‌رود، بزرگترین مجرمان هم می‌توانند به سادگی از عدالت فرار کنند.

در اینجا منظور از قوه قضاییه كلیه مراجع تصمیم گیر و صادركننده حكم در مورد تخلفات مالی مانند: دادگاه‌ها و دادسراهای عمومی و انقلاب، سازمان تعزیرات حكومتی، دادگاههای تخلفات اداری، مراجع مختلف صادر كننده جریمه در دستگاه اجرایی شامل ممیزان مالیاتی، بازرسان كار و تامین اجتماعی، ماموران گمرك، نیروی انتظامی و وزارت اطلاعات در مورد مصالحه اداری با قاچاقچیان كالا و ارز است.

به همین ترتیب کلمه قوه قضاییه بسیاری از بخش‌هایی را كه به صورت اعتباری زیر نظر قوه قضاییه اداره می‌شوند را مانند : سازمان ثبت اسناد، ثبت شركت‌ها و ثبت مالكیت معنوی در بر نمی‌گیرد.

اكنون فرض می‌كنیم كه نظام و دولت عزم خود را در پیشگیری و مبارزه با مفاسد جزم كرده و تصمیمات لازم برای این امر را به‌تصویب رسانده است.

آیا نظام اداری و مدیریتی حكومت و بخش خصوصی، حتی با فرض پذیرش چنین كارهایی، توان و آمادگی لازم را برای اجرای این تصمیمات دارند؟

برای نمونه، شركتی كه در وضعیت نامناسب مالی است، با ارایه گزارش‌های غیر واقعی به بانك‌ها و دیگر موسسات پولی كشور، با فریب آنها وام‌های كلانی از سیستم بانكی دریافت می‌كند. آثار اقتصادی و اجتماعی این كار به ظاهر كوچك، برای كشور بسیار ویرانگر است: به این دلیل  که با گسترش این كارها، بانك‌ها امكان پرداخت سود بیشتر به مشتریان را از دست می‌دهند و در نتیجه، وجوه مردم به مبادی غیر رسمی و پرخطر هدایت می شود. 

از آنجا كه كمترین نظارتی هم بر این موسسات كه با اسامی گوناگون و حتی صندوق قرض الحسنه نیز فعالیت می‌كنند،نمی‌‌شود.خطر ورشكستگی این موسسات را تهدید می‌كند. با ورشكستگی هر کدام از این موسسات، ده‌ها و صدها خانواده تمام یا بخشی از هستی خود را از دست می‌دهند، صدها پرونده در دادگاه‌ها تشكیل می‌گردد و ساعت‌های زیادی از وقت مردم و مسوولان قضایی و امنیتی، صرف رسیدگی به این پرونده‌ها می‌شود. اما این تنها بخشی از ویرانگری‌های گزارش‌های غیر واقعی به بانك‌ها است. پس از گسترش این گونه كارها، بانك‌ها برای ایمن ماندن از ریسك سوخت مطالبات خود، همه مشتریان را وادار به ارایه وثیقه‌های سنگین ملكی می‌كنند. برای هر بار توقیف یك ملك، علاوه بر انجام كارهای مستقیم اداری كه در بانك و ثبت اسناد صورت می‌گیرد، مشتری باید با مراجعه به شهرداری و دارایی و اخذ صورت حساب، هزینه‌های محضر را هم بپذیرد. این كار و كارهای همانند آن ـ كه در كشور پرشمارند ـ موجب ارجاع انبوه مراجعان به دستگاه‌ها شده، در نتیجه بخشی از نیروی مدیریتی آنها را به خود مشغول می‌سازد. در این میان، بسیاری از نیازمندان و كارآفرینانی كه امكان ارایه وثیقه ملكی سنگین را ندارند، از دسترسی به وام بانكی محروم می‌مانند و به بازار آزاد و روش‌های غیر مجاز روی می‌آورند. 

پرسش اول:در شرایط كنونی و با امكانات موجود، برای آگاهی از وضعیت مالی و اعتباری یك شخص خصوصی (حقیقی یا حقوقی) چه راه‌هایی وجود دارد؟

پاسخ: در هم‌اكنون تنها راه بانك‌ها برای این بررسی، اتكا به پیشینه و گذشته مشتری و یا مشاهده دارایی‌های مشهود مشتری است. از این گروه از مشتریان كه بگذریم در دیگر موارد بانك مجبور است به ادعای مشتری بسنده كند و مشكل كمبود اطلاعات خود را با وثیقه جبران كند. اما در شركت‌های دولتی كه دارای یك دفتر امور مالی هستند، امكان اتكا به صورت‌های مالی و دفترهای قانونی شركت وجود دارد.

