اتوماسیون اداری

اتوماسيون اداری عبارت است از: متصل کردن اطلاعات کامپيوترهای موجود در يک سازمان به کمک شبکه و يا استفاده از يک برنامه نرم‌افزاری مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمارها، (اتوماسيون اداری) نامه‌ها و مکاتبات و نيز دستورالعمل‌ها به‌صورت کاملاً يکپارچه و آسان انجام پذيرد و بدين ترتيب فرمولي جديد جهت طبقه‌بندی، (اتوماسيون اداری) تبادل، تنظيم و تصحيح اطلاعات درون‌سازمانی و تسريع بخشيدن به امر اجراء (اتوماسيون اداری) بدون نياز به روش‌های دست‌ و پاگير و مرسوم اداري و با صرفه‌جوئی در زمان و مواداوليه مصرفی ايجاد شود.(اتوماسيون اداری)

ویژگی های اتوماسيون اداری

• حذف کاغذ از امور بايگاني و دفتري(اتوماسيون اداری)
• رفع محدوديت فضا جهت بايگاني پرونده ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه

• کاهش خطرات و مشکلات محيطي و آتش سوزي(اتوماسيون اداری)

• افزايش ضريب امنيت در نگهداری از اطلاعات و پشتيباني از اموراداري ازعمده ترين ويژگی های به کارگيری اتوماسيون اداری است.(اتوماسيون اداری)

• همچنين کمک به محيط زيست با کاهش چشم گير مصرف کاغذ که رابطه مستقيم با قطع درختان و جنگلها دارد .(اتوماسيون اداری)

معرفی اتوماسيون اداری

اتوماسيون اداري مكانيزمي است در راستاي بهبود بهره وري سازمان از طريق اعمال مديريت اثر بخش و كارا بر مجموعه فعاليتهاي سازمان با بهره گيري از :

گردش الكترونيكي مكاتبات در سطح سازمان(اتوماسيون اداری)

جستجوي آسان در اطلاعات ذخيره شده

پاسخگويی سريع و به موقع به مراجعان

حذف كاغذ از چرخه مكاتبات اداری

اعمال كنترل مناسب بر كاربران

ثبت و نگهداری بهينه اطلاعات(اتوماسيون اداری)

بهبود ارتباطات درون سازمانی

دستاوردهای بكارگيری

دستاوردهای بكارگيری سيستم های نوين اتوماسيون اداری :

امکان انجام کارهای اداري در خارج از محل کار و در هر زمان

کاهش فعاليت های غير مولد مانند بايگانی فيزيکی اسناد و . . .

نگهداری سوابق عمليات در حجم کمتر, ايمني بالا ومراجعه آسان(اتوماسيون اداری)

قابليت توليد گزارش های مورد نياز به همراه نمودارهای متعدد

کاهش کارهاي مسئولان دفاتر, منشي ها, تايپيست ها

امکان پيگيری تلفنی کارها در هر مكان و هر زمان(اتوماسيون اداری)

اعمال کنترل بر اطلاعات طبقه بندي شده

دقت در انجام عمليات وثبت تمامی امور

حذف کامل کاغذ از فرايند انجام کارها

رديابي امور وپيگيری به موقع مراحل کار

سهولت وسرعت در گردش عمليات

امنيت بالا در نگهداری از اسناد و امكان دسترسی به آن(اتوماسيون اداری)

پيش نيازهای پياده سازی

اعتقاد مديريت ارشد سازمان به ضرورت ايجاد تحول در سازمان

شناخت وضع موجود گردش و نگهداری اسناد در سازمان(اتوماسيون اداری)

فراهم ساختن بستر ارتباطی و تجهيزات سخت افزاری

تهيه و تدوين متدولوژی استقرار سيستم

ارائه آموزش های پايه به كاربران(اتوماسيون اداری)

سفارش تولید محتوا متنی توسط دیجیتال مارکتینگ سرو