برنامه ریزی مواد و کالا از تأمین مواد تا فروش محصول ضرورت هر سازمان       

مقدمه:

تغییر و تحول در محیط تولیدی یک فرایند مداوم و پیوسته است که از ثبت سفارش فروش تا برنامه ریزی مواد در آن دخیل هستند و هرگونه توقفی در این فرایند هزینه‌های سربار تولید و به تبع آن بهای تمام شده را افزایش می‌دهد. تعيين درست برنامه زمان‌بندی فروش باعث جلوگيري از انباشت سرمايه در موجودی در جریان خط، کنترل ضايعات،كاهش و يا حذف زمان خواب ماشين‏آلات و تلاش براي استفاده بهتر از آن‌ها، پاسخ گوئی به‌موقع به سفارش‏هاي مشتريان و تأمین مواد اوليه و قطعات موردنیاز در موقع مناسب می‌شود.

اکنون به‌طور خلاصه در خصوص اهمیت برنامه ریزی فروش و یکپارچه بودن آن با برنامه ریزی مواد بررسی  و در انتها به راهکار ارائه شده توسط شرکت شماران سیستم می‌پردازیم.

چرا برنامه ریزی مواد برای سازمان‌های تولیدی ضروری است؟

برنامه ریزی تأمین مواد ارتباط بسیار زیادی با کلیه فرایندهای اصلی مثل تولید، فروش، تأمین و انبار و حتی پشتیبان مثل نگهداری و تعمیرات و کنترل کیفی سازمان دارد.واحد برنامه ریزی تأمین درواقع با کسب اطلاعات از میزان سفارش پیش‌بینی‌شده واحد فروش و سفارش‌های دریافتی و بر اساس اولویت‌های مشخص‌شده می‌بایست با اطلاعات کاملی از ظرفیت سنجی تولید اقدام به برنامه ریزی برای تأمین کند.برنامه تأمین مواد نیازمند اطلاع دقیق از موجودی‌های داخل خط دارد تا بتواند برنامه تأمینی متناسب با نیاز ارائه شود تا تولید در زمان مشخص بدون دغدغه تأمین مواد تولید خود را انجام دهد.

این ارتباطات منجر به این می‌شود که سازمان‌ها همیشه نگرانی جوابگویی به تقاضاهای مشتریان را دارند. مدیران برنامه ریزی تأمین مواد برای به دست آوردن بهترین برنامه نیازمند اطلاعات زیادی در سازمان هستند که این اطلاعات در کل سازمان به‌صورت پراکنده‌ای وجود دارد.

درواقع هدف برنامه ریزی تولید استفاده مطلوب از منابع سازمان  است که به‌منظور کنترل وجوه مختلف کل فعالیت‌های تولید و یا مرتبط با تولید برای برآورده شدن تقاضای مشتریان است که این وجوه شامل انبار، سیستم منابع انسانی، تأمین، فروش و تولید خواهد شد.

برنامه‌ریزی تأمین مواد

برنامه‌ریزی تولید

برنامه‌ریزی فروش

نیاز های کلیدی برنامه ریزی مواد  چیست؟

ضرورت برنامه ریزی بر كسي پوشيده نيست و به‌طور خاص موضوع برنامه ریزی در فرايند توليد گاه داراي چنان مزايايي است كه در صورت عدم وجود، سازمان‌های توليدي را از مسير سالم رشد و ادامه حيات در محيط رقابتي منحرف می‌سازد.اما در این مسیر نیازهایی نیز وجود دارد که امکان اجرای یک برنامه ریزی تولید بدون رفع این نیازها میسر نیست. هماهنگی بین واحدها یکی از مهم‌ترین این نیاز‌ها است که تنها با ایجاد یک بستر نرم‌افزاری یکپارچه کاملاً عمیق در سازمان برطرف می‌شود.

عدم این یکپارچگی کاستی‌ها و مشکلاتی را به وجود می‌آورد که در زیر به‌طور خلاصه به آن اشاره می‌شود:

 زنجیره فروشChain Management Sale

زنجیره فروش و توافقات صورت گرفته با مشتری از ورودی‌های اصلی برنامه تأمین مواد است که به دلیل عدم یکپارچگی همیشه با افزایش ظرفیت فروش واحدهای تولید و برنامه ریزی با یک تقاضای خارج از برنامه مواجه می‌شوند که امکان تأمین مواد در زمان مقرر وجود ندارد.

