ERP در ایران: بروزرسانی(بخش دوم)

ERP در ایران: بروزرسانی
 

(بخش دوم)

 

ماهنامه انجمن حسابداران خبره‌ی ایران (حسابدار) در شماره‌ی 251 اسفند ماه 1391

 

ماهنامه انجمن حسابداران خبره‌ی ایران (حسابدار) در شماره‌ی 223 مهرماه 1389 میزگردی را با عنوان سامانه‌های برنامه ریزی منابع بنگاه (ERP) و نقش مدیران مالی و با حضور امیرپوریانسب، کامبیز حقیقی، محمد عرب مازاریزدی، بهروز خدارحمی، سعید امامی و محمد ظاهری برگزار کرد. از آن زمان تاکنون نگاه سازمان‌ها و شرکت‌های ایرانی به‌ویژه بنگاه‌ها تفاوت چشم‌گیری کرده است و شاهدیم که شمار موسسات نرم‌افزاری در مقام تولید کننده یا پیاده کننده ERP به‌طور فزاینده‌ای رشد می‌یابد. بر این اساس، حسابدار به‌دلیل اهمیت‌یابی این مقوله در عرصه‌ی حسابداری بنگاه‌ها به‌عنوان مهمترین فناوری حسابداری در این شماره به بروزرسانی مبحث ERP می‌پردازد. در این میزگرد، علاوه بر اشخاصی که در میزگرد قبلی نیز حضور داشتند، سه چهره‌ی جدید حضور دارند.

بخشی از گزارش این میزگرد که مربوط به فرمایشات جناب آقای مهندس الیشایی مدیرعامل شماران سیستم است، در ادامه می‌خوانید:
 

سوال: آیا ERP های نسخه‌ی باز یا بدون مجوز می‌توانند بخشی از بازار ایران را بدست آورند؟
 

به تدریج شاهد هستیم که بعضی از شرکت‌های فناوری اطلاعات برای پاسخگویی به نیازهای بنگاه‌ها، به سوی ERP های متن باز یا Open Source روی آورده‌اند. این کار دو علت دارد: اول عدم امکان تولید ERP توسط این گونه شرکت‌ها به دلیل هزینه گزاف تولید و نگهداری آنها، دوم به دلیل گرانی نرم‌افزارهای خارجی که برخی مشتریان توان تهیه آن را ندارند. بنابراین به دست آوردن مشتریان با استفاده از راهکار ERP متن باز، راه حل سوم است که قطعا می‌توان انتظار داشت که به همان صورت که بسیاری از نرم‌افزارهای قفل شکسته خارجی و حتی ایرانی در بازار وجود دارد و خرید و فروش می‌شود، این نوع نرم‌افزارها هم بخشی از بازار را به خود اختصاص دهند. خرید و فروش نرم‌افزارهای قفل شکسته به دلیل عدم توجه جدی به موضوع کپی رایت یا صیانت از حقوق پدیدآورندگان نرم‌افزار توسط مدیران نظام است و پروژه تدوین و تصویب صیانت از حقوق پدیدآورندگان نرم‌افزار هنوز در مرحله تدوین اولیه است. البته ذکر این نکته در اینجا لازم است که نرم‌افزارهای متن باز به طور کلی می‌توانند بخشی از نیازها را برآورده کنند اما در سطح کارهای بزرگ نمی‌توانند همپای مشتریان طی طریق کرده و دقیقا در جاهای حساس قادر به پاسخگویی به مشتریان نیستند اصطلاحا نرم‌افزار به بن بست می‌رسد و آنجاست که برای انجام یک تغییر کوچک یا انجام یک خواسته جدید مشکلات شروع می‌شود که معمولا یکی از سه راه حل زیر انتخاب می‌شود:
 

1- کنار گذاشتن نرم‌افزار و چشم پوشی از هزینه پرداخت شده برای آن نرم‌افزار و جایگزینی آن با یک محصول دیگر

2- پرداخت هزینه‌های سنگین برای انجام تغییرات به تولید کننده که بعضی از اوقات هزینه‌های پرداخت نشده قبلی را نیز تلافی می‌کند

