شرایط رقابتی بین شرکت‌ها و پیشرفت تکنولوژی موجب شده است تا مجموعه‌های تولیدی، صنعتی و بازرگانی جهت ایجاد تمایز و ارائه خدمات پس از فروش مناسب، محصولات خود را با اطلاعات تکمیلی و قابل ردیابی در بازار توزیع نمایند.
این شیوه توزیع و رهگیری، کنترل ورود و خروج مکانیزه از انبار و ردیابی کالا از مرحله تأمین کالا، تولید، فروش تا خدمات پس از فروش را امکان‌پذیر می‌کند. اما پیاده‌سازی ردیابی کالا در سازمان‌ها، نیازمند فرایندی دقیق و در عین حال زمان بر است که اجرای آن با سازوکار غیر مکانیزه بسیار پرهزینه است. در ضمن جمع‌آوری اطلاعات به شیوه‌های سنتی به دلیل زمان هدررفته، ارزش اطلاعات کسب‌شده را کاهش می‌دهد.
امروزه به‌منظور جمع‌آوری اطلاعات از روش‌های نوینی استفاده می‌شود که سرعت جمع‌آوری اطلاعات را بالاتر برده و درصد اشتباهات انسانی را کاهش اطلاعات است. فرایند جمع‌آوری اطلاعات به صورت مکانیزه در کلیه فعالیت‌های مرتبط با انبار، ثبت گزارش تولید (بر اساس مشخصه‌های اضافه‌شده به کالا در فرایند تولید) و درنهایت فعالیت‌های مرتبط با خروج کالا (دستور تحویل، خواندن سریال توسط انباردار، صدور حواله خروج بر اساس سریال‌های انتخابی) قابل اجرا است که جایگزین فرایندهای جمع‌آوری اطلاعات زمان‌بر و خطاپذیر دستی می‌شود.
مشخصه‌ها حاوی اطلاعات کاملی است که می‌توان جهت تسریع در خواندن اطلاعات به صورت بارکد دوبعدی و یا سه‌بعدی به‌صورت چاپی به کالا الصاق شود. سپس بر اساس نیاز مجموعه در تمامی بخش‌های تحویل به انبار، تولید، بسته‌بندی، خروج از انبار و درنهایت فروش و خدمات پس از فروش، فرایند ثبت و گزارش‌گیری را از شیوه دستی به شیوه مکانیزه تبدیل کند. استفاده از بارکد باعث می‌شود که عملیات مربوط به کنترل ورود و خروج کالا در انبار، شناسایی و ردیابی اقلام و محصولات و به طور کلی جمع‌آوری اطلاعات بسیار دقیق‌تر و سریع‌تر انجام شود.
دستاوردهای استقرار و پیاده‌سازی سیستم مکانیزه جمع‌آوری اطلاعات مبتنی بر بارکد به شرح زیر است:
جمع آوری اطلاعات به صورت کاملاً مکانیزه
شناسایی و ردیابی قطعات و محصول در فرایند ورود، تولید و فروش
جمع‌آوری دقیق و به هنگام اطلاعات
کنترل موجودی به صورت کارآمد
جمع آوری و ثبت اطلاعات در صنایع مونتاژ (لوازم‌خانگی، قطعه‌سازی)
جمع آوری و ثبت اطلاعات در صنایعی که محیط تولید قابلیت جمع آوری دستی اطلاعات نمی‌دهد. (صنایع نورد و فولاد)
استفاده از بارکد جهت مدیریت و کنترل گردش کالا
به‌طورمعمول مشخصه‌های کالا به همراه سریال کالا در سازمان به گردش درمی‌آید، بخشی از این اطلاعات از ماهیت اصلی کالا نشات گرفته و یا در فرایند گردش کالا (ورود، تبدیل، خروج) به مشخصه‌های کالا اضافه می‌شود. کالاهای یکسان با ویژگی و مشخصه‌های متفاوت مانند سری ساخت، برند، تاریخ انقضا، تاریخ تولید، رنگ، سایز، کیفیت، محل تأمین و سایر موارد همواره موجب پیچیدگی در فرایندهای گردش و نگهداری کالا شده‌اند.
