به مجموعه‌ای از برنامه‌ها که دارای رویه‌ها، دستورالعمل و روال اجرایی خاصی هستند که بر روی سیستم‌های کامپیوتری نصب می‌شوند و وظیفه‌ای را بر عهده دارند نرم‌افزارگفته می‌شود 0 اولین بار کلمه softwareیا نرم‌افزار در سال 1958 و توسط چان توکیبوده است. وظیفه اصلی نرم‌افزار تبدیل خواسته کاربر به کدهای قابل فهم برای کامپیوتر بوده و پس از پردازش برگشت نتیجه قابل فهم برای کاربر است.
کلیه علوم از پیشرفت تکنولوژی بهره‌گیری‌های لازم را نموده‌اند و حسابداری نیز جزو علومی است که با استفاده از حسابداری انجام امور مالی را تسهیل‌تر و اشتباهات انسانی را کمتر کرده است.
تقسیم‌بندی نرم‌افزارها
نرم‌افزارها بر اساس ماموریت اصلی آنها به چند دسته کلی تقسیم‌بندی می‌شوند:
نرم‌افزارهای اصلی یا پایه ( Programming Software) :
نرم‌افزارهای پایه، همان نرم‌افزارهایی هستند که در قالب ابزار به برنامه‌نویس‌ها، کمک به خلق یا نوشتن نرم‌افزار جدید می‌کند. جهت آشنایی بهتر بایستی دانست که هر نرم‌افزار با زبان برنامه‌نویسی خاصی نوشته می‌شود. در واقع نرم‌افزارهای پایه خود پایه اصلی و تولید نرم‌افزارهای دیگر، کد نویسی و یا مترجم زبان کامپیوتر هستند.
نرم‌افزارهای سیستمی (System Software) :
نرم‌افزارهای سیستمی یا ( utilities) به منظور راه‌اندازی و اجرای سخت‌افزارهای رایانه‌ای مورد استفاده قرار می‌گیرد. سیستم‌عامل‌های کامپیوتری، درایورها، سرور و برنامه‌های جانبی از این قبیل در این دسته‌بندی قرار می‌گیرد.
نرم‌افزارهای کاربردی(Application Software) :
این نرم‌افزارها؛ همان نرم‌افزارهای عادی هستند که به‌طور عموم در حال استفاده است.
نرم‌افزارهای کسب‌وکار، نرم‌افزارهای تولید و محتوا فیلم، انیمیشن، پایگاه‌های داده این قبیل نرم‌افزارها می‌باشند.
تاریخچه نرم‌افزارهای حسابداری
با توجه به رشد روزافزون معاملات و با ورود نرم‌افزار به‌عنوان یک جزء لاینفک در زندگی انسان، حسابداری نیز تحت تأثیر این تغییرات قرارگرفته و تصور حسابداری با سیسم دستی و سنتی قابل‌تصور دیگر نیست و استفاده از آن امری بدیهی تبدیل شده است.
طراحی اولین نرم‌افزارهای حسابداری به دهه 60 برمی‌گردد. از اولین زبان‌های برنامه نویسی تحت سیستم عامل Dos بود و اولین زبان های برنامه نویسی تحت سیستم عامل Dos که مورد آموزش و استفاده قرار می گرفت می توان به زبان های Fortran،Pll،Cobol،Pascal،Quatropro،Foxpro اشاره کرد.
به‌طور دقیق نمی‌توان گفت اولین نرم‌افزار حسابداری و مالی را چه کسی طراحی کرده است اما می‌توان گفت که طراحی‌های اولیه فقط در حوزه ثبت سند حسابداری و بر اساس سیستم‌عامل DOS طراحی شده بود. در واقع این نرم‌افزار فقط قادر به ثبت سند حسابداری و تهیه برخی گزارش‌های مالی را داشته است.
با ورود سیستم‌عامل Windowsبه‌عنوان فناوری جدید به‌تدریج تمام شرکت‌هایی که در حوزه طراحی و ارائه نرم‌افزارهای حسابداری فعالیت می‌کردند به سمت تغییر نسل نرم‌افزار و بروز کردن نرم‌افزارهای خود با Windowsرفتند و یا به‌طور کامل نرم‌افزار خود را در این بستر بازنویسی نمودند.
