ERP در ایران: بروزرسانی (بخش اول)

ERP در ایران: بروزرسانی

(بخش اول)

 

ماهنامه انجمن حسابداران خبره‌ی ایران (حسابدار) در شماره‌ی 250 دی ماه 1391

 

ماهنامه انجمن حسابداران خبره‌ی ایران (حسابدار) در شماره‌ی 223 مهرماه 1389 میزگردی را با عنوان سامانه‌های برنامه ریزی منابع بنگاه (ERP) و نقش مدیران مالی و با حضور امیرپوریانسب، کامبیز حقیقی، محمد عرب مازاریزدی، بهروز خدارحمی، سعید امامی و محمد ظاهری برگزار کرد. از آن زمان تاکنون نگاه سازمان‌ها و شرکت‌های ایرانی به‌ویژه بنگاه‌ها تفاوت چشم‌گیری کرده است و شاهدیم که شمار موسسات نرم‌افزاری در مقام تولید کننده یا پیاده کننده ERP به‌طور فزاینده‌ای رشد می‌یابد. بر این اساس، حسابدار به‌دلیل اهمیت‌یابی این مقوله در عرصه‌ی حسابداری بنگاه‌ها به‌عنوان مهمترین فناوری حسابداری در این شماره به بروزرسانی مبحث ERP می‌پردازد. در این میزگرد، علاوه بر اشخاصی که در میزگرد قبلی نیز حضور داشتند، سه چهره‌ی جدید حضور دارند.

بخشی از گزارش این میزگرد که مربوط به فرمایشات جناب آقای مهندس الیشایی مدیرعامل شماران سیستم است، در ادامه می‌خوانید:

ابتدا تلاش می‌‌شود که یک تعریف تئوریک از ERP بیان گردد و سپس آن را با مثال‌هایی از فضای تئوریک خارج کرده و به مفاهیم قابل لمس تبدیل خواهم کرد:

Enterprise Resources Planning که اختصاراERP نامیده می‌شود به معنی زیرساخت و بستری مبتنی بر فناوری اطلاعات است که سبب می‌گردد تا فرآیندهای سازمان با ســرعت و به صورت خودکار هدایت شوند و کنترل منابع سازمان را توسط یک سیستم یکپارچه و فرآیندی در اختیار مــدیران قرار ‌دهند تا آنها را قادر به برنامه‌ریزی جامع و استراتژیک سازمان خود نمایند. برنامه ریزی منابع سازمان چیست؟

اما این وجه نظری قضیه است و تاکنون در مباحث تئوریک، مقالات و سخنرانی‌های بسیاری مطرح شده است که اکثرا شباهت‌های زیادی به هم داشته‌اند. حال آنکه تاکنون در مورد مصادیق آن کمتر صحبت شده است.

شاید بتوان چکیده و تفاوت ERP را با سیستم‌های اطلاعات مدیریت که بهMIS مشهورند در فرآیندگرا بودن ERP دانست. سیستم‌های اطلاعات مدیریتMIS ابزارهایی هستند که در اختیار کاربران و مدیران قرار می‌گیرند. در صورتیکه انتخاب ERP در یک سازمان یعنی انتخاب یک راهبرد و نگاه به ERP استراتژیک است. در واقع هنگامی که یک سازمان از راهکار ERP استفاده می‌کند، به طور کامل به این راهکار وابسته می‌شود و اگر روزی در یک کارخانه صنعتی بزرگ که از این راهکارها استفاده می‌کند ERP را حذف کنیم آن سازمان نه می‌تواند تولید کند نه جابجایی انبار انجام دهد نه پرداختی صورت دهد و در یک کلام یعنی تعطیلی کامل. ERP در سازمان‌ها به عنوان بستر انجام هر فعالیت و گردش کار مطرح می‌شود، بنابراین حذف بستر خطرناک خواهد بود. دگردیسی تبدیل سازمان‌های دارای سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت به ERP منجر به پیدایش سازمان بدون کاغذ می‌شود. در اینجا هدف از حذف کاغذ، حذف هزینه آن نیست بلکه به دلیل حذف کاغذ سرعت گردش اطاعات، بارها و بارها افزایش می‌یابد. این یکی از کارکردهای اصلی ERP است.

از سوی دیگر کنترل‌های داخلی هوشمند می‌شوند. بسیاری از فرآیندها مانند چرخه دریافت سفارش از مشتری، صدور پیش فاکتور برای مشتری، دستور ساخت سفارش مشتری به تولید، دستور تحویل کالا به مشتری، صدور فاکتور فروش و دریافت مبالغ فروش و تمام تاییدها و تصویب‌های مرتبط با این فرم‌ها از قبل به صورت یک گردش کار (Work Flow) در ERP تعریف می‌شود و اطلاعات در همین مسیر به سرعت حرکت می‌کند. بدیهی است که کنترل‌های لازم و مورد نیاز مدیریت نیز در همین فرآیندها انجام می‌گردد. عملکرد این گونه فرآیندها برای یک سازمان، خودکار سازی را به ارمغان می‌آورند.

