یکی از عوامل مهم بازاریابی که نقش تعیین‌کننده‌ای در موفقیت تولیدکنندگان در بازارهای جهانی دارد، توزیع مویرگی است، با توجه به رقابتی شدن صنایع، نیاز به سیستم توزیع یکپارچه و هماهنگ بیش از گذشته احساس می‌شود، فرایند توزیع و پخش فرایند پیچیده‌ای نیست ولی این فرایند از حساسیت بالایی برخوردار است، چرا که روش پخش، زمان تحویل کالا و حضور فعال و پررنگ در بازار باعث می‌شود تا یک برند در ذهن مشتری ثبت شود.
به دلیل گستردگی صنعت پخش و پیچیدگی فعالیت‌ها، به نرم‌افزارهای ویژه‌ای در این صنعت نیاز است، حجم تراکنش‌های بالا این پیچیدگی‌ها را تشدید می‌کند و نیاز سازمان به دستیابی به گزارشات مدیریتی مانند اطلاعات درست برای برنامه‌ریزی تأمین، تولید، توزیع و کاهش چشمگیر هزینه‌های اضافی، بیشتر حس می‌گردد.
نقش فرایند یکپارچه پخش در سودآوری سازمان
در شرایط فعلی تولیدکنندگان در تکاپوی تأمین نقدینگی و سودآوری برای حفظ بقا هستند و از سوی دیگر مصرف‌کنندگان با چالش حفظ قدرت خرید دست‌وپنجه نرم می‌کنند. کاهش قیمت محصول در زمان ارائه به مشتری برای هر دو طیف اهمیت بالایی دارد. هزینه پخش یکی از عوامل بهای تمام‌شده کالا فروش رفته است که ارتقا این بخش به‌عنوان حلقه واسط بین تولیدکننده و مصرف‌کننده نهایی سهم مهمی در کارایی سیستم دارد.
کاهش هزینه‌های مبادله کالا می‌تواند منجر به افزایش سود برای تولیدکننده و کاهش قیمت خرید برای مصرف‌کننده گردد. تجربه‌ای که در چندساله اخیر منجر به عرضه مستقیم کالا توسط تولیدکننده در فروشگاه‌های تخصصی و آنلاین شده است که به دلیل هزینه پخش کمتر، عرضه محصول با قیمت کمتری صورت می‌گیرد و همین موضوع منجر به استقبال مصرف‌کننده نهایی شده است.
این چرخه منجر به رضایت مصرف‌کننده نهایی، افزایش نقدینگی بیشتر سازمان و سرمایه‌گذاری جهت توسعه شده است و این خود اهمیت هزینه پخش را متذکر می‌شود.
عارضه‌یابی شرکت‌های پخش:
1-جمع‌آوری اطلاعات دقیق و به‌روز از بازار
2-پوشش بیشتر بازار
3-ارتباطات گسترده با مصرف‌کننده نهایی
4-اطلاع از نظرات و نیاز مصرف‌کننده نهایی
5- ریسک از دادن مشتری
6–هزینه‌های شبکه توزیع
7- قدرت چانه‌زنی شرکت در مذاکرات با اطلاع از بهای تمام‌شده
8-شکل‌گیری رقبا جدید
9-زیر فروشی‌های احتمالی در بازار و عدم ردیابی و شناسایی
10-کمبود نقدینگی در سازمان
11-یکپارچه نبودن فرایند توزیع و پخش از مرحله سفارش گذاری تا تحویل و تسویه‌حساب
12-مشکلات منابع اعم از نیروی انسانی، کالا و وسایل نقلیه
13-پیچیدگی محاسبات کمیسیون در خصوص عوامل فروش و مشتریان
14-عدم کنترل حساب مشتریان در واحد فروش با واحد مالی
15-عدم یکپارچگی با سایر نرم‌افزارها اعم از انبار، خزانه، حسابداری، حقوق و دستمزد
راهکارهای جهانی در مواجه با تحولات محیطی در صنعت پخش:
صنعت پخش یکی از صنایع مهم در هر کشوری محسوب می‌شود. واحدهای تولید برای اینکه بتوانند محصولات خود را به دست مصرف‌کنندگان برسانند، این شیوه را مورد توجه قرار می‌دهند. فرایندهای پیچیده این صنعت همواره هزینه‌هایی را برای سازمان در بردارد که اگر عوامل ایجادکننده کنترل نشود آسیب جدی به همراه خواهد داشت.
