نرم‌افزار یکپارچه، چرا و چگونه

نیاز سازمان‌ها به سیستم اطلاعاتی به موضوع مهمی تبدیل‌شده است، راهکارهای زیادی برای پاسخ به این نیاز از گذشته تاکنون ایجادشده است که می‌توان در سه راهکار مورد بررسی قرارداد، راهکار اول طراحی نرم‌افزارهای جزیره‌ای (Single) بود که برای رفع نیاز هر یک از واحدها نرم‌افزار جداگانه‌ای طراحی و مورد استفاده قرار می‌گرفت اما مشکل اساسی عدم ارتباط نرم‌افزارها با یکدیگر بود که دسترسی به اطلاعات همگن را مشکل می‌کرد به‌طور مثال برای تهیه بک گزارش از عملیاتی که بر روی یک کالا در انبار، تولید، فروش و خدمات پس از فروش انجام‌شده است، می‌بایست گزارشات مستقلی از بخش‌های مختلف انبار، خرید، فروش و خدمات پس از فروش تهیه شود.

راهکار دوم طراحی نرم‌افزارهای جزیره‌ای با امکان لینک به یکدیگر بود که به اصطلاح نرم‌افزار مرتبط (LINK)گفته می‌شد که زیرسیستم‌ها با وجود استقلال از یکدیگر به‌صورت مرتبط با یکدیگر اطلاعات را ارسال و دریافت می‌کردند. مشکلات مذکور در این روش تا حدودی مرتفع شده ولی یک مشکل اساسی که هنوز خودنمایی می‌کرد پراکندگی اطلاعات، عدم همخوانی و هم‌زمانی اطلاعات در سطح سازمان بود.

نرم‌افزارهای یکپارچه (Integrated) به‌عنوان راهکار سوم مطرح می‌شود که یک بستر یکپارچه را برای اطلاعات در نظر می‌گیرد که منجر به انتشار سرتاسری اطلاعات در کل سازمان می‌شود.

 سیستم‌های اطلاعات مدیریت در گذشته ابزاری لوکس و مدیریتی محسوب می‌شد ولی امروزه جزء لاینفک راهکارهای سازمانی محسوب می‌شوند و در نتیجه مدیریت بدون سیستم‌های اطلاعاتی مفهوم ندارد، اما آیا این رویکرد به‌صورت جزیره‌ای تمام نیاز سازمان را برطرف می‌کند؟

مشکلات رایج سیستم‌های اطلاعاتی:

-1پراکندگی اطلاعات در سطح سازمان

-2عدم تطابق گزارشات نرم‌افزارهای مختلف باهم

-3عدم دسترسی سریع به اطلاعات

-4نبود مکانیزم مناسب برای جمع‌آوری اطلاعات

-5طولانی بودن زمان و پرهزینه بودن انجام عملیات مالی

-6هزینه بالای خرید، نصب و نگهداری نرم‌افزارهای متعدد

-7دوباره‌کاری و ورود اطلاعات تکراری

-8احتمال خطا در ورود اطلاعات

-9عدم قابليت کنترل مستمر و رديابي اطلاعات

-10عدم امکان تخصيص ظرفيت توليد و فروش به کالاهاي درآمدزا

-11عدم استفاده بهينه از ماشین‌آلات و مواد

-12تأخیر در گزارشگری جهت تصمیم‌گیری

-13هزینه زیاد برای استخدام و نگهداری نیروی انسانی

-14افزایش نسبت کارکنان ستادی (اداری) به کارکنان صف (عملیاتی و تولیدی)

-15عقب ماندن در رقابت اقتصادی

-16بی‌خبر بودن مدیران از فرآیندهای سازمانی و اطلاعات موردنیاز

-17هزینه زیاد برای به دست آوردن گزارشات صحیح و به‌موقعو هماهنگ

که در نهایت تأثیر کل یا بخشی از عوامل فوق به معنای کاهش سود است.