در دو سال اخیر اتفاقات نادری روی داده که برای همه دست اندرکاران می‌تواند جالب توجه باشد. اول آنکه به دلیل پایین بودن قیمت دلار نسبت به ارزش واقعی ریال، شرکت‌های خارجی عرضه کننده ERP به فکر افتادند که با کاهش اندک قیمت می‌توانند بازار بزرگی در ایران پیدا کنند و عملا در دو سال اخیر قراردادهای چندی توسط نمایندگان عرضه کنندگان اصلی ERP مانندSAP و ORACLE و Sage با مشتریان ایرانی منعقد گردید. این روند رو به رشد تهدیدی جدی برای عرضه کنندگان ایرانی حداقل در سطح سازمان‌های متوسط بود. در ماه‌های اخیر با جهش قیمت دلار به حداقل سه تا سه و نیم برابر نسبت به ریال، و با وجود فشار فزاینده تحریم‌ها اوضاع کاملا متفاوت شده است. امروز هزینه ورود و پیاده‌سازی ERP های خارجی برای بسیاری از شرکت‌های استفاده کننده ایرانی سنگین است. به طور نمونه در هفته‌های گذشته شرکت ما دو قرارداد با شرکت‌های ایرانی منعقد کرده که از ERP های خارجی استفاده می‌کردند که به دلیل سنگین بودن هزینه پشتیبانی و مشکلات عدیده در اعزام کارشناس از خارج به ایران، مدیران آنها تصمیم به تغییر نرم‌افزار گرفتند. به روشنی می‌توان گفت که فضای فعلی بازار ایران فرصتی در اختیار شرکت‌های ایرانی قرارداده تا توان داخلی را تقویت کرده و به لحاظ کیفی خود را به سطح ERP های خارجی نزدیک کنند. بیان این نکته نیز ضروری است که این فرصت امروز در اختیار ما است و ممکن است فردا نباشد و در هر صورت زمان اندک است.

با گذشت زمان و توسعه دانش‌های مرتبط با برنامه‌ریزی منابع سازمان که بنامERP شناخته می‌شوند فعالین بیشتری در حوزه تولید و پیاده‌سازی ERP وارد شده‌اند. حضور این فعالین سبب پیدایش ابزارها و تکنیک‌های جدیدی شده است. یکی از ابزارهایی که در ERP کاربرد فراوان دارد و می‌توان گفت که به عنوان یک زیر ساخت مورد استفاده قرار می‌گیرد نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار(BPMS) است. این نرم‌افزار ابزاری است که می‌توان آن را اولین فاز از تولید ERP دانست، اگر چه همه سازمان‌های تولید کنندهERP الزاما از تولیدBPMS شروع نمی‌کنند و برخی دیگر ترجیح می‌دهند که فرآیندهای کسب و کار را بازشناسی کنند و سپس به صورت سمبلیک این فرآیندها را ترسیم کرده و سپس وارد موضوعBPMS ‌شوند. به روشنی می‌توان گفت که اولینERP های تولید شده فاقدBPMS های هوشمند و انعطاف پذیر بودند و تولید کنندگان این نوع نرم‌افزارها به دلیل محدودیت ابزارهای بکار رفته، به ناچار مشتریان خود را محدود می‌کردند. ولی امروزه با توسعه این گونه ابزارها می‌توان انعطاف بیشتری را در نرم‌افزارهای فوق مشاهده کرد که قادرند بالنسبه تمام فرآیندهای یک سازمان بزرگ را مدیریت کرده و فعالیت‌های سازمانی را به بهترین نحو در سازمان به گردش در آورند.

سالهاست که از حضور نرم‌افزارهای خارجی در ایران می‌گذرد که سابقه آن از ابتدای دهه هشتاد شروع می‌شود. عموم این تجربیات نیز در ابتدای امر تجربیات مثبتی نبوده و به همین دلیل تصویر نامناسبی از خود در اذهان عمومی بجا گذاشتند. گاها این تصویر نامناسب که ریشه در عدم آمادگی سازمان‌های ایرانی برای جذب این راهکارها داشته توسط فعالین تولید نرم‌افزارهای جزیره‌ای بزرگنمایی شده تا محصولات خود را بهتر نشان دهند. واضح است که اگر این راهکارها مناسب نبودند به طریق اولی نمی‌توانسته‌اند در سازمان‌های بزرگ دنیا مورد استفاده قرار گیرند و به عنوان بهترین راه حل برای کاهش هزینه شناخته شوند. البته دلایل دیگری برای عدم موفقیت راهکارهای جامع برنامه‌ریزی منابع سازمان وجود دارد که عبارتند از:

ساده انگاری در مورد اینکه این راهکارها بدون حمایت و پرداخت هر گونه بهایی قابل استفاده خواهد بود.