در روش‌های سنتی انبارداری، کدگذاری کالا به ازاء هر یک از متغیرهای استفاده‌شده انجام می‌شود و یا از پیچیدگی و متغیر صرف‌نظر کرده و همه را در یک کد قرار می‌دهند. در روش‌های نوین انبارداری با ایجاد مشخصه‌های کالا، اطلاعات دقیق به تفکیک اطلاعات تکمیلی در کاردکس نگهداری می‌شود.
مشخصه‌ها می‌تواند به‌صورت ثابت در در زمان تأمین، تدارک و ورود کالا شناسایی شود و یا به‌صورت مشخصه متغیر در مسیر حرکت کالا از تولید، بسته‌بندی تا فروش محصول تغییر کند.
مشخصه ثابت:
مشخصه ثابت کالا، در بدو ورود قابل‌شناسایی و در فرایند خروج از انبار یا در طول زمان تغییر نمی‌کند و به عنوان یک ویژگی انحصاری در طول عمر کالا قابل ردیابی است.
مشخصه متغیر:
مشخصه متغیر کالا به عنوان یک ویژگی شناور کالا در مسیر حرکت کالا از ورود، تولید، بسته‌بندی تا فروش محصول قابل‌تعریف است. این ویژگی‌ها که در فرایند تولید، پروسه بسته‌بندی و حتی انتقال بین انبار، رزرو کالا برای یک سفارش خاص و سایر موارد مشخص می‌گردد و به‌عنوان مشخصه‌های متغیر در فرایندهای عملیاتی دچار تغییر نیز می‌شود.
برچسب (لیبل):
به‌منظور نمایش مشخصه‌های کالا می‌توان از برچسب (لیبل) استفاده کرد. برچسب (لیبل) می‌تواند حاوی اطلاعاتی درباره مشخصه ثابت و متغیر باشد که در طول فرایند گردش کالا (ورود، تبدیل، خروج) به کالا اضافه‌شده است.
به‌منظور مکانیزه نمودن شناسایی کالا می‌توان از تبدیل سریال، مشخصه ثابت و متغیر کالا به بارکد استفاده نمود تا توسط تجهیزات سخت‌افزاری امکان شناسایی، جمع‌آوری اطلاعات و ردیابی اطلاعات فراهم شود.
بارکد و یا رمز میله‌ای نوعی نمایش تصویری اطلاعات بر روی سطوح است که اطلاعات را می‌توان توسط اسکنر بازخوانی کرد و اطلاعات آن را به رایانه منتقل نمود. بارکد در جهت ردیابی، کنترل محصول و مدیریت انبار استفاده‌شده که حاوی اطلاعاتی از قبیل تاریخ انقضا، تاریخ تولید، سری و مدل ساخت، نام کالا، کد کالا، قطعات تشکیل دهنده، نام سازنده مربوط به هر قطعه نیمه ساخته و حتی مواد اولیه، نام اپراتور، شماره خط تولید و از این قبیل مشخصه‌ها است.
به طور خلاصه بارکد را می‌توان به عنوان شناسنامه هر محصول دانست. اطلاعات از دستگاه‌های بارکد خوان و بسته به نوع سیستم بکار رفته به صورت لحظه‌ای و یا به صورت آفلاین به سیستم به کامپیوتر مرکزی منتقل می‌شود.
راهکار جمع‌آوری اطلاعات کالا مبتنی بر بارکد شماران سیستم، مدیریت انبار و فرایند تولید از زمان ورود مواد اولیه تا تحویل محصول نهایی را به مشتری در برمی‌گیرد. با استفاده از برچسب (لیبل) الصاق شده که حاوی اطلاعات کاملی از کالا است و جهت سهولت شناسایی حاوی بارکد کالا نیز است، ثبت اطلاعات به صورت مکانیزه و با استفاده از دستگاه‌های اسکنر صورت می‌پذیرد.
