در مفاهیم BPM، قوانین کسب‌وکار برای اهداف خاصی مورد استفاده قرار می‌گیرند،
– تصمیمات مربوط به آغاز فرآیند
– تصمیمات معمول (عادی)
– هشدارهای مربوط به استثناها و تریگرها
– تعیین تقدم و تأخرهای موردی یا فرآیندی
– تعیین خروجی‌های فرآیند کسب‌وکار در نقاط خاصی از فرآیند
قوانین فرآیند کسب‌وکار را می‌توان هم برای راهنمایی افراد فعال در فرآیند و هم برای پاسخ‌های کاملاً مکانیزه در تصمیم‌گیری‌ها مورد استفاده قرار گیرد.
یک نکته کلیدی در این زمینه آن است که در کد نرم‌افزاری، قوانین کسب‌وکار به‌طورکلی به کمک شرط‌های if-then-else بیان می‌شوند که در قالب برنامه‌نویسی فنی یا زبان‌های کد نویسی نوشته می‌شوند. این منطق برنامه‌نویسی مشخص می‌کند که کدام بخش از برنامه بر مبنای یک متغیر در مرحله بعد اجرا می‌گردد. در اغلب موارد قوانین کسب‌وکار بر مبنای یک تعداد از شرایط مرتبط داخلی و یا ورودی‌های دیتای چندگانه در فرآیند تعیین می‌گردند. این امر ممکن است کدینگ قوانین را برای ایجاد و عیب‌یابی با مشکلاتی مواجه کند و درعین‌حال درک این کدها خارج از توابع IT در سازمان را نیز می‌بایست مدنظر قرار دهید.
قوانین کسب‌وکار توزیع‌شده:
متأسفانه در اغلب سازمان‌ها قوانین کسب‌وکار در مکان‌های مختلفی توزیع می‌شوند. برخی از قوانین کسب‌وکار در ساختارهای نرم‌افزاری قرار می‌گیرند، برخی در مستندات اجرایی و برخی نیز در مدل‌های فرآیندی تعریف می‌شوند و حتی اغلب قوانین کسب‌وکار نیز ممکن است به‌عنوان بخشی از دانش تجربی، متخصصین یا مدیران تعیین‌کننده سیاست سازمانی دسته‌بندی شوند؛ لذا با توجه به این مدل توزیع و یا دسته‌بندی قوانین کسب‌وکار در بخش‌های مختلف سازمان، سازمان‌ها همواره تحت‌فشارند تا با تغییرات خود را سازگار کنند یا تصمیمات یکسانی را به‌طور پیوسته اتخاذ نمایند. این شرایط منجر به مشکلاتی در سازمان می‌گردد که عبارت‌اند از:
– کاهش چابکی سازمان به‌واسطه زمانی و منابعی که برای تجربه تغییرات در سیستم‌های اصلی کسب‌وکار صرف می‌شوند.
– کاهش بازده کارمندان به علت افزایش فعالیت‌های دستی
– افزایش بار نرم‌افزارهای IT مورد استفاده در سازمان‌ها که به دنبال حفظ قوانین کسب‌وکار در سیستم‌های مختلف هستند.
نکته مهم در این زمینه توجه به این مطلب است که برای حفظ دانش فنی و متخصصین سازمان باید بتوان به شکل مؤثر تمام قوانین کسب‌وکار مرتبط را در فرآیندها و نرم‌افزارها مدیریت نمود. در این قالب مدیریت فرآیند می‌توانید منطق تصمیم‌گیری بر مبنای قوانین را با توجه به منابع خارجی سیستم انتخاب نمایید و مدیریت متمرکز آن را نیز به‌نوعی انجام دهید که توسط هر سیستم مرتبط بر قوانین کسب‌وکار مربوطه قابل‌استفاده باشد.
این دیدگاه تعریف قوانین کسب‌وکار را ساده‌تر می‌کند و درعین‌حال حفظ، اشتراک، مدیریت و بهبود بهره‌وری این قوانین را نیز تسهیل می‌نماید به‌نحوی‌که اتخاذ تصمیمات موردنیاز برای هر فرآیند را نیز مکانیزه می‌نماید.
سیستم‌های مدیریت قانون کسب‌وکار:
از آنجا که قوانین کسب‌وکار برای سازمان‌ها از اهمیت بالایی برخوردارند این امر لزوم درنظرگرفتن یک سیستم مؤثر برای مدیریت این قوانین کسب‌وکار را مشخص می‌نماید. سیستم مدیریت قوانین کسب‌وکار یا BRMS در حقیقت تولید یک راهکار مؤثر و زیرساخت اجرایی آن است که برای مدیران سازمان‌ها امکان تعریف، به‌کارگیری، مانیتور و حفظ منطق تصمیم‌گیری را به‌نحوی فراهم می‌کند که توسط سیستم‌های عملیاتی نیز به‌طور مؤثر فراهم می‌گردد. یکی از مزایای مشخص BRMS آن است که منطق تصمیم‌گیری از کد نرم‌افزار اصلی مجزا است. این مجزا بودن یعنی منطق تصمیم‌گیری را به‌سادگی می‌توان درک نمود، ابعاد آن را تعریف کرد، آن را حفظ نمود و در سازمان‌های بزرگ مورد استفاده قرارداد.
با توجه به اینکه در BRMS قوانین کسب‌وکار از کدهای نرم‌افزاری تفکیک می‌شوند درنتیجه متخصصین کسب‌وکار برخلاف مهندسین IT می‌توانند یک منطق تصمیم‌گیری در این زمینه را تعریف و مدیریت کنند که بالطبع منجر به صرفه‌جویی در زمان و فعالیت‌هایی می‌گردد که برای به‌روزرسانی آن منطق در سیستم‌های تولید موردنیاز است، درحالی‌که توانایی سازمان برای پاسخ به تغییرات در محیط تجارت را نیز بالا می‌برد.
یک BRMS شامل قابلیت‌های اجرای قانون و مدیریت آن در هر دو حالت می‌باشد. درنتیجه، قوانین کسب‌وکاری که خارجی سازی شده‌اند را به‌سادگی در زمان تغییرات هم می‌توان مدیریت نمود و این قوانین را برای سیستم‌های عملیاتی مختلفی که به دنبال مکانیزه نمودن فرآیند تصمیم‌گیری تعاملات، فرآیندها و سرویس‌های مشتریان، مدیریت نمود.
با تطبیق دیدگاه BRMS ، سازمان‌ها می‌توانند بسیار مؤثرتر با مسائل و مشکلاتی که در منطق‌های تصمیم‌گیری محدود امروزی وجود دارند کنار بیایند. در این صورت شما اطلاعات عینی مناسب‌تری دارید و علاوه بر دسترسی مناسب به قوانین کسب‌وکار به شکل راحت‌تری می‌توانید این قوانین را مدیریت و مانیتور نمایید تا در سیستم‌های عملیاتی شما قابل‌استفاده باشند. این امکانات منجر به کاهش زمان و منابع موردنیاز در اجرای تغییرات منطق تصمیم‌گیری و بالطبع بهبود دقت، کیفیت و پایداری تصمیم‌گیری‌های مکانیزه در سیستم‌های حساس کسب‌وکار می‌گردد.