ویژگی راهکارهای سیستم اطلاعات مدیریت:

1-نرم‌افزار جزیره‌ای (Single)

نرم‌افزارهای پراکنده یا به اصطلاح جزیره‌ای برای رفع نیازهای مقطعی سازمان و بدون توجه به‌کل سازمان ایجادشده‌اند. این نرم‌افزارها بخشی از انتظاراتی که از آنها وجود داشته را برآورده کرده و وقتی این نرم‌افزارها در سازمان زیاد می‌شود عدم همخوانی آنها بیشتر حس می‌شود که اغلب دارای ویژگی مشترک هستند:

1. -1عدم ارتباط مناسب با سایر سیستم‌ها

   -2 تنوع زبان، پایگاه داده و روش‌های برنامه‌نویسی

   -3 عدم پوشش نیازهای کامل سازمان

   -4 تداخل در حوزه وظیفه و کاری بین سیستم‌ها

   -5تولید و بکار گیری چندباره اطلاعات

   -6 تناقضات خروجی گزارشات

3. 

  2-نرم‌افزارهای مرتبط (  Link)

البته با رشد تکنولوژی و بلوغ مشتریان شرکت‌های نرم‌افزار به این نتیجه رسیدند که نرم‌افزارها را از حالت جزیره‌ای و مستقل در بیاورند و بحث ارتباط بین نرم‌افزارها مطرح شد تا نیازهای سازمان‌ها را برطرف سازند.

شرایط کمی بهتر شد، تمام این نرم‌افزارها با هم در ارتباط و به‌صورت زنجیره‌ای به یکدیگر وصل بودند ولی عدم کنترل ورود داده‌ها در سیستم‌های مختلف در هنگام اطلاعات به نرم‌افزار دیگر و یا اصلاح در یک بخش از نرم‌افزار و تأثیر آن در بخش دیگر مشکلاتی را بوجود آورد به‌نحوی‌که برخی سازمان‌ها کنترل‌های انسانی چند سطحی برای بررسی، کنترل و یا اصلاح داده‌های یک سیستم و ورودی سیستم بعدی ایجاد کردند.

-1عقیم ماندن اطلاعات

-2عدم وابستگی و همخوانی

-3عدم هم‌زمانی اطلاعات

-4وابستگی به نیروی انسانی

-6کاهش سرعت گردش اطلاعات

-7کاهش دقت و ایجاد کنترل‌های مازاد به‌منظور جلوگیری از اشتباهات کاربران

-8کاهش توان تصمیم‌گیری با اتکا به گزارشات اجرایی و به‌موقع

-9عدم ارتباط مناسبی بین سیستم‌ها

-10عدم پوشش نیازهای کامل سازمان

-11تناقض در اطلاعات ارسال شده

-12کنترل و اصلاح چندباره اطلاعات

-13تناقضات خروجی گزارشات

3-نرم‌افزارهای یکپارچه (Integrated)

نرم‌افزارهای جزیره‌ای و مرتبط برای شرکت‌ها و سازمان‌ها هزینه‌های زیادی را بوجود می‌آورند. اگر نرم‌افزارهای یک شرکت را تکه تکه کنیم، کسب و کار آن نیز تکه تکه خواهد شد حتی اگر به طریقی به یکدیگر وصل شود و این نرم‌افزارها منجر به کاهش بهره‌وری، کارایی و پاسخگویی به ذینفعان بیرونی و داخلی می‌شود و راه‌حل گریز از این موضوع استفاده از نرم‌افزارهای جامع و یکپارچه است.

نرم‌افزارهایی که جامعیت لازم برای پوشش کلیه نیازهای سازمان را داشته و در یک بستر نرم‌افزاری بدون نیاز به دوباره‌کاری و کنترل دیتاها نیازهای سازمان را پاسخگو باشد.

1. -1 یکپارچه‌سازی اطلاعات

   -2 دسترسی سریع به اطلاعات

   -3 به روز بودن اطلاعات و گزارشات

   -4 جلوگیری از کارهای تکراری و موازی

   -5 استفاده بهینه از نیروی انسانی، ماشین‌آلات و مواد

   -6 کنترل‌های مداوم و مستمر

   -7 گزارشات لحظه‌ای

   -8تخصیص ظرفیت تولید به کالاهای درآمدزا

   -9 استفاده از روش Just In Timeدر خرید مواد

3. 

4.  

