راهنمای سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

هدف از نگارش این مقاله، تبیین و راهنمایی کاربران در استفاده از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، به منظور ارائه دفاتر پلمپ شده الکترونیکی و شفاف‌سازی فرآیندهای مرتبط است. این نوشته در راستای اجرای الزامات سازمان امور مالیاتی به تحریر درآمده است و به کاربران کمک می‌کند تا با نحوه ثبت و ارسال اطلاعات در سامانه آشنا شوند.

• هدف سامانه: فراهم ساختن بستری به منظور ارائه دفاتر تجاری به صورت الکترونیکی
• کاربران سامانه: کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی که ملزم به پلمپ دفاتر قانونی خود هستند.
• بهره‌بردار سامانه: سازمان امور مالیاتی کشور
• عملیات اصلی سامانه: بارگذاری فایل اکسل حاوی گردش حساب‌ها در بازه‌های زمانی مشخص مطابق با اطلاعات دفاتر روزنامه
• دوره (سال) مالی الزامی برای ثبت دفاتر: سال مالی مرتبط با کلیه دفاتری که پس از 23 تیر 1403 نزد اداره کل ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری، به صورت الکترونیکی پلمپ شده‌اند.

سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی چیست؟

سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی (دفاتر مالیاتی الکترونیکی) یک سامانه آنلاین است که برای ثبت و ارسال اطلاعات مالیاتی و تجاری از سوی کسب‌وکارها به سازمان امور مالیاتی کشور طراحی شده است. این سیستم هدفش ساده‌سازی فرآیندهای مالیاتی و کاهش هزینه‌ها و زمان‌های مورد نیاز برای تکمیل و ارسال اطلاعات مالیاتی است.

مراحل کلی کار با سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

ابتدا مراحل کلی ورود و ثبت نام در سامانه را مطرح می‌کنیم و در ادامه مرحله به مرحله با هم جلو خواهیم رفت:

1. ثبت‌نام در سامانه: ابتدا باید در سامانه https://my.tax.gov.ir ثبت‌نام کرده و کاربری ایجاد کنید. برای این منظور، اطلاعات مربوط به کسب‌وکار خود را وارد کرده و کد ملی و شماره اقتصادی خود را ثبت کنید.

2. ثبت دفاتر روزنامه و کل: پس از ثبت‌نام، باید اطلاعات مربوط به دفاتر روزنامه و کل خود را وارد کنید. این اطلاعات باید مطابق با ضوابط و مقررات سازمان امور مالیاتی باشد.

3. ورود اطلاعات مالی: باید اطلاعات مالی سالانه کسب‌وکار خود را وارد کرده و آن‌ها را به سامانه ارسال کنید. این اطلاعات شامل درآمدها، هزینه‌ها، سود و زیان و سایر جزئیات مالی است.

4. ارائه گزارش‌های مالی: پس از وارد کردن اطلاعات، سامانه گزارشی از وضعیت مالی کسب‌وکار شما تولید می‌کند که به سازمان امور مالیاتی ارسال می‌شود.

5. ثبت و ارسال اطلاعات: پس از تکمیل اطلاعات، آن‌ها را برای بررسی به سازمان امور مالیاتی ارسال کنید. در صورت تایید، از شما درخواست می‌شود که پرداخت مالیات خود را انجام دهید.

6. دریافت تأییدیه: پس از ارسال و تایید اطلاعات، سازمان امور مالیاتی به شما تأییدیه‌ای می‌دهد که نشان‌دهنده تکمیل فرآیند است.

مراحل کلی کار با سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی مطابق شکل زیر است که هر یک از گام‌های آن در ادامه توضیح داده می‌شود.

1.ورود به سامانه

کاربران جهت دریافت نام کاربری و رمز عبور ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، ابتدا باید به درگاه ملی خدمات الکترونیکی سازمان امور مالیاتی کشور به آدرس https://my.tax.gov.ir وارد شوند. سپس در صفحه نخست این درگاه، گزینه «ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی» را انتخاب نمایند.