تغییرات زیادی در راستای پوشش نیازهای سازمان در قالب نرم‌افزارها صورت گرفته است که می‌توان در سه دسته طبقه‌بندی کرد :
1-نرم‌افزار جزیره‌ای (Single)
نرم‌افزارهای پراکنده یا به‌اصطلاح جزیره‌ای برای رفع نیازهای مقطعی سازمان و بدون توجه به‌کل سازمان ایجادشده‌اند. این نرم‌افزارها بخشی از انتظاراتی که از آنها وجود داشته را برآورده کرده و وقتی این نرم‌افزارها در سازمان زیاد می‌شود عدم همخوانی آنها بیشتر حس می‌شود که اغلب دارای ویژگی مشترک هستند:
1.عدم ارتباط مناسب با سایر سیستم‌ها
2.تنوع زبان، پایگاه داده و روش‌های برنامه‌نویسی
3.تداخل در حوزه وظیفه و کاری بین سیستم‌ها
4.تناقضات خروجی گزارشات
2-نرم‌افزارهای مرتبط (Link)
البته با رشد تکنولوژی و بلوغ مشتریان شرکت‌های نرم‌افزار به این نتیجه رسیدند که نرم‌افزارها را از حالت جزیره‌ای و مستقل دربیاورند و بحث ارتباط بین نرم‌افزارها مطرح شد تا نیازهای سازمان‌ها را برطرف سازند.
شرایط کمی بهتر شد، تمام این نرم‌افزارها با هم در ارتباط و به‌صورت زنجیره‌ای به یکدیگر وصل بودند ولی عدم کنترل ورود داده‌ها در سیستم‌های مختلف در هنگام اطلاعات به نرم‌افزار دیگر و یا اصلاح در یک بخش از نرم‌افزار و تأثیر آن در بخش دیگر مشکلاتی را به وجود آورد به‌نحوی‌که برخی سازمان‌ها کنترل‌های انسانی چند سطحی برای بررسی، کنترل و یا اصلاح داده‌های یک سیستم و ورودی سیستم بعدی ایجاد کردند.
1. عقیم ماندن اطلاعات و عدم هم‌زمانی اطلاعات
2. وابستگی به نیروی انسانی و کاهش سرعت گردش اطلاعات
3. کاهش دقت و ایجاد کنترل‌های مازاد به‌منظور جلوگیری از اشتباهات کاربران
4. کاهش توان تصمیم‌گیری با اتکا به گزارشات اجرایی و به‌موقع
5. عدم ارتباط مناسبی بین سیستم‌ها
3-نرم‌افزارهای یکپارچه (Integrated)
نرم‌افزارهای جزیره‌ای و مرتبط برای شرکت‌ها و سازمان‌ها هزینه‌های زیادی را به وجود می‌آورند. اگر نرم‌افزارهای یک شرکت را تکه‌تکه کنیم، کسب‌وکار آن نیز تکه‌تکه خواهد شد حتی اگر به طریقی به یکدیگر وصل شود و این نرم‌افزارها منجر به کاهش بهره‌وری، کارایی و پاسخگویی به ذینفعان بیرونی و داخلی می‌شود و راه‌حل گریز از این موضوع استفاده از نرم‌افزارهای جامع و یکپارچه است.
نرم‌افزارهایی که جامعیت لازم برای پوشش کلیه نیازهای سازمان را داشته و در یک بستر نرم‌افزاری بدون نیاز به دوباره‌کاری و کنترل دیتاها نیازهای سازمان را پاسخگو باشد.