زنجیره تأمین Supply Chain Management

زمان تأمین مواد، درخواست خریدهای در راه و حتی نقدینگی سازمان باید حول محور تولید شکل گیرد و در این بین با در نظر گرفتن موجودی‌های اقلام نیمه ساخته در داخل خط تولید زمان تأمین را به بهینه‌ترین حالت ممکن برساند.

اجرای درست این زنجیره به داده‌هایی بهنگام نیاز دارد که ارتباط آن باید در یک بستر یکپارچه با سایر سیستم‌ها مهیا شود.

 برنامه ریزی کلان تولید Master Production Schedule

برنامه ریزی کلان تولید با تکیه بر ساختار برنامه ریزی کلان سازمانی شکل می‌گیرد که با تکیه بر اطلاعات فرایند کسب‌وکار سازمان مثل اطلاعات فروش، تحلیل بازار و پیش‌بینی فروش تنظیم می‌شود.‌انعطاف پذیر بودن این برنامه بنا به شرایط بازار، تغییر سفارش‌ها از خصوصیاتی است که به چالاکی خط تولید مرتبط است.البته کاملاً مشخص است که این چالاکی تنها به خط تولید مرتبط نمی‌شود و کلیه واحدهای مرتبط باید این چالاکی را داشته باشند در واقع یک بستر یکپارچه که همه واحدها به یک اندازه چابک باشند.

H5 شکاف‌های اطلاعاتی، اطلاعات تکراری، هدر رفتن زمان و پایین آمدن امنیت داده

حجیم شدن اطلاعاتی برخی واحدها سبب می‌شود در بین واحدها شکاف‌های اطلاعاتی ایجاد گردد که تصمیم‌گیری‌ها را وابسته و در عین حال با تأخیر انجام دهد.اطلاعات تکراری مجزا از یک سیستم در سیستم‌های دیگر نیز ورود اطلاعات می‌گردد و همه این موارد موجب هدر رفتن زمان برای ارائه اطلاعات برای تصمیم‌گیری می‌گردد.

با مراجعه به مباحث اولیه که تولید به پارامترهای زیادی ارتباط دارد و به دلیل اینکه این پارامترهای به‌شدت متغیر است، این موضوع مشخص می‌گردد که هرچه دسترسی به این پارامترهای متغیر با تغیر صورت گیرد کنترل بر تولید و برنامه ریزی را مشکل‌تر می‌سازد.

مغایرت‌های کلان در سازمان

بزرگ‌ترین خطری که سازمان را تهدید می‌کند زیر سؤال بردن ساختار یکپارچه سازمان در نقاط کلیدی همچون انبار است. مهم‌ترین مزیت یک سیستم یکپارچه تولید و تأمین مواد به هم پیوسته بودن تمام عملیات سازمان در قالب بخش‌های مختلف سازمان است، اما در سیستم‌هایی که تلاش می‌کنند این یکپارچگی را به انتقال اطلاعات و به‌صورت لینک ایجاد نمایند این یکپارچگی درصورتی‌که یکی از بخش‌ها اطلاعت را به‌صورت ناقص ارسال و یا سوی دیگر به‌صورت ناقص دریافت نماید، از بین می‌رود.

این مشکل در اکثر کارخانه‌هایی که با سیستم‌های جزیره‌ای و یا لینک کار می‌کنند به وجود می‌آید و مشکلات کنترلی فراوانی نیز به همراه دارد و امکان یک برنامه ریزی تولید دقیق را از سازمان می‌گیرد.

برنامه ریزی مواد (MRP) در نرم‌افزارهای به ظاهر ERP

نگاه جزء نگر و یا بر اساس تبادل اطلاعات شکل می‌گیرد منجر به شکاف اطلاعات در اطلاعات انبار می‌گردد که درنهایت یکی از ورودی‌های اطلاعاتی برنامه ریزی مواد که داشتن اطلاعات موجودی‌های پای خط است، شفافیت خود را از دست می‌دهد.

در سایر نرم‌افزارهای مواد به‌عنوان مهم‌ترین بخش سازمان اساساً یا وجود ندارد و یا در یک سیستم جزیره‌ای تنها به اطلاعات انبار اکتفا می‌کند حال آنکه در صنایع تولید حجم زیادی از مواد، نیمه ساخته و یا محصول در سالن‌های تولید انباشته شدهو در گزارشات برنامه ریزی تولید و تأمین مواد از آن استفاده نمی‌شود.

در واقع در این راهکارها تولید به‌عنوان یک حیاط خلوت و با عنوان کالای در جریان ساخت تلقی می‌گردد و از انبار مواد به تولید حواله مصرف زده می‌شود، در این شیوه امکان ردیابی مواد در داخل خط وجود ندارد و به دلیل آنکه کلیه اقلام نیمه ساخته تحت عنوان کالای در جریان ساخت نگهداری می‌شود موجودی نیمه ساخته‌ها و انبارهای پای خط دیده نمی‌شود.