راهکار جمع‌آوری اطلاعات کالا مبتنی بر بارکد شماران سیستم امکانات زیر را در اختیار قرار می‌دهد:
- تعریف مشخصه‌های ثابت و متغیر و اختصاص آن به گروه، زیرگروه و دسته‌بندی کالا
- اعمال محدودیت‌ها در مشخصه‌های متغیر (مقداری، گام افزایشی و مقادیر قابل انتخاب)
- استفاده از مشخصه‌های ثابت و متغیر در تمامی عملیات وارده، تولید، صادره و خدمات پس از فروش
- تبدیل مشخصه‌های ثابت و متغیر کالا به بارکد و استفاده از بارکد خوان ثابت، متحرک و آفلاین
- انتقال اسناد وارده و صادره از نرم‌افزار پیشتاز به دستگاه‌های جمع‌آوری اطلاعات (Hand Held)
- انجام عملیات انبارگردانی توسط بارکد خوان متحرک (Hand Held)و انتقال به نرم‌افزار پیشتاز
- کنترل گردش و موجودی کالا بر اساس مشخصه‌های تکمیلی (تهیه کاردکس مشخصه‌های کالا)
- تعریف ساختار بارکد (تاریخ تولید و انقضا، سری ساخت، مدل، ایستگاه، ماشین، مشخصه ثابت و متغیر و شمارنده)
- امکان ایجاد منحصربه‌فرد بودن الگو برای یک کالا برای ایجاد سریال متوالی برای کالا
- تعریف ساختار برچسب (لیبل) براساس: تاریخ تولید و انقضا، سریساخت، مدل، نام کالا، ایران کد، مدل، سری و …
- ثبت اطلاعات موردنیاز برحسب نیاز در طول فرایند تولید (نام ایستگاه، شیفت، اپراتور، نوع کنترل کیفی)
- انطباق شماره‌سریال بدنه، با سریال بسته‌بندی و کارت گارانتی
استفاده از بارکد در جمع‌آوری اطلاعات تولید
یکی از چالش‌های شرکت‌های تولیدی عدم وجود یک سیستم مکانیزه جهت ثبت و نگهداری اطلاعات خطوط تولید است که منجر به نگهداری حجم زیادی از اطلاعات به صورت کاغذی شده که کارایی لازم را نیز ندارند.
راهکار جمع‌آوری اطلاعات کالا مبتنی بر بارکد شماران سیستم امکان ثبت تعداد زیادی از اطلاعات در زمان کوتاه با کمترین میزان خطا را می‌دهد. در این راهکار کالای ارسال‌شده به خط تولید با الصاق برچسب (لیبل)حاوی اطلاعات مشخصه کالا از طریق بارکد خوان از انبار مواد اولیه خارج می‌شود.
این برچسب (لیبل) برای هر قطعه حاوی اطلاعات کد کالا، بچ نامبر، تاریخ انقضاء، تأمین‌کننده و سایر اطلاعات و مشخصه‌هایی است که از طریق بارکد خوان کاملاً قابل‌شناسایی است. در هر مرحله از تولید می‌توان اطلاعات تکمیلی را به اجزا بارکد در خصوص خط تولید، ایستگاه، ماشین، شیفت تولید، مشخصه‌های کیفی محصول تولیدشده اضافه نمود.
به‌منظور ردیابی مشخصه‌های مهم مواد در محصول تولیدشده، می‌توان بین مشخصه‌های مواد و محصول یک ارتباط معنادار ایجاد نمود.
این ارتباط این امکان را ایجاد می‌کند که از شناسایی بارکد محصول بتوان ارتباط اجزاء و قطعات به‌کاررفته در هر مرحله تولیدرا شناسایی نمود. این راهکار علاوه بر نگهداری مشخصه‌های مواد، اطلاعات مربوط به گردش آن کالا، نحوه و مراحل تولید شامل سری ساخت، مدل تعداد تولید، تاریخ و شیفت تولید و اطلاعات لازم برای ردیابی محصول را نیز در خود نگهداری می‌کند.
بر اساس بارکد قرائت‌شده می‌توان آمار تولید را برای هر شیفت و یا مقاطع زمانی مختلف ثبت کرد و گزارش‌های مختلف برای دوره‌های مختلف قابل استخراج بوده و حتی به صورت داشبورد بر روی میز مدیران مربوطه به‌صورت کاملاً آنلاین قابل‌رؤیت است.