3- صرف نظر کردن از تغییرات و ادامه کار
 

سوال: آیا ERP های ایرانی می‌توانند محیط تولید را از محیط پیاده‌سازی جدا سازند؟
 

اگر منظورتان اینست که امکان تطبیق سازی نرم‌افزار در محیط مشتری وجود داشته باشد قطعا این موضوع در ذاتERP نهفته است و اگر ERP نتواند در محیط مشتری توسعه یافته و با نیازهای او انطباق یابد و علاوه بر آن مشتری نتواند متناسب با نیازهای خود فرآیندهایش را تعریف کند بنابراین صحبت از ERP گزافه خواهد بود. تطبیق سازی و پیاده‌سازی نرم‌ افزار ERP توسط کاربران و یا اجرا کنندگان (Implementor) یکی از پایه‌ای‌ترین امکانات نرم‌ افزارهای ERP است. ولی در صورتیکه منظورتان اینست که شرکت‌های تولید کننده ERP یعنیDevelopers از اجراکنندگان یعنی Implementor به لحاظ شخصیت حقوقی تفکیک گردند موضوع دیگری است که باید ابتدا به پیشینه آن پرداخت و سپس وضعیت فعلی و آتی آن را مورد بررسی قرارداد.

با توجه به عدم توسعه یافتگی ERP های ایرانی و به طریق اولی پایین بودن سطح فروش این گونه نرم‌افزارها، بدیهی است که نمی‌توان انتظار داشت که شرکت‌های اجرا کننده و پیاده ساز ERP که تخصصشان صرفا پیاده‌سازی ERP است بطور کامل شکل گرفته و بتوانند به عنوان یک شرکت مستقل خود را در حوزه فناوری اطلاعات عرضه نمایند. ماهیت این گونه شرکت‌ها بررسی نیازهای مشتریان و انطباق آنها با امکانات ERP های موجود در بازار است. به همین دلیل هنوز تا چندسال آینده باید انتظار داشت که شرکت‌های تولید کننده ERP خودشان به پیاده‌سازی نرم‌افزارهای تولیدشده بپردازند. ولی تفکیک شخصیت تولید کننده و پیاده ساز امری ضروری است و به هر صورت انجام خواهد شد.
 

سوال: ERP های ایرانی چگونه می‌توانند به روش های ایران را با کیفیت مطلوب جذب کنند؟
 

علی الاصول ERP های ایرانی مهمترین مزیتی که نسبت به رقبای خارجی خود دارند این است که با تجربیات داخلی آشنایی بیشتری داشته و قادر به درک پیچیدگی‌های فرآیندهای کسب و کار و تجربیات بهینه یا “بِه روش”ها به سبک ایرانی هستند و می‌توانند این پیچیدگی‌ها را که بعضی از آنان فقط در ایران رخ می‌دهد در نرم‌افزار لحاظ کنند. بنابراین پتانسیل شرکت‌های فن آوری اطلاعات در این زمینه از شرکت‌های خارجی بیشتر است اما این موضوع برمی‌گردد به این که آیا شرکت‌های ایرانی می خواهند از این فرصت که ناشی از عدم جامعیت ERP های خارجی در مورد فرآیندهای اختصاصی مشتریان ایرانی است استفاده کنند و یا نه. از نظر من این فرصتی است که نباید از آن به سادگی گذشت. می‌توان به چند مثال در این زمینه اشاره کرد که بعضی از ERP خارجی اصلا به آنها نپرداخته‌اند یا برای تطبیق سازی با مشکلات جدی مواجه‌اند یا برای پیاده‌سازی به بن بست می‌رسند به طور مثال:
 

– پیچیدگی‌های سیستم محاسبه و پرداخت حقوق و مزایای ماهانه که تقریبا همه ERP های خارجی فاقد این پیچیدگی‌ها هستند و نمی‌توانند از پس آن برآیند.

– پرداخت چک مدت‌دار که در کشورهای دیگر رواج ندارد.

– خرج کردن چک مشتری به مشتری دیگر که یکی از فرآیندهای عادی در کسب و کار شرکت‌های ایرانی است.