1.یکپارچه‌سازی اطلاعات
2.دسترسی سریع به اطلاعات
3.جلوگیری از کارهای تکراری و موازی
4.گزارشات لحظه‌ای
نرم‌افزار حسابداری یکپارچه
نرم‌افزار حسابداری یکپارچه به معنای یک بستر یکپارچه برای ورود اطلاعات و انتشار لحظه‌ای اطلاعات در تمام سازمان است، به‌طور مثال در صورت ثبت فاکتور خرید در نرم‌افزار خرید در یک بستر یکپارچه، به صورت اتوماتیک سند حسابداری آن صادر و در حساب‌های مربوط به خرید کالا و حساب تامین کننده ثبت‌های لازم انجام داده و هم‌زمان به صورت اتوماتیک تعداد و قیمت کالای خریداری‌شده را به کاردکس این کالا در انبار منتقل و به موجودی کالا به تعداد فاکتور خرید اضافه کند.هم‌زمان نحوه تسویه با تامین کننده به واحد خزانه‌داری ارائه شود تا بر اساس توافق صورت گرفته وجه و یا چک به فروشنده تسلیم گردد، سند اتوماتیک نیز در دفاتر اعمال و تسویه انجام شود و گزارشات مالی اعم از حساب‌های دفاتر، حساب اشخاص، موجودی کالا، ترازنامه و سود زیان در همان لحظه وقوع به روز شود.
حسابداری یکپارچه نه به معنی ثبت سند حسابداری در یک نرم‌افزار است بلکه به معنای صدور سند مکانیزه از بستر عملیات و انتشار آن در تمامی بخش‌هایی که از این رخداد مالی تأثیر می‌پذیرد به‌طوری‌که هم‌زمان با ثبت عملیاتدر سایر حوزه‌های عملیاتی، تشخیص خودکار حساب‌های مربوطه انجام شود. ثبت هر سند حسابداری بر اساس هر یک از رخدادهای عملیاتی انجام و به‌تبع آن در گزارش دفاتر روزنامه و دفاتر کل قابل‌رؤیت است.
در نرم‌افزارهای قدیم موضوع حسابداری مکانیزه تنها منجر به ذخیره‌سازی اسناد در یک بستر نرم‌افزار می‌گردید و گزارش‌گیری را سهل‌تر می‌کرد ولی صحت اطلاعات واردشده به ثبت‌کننده اطلاعات بستگی داشت، در نرم‌افزارهای نوین با رویکرد یکپارچه، حسابداری آنچه را رؤیت می‌کند که عملیات ثبت کرده و با تغییرات عملیات، حسابداری نیز تغییر می‌نماید و گزارش‌های به لحظه‌ای بدون هیچ‌گونه مغایرت از هر دو سیستم می‌توان استخراج نمود.
بسیاری از شرکت‌های ارائه‌دهنده نرم‌افزارهای حسابداری ادعای یکپارچگی دارند، این یکپارچگی چه حدی دارد و چه حجمی از عملیات سازمان را پوشش می‌دهد، در واقع یکپارچگی کامل زمانی محقق می‌شود که همه عملیات انجام‌شده در سازمان در یک بستر رخ دهد و بسترهای مختلفی برای ثبت عملیات وجود نداشته باشد.
درصورتی‌که می‌خواهیم به یک سیستم عملیات محور برسیم می‌بایست هرگونه عملیاتی که در منجر به یک رخداد مالی می‌گردد توسط نرم‌افزار پوشش داده شود و این‌گونه نباشد که خزانه‌داری، فروش و یا انبار امکان صدور سند مکانیزه داشته باشند ولی مواردی مثل برون‌سپاری و ثبت تخفیفات پس از فروش به‌عنوان نمونه امکان صدور مکانیزه سند نداشته و الزاماً باید سند دستی صادر شود.
نرم‌افزار جامع و یکپارچه پیشتاز شماران سیستم
نرم‌افزار حسابداری شماران، اطلاعات مالی تمامی بخش‌های سازمان نظیر خزانه‌داری، فروش، زنجیره تأمین، دارایی‌ها، تولید، بهای. تمام‌شده، حقوق و دستمزد و … را به‌طور مکانیزه جمع‌آوری، طبقه‌بندی و ثبت نموده و به دلیل وجود یکپارچگی، امکان دسترسی سریع و لحظه‌ای به گزارشات و هوش تجاری را فراهم می‌کند.
حسابداری
اتخاذ تصمیمات به‌موقع و استراتژیک، با کنترل و پایش صحیح اطلاعات از طریق یک نظام مالی یکپارچه میسر می‌شود.