 

پاسخ: دولت می‌تواند با ایجاد زیرساخت‌های لازم، این امكان را ایجاد كند كه اطلاعات ارایه شده از سوی اشخاص قابل استناد و اطمینان باشد. مهم‌ترین این كارها، اجرای كامل قانون حسابرسان رسمی است تا درستی اطلاعات هر شركت از سوی یك نهاد رسمی و قانونی دیگر تایید شود. اما این روش نیز به تنهایی كافی نیست، زیرا حسابرسان رسمی نیز در بسیاری از موارد به دریافت تاییدیه از شركت‌ها و سازمان‌های دیگر نیازمندند. از این گذشته، حسابرسان رسمی بیشتر بر پایهٔ اسناد موجود نظر می‌دهند و اگر شركتی بر خلاف روال قانونی و با ارایه گزارش‌های دروغ از بانك وام دریافت كرده باشد، از آن آگاه نخواهند شد.راه حل تكمیلی آن است كه در یك سیستم اطلاعات مدیریت متمركز، همهٔ اطلاعات ارایه شده از سوی اشخاص (حقیقی و حقوقی) به دستگاه‌های گوناگون كشور ثبت گردد و هر یك از دستگاه‌ها برای كسب اطلاعات درست به سیستم مراجعه كند. برای نمونه، اگر در این سیستم اطلاعات مربوط به اظهارنامه مالیاتی فرد ثبت گردد، همه اشخاص (حقیقی یا حقوقی) برای كسب اعتبار بیشتر در سیستم باید درآمد واقعی خود را آشكار سازند و شركتی كه برای فرار از مالیات، اطلاعات مالی ضعیفی را ارایه كند باید هزینه‌های مربوط به وضعیت مالی ضعیف خود را نیز بپردازد. از رایج‌ترین این هزینه‌ها ارایه وثیقه بیشتر هنگام اخذ وام خواهد بود. 

گفتنی است كه برای داشتن یك سیستم بزرگ متمركز كه اطلاعات مالی شركت‌ها را در اختیار همگان قرار دهد، در گام‌های آغازین به یك سیستم مداوم و پرسرعت نیاز نیست و با كمترین امكانات سخت افزاری و سیستم‌های اتوماسیون اداریٍ معمولی نیز راه‌اندازی چنین مراكزی امكان‌پذیر است. از دیگر تخلفات مالی كه ده‌ها پرونده در مورد آن در شعب گوناگون دادگاه‌ها وجود دارد، جعل اسناد و مدارك و مجوزهای دستگاه‌های دولتی است. در واقع به دلیل نبود یك سیستم مكانیزه ارتباطی میان دستگاه‌های گوناگون كشور، متخلفان این امكان را می‌یابند كه با جعل اسناد دستگاه‌های دولتی، مفاسد مالی كلانی را مرتكب شوند. در برخی موارد، برخی دستگاه‌های دولتی برای اطمینان از عدم جعل اسناد كارهای اداری بسیاری را در روند كار ارباب رجوع گنجانیده‌‌اند، كه موجب اتلاف منابع و به‌ویژه وقت ارباب‌رجوع گشته است. این در صورتی است كه دستگاه‌های دولتی و حتی خصوصی ارایه كننده مجوزهای گوناگون، می‌توانند با تجهیز به سیستم‌های اتوماسیون اداری، اسناد و مكاتبات خود را با اطمینان بالا در این سیستم‌ها مبادله كنند.

از دیگر فساد های اداری كه در دستگاه‌های دولتی صورت می‌گیرد، معطل كردن بیش از اندازه ارباب رجوع و ارجاع بی‌مورد كارهای وی به بخش‌های بی‌ربط است. این كار سرانجام به پرداخت وجوه غیر قانونی توسط ارباب رجوع برای تسریع در كارهای خود خواهد شد. این در حالی است كه كارهای برخی دیگر از مراجعان به‌سرعت و بدون رعایت بسیاری از تشریفات اداری انجام می‌گردد. اما اگر مكاتبات و امور اداری ارباب رجوع به‌دقت ثبت گردد و امكان پیگیری شكایات آنها امكانپذیر باشد، بسیاری از این مفاسد كاهش یافته یا دست‌كم قابل شناسایی می‌شود و در این صورت برخورد دقیق با متخلفان آسان می‌گردد.