دانلود قالب اکسل

قالب اکسل مطابق شکل زیر شامل اقلام اطلاعاتی می‌باشد که برای ارائه دفاتر تجاری الکترونیکی باید تکمیل شوند. این اقلام به ترتیب عبارتند از:

• کد حساب کل
• عنوان حساب کل
• کد حساب معین
• عنوان حساب معین
• کد حساب تفصیلی
• عنوان حساب تفصیلی
• گردش بدهکار (ریال)
• گردش بستانکار (ریال)
• تاریخ گردش حساب

دستورالعمل تکمیل فایل اکسل

قالب اکسل دانلود شده باید مطابق با دستورالعمل تکمیل اطلاعات دفاتر تجاری الکترونیکی تکمیل شود. کاربران پس از کلیک بر روی دکمه بارگذاری فایل، با صفحه‌ای با عنوان «بارگذاری قالب» مواجه می‌شوند. در این صفحه دستورالعمل‌های تکمیل فایل اکسل به شرح زیر ارائه شده است:

• اطلاعات فقط باید در یک شیت اکسل قرار گیرد.
• عنوان و ترتیب ستون‌ها باید مطابق قالب سامانه باشد.
• ستون‌های گردش بدهکار و بستانکار فقط شامل مقادیر عددی باشند.
• در هر سطر تنها یکی از ستون‌های گردش بدهکار یا بستانکار مقدار داشته باشد.
• فایل‌هایی با بیش از 1000 رکورد باید به فرمت CSV بارگذاری شوند.
• فرمت تاریخ گردش باید به شکل YYYY/MM/DD باشد. مثال: 1403/12/20
• تاریخ گردش هر سطر (رکورد) باید در محدوده بازه زمانی گردش حساب‌ها قرار داشته باشد، به گونه‌ای که پس از تاریخ شروع و پیش از تاریخ پایان این بازه باشد.

این دستورالعمل‌ها در شکل زیر با کادر قرمز رنگ مشخص شده است.

فرآیند بارگذاری فایل در سامانه دفاتر مالیاتی الکترونیکی

انجام تنظیمات کاربر باید قبل از بارگذاری، تنظیمات زیر را وارد کند:

• نوع فایل: اکسل یا CSV
• فرمت جداکننده (Delimiter) فقط در صورت انتخاب فرمت CSV
• تاریخ انتهای بازه زمانی گردش حساب‌ها
• کد رهگیری دفتر پلمپ شده (از لیست قابل انتخاب است)

موارد مربوط به تنظیمات فایل که کاربر باید مشخص کند در شکل زیر داخل کادر قرمز رنگ مشخص شده است.

بارگذاری و پیش‌نمایش فایل در سامانه

در این مرحله کاربر فایل مورد نظر خود را بارگذاری میکند. برای بارگذاری موفق، رعایت نکات زیر را در نظر داشته باشید:

• تنها فایل‌های با فرمت اکسل یا CSV پذیرفته می‌شوند.
• ترتیب و عنوان ستون‌ها مطابق با فایل قالب اکسل رعایت شود و تغییر داده نشود.
• در صورتی که نوع فایل (اکسل یا CSV) انتخاب شده با گزینه تعیی نشده در مرحله قبل مطابقت نداشته باشد، سامانه از بارگذاری آن جلوگیری می‌کند.

پس از بارگذاری، ۰۱ سطر اول فایل به عنوان پیش‌نمایش نمایش داده می‌شود.

محدوده مرتبط با بارگذاری فایل و پیش‌نمایش آن در شکل زیر با کادر قرمز رنگ مشخص شده است.

مشاهده اطلاعات فایل‌های بارگذاری شده

در صفحه اصلی سامانه کاربر جدولی به نام «تاریخچه بارگذاری اطلاعات» حاوی فایل‌های بارگذاری شده را مشاهده می‌کند که هر سطر آن شامل اطلاعات زیر می‌باشد:

• کد رهگیری دفتر پلمپ شده
• تاریخ پایان سال مالی
• بازه زمانی گردش حساب‌ها
• تاریخ بارگذاری فایل
• وضعیت فایل بارگذاری شده (عدم بارگذاری، بارگذاری موفق، در حال پردازش)
• آیکون هشدار (!) برای نمایش خطاهای مربوط به بارگذاری
• آیکون دانلود برای دانلود فایل بارگذاری شده توسط کاربر

مزایای سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

• کاهش هزینه‌ها و زمان‌ها: ارسال اطلاعات به صورت آنلاین به جای پر کردن فرم‌های کاغذی، باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه می‌شود.
• دقت و صحت بیشتر: فرآیندهای خودکار سامانه احتمال اشتباهات انسانی را کاهش می‌دهند.
• آسان‌تر شدن پیگیری: امکان پیگیری آنلاین وضعیت مالیاتی و وضعیت ارسال اطلاعات فراهم است.