نرم‌افزار حسابداری شماران، اطلاعات مالی همه بخش‌های سازمان نظیر خزانه‌داری، فروش، زنجیره تأمین، دارایی‌ها، تولید، بهای تمام‌شده، حقوق و دستمزد و ….. را به‌طور مکانیزه جمع‌آوری، طبقه‌بندی و ثبت نموده و به دلیل وجود یکپارچگی، امکان دسترسی سریع و لحظه‌ای به گزارش‌های و هوش تجاری را فراهم می‌آورد.
1- ثبت خودکار اسناد مالی از طریق عملیات جاری بر اساس الگوی پیش‌فرض تولید سند
2-کدینگ مبتنی بر استانداردهای حسابداری و حسابرسی(نشریه 166) و استفاده از کدینگ دوم به‌صورت هم‌زمان
3-صورت‌های مالی، دفاتر حساب و ترازهای متنوع با قابلیت خروجی به زبان‌های مختلف
4-طبقه‌بندی مختلف حساب‌های تفصیلی در 20 سطح
5-تنظیم اسناد به‌صورت پیش‌نویس، تأییدشده، تصویب‌شده و تجمیع شده
6-انتقال اسناد به‌صورت موردی و گروهی از یک شرکت به شرکت دیگر
7-گزارش‌های اختصاصی هزینه‌ها به تفکیک دوایر, عوامل و مراکز هزینه و ماتریس عوامل و مراکز
8-ثبت اسناد ارزی به‌صورت ریالی و تبدیل آن به مقدار ارز موردنظر
9-صدور سند تسعیر با نرخ‌های مختلف در تاریخ‌هایی موردنیاز کاربر
10-ثبت سند تعدیل حساب به‌صورت خودکار
خزانه‌داری
آگاهی از وضعیت نقدینگی و کنترل دریافت‌ها و پرداخت‌ها یکی از راه‌های نظارت بر عملکرد مالی سازمان است، بر این اساس نرم‌افزار خزانه‌داری به مدیریت پرداخت‌های کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت کمک کرده و با استفاده از آن مدیریت نقدینگی و کنترل ریسک‌ها در تمام بخش‌های سازمان تسهیل می‌شود.
برنامه‌ریزی وجوه نقد باهدف تخصیص صحیح و دقیق منابع، از هدر رفتن منابع سازمان جلوگیری می‌کند و این مهم جز با استفاده از ابزاری مناسب امکان‌پذیر نیست.
نرم‌افزار خزانه‌داری شماران با جمع‌آوری و طبقه‌بندی اطلاعات دریافت‌ها، پرداخت‌ها، انتقال وجوه و همچنین ثبت‌اسناد حسابداری، مدیران مالی را در کنترل نقدینگی و نظارت برگردش وجوه نقد سازمان یاری می‌کند.
1-مدیریت بهینه و کارآمد منابع
2-مدیریت همه فرآیندهای دریافت و پرداخت، تنخواه‌گردان‌ها و ضمانت‌نامه‌ها
3-ردیابی عملیات انجام‌شده بر روی اسناد دریافتی و پرداختی
4-مغایرت گیری مکانیزه صورتحساب‌های بانکی
5-کمک به تصمیم‌گیری مدیران در برنامه‌ریزی وجوه
6-برآورد نقدینگی در تاریخ‌های آینده
7-برقراری ارتباط بین پرداخت با فاکتور خرید، قرارداد خرید، صورتحساب هزینه، قرارداد کارفرمایی، صورت‌وضعیت
8-ثبت و کنترل پرداختی بابت سفارشات و خرید خارجی با امکان اختصاص هزینه‌ها به پرو فرما، محموله و یا کالا
9-امکان انجام عملیات دریافت و پرداخت به‌صورت ارزی و ریالی
10-صدور برگ دریافت و پرداخت با چند بابت با امکان تعیین سهم هر بابت از اقلام دریافتی و پرداختی
11-استفاده از پانل پیامک
حسابداری انبار
محاسبه و ارزش‌گذاری عملیات ورود و خروج کالا و ارائه گزارشی از بهای تمام‌شده کالاهای موجود در انبارهای سازمان و تأمین‌کنندگان از مؤلفه‌های مهم در اخذ تصمیمات بهینه است.