•  عدم انطباق فرآیندها با شرایط داخلی
•  عدم وجود دانش مناسب در زمینه پیاده‌سازی
•  مقاومت طبیعی کارکنان در مقابل این همه تغییرات
•  عدم پذیرش مدیران در خصوص ایجاد تغییرات گسترده در سازمان
•  و …

نتیجه همه این موارد را می‌توان تحت نام عدم آمادگی سازمان در پذیرش ERP دانست. با وجود تمام مشکلات فوق، نیاز بازار به استفاده از این راهکارها و تفاوت قابل ملاحظه بین ERP خارجی و داخلی سبب شد تا ERP های خارجی جای خود را در بازار ایران پیدا کنند. بدیهی است که از یک منظر حضور ERP خارجی یک تهدید برای نرم‌افزارهای ایرانی محسوب می‌شود ولی اگر نیک بنگریم حضور آنان می‌تواند فرصتی باشد تا شرکت‌های ایرانی فعال در این حوزه با الگو برداری، مهندسی مجدد و استفاده از تجربیات آنان خود را به روز کنند. حضور ERP خارجی به منزله ورود دانش مرتبط با آن در کشور است. هم اکنون شاهدیم که شرکت‌های بیشتری در پی پیاده‌سازی و استقرار نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی منابع سازمان در ایران هستند و این نکته‌ای است که نباید فراموش کرد که دانش فوق به راحتی در جامعه وارد شده و مورد استفاده قرار می‌گیرد. نرم‌افزارهای حسابداری و مدیریتی که در ایران تهیه و تولید می‌شود نمی‌تواند رقیب جدی ERP های خارجی باشد. برای رقابت با این نوع نرم‌افزارها لازم است که ERP داخلی با همان سبک و سیاق تهیه و تولید شوند. البته اگر از آخرین دستاوردهای تکنولوژیک و نرم‌افزارهای نیمه آماده استفاده گردد حتی می‌توانند از ERP هایی که در 5 و یا 10 سال پیش در این زمینه تولید شده پیشی بگیرند. هر چه این راه حل‌ها در بازار بسط و توسعه یابد قطعا جای نرم‌افزارهای وظیفه‌ای و جزیره‌ای را تنگ‌تر خواهد کرد.

البته این نکته ناگفته نماند که تغییر و تحولات اخیر که در بازار ارز رخداده و ارزش برابری ریال با دلار را به یک سوم تبدیل کرده فرصت دیگری برای شرکت‌های ایرانی بوجود آمده است. در پی این تحولات مشتریان ایرانی بیشتری به سمت شرکت‌های ارایه کننده ERP ایرانی و حتی همان نرم‌افزارهای جزیره‌ای سوق می‌یابند.

بدلیل تجربیات گستردهای که ERP های خارجی داشته‌اند تکامل آنها در حوزه‌های مختلف مشهود است. آنها تواتسته‌اند به خوبی بسیاری از صنایع و صنوف را پوشش دهند و اکنون به دلیل رقابت گسترده برای ارایه راهکار جامع به سازمان‌های بزرگ، بسیاری از فعالین به فکر توسعه این راهکارها برای ارایه به سازمان‌های متوسط و کوچک افتاده‌اند و اکنون رقابت در این بخش از بازار بیشتر به چشم می‌خورد. به دلیل عدم عمق یافتگی ERP های ایرانی می‌توان گفت که این نرم‌افزارها بیشتر در حوزه‌های عمومی که خواهان و مشتریان بیشتری دارد فعالیت می‌کنند و هنوز فرصت پرداختن به موضوعات خاص در یک صنعت را بدست نیاورده‌اند که اگر در شرایط فعلی این کار را انجام دهند به معنی این است که کمتر به نیازهای عمومی پرداخته‌اند و نرم‌افزارهای خود را به سمت سفارشی سازی هدایت کرده‌اند.

شاید یکی از اهداف اصلی در استفاده از راه حل‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان، وجود رقابت فشرده، افزایش مشکلات، کاهش نقدینگی و جلوگیری از اتلاف‌ها در بنگاه‌ها است.

هر چه این قبیل مشکلات بیشتر شوند نیاز سازمان و بنگاه‌ها به استفاده از راهکارهای فوق بیشتر می‌شود به شرط آنکه این بنگاه‌ها قادر به تامین نقدینگی برای خرید نرم‌افزار و پیاده‌سازی آن باشند. من هنوز فکر می‌کنم که عدم آشنایی برخی از مدیران با این راهکارها سبب شده که آن را تجملی دانسته و خرید آن را از سر تفاخر و چشم و هم چشمی بدانند. اولین کاری که باید صورت گیرد زدودن تصاویر غلطی است که از ERP در ذهن برخی از مدیران شکل گرفته و موجب شده تا ترس از عدم کارآمد بودن و هدر دادن بودجه دافعه گسترده‌ای را بوجود آورد. انجام این مهم بر عهده کسی نیست به غیر از فعالین این حوزه که به همراهی مدیران ارشد سازمان‌های دولتی می‌توانند این تصویر را از ذهن مدیران بزدایند.

با توجه به توضیحات فوق، پاسخ در سوال شما وجود دارد. ERP ها می آیند تا مشکلات نهفته در سوال را کاهش دهند که البته بزرگترین چالش آنها، تامین منابع مالی برای خرید و پیاده‌سازی ERP است. بدیهی است شرکتی که از پرداخت و تامین حقوق ماهانه عاجزاست نمی‌تواند به سراغ ERP برود.