پیامدهای استقرار نرم‌افزارهای جامع و یکپارچه

1. -1خودکار سازی

   -2یکپارچه‌سازی فرآیندها

   -3افزایش سرعت و چابکی در عملکردها

   -4نظارت سیستمی به جای کنترل‌های فردی

   -5بهینه‌سازی ظرفیت منابع تولید و خدمات

   -6افزایش کارایی و بهره‌وری

   -7کاهش هزینه‌های اداری

   -8پیشی گرفتن از رقبا در رقابت فزاینده جهانی

   -9مهندسی دوباره سازمان و فرآیندهای سازمانی

   -10سازگاری با تغییرات دانش، تکنولوژی و اطلاعات

   -11افزایش رضایت در مشتریان

   -12ایجاد اطمینان از عملکرد سازمان برای ذینفعان

   -13سرعت دهی به فرآیند تصمیم‌گیری در سازمان

3. علت برتری نرم‌افزارهای جامع و یکپارچه 

4.  

قبل و بعد از نرم‌افزارهای جامع و یکپارچه:

 

نرم‌افزارهای جامع و یکپارچه شماران سیستم:

 گسترش روزافزون علم و تكنولوژي سبب گرديده تا محصولات متنوع و با كيفيت بهتر روانه بازار گردند رقابت بين تولیدکنندگان كالا فشرده‌شده و هر يك تلاش می‌کنند تا از طريق افزايش توليد حداكثر سهم بازار را از آن خود كنند. بدين ترتيب حجم اطلاعات شرکت‌ها با سرعت سرسام‌آوری بالا رفته و مديريت اين اطلاعات براي شرکت‌ها و مؤسسات جنبه حياتي پيدا كرده است.

شك نيست كه مهم‌ترین اطلاعات هر سازماني را اطلاعات مالي، صنعتي و مهندسي آن شرکت‌ها رقم می‌زند و با تلفيق اطلاعات مختلف درون و بيرون سازماني می‌توان گزارشات متنوعي را تهيه كرد از طرفي سرعت اخذ اطلاعات نيز داراي اهميت فراواني است به همين دليل گرايش به استفاده از نرم‌افزارهاي اطلاعاتي به‌منظور ثبت، تلخيص، طبقه‌بندی و تفسير رويدادها رايج و عمومي گرديده است. شرکت‌های كامپيوتري بسياري براي پاسخ گوئی به اين نياز مشتريان تشکیل‌شده و با هم رقابت می‌کنند.

شركت شماران سيستم با بيش از 30 سال فعاليت در زمينه نرم‌افزار يكي از معتبرترين و باسابقه‌ترین شرکت‌های نرم‌افزاري كشور به‌حساب می‌آید. شركت شماران سيستم با اطلاع از ضرورت گزارش دهي از رويدادها نسبت به توليد نرم‌افزار جامع يكپارچه مالي و صنعتي اقدام نموده است.

اطلاعات خام ورودي (Data) در اين سيستم بصورت فرم‌های عملياتي وارد شده و اطلاعات آن، مورد استفاده بخش‌های مختلف سازمان قرار می‌گیرد. نرم‌افزار به شكل تالار آينه عمل می‌نماید به‌طوری‌که می‌تواند از اطلاعات وارد شده تصاوير بسيار زياد و متنوعي ارائه نمايد و با تلفيق اطلاعات مختلف به گزارشات MIS دست يابد.

 ویژگی‌های نرم‌افزار

1- صدور اتوماتيک تمام اسناد حسابداري توسط سيستم

2- گزارشات و اطلاعات لحظه‌ای از عمليات اجرايي

3- رعایت قوانین، استانداردها و عرف‌های داخلی

4- سرعت پیاده‌سازی و اجرای نرم‌افزار

5- سادگي انجام کار توسط کاربران

6- عدم محدوديت تعداد کاربران در شبکه

7- محاسبات بهاي تمام‌شده بصورت ماهانه براي هر مرحله از توليد

8- شناسايي و قیمت‌گذاری کالاهاي نيم ساخته و در حال ساخت بصورت دائمي

9- قابليت تطبيق با هر نوع صنعت و توليد

10- پشتيباني قوي توسط کارشناسان شرکت