– فرآیندهای اختصاصی هر یک از مشتریان نیز یکی از مشکلات دیگر ERP های خارجی است.
 

بنابه دلایل فوق از نظر من شرکت‌های ایرانی تولید کننده ERP توانایی بیشتری در درک “به روش‌ها” یا تجربیات برتر که بیشتر جنبه بومی دارد هستند اما این نکته نیز غیر قابل انکار است که ERP های خارجی به دلیل تعدد تجربیات بدست آورده که ناشی از پیاده‌سازی آن در سازمان‌های مختلف است به تجربیات برتر یا “به روش‌های” بیشتری دست یافته و در نرم‌افزار های خود بکار برده‌اند.
 

سوال: برای جذب ERP در شرکت‌های ایرانی چگونه می‌توان شرکت‌های ایرانی را تشویق کرد و با ERP آشتی داد؟
 

می‌توان دوره ظهور ERP در ایران را که از ابتدای سال‌های 80 شروع می‌شود و الان حدود 10 سال از آن می‌گذرد بنام “دوره قبل از ERP” نامگذاری کرد هر چند تاکنون چند ERP در ایران راه اندازی شده ولی این تعداد آنقدر اندک است که می‌توان از آن صرف نظر کرد. بنابراین گزافه نخواهد بود که آن را دوره قبل از ERP بنامیم. این دوره را نیز می‌توان به سه دوره کوچکتر تقسیم کرد. دوره اول که ظهور ERP است و بیشتر از آنکه مفهوم ERP در ایران مطرح شود نام آن به عنوان یک داروی شفابخش و حلال همه مشکلات مطرح شد تا جایی که شرکت‌های که هیچ برداشت درستی از آن نداشتند خواهان آن بودند تا این آب حیات را بدست آورند بدون آنکه بپندارند که آیا سازمان آنها آمادگی پذیرش آن را دارد و یا نه و حتی مهمتر از آن، گاهی اوقات چنان شیفته آن می‌شدند که فکر می‌کردند که اگر از این راه حل استفاده کنند مشکلی بنام مدیریت نخواهند داشت و همه کارها به طورخودکار انجام خواهد شد. مرحله دوم تردید در این راه بود. به دلیل شکست‌های بوجود آمده در تعجیل برخی از شرکت‌ها و جذب این راه حل، فضایی بوجود آمد که بدبینی شدید را در استفاده کنندگان دامن زد. البته بعضی از شرکت‌های فناوری اطلاعات که قادر به تولید این راه حل‌ها نبودند به این بدبینی دامن زدند. دوره سوم که یکی دو سالی است شروع شده بازگشت به ERP است.
 

اکنون بسیاری از مدیران شرکت‌ها که خواهان ERP هستند می‌دانند که اجرا و پیاده‌سازی این گونه راه حل‌ها نیاز به آمادگی سازمانی و مدیریت تغییر برای اجرا ERP دارند. بنابراین شرکت‌های بیشتری در این سال‌ها خواهان استفاده از این راه حل شده‌اند. اکنون تصور اینکه ERP می‌تواند بخشی از مشکلات مدیریتی را حل کند کم کم به یک باور تبدیل می‌شود. پر واضح است که زدودن بدبینی‌های ایجاد شده به راحتی میسر نیست. برای آنکه بتوان شرکت‌های ایرانی را به سمت ERP هدایت کرد کارهای زیادی باید انجام شود که متاسفانه بار اصلی آن به دوش شرکت‌های ایرانی ارایه کننده این نوع راهکارها است. متاسفانه شرکت‌های فعال در زمینه پیاده‌سازی ERP های خارجی بیش از آنکه به فکر توسعه این نوع دانش باشند و استفاده کنندگان را به لحاظ نظری آماده پیاده‌سازی این راهکارها سازند و آنها را به انتخاب این شیوه تشویق کنند به فکر فروش مقطعی هستند. حداقل من فعالیت گسترده‌ای از این شرکت‌ها ندیده‌ام.
 