در برخی دیگر از شرکت‌ها جهت نگهداری اقلام نیمه ساخته (تنها به‌صورت تعدادی) از انبارک های پای خط استفاده می‌شود که به دلیل آنکه بین ثبت عملیات تولید با انبارهای یکپارچگی وجود ندارد کاربر مجبور به ثبت‌های جداگانه‌ای تحت عنوان حواله مصرف تولید و رسید انبار تولید جهت بالانس کردن انبارهای پای خط است.

در این روش نیز در صورتی یک از ثبت‌ها انجام نشود و یا با تأخیر انجام شود، اطلاعات بروز شده‌ای در اختیار واحد برنامه ریزی تولید قرار نخواهد گرفت.

برنامه ‌ریزی مواد (MRP) در شماران سیستم

نرم‌افزار برنامه‌ ریزی مواد شماران سیستم با دیدگاهی یکپارچه بین فروش، تولید،انبار و مواد و کالای در راه به توجه به ظرفیت‌های تولید و فروش اقدام به صدور درخواست خرید می‌کند. در این روش در اولین اقدام بر اساس برنامه ریزی‌های کلان سازمان یک برنامه جامع سالانه و یا چندساله برای فروش محصولات تهیه می‌شود.

جدول 1: پیش‌بینی فروش چندساله بر اساس گروه محصول، مدل محصول و محصول

 

در گام دوم این امکان به کاربر داده می‌شود برنامه چندساله را به برنامه‌های ماهانه برای هر سال تعریف کند.

جدول 1: تبدیل برنامه فروش چندساله به برنامه‌های فروش سالانه بر اساس هر ماه

در گام سوم برنامه‌های سالانه در اختیار واحد فروش قرار می‌گیرد تا بر اساس ظرفیت سنجی‌های انجام‌شده میزان تحقق برنامه‌های هر ماه را از دیدگاه تولید اعلام نماید.

جدول 3: اعلام برنامه تولید

با توجه به یکپارچگی بین تولید و سایر سیستم ها با توجه به ثبت عملکرد تولید میتوان انحراف بین برنامه فروش، برنامه تولید و تولید واقعی گزارش دهی کرد.

جدول 4: گزارش انحراف تولید از برنامه ماهانه

با توجه به برنامه ریزی‌های صورت گرفته به منظور اخذ برنامه تأمین در گام بعدی در فرم برنامه ریزی مواد با فراخوانی برنامه زمان‌بندی شده میتوان کسری مواد مورد نیاز را بدست آورد و ضمن اخذ گزارش نسبت به صدور درخواست خرید اقدام کرد.

جدول 5: فراخوان برنامه تولید در گزارش برنامه ریزی تأمین مواد

کسری مواد طی یک عملیات از آخرین مرحله تولید به اولین مرحله محاسبه می‌شود و موجودی‌های داخل خط را در محاسبات خود برای برنامه ریزی تأمین لحاظ می‌کند.

بر این اساس برنامه ریزی مواد بر اساس موجودی‌های خط و همچنین با امکان اضافه نمودن پارامترهای دیگر مؤثر در برنامه ریزی مثل موجودی در راه، زمان تأمین و …میزان کسری را نمایش می‌دهد.

جدول 6: برنامه ریزی مواد

جدول 7: برنامه ریزی مواد بر اساس موجودی انبار با قابلیت اضافه نمودن پارامترهای دیگر

در این فرایند یکپارچه از روی برنامه ریزی مواد میتوان نسبت به درخواست خرید برای اقلام استفاده کرد.

امکانات

• زمان‌بندی سفارشات فروش
• زمان‌بندی سفارشات تولید
• مقایسه برنامه با تولید واقعی
• برنامه تأمین مواد بر اساس برنامه ریزی ماهانه
• صدور درخواست خرید بر اساس برنامه ریزی صورت گرفته

سخن آخر:

نرم‌افزار برنامه ریزی مواد شماران در واقع ابزاری برای زمان‌بندی و تعيين ترتيب اولويت‌های سفارش فروش به‌صورت بهينه مي‌باشد از مرحله ثبت سفارش برنامه ریزی تولید و تولید کاملاً قابل‌پیگیری است.با توجه به نیاز مشتریان ، شرکت شماران سیستم امکان خاص نویسی نرم افزار مزبور را دارد .