از دیگر چیزهایی كه ارتكاب مفاسد مالی در نظام اداری كشور را آسان می‌كند، گم شدن و گم كردن اسناد و مدارك رسمی است. همچنین در جریان رسیدگی به گزارش‌های مربوط به مفاسد مالی توسط واحدهای بازرسی و حسابرسی، مفسدان برخی از اسناد و مدارك را از بین می‌برند. بدیهی است، در صورتی كه سیستم‌های اتوماسیون اداری در اینگونه مراكز به‌كار روند، این امكان نیز از دسترس متخلفان خارج می‌گردد.

یكی از دیگر مشكلات واحدها و دستگاه‌های بازرسی و حسابرسی در نظام اداری كشور این است كه برای ردیابی و پیگیری قراردادها و معاملات و مستندات مربوط به درآمدها و هزینه‌ها ـ به‌علت در دسترس نبودن سریع اسناد پیگیری ـ از خود زمان و توان بالایی را صرف می‌كنند؛ كه این كار نیز با برپایی اتوماسیون اداری به كمترین اندازه می‌رسد. مزایای گفته شده برای سیستم‌های اتوماسیون اداری مشروط به آن است كه دولت به صورت هماهنگ، اقداماتی را در كشور انجام داده، شركت‌ها و موسسات تهیه كننده این سیستم‌ها را وادار به رعایت برخی ضوابط در این سیستم‌ها كند. اهم این اقدامات و الزامات به شرح زیر است:

دولت۲ همه دستگاه‌های دولتی را ملزم سازد تا با زمانبندی مشخصی، سیستم مكاتبات خود را مكانیزه كرده، امكان پیگیری مكاتبات ارباب رجوع را از طریق این سیستم‌ها امكان‌پذیر سازد. در همین راستا دولت باید از استقرار سیستم‌های اتوماسیون اداری كه ضوابط دولت را رعایت نكنند، جلوگیری كند.

دولت باید شركت‌های تولید كننده سیستم‌های اتوماسیون اداری را ملزم سازد تا تحت پروتكل و استاندارد مشخصی امكان تبادل نامه با یكدیگر را در سیستم فراهم سازند، به‌گونه‌ای كه هنگام تبادل، امكان اصلاح نامه ارسالی توسط گیرنده وجود نداشته باشد. دولت باید شركت‌های تولید كننده سیستم‌های اداری را ملزم سازد كه ضوابطی را رعایت كنند تا اطمینان لازم نسبت به این سیستم‌ها به‌دست آید. اهم این ضوابط می‌تواند چنین باشد:

▪ حذف و اصلاح نامه و مستندات آن، پس از ثبت قطعی و نهایی در نامه‌های صادره تحت هیچ شرایطی امكان پذیر نباشد.

▪ امكان حذف و اصلاح مشخصات اصلی و مستندات نامه‌های وارده نیز پس از ثبت نهایی غیر ممكن گردد.

▪ امكان اصلاح و حذف ارجاعات پس از ثبت آنها توسط هیچ كس در سیستم امكان‌پذیر نباشد.

▪ تاریخ و ساعت ارجاعات و اقدامات بر روی یك نامه، تنها از سرور اصلی مشخص شده، ثبت شود و غیر قابل اصلاح باشد .

البته مسایل گفته شده در این نوشتار، تنها بخشی از مزایای بهره‌گیری از اتوماسیون اداری در كاهش تخلفات را نشان می‌دهد و بی‌گمان انبوهی دیگر از نا‌به‌سامانی‌های اداری، با كاهش اتلاف وقت و پول ارباب‌رجوع و آسایش بیشتر كارمندان ـ به‌علت كاهش برخوردهای وی با مراجعان ـ از میان خواهد رفت.۱

برای آگاهی بیشتر از این اصول، ۴۰ توصیه مجمع جهانی مبارزه با فساد و یا پیش‌نویس كنوانسیون جهانی مبارزه با فساد را ببینید.

منظور قسمتی از دولت است كه متولی امر مكانیزه كردن دستگاههای دولتی است. در حال حاضر ظاهراً طرح تكفا تنها متولی این امر است ولی هنوز بسیاری از دستگاههای دولتی بدون هماهنگی با طرح تكفا مشغول انجام این اتوماسیون و اجرای طرحهای تكنولوژی اطلاعات در محیط خود هستند.