صنعت پخش در دنیای امروز با تحولات عظیمی مواجه شده است که نمونه موفق این تحولات فروشگاه‌های آنلاین بوده که افزایش بهره‌وری و همکاری بین توليدکنندگان، شرکت‌های پخش و خرده‌فروشی‌ها را در پي داشته است، تولیدکنندگان به واسطه يکپارچگي بين سيستم فروش، ارسال کالا و مديريت موجودي خود، تقاضاي مشتريان را به سرعت و با کمترين هزينه تولید و تحویل می‌کنند و علاوه بر آن به واسطه یکپارچگی سیستم، اطلاعات دقيقی از ویژگی‌های فروش خود شامل زمان، محل و مقدار فروش خود را به دست می‌آورند.
اين تحول در شیوه توزیع به واسطه برخورداري از فناوري روز امکان‌پذیر شده و هم‌زمان با کاهش هزینه تولید، موجودی‌های انبار، قیمت تمام‌شده فروش را کاهش داده و کیفیت توزیع و فروش را افزایش می‌دهد، به‌گونه‌ای که رابطه برد –برد را برای همه ذینفعان به همراه دارد که با کاهش قیمت فروش، استقبال مصرف‌کننده نهایی را به همراه داشته است.
بهره‌گیری از فناوری‌های روز دنیا نه به‌صورت خاص بلکه در تمامی فرایندهای زنجیره ارزش کالا منجر به دستیابی به اطلاعات درست برای برنامه‌ریزی تأمین، تولید، توزیع به‌موقع و کاهش چشمگیر هزینه‌های اضافی شده است.
صنعت پخش در ایران:
پخش در دهه‌های اخیر نقش کلیدی در توسعه صنایع تولیدی کشور ایفا کرده و دارای جایگاه مهمی برای تولیدکنندگان و فعالان اقتصادی است، تغییرات سریع محیطی که با شرایط اقتصادی کشور هم مرتبط است، باعث افزایش هزینه‌ها و آسیب‌پذیری صنعت در سال‌های اخیر شده و بسیاری را بر آن داشته است تا از روش‌های نوین برای توسعه این صنعت بهره گیرند. استفاده از فناوری اطلاعات در این صنعت در چند ساله اخیر به‌صورت جزءنگر و برای رفع بخشی از فعالیت سازمان به‌عنوان پخش بوده و به‌هیچ‌عنوان کلیت سازمان مدنظر قرار نگرفته است.
چالش جدی که در صنعت پخش در ایران وجود دارد عدم هماهنگي ميان چرخه توليد و توزيع است؛ در مواردي بخش توليد بدون اطلاع از نياز بازار اقدام به توليد کرده و از چرخه توزيع انتظار حداکثر فروش را دارد. در این وضعیت تصوير واضح و دقیق از تقاضاي موجود در بازار و انتقال آن به توليدکننده وجود ندارد، عدم همخوانی تولید با تقاضا منجر به دپو کالا، افزایش هزینه انبارداری و در نهایت افزایش قیمت تمام‌شده کالای توزیع شده می‌شود.
افزایش تولید و عدم فروش منجر به کاهش نقدینگی در سازمان و عدم کنترل مدیریت نقدینگی می‌گردد، درصورتی‌که با ايجاد جريان اطلاعاتي، توليدکننده بر اساس تقاضای بازار برنامه‌ریزی می‌کند و در نهایت هم‌افزایی اطلاعاتی برای سازمان ایجاد می‌شود.
شرکت‌های نرم‌افزاری زیادی راهکارهای ویژه‌ای برای صنعت پخش ارائه کرده‌اند ولی اکثر این راهکارها خود را درگیر افزایش عملکردی یک بخش نموده و به‌صورت کل‌نگر تمام نیازهای سازمان را پاسخگو نیستند و تنها به بخشی از سازمان بنام واحد پخش توجه شده که نیازهای زیر را پوشش می‌دهند:
سفارش گیری، برنامه‌ریزی، حمل و توزیع کالا
مدیریت بخشنامه متنوع فروش، تخفیفات و جوایز
مدیریت گروه عوامل فروش
فراهم نمودن بستر سفارش گیری آنلاین کالا برای افزایش سرعت در فروش و پخش
سایر فرایندهای کلیدی کسب‌وکار از جمله خرید، حسابداری توزیع و پخش، انبار و حسابداری انبار، خزانه‌داری، بهای تمام‌شده و تولید نیز به دلیل عدم یکپارچگی با نرم‌افزار توزیع و پخش به‌طور مجزا تنها به تبادل اطلاعات با یکدیگر می‌پردازند که مدیریت سازمان جهت پیشبرد اهداف کلان سازمان می‌بایست این چنددستگی را با ابزارهای دیگری پیوسته کند که همواره دارای ایرادات و اشکالاتی نیز است.
