علاقه‌مندی به مفهوم مدیریت فرایند سازمانی (BPMS) در انواع سازمانها اعم از کوچک و بزرگ، رشد وسیعی داشته است. با این وجود بسیاری از مردم هنوز از BPMS شناخت کافی ندارند.
به گزارش فراگستر، در حالت کلی BPMS به خودکارسازی و آسان‌سازی فرایندهای دستی در سازمان مربوط می‌شود که بصورت روزانه در فضای کاری مورد استفاده قرار می‌گیرد. (در صورت تمایل میتوانید در دوره آموزشی رایگان مدیریت فرآیند BPMS آکادمی فراگستر شرکت کنید و با مفاهیم آن آشنا شوید)
خودکارسازی فرایندهای دستی
وظیفه اصلی سیستمهای BPMS ، خودکارسازی فرایندهای دستی برای کارمندان است بطوریکه از اتلاف وقت و انرژی جلوگیری میکند. این مسئله در حالت تئوری ممکن است آسان به نظر برسد، اما بسیاری از سازمانها این مشکل را پیش روی خود میبینند که چگونه پروژه‌های BPMS را بدرستی مستقر کنند. براین اساس گفته می‌شود که اگر از پنج کارشناس مختلف در مورد مفهوم BPMS سؤال کنید، ۵ پاسخ متفاوت را دریافت خواهید کرد.
در ابتدای فرایند استقرار BPMS ، مدل کردن فرآیند بطور دقیق و واضح اهمیت فراوانی دارد. شما باید فرایندهای کاری را پس از مشخص کردن نحوه فعالیت واقعی کارکنانتان مدل کنید نه اینکه فرایندهای کاری را برای شرایطی مدل کنید که شرایط ایده آل را نشان می‌دهد. نخستین گام برای شناسایی معیار مناسب در زمینه سنجش چگونگی فعالیت کنونی کارکنان در نظر گرفتن عملکرد واحد در حد مطلوب بر اساس خروجی نهایی و تعیین یک مدل ثابت مربوط به آن است(BPMS ). شما میتوانید این مدل را بصورت گرافیکی و در یک سند بسیار ساده تهیه کنید. زمانی که شما این معیارها را براساس عملکرد واقعی سازمان تعریف کردید، میتوانید یک مدل مبتنی برگردش کار سازمانی باقابلیت استقرار در بخش‌های مختلف را در اختیار بگیرید(BPMS ).
ترازبندی داده‌های غیرمستند و بدون ساختار
ایجاد یک معیار مناسب برای نشان دادن چگونگی اجرای عملیات کارکنان در شرایط معمول، نیازمند «داده» می‌باشد. دانش‌های فراوانی در هر سازمان وجود دارد که مستند نشده‌اند و البته ساختار خاصی برای آنها در نظر گرفته نشده است(BPMS ). تماسهای تلفنی، ایمیلهای دریافتی، گفت‌وگوهای سازمانی آنلاین یا دیگر روشهای ارتباطی، ازجمله اموال و داراییهای یک مرکز محسوب می‌شوند که ثبت و ذخیره آنها بسیار دشوار است(BPMS ).
سازمانها میتوانند با بهره‌مندی از BPMS این اطلاعات را نیز بصورت جامع در اختیار بگیرند و در یک مدل جریان کلی، آنها را مورد استفاده قرار دهند تا مشخص شود فعالیت کارکنان در شرایط حاضر چگونه است(BPMS ). به‌طور مثال، قبل از تصمیم‌گیری در مورد اینکه کدام یک از فعالیتهای کاری میتواند با استفاده از نرم‌افزار ارتقا پیدا کند یا حتی کاملاً بطور خودکار انجام شود، تشخیص شرایط واقعی محیطی که این فعالیتها اتفاق می‌افتد اهمیت زیادی دارد(BPMS ).
افراد مختلف یک سازمان، واحدها یا یک گروه کاری نمی‌توانند ارتباط میان فرایند کاری که درگیر آن هستند را با دیگر فرایندهای سازمانی به‌خوبی تشخیص دهند(BPMS ). کسب‌وکارهایی که با مشتری سروکار دارد فرآیندهای پیچیده‌ای را دنبال می‌کنند و این مسئله بسیار مهم است که بجای تمرکز بر تصویر کلی سازمان برای تغییرات پیش‌رو، یک رویکرد ویژه با قابلیت درجه‌بندی در اختیار گرفته شود(BPMS ).