· ثبت آمار تولید هر قسمت
· اطلاع از موجودی حین تولید
· انتقال سریع و لحظه‌ای موجودی بین انبارهای تولید
· ردیابی و شناسایی قطعات و عملیات انجام‌شده در فرایند تولید
· مانیتورینگ میزان پیشرفت بر روی محصولات
· ثبت دقیق زمان افراد و تجهیزات بکار رفته در تولید
· کاهش میزان خطاها و به دنبال آن کاهش ضایعات
· تعیین میزان تولید به صورت لحظه‌ای و برآورد استفاده از منابع و نیازمندها
استفاده از بارکد در لیبلینگ و چاپ برچسب محصول و بسته‌بندی
برچسب (لیبل) حاوی اطلاعات کاملی از محصول است، به‌نحوی که برای مشتریان و عوامل توزیع قابل‌درک باشد و در خدمات پس از فروش نیز بتوان اطلاعات کاملی از آنچه بر روی محصول انجام‌شده را مشخص نمود.
در راهکار جمع‌آوری اطلاعات کالا مبتنی بر بارکد شماران سیستم با استقرار یک دستگاه لیبل پرینتر و کامپیوتر در آغاز هر شیفت با دستور واحد بسته‌بندی و یا دستور تولید برچسب‌های (لیبل) چاپ‌شده به تعداد موردنیاز در اختیار اپراتور هر خط قرار می‌گیرد.
هر لیبل کلیه اطلاعات تکمیلی کالا (کد شرح، نوع و …) اطلاعات تولیدی (بچ تولید، سری ساخت، سال و ماه تولید، ساعت تولید، اطلاعات فنی و …) اطلاعات کنترل کیفی، اطلاعات گارانتی محصول و اطلاعات خدمات پس از فروش را همراه دارد. برچسب (لیبل) در هنگام بسته‌بندی و یا انتقال به انبار بر روی کالا الصاق می‌شود و توسط یک دستگاه جمع‌آوری اطلاعات بارکد هر قطعه را اسکن می‌کنند.
بر اساس بارکد قرائت‌شده آمار تولید برای هر شیفت و یا آمار کالای رسید شده در انبار ثبت می‌شود و گزارش‌های مختلف برای دوره‌های مختلف قابل استخراج بوده و حتی به صورت داشبورد بر روی میز مدیران مربوطه به‌صورت کاملاً آنلاین قابل‌رؤیت است.
اطلاعات تکمیلی به همراه کلیه سوابق هر فرایند در طی مراحل مختلف (خرید، تولید، کنترل، فروش و خدمات پس از فروش) در نرم‌افزار ثبت‌شده و قابلیت گزارش‌گیری دارد.
· ردیابی محصول از لحاظ مواد و قطعات تشکیل دهنده
· ردیابی محصول از لحاظ عملیات تولیدشده بر روی آن (ایستگاه، ماشین، اپراتور)
· ردیابی محصول از لحاظ عملیات واحد پشتیبانی مثل کنترل کیفی بر روی آن
· شناسایی خواص و مشخصه‌های تمامی مواد اولیه در محصول نهایی
توجیه اقتصادی:
به‌واسطه پیاده‌سازی سیستم‌های فوق در یک بازه زمانی اثر بخش، با کاهش قابل‌ملاحظه‌ای از هزینه‌های پنهان سازمان روبرو خواهید گشت که بالطبع این هزینه‌ها چندین برابر میزان سرمایه‌گذاری است. اساسی‌ترین کار نرم‌افزار جامع و یکپارچه شماران سیستم، بهبود روش‌ها و کاهش هزینه و خطا است که ازجمله این روش‌ها تکنولوژی جمع‌آوری خودکار اطلاعات است.
· کاهش قابل‌ملاحظه هزینه به لحاظ حذف مستندات کاغذی و بایگانی آنها
· کاهش هزینه اجرایی و عملیاتی پرسنل
· کاهش هزینه‌های حمل
· کاهش خطا در تحویل محصول
· افزایش سرعت ردیابی
کاهش خطا:
بروز خطا در عملیات، هزینه‌های بسیاری به سازمان‌ها تحمیل می‌کند که گاها برای جبران این خطاها چندین برابر فرایند اصلی باید هزینه کرد. بخش عمده‌ای از خطاها به موجت اشتباهات انسانی پدیدار می‌گردد که اجتناب‌پذیر است و در سطح کلان یک اشتباه فردی کوچک منجر به اشتباهات بزرگ‌تری خواهد شد که خود عامل افزایش هزینه است. ثبت اطلاعات به صورت مکانیزه با استفاده از بارکد سبب از بین رفتن کلیه خطاهای عملیاتی و اطلاعاتی می‌شود.