عدم یکپارچگی در نرم‌افزارهای توزیع و پخش
عدم یکپارچگی در سازمان منجر به ایجاد جزایر اطلاعاتی واحدهای مستقلی می‌گردد که باوجود فعالیت در یک بستر تحت عنوان سازمان اما هرکدام به فکر بهبود عملکرد خود هستند و هیچ‌گاه عملکرد کلی سازمان در نظر گرفته نمی‌شود.
با یک تفکر هماهنگ و یکپارچه، برنامه‌ریزی و مدیریت بهینه‌تر و استفاده اثربخش از فناوری اطلاعات می‌توان این مسیر را بهبود بخشید و کنترل بهتری بر هزینه‌ها از مرحله تولید تا توزیع انجام داد.
نرم‌افزارهای جامع و یکپارچه راه‌حلی برای برنامه‌ریزی و کنترل فعالیت‌های اصلی سازمان به شمار می‌رود و به‌طور کلان سازمان را رصد می‌کند، شیوه برنامه‌ریزی جزءنگر نخواهد بود و تنها به عملکرد یک واحد و بخش نگاه نمی‌کند و عملکرد کل را در نظر می‌گیرد، نرم‌افزارهای جزیره‌ای مبتنی بر یک فرایند تک‌محوره پخش تنها با نگاه افزایش عملکرد سازمان پخش طراحی‌شده است و به چالش‌های کل سازمان نمی‌پردازد.
یک نرم‌افزار تولیدی و پخش باید 7 دسته‌ی اصلی از وظایف را به انجام رساند که عبارت‌اند از:
-تولید
– ذخیره‌سازی و انبار کالا برای توزیع
– دریافت سفارش از مشتریان
– تحویل کالا به مشتریان
– وصول مطالبات
– کنترل و دریافت اطلاعات از بازار
-محاسبات بهای تمام‌شده از تولید تا پخش کالا
حیات شرکت‌های تولیدی به کنترل کلیه هزینه‌های خود است و در جهت کنترل این هزینه‌ها به دست آوردن بهای تمام‌شده تولید، فروش و پخش یکی از الزامات اساسی هست و عدم کنترل هر کدام از این بخش‌ها حیات شرکت را به خطر می‌اندازد.
مجزا کردن هر پخش و یا اصطلاحاً جزیره‌ای دانستن فرایند پخش باعث عدم تمرکز روی هزینه‌های مالی این بخش در بهای تمام‌شده فروش رفته کالا را به دنبال خواهد آورد و همچنین تصمیم‌گیری یکپارچه مدیریت را دچار مخاطراتی جدی می‌کند. به عبارتی دیگر در بلند مدت، شرکت پخش کننده به علت جزیره‌ای بودن و همچنین بدیلی ایجاد منابع مالی در سازمان عملاً تعیین‌کننده خط‌مشی تولیدکننده خواهد بود و تولیدکننده باید تابع تصمیمات واحد پخش شود.
اتکای بیش‌ازحد به تصمیمات پخش‌کننده محصول بدون در نظر گرفتن سایر اطلاعات سازمان و هزینه‌های انجام‌شده در سایر بخش‌های دیگر همیشه شرکت‌های تولیدی را با این خطر روبرو می‌سازد که آیا پخش محصولات هزینه‌های ایجادشده برای تولید کالا را در نظر می‌گیرد و یا برای از دست ندادن بازار و فرصت‌های ایجادشده سفارش گذاری می‌کند.