سخن پایانی …

در این مقاله به بررسی سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی پرداخته شد که به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد تا اطلاعات مالیاتی خود را به صورت آنلاین و دقیق ارسال کنند. این سامانه با ساده‌سازی فرآیندهای مالیاتی و کاهش هزینه‌ها و زمان‌ها، به کاربران کمک می‌کند تا گزارش‌های مالی خود را به سازمان امور مالیاتی ارسال کرده و از خطاهای انسانی جلوگیری کنند. همچنین، با فراهم کردن امکان پیگیری آنلاین و شفاف‌سازی اطلاعات، کارایی سیستم‌های مالیاتی کشور به طور چشمگیری افزایش می‌یابد.

شرکت شُماران سیستم از پیشروان ارائه راهکارهای نرم افزار ERP در ایران است. این شرکت با هدف بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار و ارتقاء کارایی سازمان‌ها، نرم‌افزارهای متنوعی را طراحی و ارائه می‌دهد. نرم افزار ShAuto ERP یکی از بهترین نرم افزارهایی است که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای کسب‌وکار خود را به طور یکپارچه مدیریت کرده و بهره‌وری سازمانی را به حداکثر برسانند.

سوالات متداول درباره دفاتر تجاری الکترونیکی

1. چرا باید از دفتر تجاری الکترونیکی استفاده کنیم؟

   • استفاده از دفاتر تجاری الکترونیکی به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا فرآیندهای اداری و مالی خود را بهبود بخشند، از اشتباهات دستی جلوگیری کنند، هزینه‌ها را کاهش دهند و کارآیی را افزایش دهند.

2. آیا استفاده از دفتر تجاری الکترونیکی برای همه کسب‌وکارها مناسب است؟

   • بله، این سیستم‌ها می‌توانند برای هر نوع کسب‌وکاری مفید باشند، از کسب‌وکارهای کوچک و متوسط تا شرکت‌های بزرگ. البته انتخاب پلتفرم مناسب بستگی به نیازهای خاص هر کسب‌وکار دارد.

3. چگونه می‌توان به داده‌های دفتر تجاری الکترونیکی دسترسی پیدا کرد؟

   • بیشتر سیستم‌های دفتر تجاری الکترونیکی مبتنی بر فضای ابری هستند، بنابراین شما می‌توانید به راحتی از هر مکان و از طریق اینترنت به داده‌های خود دسترسی داشته باشید.

4. آیا امنیت داده‌ها در دفاتر تجاری الکترونیکی حفظ می‌شود؟

   • بله، بیشتر پلتفرم‌ها از تکنولوژی‌های امنیتی پیشرفته مانند رمزگذاری داده‌ها و احراز هویت دو عاملی برای حفاظت از اطلاعات حساس استفاده می‌کنند.

5. آیا دفتر تجاری الکترونیکی امکان همگام‌سازی با سایر نرم‌افزارها و سیستم‌ها را دارد؟

   • بله، بسیاری از سیستم‌های دفتر تجاری الکترونیکی این امکان را دارند که با دیگر نرم‌افزارهای حسابداری، مالی، فروشگاهی و مدیریت مشتری (CRM) همگام‌سازی شوند.

ممنون که با ما همراه بودید! اگر سوال یا نظری دارید، خوشحال می‌شویم آن را در قسمت کامنت‌ها با ما در میان بگذارید. نظرات و پرسش‌های شما برای ما بسیار ارزشمند است و باعث ایجاد گفت‌وگویی مفید می‌شود. منتظر شنیدن نظرات شما هستیم! 🙏😊