تغییرات موجودی‌های کالا در انبار که متأثر از فرآیندهای تأمین، تولید، انتقال، مصرف و فروش کالا است، به تغییرات ارزش مالی کالاها منجر خواهد شد که سیستم یکپارچه شماران آنها را در بخش‌های مختلف سازمان شناسایی، ثبت و قابل گزارش‌گیری می‌کند.
1-کنترل کلیه هزینه‌های تأمین کالا
2-نگهداری اطلاعات خرید و برگشت از خرید به‌صورت ریالی و ارزی
3-تسهیم هزینه‌های جانبی تأمین کالا مانند حمل، انبارداری، ترخیص
4-مقایسه تسویه فاکتورها و تاخیرات وصول مطالبات
5-گزارش خرید سه‌ماهه برای ارائه به سازمان‌های ذی‌ربط
6-کنترل الزام به ثبت خرید بر اساس مصوبه کمیسیون معاملات خرید
7-فراخوانی سفارشات بازرگانی در فرایند خرید به‌منظور کنترل تأمین کالا
8-کنترل فرایند خرید بر اساس مصوبه کمیسیون معاملات خرید
صورت‌های مالی
صورت‌های مالی اساسی قابل‌اتکا به‌صورت دوره‌ای از نیازهای مدیران مالی سازمان‌ها است که برای تهیه آن باید ابزار مناسبی در اختیار داشته باشند. نرم‌افزار صورت‌های مالی شماران که به‌صورت پارامتریک طراحی گردیده، ابزاری مناسب برای تهیه گزارش‌های و صورت‌های مالی اساسی بر اساس استانداردهای حسابداری و حسابرسی و به‌صورت کاملاً مکانیزه است.
- طراحی الگوی پیش‌فرض بر اساس مبانی استاندارد برای تهیه صورت‌های مالی و نسبت‌های مالی
- استفاده از پارامترها در تهیه صورت‌ها و نسبت‌های مالی
- صورت‌های مالی متنوع مانند سود و زیان، ترازنامه به‌صورت پیش‌فرض
- یادداشت‌های پیوست به‌صورت خودکار
- مقایسه صورت‌های مالی و نسبت‌های مالی دوساله
حقوق و دستمزد
محاسبات حقوق و دستمزد کارکنان یکی از وقت‌گیرترین و خطرپذیرترین فعالیت‌های مستمر سازمان است. در نرم‌افزار حقوق و دستمزد شماران انواع استخدام، مزایا و کسور، آیین‌نامه‌های محاسباتی به‌صورت پارامتریک و متناسب با مقررات هر سازمان قابل‌تعریف است.
محاسبات پیچیده حقوق، تسویه‌حساب گروهی، محاسبه معوقه حقوق و مالیات سالانه کارکنان از ویژگی‌های مهم این نرم‌افزار به شمار می‌آید.
- محاسبات بیمه، بازنشستگی، بیمه تکمیلی و محاسبه مالیات به‌صورت سالانه و ماهانه
- تنظیم ضوابط الگوی تولید سند حقوق
- قابلیت برنامه‌نویسی پارامترهای مؤثر در محاسبات حقوق، مزایا، مالیات و بیمه و سایر کسور
- محاسبات پرداخت‌های طی ماه و تنظیم و صدور اسناد ماهانه عیدی و بازخرید خدمت
- لیست و لوح فشرده بیمه، مالیات و بانک
- محاسبه تسویه‌حساب کارکنان بر اساس پارامترهای موردنظر
- محاسبه معوقات حقوق و تعدیلات مالیاتی
اعتبارات و تسهیلات
سطح نقدینگی سازمان به‌واسطه جذب تسهیلات از بانک‌ها و سایر مؤسسات و یا اعطای وام به کارکنان با افزایش و کاهش قابل‌ملاحظه‌ای مواجه می‌شود و نرم‌افزار اعتبارات و تسهیلات شماران در کنترل و کاربرد متناسب نقدینگی بسیار مؤثر است.
جذب تسهیلات و منابع مالی و بازپرداخت به‌موقع آنها از طریق انعکاس صحیح و به‌موقع اقساط در برآوردهای نقدینگی سبب کنترل نقدینگی و آرامش روانی مدیریت سازمان‌ها می‌شود.