دغدغه‌های یک سیستم توزیع و پخش:
- مدیریت فرایندهای متنوع فروش
- مدیریت سیاست‌های فروش، تخفیفات و ارائه جوایز
- برنامه‌ریزی و کنترل اهداف فروش
- مدیریت موجودی انبارهای اصلی و کنترل موجودی وسایل نقلیه
- یکپارچگی کامل با سایر نرم‌افزارهای مالی، انبار، حسابداری انبار، تدارکات و منابع انسانی
- پشتیبانی از رویه‌های فروش سرد و گرم
- کنترل حساب مشتریان و اعتبار مشتریان بر اساس چک‌های وصل نشده و سررسید شده و …
- مدیریت دریافت‌ها و نحوه تسویه مشتریان و کنترل وصول مطالبات و کنترل وضعیت حساب مشتری
- کمیسیون متفاوت عوامل فروش
- مدیریت موجودی و رزرو سفارش‌های اخذشده
نرم‌افزار توزیع و پخش شماران سیستم
نرم‌افزار توزیع و پخش شماران با فراهم نمودن بستر لازم برای مدیریت یکپارچه به کسب‌وکارهای فعال در این صنعت کمک می‌کند که در فرایندهای توزیع و پخش را به‌صورت یکپارچه با سایر فرایندها در نرم‌افزار پیاده‌سازی نماید و با اطمینان از یکسان بودن اطلاعات کنترل دقیقی از زمان تأمین کالا، تولید و توزیع کالا داشته و امکان تبادل بهتر اطلاعات بین واحدها را فراهم ساخته و بستری مناسب برای رشد و توسعه کسب‌وکار ایجاد خواهد کرد، ویژگی‌های اصلی این نرم‌افزار شامل:
- مدیریت فرایندهای متنوع فروش
- مدیریت سیاست‌های فروش، تخفیفات و ارائه جوایز
- برنامه‌ریزی و کنترل اهداف فروش
- مدیریت موجودی انبارهای اصلی و کنترل موجودی وسایل نقلیه
- یکپارچگی کامل با سایر نرم‌افزارهای مالی، انبار، حسابداری انبار، تدارکات و منابع انسانی
- پشتیبانی از رویه‌های فروش سرد و گرم
- کنترل حساب مشتریان و اعتبار مشتریان بر اساس چک‌های وصل نشده و سررسید شده و …
- مدیریت دریافت‌ها و نحوه تسویه مشتریان و کنترل وصول مطالبات و کنترل وضعیت حساب مشتری
- کمیسیون متفاوت عوامل فروش
- مدیریت موجودی و رزرو سفارش‌های اخذشده
امکانات
- امکان تعریف مناطق و مسیرهای بازاریابی و توزیع
- امکان تعریف سمت‌های فروش
- امکان تعریف سطوح قیمتی فروش جهت استفاده در بخشنامه فروش
- تعریف گروه عوامل فروش و عوامل فروش اعم از فروشندگان، توزیع‌کنندگان، رانندگان
- معرفی نحوه پرداخت فاکتورهای فروش
- جدول درصد کمیسیون بازاریاب‌ها، فروشندگان و سایر عوامل توزیع و فروش به‌صورت پلکانی
- تعریف بخشنامه‌های فروش
- معرفی قوانین اعمال تخفیفات دوره‌ای و جوایز جنسی
- معرفی وسایط نقلیه حمل کالا و تعیین ظرفیت و حجم هر یک
- فرم ثبت ویزیت روزانه مشتریان
- فرم ثبت سفارش‌های مشتری ارایه شده از سوی بازاریاب‌ها
- فرم تایید سفارش‌های ثبت شده جهت قطعی کردن آن
- صدور گروهی فاکتور فروش و حواله خروج کالا از طریق سفارش‌های ثبت شده
- فرم سهمیه‌بندی عوامل فروش به میزان هر کالا در هر مقطع زمانی جهت کنترل و توزیع یکسان محصولات در تمامی مناطق و نواحی
- برنامه‌ریزی فروش جهت مشتریان جدید
- محاسبه خودکار تخفیف و جوایز تعلق‌گرفته به هر سفارش و درج آن در انتهای هر سفارش و نیز امکان تغییر آن در زمان تایید سفارش
- امکان فروش توزیعی گرم و تبدیل هر عامل فروش به همراه وسیله نقلیه وی به‌عنوان یک فروشگاه کوچک و نگهداری و کنترل موجودی و گردش کالاهای فروش رفته نزد ایشان
- محاسبه خودکار سهم کمیسیون بازاریاب و فروشنده و سایر عوامل فروش هنگام ثبت فاکتور فروش و صدور اتوماتیک سند مربوط به آن
گزارشات
- گزارش مشخصات مشتریان
- گزارش مشتریان ویزیت شده
- گزارش آخرین فاکتور خرید مشتریان
- گزارش مشتریان یک عامل فروش از آخرین فاکتور
- گزارش آماری ویزیت به تفکیک کالا
- گزارش چک‌های برگشتی به‌تفکیک عوامل فروش
- گزارش مانده حساب مشتریان هر عامل فروش
- گزارش آماری ویزیت‌ها به‌تفکیک عامل فروش
- گزارش کمیسیون پلکانی
- گزارش مشتریان ویزیت شده و تاخیر در ویزیت مشتریان
- گزارش فروش به تفکیک منطقه، عامل و کالا
- گزارش مرجوعی فروش به تفکیک علت، عامل و کالا
- گزارش وضعیت چکها مرتبط با هر عامل فروش
- گزارش چک‌های برگشتی به تفکیک عوامل فروش
- گزارش وضعیت مشتریان به تفکیک فعال، غیرفعال و بدحساب
- گزارش مشتریان به تفکیک عوامل فروش و آمار مقایسه‌ای فروش
- کاردکس موجودی کالای وسیله نقلیه