بدیهی است که این مهم با همکاری همه فعالین این حوزه میسر است به طور مثال برگزاری سمینارهای مختلف در خصوص اطلاع رسانی تجربیات موفق انجام شده در شرکت‌های ایرانی تا حدی می‌تواند ترس و بدبینی مشتریان بالقوه را کاهش دهد و به آنان اطمینان دهد که مخارج سنگین مربوطه، نتیجه خواهد داد.
 

سوال: روند آینده‌ی صنعت رایانه‌ای حسابداری و مدیریتی را چگونه می‌بینید؟
 

با توجه به نیاز جامعه در شفاف سازی اطلاعات مالی، از ابتدای دهه 60 فرآیند آموزش و تربیت حسابدار شتاب زیادی گرفت تا جایی که همیشه بخش مهمی از دوره‌های آموزشی دانشگاه‌ها و حتی آموزشگاه‌ها به این حوزه اختصاص یافت. اگر هنوز به روزنامه ها مراجعه کنید به راحتی میزان قابل توجه استخدام حسابدار را در میان آگهی‌های استخدام مشاهده می‌کنید. از طرفی بسیاری از ERP ها و حتی سیستم‌های یکپارچه قادرند که بخش مهمی از امور جاری حسابداری را خودکارسازی کرده و تسهیل نمایند. علاوه بر آن می‌توانند فرآیند تولید سند حسابداری تا مرحله اخذ گزارشات مالی اساسی و نسبت‌ها و صورتهای مالی را به طور خودکار و بدون دخالت حسابدار انجام دهند. بنابراین می‌توان انتطار داشت که علیرغم توسعه حرفه حسابداری و ایجاد اشتغال در این رشته، این حرفه با چالش جدیدی طی سال‌های آتی مواجه خواهد بود. بدین معنی که آن چه که نیاز نرم‌افزارهای فوق است داشتن حسابداران ساده نیست بلکه به حسابداران با تجربه که بتوانند فرآیندهای کسب و کار را از نظر مالی تحلیل مدیریتی کنند نیاز است. از نظر نیروی انسانی می‌توان انتظار داشت که به تدریج با کاهش نیاز مواجه خواهیم شد. رقابت نیروی انسانی در این حرفه شدیدتر خواهد شد و از طرفی حسابدارانی که قدرت تحلیل اطلاعات را دارند و با مفاهیم مدیریتی مانند برنامه‌ریزی استراتژیک آشنایی بیشتری دارند در بورس کار قرار خواهند گرفت. به طور خلاصه توسعه نرم‌ افزارهای یکپارچه و ERP تهدیدی است برای حسابداران کم تجربه و فرصتی است برای حسابدارانی که دارای شم مدیریتی هستند. انتظار آنست که حسابداری مدیریت ارج و قرب بیشتری پیدا کند.
 

سوال: فناوری‌های جدید حسابداری و مدیریت چیستند؟
 

اگر بگوییم که ERP آخرین دستاورد بشر در فن آوری اطلاعات در سازمان‌ها است سخن درستی است و هنوز این نوع راهکارها تازگی خود را دارند و می‌توان گفت که حداقل تا ده سال آینده هنوز بهترین راه حل‌ها برای سازمان‌ها محسوب خواهند شد. هر پیشرفتی که امروزه در توسعه‌ی این دانش و فناوری‌های آن انجام می‌شود نیز بخشی از آن محسوب می‌شود. امروزه تمایل اکثر ERP ها آن است که در حوزه‌های مدیریتی وارد شوند و این راهکارها را به سمت هوشمند سازی هدایت کنند. هم از این روست که ابزارهای هوشمندی کسب و کار که معمولا تحت عنوانBusiness Intelligence (BI) نامیده می‌شوند طرفداران زیادی پیدا کرده است. این نوع نرم‌افزارها که برای سطوح مدیران میانی و ارشد کاربرد بیشتری دارد داده‌های سازمان‌ها را به صورت‌های مختلف جمع بندی کرده و به صورت نمودارهای قابل فهم درآورده و در اختیار مدیران قرار می‌دهد.
 