اعطای وام و تسهیلات به کارکنان از طریق فرآیند پرداخت و اخذ اقساط آنها از طریق فرآیند دریافت به‌طور متناوب در سازمان صورت می‌گیرد. نگهداری و پایش صحیح میزان بدهی کارکنان یکی از وظایف نرم‌افزار اعتبارات و تسهیلات است.
- محاسبه تعداد اقساط، مبلغ هر قسط و مبلغ بهره برای تسهیلات دریافتی
- محاسبات هزینه بهره سال جاری و سال‌های آتی برای وام‌ها
- ثبت و کنترل وام‌های اعطایی به پرسنل
- اقساط وام کارکنان، اعتبار کارکنان به تفکیک نوع وام و اعتبار
- کنترل وضعیت بازپرداخت وام‌ها و تأثیر آن در نقدینگی سازمان
سهام
نگهداری اطلاعات سهام و نقل‌وانتقال آن، افزایش سرمایه و محاسبات سود هر سهم از مأموریت‌های نرم‌افزار سهام است. همچنین استفاده از اطلاعات بورس، افزایش دقت و سرعت در محاسبات سهام و محاسبه سود، افزایش و کاهش سرمایه و ارائه گزارش‌هایکامل از وضعیت سهام و سهام‌دار از دیگر ویژگی‌های نرم‌افزار سهام شماران محسوب می‌شود.
- نقل‌وانتقال سهام بر اساس گزارش‌های سازمان بورس و حق تقدم در بورس
- محاسبه افزایش سرمایه از محل سود و سایر پرداخت‌ها
- برگ ورود به جلسه مجمع عمومی
- گزارش مشخصات سهامداران و مانده سهام
- صورت‌وضعیت سهامداران و پرداخت سود به سهامداران
اعتبارات دولتی
در سازمان‌ها و نهادهای دولتی، به‌منظور ایجاد تعادل بین هزینه‌ها، درآمدها، بدهی و تعهد، لازم است قبل از تخصیص اعتبارات، مجوز لازم از سوی
دستگاه ذی‌ربط صادر گردد و سپس برای تأمین هزینه‌های جاری، اعتبارات مناسب تخصیص تا در چارچوب اعتبارات هزینه نمایند و این امر سبب
مدیریت کارآمد و مؤثر بودجه دستگاه‌های دولتی می‌شود.
- فرآیند بودجه و اعتبارات شامل ابلاغ، تخصیص بودجه، درخواست وجه، تأمین اعتبار و مصارف
- اختصاص برنامه، طرح براي هر رديف دستگاه و فصل براي هر رديف برنامه
- فرآیند عملیاتی اعتبار مصوب، تخصيص اعتبار، تأمین اعتبار و دريافتي از خزانه
- مدیریت اعتبارات هزینه‌ای، تملک دارایی‌های سرمایه‌ای، اعتبارات اختصاصی و تملک دارایی‌های مالی
- گزارش مرور حساب‌ها به تفکیک منابع، ردیف، دستگاه، فصل و …
تأمین اعتبار مالی طرح‌ها
سازمان‌ها و نهادهای دولتی به‌منظور اختصاص دادن تمام یا قسمتی از اعتبارات مصوب برای هزینه‌های معین می‌بایست در چارچوب تأمین اعتبارات مالی طرح‌ها اقدام نمایند. نرم‌افزار تأمین اعتبار مالی شماران موجب می‌گردد تا ضمن کنترل و مدیریت حساب مجریان طرح‌ها، هزینه‌های دستگاه‌ها در قالب اعتبارات مالی تخصیص‌یافته، به نتیجه موردنظر منجر شود.
- تعیین طرح‌ها و مجریان طرح و کد اعتبار
- تخصیص اعتبار به مجریان طرح و ریز اقساط طرح
- دستور پرداخت به مجریان طرح بر اساس مانده اعتبار طرح
- گزارش مانده اعتبار طرح‌ها و ریز گردش آن
- مقایسه‌ای مانده اعتبار تخصیص‌یافته و مقادیر خرج شده
