ERP در ایران: بروزرسانی
در اینجا لازم است که به بخشی از فناوری‌های جدید که در شرکت ما به آن پرداخته شده و به عنوان فناوری جدید محسوب می‌شود اشاره شود. یک از این فناوری‌هاWorkFlow (IWF) Intelligence یا هوشمندسازی گردش کار است. این مکانیزم اجازه می‌دهد که گردش اطلاعات و ارجاع کار در حالت‌های پیچیده و افزودن شروط غیر عادی نیز به کار خود ادامه دهد و در واقع نیاز نیست که کاربر تشخیص دهد نفر بعدی برای دریافت فرم یا نامه چه کسی خواهد بود. یکی دیگر از فناوری‌های جدید که در آن تبحر ویژه‌ای پیدا کرده‌ایم مدیریت مدارک و مستندات از جمله صدور اتوماتیک اسناد حسابداری در لحظه رخداد است که بسیار هوشمند و به صورت پارامتریک طراحی شده و کاربران اصلی سیستم قاردند که به میل خود آن را تغییر دهند. البته فناوری‌های جدید دیگری را در دست تهیه داریم که پس از آماده شدن به صورت عمومی مطرح خواهد شد.
سوال: رابطه ERP با بلوغ سازمانی چیست؟
ابتدا اگر بلوغ سازمانی را معنا کنیم شاید بهتر باشد. بلوغ سازمانی یعنی رسیدن به مقطعی از رشد سازمان که پذیرای یک راهکار جدید باشد. عوامل این بلوغ شامل موارد زیر است:
– آمادگی مدیران برای پذیرش ریسک و مخاطرات تغییر در سازمان و توانایی آنان برای تغییر و مدیریت کردن بر آن
– نیاز به مونیتورینگ فعالیت‌ها
– نیاز به خودکارسازی فرآیندها
– پذیرش کارکنان برای کار در شرایط جدید و عدم مقاومت یا مقاومت ناچیز در برابر تغییر
– نیاز مدیران به اخذ اطلاعات تولید شده در سازمان و خارج از آن و تحلیل این اطلاعات به صورت فرآیندهای پشت سرهم
– وجود بازار پر رقابت داخلی و یا خارجی و نیاز به پیشی گرفتن از رقبا
قطعا ERP پس از بلوغ سازمانی می‌تواند اثر بخش باشد. سازمان‌هایی که به این بلوغ نرسیده‌اند و آمادگی پذیرش آن را ندارند نه تنها برایشان مفید نیست بلکه سبب از دست رفتن هزینه‌های هنگفت برایشان خواهد بود همانند زاغی که می‌خواست راه رفتن کبک را بیاموزد راه رفتن خود را نیز فراموش کرد. متاسفانه در سال‌های گذشته بدون توجه به آمادگی سازمانی، نسبت به خرید ERP اقدام شده است در صورتی که بعضی از آن سازمان‌ها به بلوغ نرسیده بودند. برخی دیگر نسبت به مفهوم ERP ساده انگاری کردند و پیاده‌سازی آن را همانند نصب و استفاده از یک نرم‌افزار ساده و جزیره‌ای قلمداد کرده و انتظار داشتند که به سرعت مورد استفاده قرار گیرد بدون آنکه زیرساخت‌های خود را مهیا نمایند. می‌دانید که هزینه‌های هنگفتی هم برای این کار پرداخت کرده‌اند که به بدبینی و حساسیت منفی بازار منجر شده است.
سوال: ERP و BPR کدام یک تقدم دارند؟
از نظر تئوری مهندسی مجدد فرآیندها مقدم بر ERP است اما درس‌هایی که در سال‌های گذشته و در عمل آموخته شده اینست که جدا سازی این مفاهیم از یکدیگر درست نیست و نمی‌توان آنها را از هم جدا کرد و یکی را بر دیگری تقدم داد. کاری که قبلا به طور عرف و تئوریک انجام می‌شده است. بعضی از سازمان‌ها برای آنکه وارد فضای ERP شوند یک دوره طولانی به بازشناسی فرآیندها و مهندسی مجدد آن روزگار می‌گذرانند و پس از طی این دوره به سمت ERP های مورد نظر می‌رفتند اما موضوعی که اتفاق افتاد این بود که هر ERP بر اساس تعاریف خود توسعه یافته بود و با فرآیندهای سازمان‌ها حتی آنها که باز مهندسی شده بودند کاری نداشت. عملا پیاده‌سازی فرآیندهای نرم‌افزار ارتباط زیادی با کار قبل از آن که مهندسی مجدد فرآیندها بود نداشت و سبب می شد که هزینه‌های انجام شده قابل استفاده نباشد. پیاده‌سازی ERP به همراه خود بهینه سازی فرآیندها را به ارمغان می‌آورد بنابراین اگر در یک سازمان پیاده‌سازی ERP و بهینه‌سازی فرآیندها به طور همزمان و با هم اتفاق بیفتند بهترین حالت خواهد بود. به صورتی که اگر در یک مقطع زمانی همراه با تعریف فرآیندها در نرم‌افزار، بهینه‌سازی آنها نیز انجام شود نتایج مناسب‌تری در برخواهد داشت اگر چه در این روش عموما مهندسی مجدد فرآیندها به شکل یکپارچه و به صورت انفجار بزرگBig Bang انجام نمی‌شود چرا که مهندسی مجدد می‌تواند ریسک‌ها و مخاطرات مختص خود را داشته باشد. شاید بتوانBPR را به یک انقلاب در یک کشور تشبیه کرد که می‌تواند هزینه‌ها و مشکلات زیادی را ببار آورد و به دلیل گرفتاری‌های داخلی مرتبط با آن حتی می‌تواند سازمان را از گردونه رقابت خارج کند.
سوال: ERP را به چه شرکت‌ها و یا بنگاه‌های اقتصادی باید توصیه نمود؟
همانطور که قبلا طرح شد اولین نکته آن است که سازمان‌ها بایستی به بلوغ برسند و خود را آماده پذیرش این راه حل نمایند چرا که محتمل ترین نتیجه ی عدم آمادگی، شکست و هدر دادن منابع سازمان خواهد بود. اصولا تاکنون ERP را راهکاری مناسب برای شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ دانسته‌اند اما امروزه ERP ها هم بدلیل زیاد شدن رقابت به سمت شرکت‌های متوسط تمایل پیدا کرده‌اند. در هر صورت شرکت‌هایی که می‌توانند به سمت ERP بروند که مهمترین مسئله سازمانی را حل کرده باشند و آن چیزی نیست جز آمادگی فکری مدیران و کارکنان سازمان برای جذب ERP. پارامتر دیگری که در این موضوع خودنمایی می‌کند دانش مدیران در استفاده از این نوع راه حل ها است. بسیاری از شرکت‌هایی که امروزه در ایران از این راهکارها استفاده می‌کنند آن را فقط تا سطح فعال سازی تراکنش‌ها راه اندازی کرده‌اند. این یعنی استفاده از بخش کوچکی از توانایی های ERP. اگر قرار است که ERP فقط تا این سطح بکار برده شود، نرم‌افزارهای ایرانی بسیار بهتر می‌توانند در محیط بومی کار کنند. جذابیت ERP در سطوح مدیریتی بیشتر نمایان می‌شود جایی که فعالیت‌های مختلف که همانند دانه‌های یک تسبیح هستند و ERP همانند یک نخ این دانه‌ها را به هم پیوند می‌دهد و امکان کنترل را تصحیح فرآیندها را فراهم می‌سازد.