ساده، قابل‌مشاهده و کم‌خطر
سازمانها برای استقرار و بکارگیری BPMS میتوانند پیش از آنکه سراغ فرایندهای پیچیده و بزرگ بروند، از پروژه‌های ساده، قابل‌مشاهده و با درصد خطرپذیری پایین استفاده کنند(BPMS ). به‌هرحال باید توجه داشت که این نوع استقرار میتواند نخستین گام درارتقاء فرایندهای سازمانی محسوب شود و البته در هرسازمان فرایند مربوط به آن متفاوت دنبال می‌شود(BPMS ).
اگر نخستین گام درجهت راه‌اندازی BPMS با موفقیت انجام نشود هیچ‌کس از این فرایند تأثیر مثبت نمی‌پذیرد. بعنوان مثال، در نخستین گام این پروژه می‌بایست ابزارهای غیر کارآمد کنار گذاشته شوند و کارمندان، آسان‌تر بتوانند فعالیتهای روزمره خود را دنبال کنند(BPMS ). به این ترتیب می‌توانیم به چند مثال رایج از این فرایندها که آسان‌تر مدیریت می‌شوند به تکمیل گزارشات هزینه، سفارشات خرید و سایر فعالیتهای مدیریتی اشاره کرد(BPMS ).
در ادامه به تجربه یک شرکت در چنین پروژه‌هایی اشاره می‌کنیم. این شرکت همکاری‌های گسترده‌ای را با مقامات محلی فرانسه آغاز کرد تا درزمینهٔ شناسایی و بررسی درخواست‌های مربوط به تعمیر خرابی جاده‌ها به آنها کمک کند. این شرکت فعالیت خود را با هفت نفر از اعضای گروه IT برای پیاده‌سازی فرایندهای اولیه که متمرکز بر بررسی درخواست تعمیر جاده‌ها بود آغاز کرد. پس از آنکه این افراد با فرایندهای خودکارسازی شده ارتباط لازم را برقرار کردند و استفاده از این سیستم‌ها برایشان آسان شد، مدل‌سازی فرایندهای کوچک‌تر آغاز شد که ازجمله این سیستمهای کوچک‌تر، می‌توان به ایجاد تنظیمات جدید در حساب‌های کاربری اشاره کرد. مدل‌سازی این گردش کاری به آنها امکان داد تا تمامی حساب‌های کاربری خود را به‌راحتی مدیریت کنند.
زمانی که کارمندان جدید به یک شرکت می‌پیوندند، فرایندهای مرتبط فراوانی وجود دارد که می‌بایست تکمیل شود و البته ایمیلهای زیادی باید در کنار این اتفاق فرستاده شود. با خودکارسازی فرایندهای سازمانی، یک کاربر جدید میتواند براحتی وارد سازمان شود و مبتنی بر سیستم LDAP به اینترانت یا پست الکترونیکی سازمان دسترسی داشته باشد. همچنین این امکان نیز وجود دارد تا هر کارمندی که از سازمان بیرون می‌رود، حساب پست الکترونیکی سازمان بصورت خودکار برای او غیرفعال شود.
هدف اصلی در این زمینه صرفه‌جویی در وقت گروه IT سازمان است تا آنها بتوانند زمان لازم برای رسیدگی به اتفاقات مهمتر را داشته باشند. این یک اتفاق معمولی به نظر میرسد، اما با سرمایه‌گذاری روی سیستم BPM می‌توان مزایای فراوانی را در این زمینه به دست آورد.
نکته پایانی
یکی از نکات نهایی که در جریان استقرار BPMS در سازمان می‌توان به آن اشاره کرد این است که: باید تا آنجا که میتوانید توسعه‌دهندگان سیستمهای سازمانی و کاربران نهایی، کسب‌وکار خود را به همکاری با یکدیگر برای استقرار موفق این سیستم در بخش‌های مختلف تشویق کنید. بخش IT سازمان میتواند زمان زیادی را برای توسعه ابزارهای مناسب BPMS صرف کند، اما اگر کاربران نهایی سازمان این ابزارها را در فرآیند واقعی کاری مورداستفاده قرار ندهند، نتیجه نهایی بدست نخواهد آمد. شما می‌بایست در جریان استقرار و توسعه سیستمهای BPMS نظرسنجی انجام دهید و با دریافت بازخورد، میزان کارآمدی سیستم را بسنجید. این کار میتواند از طریق فرمهای آنلاین هم انجام شود تا تفاوتهای کاری در جریان استقرار سیستم BPMS و قبل از آن مشخص شود.