علاوه بر آن داشبوردهای مدیریتی که مونیتور کننده فعالیت‌های سازمانی هستند از نوسانات مداوم فعالیت‌های سازمان خبر می‌دهند و در هشیارسازی مدیران نقش مهمی ایفا می‌کنند. در سال‌های اخیر ارزشیابی عملکردها، فرآیندها، ارزیابی زنجیره ارزش سازمان و همچنین طرح ریزی برنامه‌های استراتژیک سازمان‌ها از حوزه‌هایی است که ERP ها در آن فعال شده‌اند. این بخش‌ها بیشتر در سطوح مدیران ارشد و مدیران استراتژیک سازمان کاربرد دارد.

در اینجا لازم است که به بخشی از فناوری‌های جدید که در شرکت ما به آن پرداخته شده و به عنوان فناوری جدید محسوب می‌شود اشاره شود. یک از این فناوری‌هاWorkFlow (IWF) Intelligence یا هوشمندسازی گردش کار است. این مکانیزم اجازه می‌دهد که گردش اطلاعات و ارجاع کار در حالت‌های پیچیده و افزودن شروط غیر عادی نیز به کار خود ادامه دهد و در واقع نیاز نیست که کاربر تشخیص دهد نفر بعدی برای دریافت فرم یا نامه چه کسی خواهد بود. یکی دیگر از فناوری‌های جدید که در آن تبحر ویژه‌ای پیدا کرده‌ایم مدیریت مدارک و مستندات از جمله صدور اتوماتیک اسناد حسابداری در لحظه رخداد است که بسیار هوشمند و به صورت پارامتریک طراحی شده و کاربران اصلی سیستم قاردند که به میل خود آن را تغییر دهند. البته فناوری‌های جدید دیگری را در دست تهیه داریم که پس از آماده شدن به صورت عمومی مطرح خواهد شد.

سوال: رابطه ERP با بلوغ سازمانی چیست؟

ابتدا اگر بلوغ سازمانی را معنا کنیم شاید بهتر باشد. بلوغ سازمانی یعنی رسیدن به مقطعی از رشد سازمان که پذیرای یک راهکار جدید باشد. عوامل این بلوغ شامل موارد زیر است:

– آمادگی مدیران برای پذیرش ریسک و مخاطرات تغییر در سازمان و توانایی آنان برای تغییر و مدیریت کردن بر آن
– نیاز به مونیتورینگ فعالیت‌ها
– نیاز به خودکارسازی فرآیندها
– پذیرش کارکنان برای کار در شرایط جدید و عدم مقاومت یا مقاومت ناچیز در برابر تغییر
– نیاز مدیران به اخذ اطلاعات تولید شده در سازمان و خارج از آن و تحلیل این اطلاعات به صورت فرآیندهای پشت سرهم
– وجود بازار پر رقابت داخلی و یا خارجی و نیاز به پیشی گرفتن از رقبا

قطعا ERP پس از بلوغ سازمانی می‌تواند اثر بخش باشد. سازمان‌هایی که به این بلوغ نرسیده‌اند و آمادگی پذیرش آن را ندارند نه تنها برایشان مفید نیست بلکه سبب از دست رفتن هزینه‌های هنگفت برایشان خواهد بود همانند زاغی که می‌خواست راه رفتن کبک را بیاموزد راه رفتن خود را نیز فراموش کرد. متاسفانه در سال‌های گذشته بدون توجه به آمادگی سازمانی، نسبت به خرید ERP اقدام شده است در صورتی که بعضی از آن سازمان‌ها به بلوغ نرسیده بودند. برخی دیگر نسبت به مفهوم ERP ساده انگاری کردند و پیاده‌سازی آن را همانند نصب و استفاده از یک نرم‌افزار ساده و جزیره‌ای قلمداد کرده و انتظار داشتند که به سرعت مورد استفاده قرار گیرد بدون آنکه زیرساخت‌های خود را مهیا نمایند. می‌دانید که هزینه‌های هنگفتی هم برای این کار پرداخت کرده‌اند که به بدبینی و حساسیت منفی بازار منجر شده است.

سوال: ERP و BPR کدام یک تقدم دارند؟

از نظر تئوری مهندسی مجدد فرآیندها مقدم بر ERP است اما درس‌هایی که در سال‌های گذشته و در عمل آموخته شده اینست که جدا سازی این مفاهیم از یکدیگر درست نیست و نمی‌توان آنها را از هم جدا کرد و یکی را بر دیگری تقدم داد. کاری که قبلا به طور عرف و تئوریک انجام می‌شده است. بعضی از سازمان‌ها برای آنکه وارد فضای ERP شوند یک دوره طولانی به بازشناسی فرآیندها و مهندسی مجدد آن روزگار می‌گذرانند و پس از طی این دوره به سمت ERP های مورد نظر می‌رفتند اما موضوعی که اتفاق افتاد این بود که هر ERP بر اساس تعاریف خود توسعه یافته بود و با فرآیندهای سازمان‌ها حتی آنها که باز مهندسی شده بودند کاری نداشت. عملا پیاده‌سازی فرآیندهای نرم‌افزار ارتباط زیادی با کار قبل از آن که مهندسی مجدد فرآیندها بود نداشت و سبب می شد که هزینه‌های انجام شده قابل استفاده نباشد. پیاده‌سازی ERP به همراه خود بهینه سازی فرآیندها را به ارمغان می‌آورد بنابراین اگر در یک سازمان پیاده‌سازی ERP و بهینه‌سازی فرآیندها به طور همزمان و با هم اتفاق بیفتند بهترین حالت خواهد بود. به صورتی که اگر در یک مقطع زمانی همراه با تعریف فرآیندها در نرم‌افزار، بهینه‌سازی آنها نیز انجام شود نتایج مناسب‌تری در برخواهد داشت اگر چه در این روش عموما مهندسی مجدد فرآیندها به شکل یکپارچه و به صورت انفجار بزرگBig Bang انجام نمی‌شود چرا که مهندسی مجدد می‌تواند ریسک‌ها و مخاطرات مختص خود را داشته باشد. شاید بتوانBPR را به یک انقلاب در یک کشور تشبیه کرد که می‌تواند هزینه‌ها و مشکلات زیادی را ببار آورد و به دلیل گرفتاری‌های داخلی مرتبط با آن حتی می‌تواند سازمان را از گردونه رقابت خارج کند.

سوال: ERP را به چه شرکت‌ها و یا بنگاه‌های اقتصادی باید توصیه نمود؟

همانطور که قبلا طرح شد اولین نکته آن است که سازمان‌ها بایستی به بلوغ برسند و خود را آماده پذیرش این راه حل نمایند چرا که محتمل ترین نتیجه ی عدم آمادگی، شکست و هدر دادن منابع سازمان خواهد بود. اصولا تاکنون ERP را راهکاری مناسب برای شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ دانسته‌اند اما امروزه ERP ها هم بدلیل زیاد شدن رقابت به سمت شرکت‌های متوسط تمایل پیدا کرده‌اند. در هر صورت شرکت‌هایی که می‌توانند به سمت ERP بروند که مهمترین مسئله سازمانی را حل کرده باشند و آن چیزی نیست جز آمادگی فکری مدیران و کارکنان سازمان برای جذب ERP. پارامتر دیگری که در این موضوع خودنمایی می‌کند دانش مدیران در استفاده از این نوع راه حل ها است. بسیاری از شرکت‌هایی که امروزه در ایران از این راهکارها استفاده می‌کنند آن را فقط تا سطح فعال سازی تراکنش‌ها راه اندازی کرده‌اند. این یعنی استفاده از بخش کوچکی از توانایی های ERP. اگر قرار است که ERP فقط تا این سطح بکار برده شود، نرم‌افزارهای ایرانی بسیار بهتر می‌توانند در محیط بومی کار کنند. جذابیت ERP در سطوح مدیریتی بیشتر نمایان می‌شود جایی که فعالیت‌های مختلف که همانند دانه‌های یک تسبیح هستند و ERP همانند یک نخ این دانه‌ها را به هم پیوند می‌دهد و امکان کنترل را تصحیح فرآیندها را فراهم می‌سازد.