در سازمان‌ها برای گزارشگری و شناسایی بهتر هزینه‌ها آن‌ها را بر اساس عوامل هزینه و مراکز هزینه تفکیک و طبقه‌بندی می‌کنند. برای سازمان‌ها مطلوبیت دارد بدانند یک هزینه مشخص (عامل هزینه و محرک هزینه، مانند هزینه برق یا هزینه تعمیر و نگهداری ساختمان) در کدام‌یک از بخش‌های اداری، مدیریت، فروش، خدمات و یا تولید انجام‌شده است. هر یک از این بخش‌ها خود می‌توانند دارای مراکز جداگانه‌ای باشند.
برای نمونه در بخش تولید ممکن است مراکز هزینه‌ای چون برش، جوشکاری، مونتاژ، رنگ‌کاری و بسته‌بندی وجود داشته باشد. در بخش خدمات ممکن است مراکز هزینه‌ای چون انبار، رستوران، نگهبانی، سرپرستی، تعمیرات و نگهداری و … وجود داشته باشد. برای نمونه اگر در این سازمان در ماه فروردین هشتاد میلیون ریال هزینه اضافه‌کاری پرداخت‌شده باشد، مدیران و تصمیم گیران سازمانی می‌خواهند بدانند بیش‌ترین هزینه اضافه‌کار جذب کدام‌یک از مراکز هزینه شده است تا بر اساس حجم تولید، مقدار ضایعات، حاشیه سود و … در رابطه با ساعات اضافه‌کار تصمیم‌گیری کنند و برای نمونه آن را افزایش یا کاهش دهند. برای کاهش هزینه‌های تولید و افزایش حاشیه سود لازم است تا سازمان‌ها از ترکیب دقیق هزینه‌ها به تفکیک محل‌های رخ داد آن‌ها اطلاع داشته باشند. برای نمونه برای کاهش هزینه دستمزد لازم است تا بدانیم دستمزد در مرحله اول در چه مراکزی و در مرحله دوم به چه افرادی پرداخت می‌شود. در تحلیل دقیق دستمزد بر پایه مراکز هزینه گاه یک سازمان را به آنجا رهنمون می‌نماید که کل فعالیت‌های یک مرکز هزینه خود (مثلاً فعالیت‌های مرکز هزینه رنگ‌کاری) را برون‌سپاری کند و انجام آن را به یک پیمانکار واگذار نماید زیرا در این صورت برای آن سازمان مقرون‌به‌صرفه تر خواهد بود. به‌استثنای نیازهایی این چنین در حوزه گزارشگری، تحلیل و تصمیم‌گیری روش‌های محاسبه بهای تمام‌شده نیز در بردارنده مفاهیمی است که تقسیم‌بندی مراکز را اجتناب‌ناپذیر می‌کند. در محاسبه بهای تمام‌شده هزینه‌های تولید و هزینه‌های خدمات تولید، یعنی هزینه‌های رخ‌داده در مراکز هزینه تولیدی و خدماتی، به‌عنوان هزینه‌های مواد، دستمزد مستقیم و هزینه‌های سربار، ذیل بهای تمام‌شده کالای ساخته‌شده آورده می‌شوند اما هزینه‌های اداری، فروش و مدیریت و … به‌عنوان هزینه‌های اداری، تشکیلاتی، فروش شناسایی می‌شوند و به‌هیچ‌عنوان ذیل بهای تمام‌شده کالای ساخته‌شده گزارش نمی‌شوند. هم‌چنین برای تفکیک هزینه‌های مستقیم تولید (مانند دستمزد مستقیم) از هزینه‌های غیرمستقیم تولید و هزینه سربار (مانند هزینه دستمزد کارگران آشپزخانه) نیاز است تا مراکز هزینه تولیدی و مراکز هزینه خدماتی به‌دقت از هم متمایز و تفکیک شوند؛ بنابراین همواره مراکز هزینه در یکی از گروه‌های سه‌گانه تولیدی، خدماتی و اداری، فروش قرار داده می‌شوند و سپس خود این گروه‌ها به مراکز هزینه ریزتری تقسیم می‌شوند. برای تفکیک مراکز هزینه تولیدی از مراکز هزینه خدماتی باید گفت که مراکز هزینه تولیدی آن مراکزی هستند که جریان اصلی کالا (مواد، نیمه ساخته و محصول) از آن‌ها عبور می‌کند و در این مراکز بر روی این جریان اصلی کالا کار انجام می‌شود و در آن تغییراتی به وجود می‌آورد. ممکن است گفته شود با این حال جریان اصلی کالا از مراکز هزینه‌ای چون انبار، نگهبانی و حتی حمل‌ونقل عبور می‌کند اما این مراکز، مراکز هزینه خدماتی هستند. می‌بایست یادآور شد جریان اصلی کالا در هنگام عبور از مراکز هزینه تولیدی هم‌زمان تغییر و تبدیل پیدا می‌کند. برای نمونه کالا در رنگ‌کاری رنگ می‌شود اما همین کالا صرفاً از انبار عبور می‌کند بدون آن که تغییر و تبدیلی در آن صورت پذیرد.
عامل هزینه:
جهت تهیه گزارش‌های کارآمد و دقیق از وضعیت هزینه‌ها نیاز است تا هزینه‌ها خود به عامل‌ها و یا محرک‌های هزینه دسته‌بندی شوند. برای نمونه نیاز است تا هنگامی‌که از هزینه‌های حقوق و دستمزد سخن گفته می‌شود مشخص شود منظور از این هزینه دقیقاً کدام‌یک از محرک‌های آن است. محرک‌هایی چون حقوق پایه، حق اولاد، اضافه‌کار، حق مأموریت، پاداش، بهره‌وری و … . دسته‌بندی هزینه‌ها سبب می‌شود تا بتوان هزینه‌ها را با یکدیگر مقایسه کرد و اطلاعات قابل‌درک‌تر و مختص با آن هزینه را درباره آن‌ها به نمایش گذاشت. مرکز هزینه و عامل هزینه هرگاه هم‌زمان در شناسایی، طبقه‌بندی و گزارش گری هزینه‌ها به کار روند، بستر اطلاعاتی بسیار مناسبی را برای تحلیل هزینه‌ها فراهم می‌کنند. در استاندارد حسابداری شماره یک «نحوه ارائه صورت‌های مالی» دربند 62 و 63 درباره طبقه‌بندی هزینه‌ها، ذیل مفهوم‌های «کارکرد هزینه» و «ماهیت هزینه» سخن گفته‌شده است. منظور از کارکرد هزینه این است که هزینه مربوط به جریان تولید کالا، جریان خدمات تولید کالا و یا جریان فروش، مدیریت و یا هزینه‌های اداری سازمان تولید و فروش کالا است. کارکرد هزینه اطلاعاتی را درباره بخش‌بندی هزینه‌ها به هزینه‌های تولید، خدماتی و اداری و فروش ارائه می‌کند. این در حالی است که «ماهیت هزینه» به‌طور مستقیم به خود هزینه‌ها، عامل‌های هزینه و محرک‌های هزینه مربوط می‌شود و اطلاعاتی را درباره ریز هزینه‌ها ارائه می‌دهد. از دیدگاه استاندارد حسابداری شماره یک افشای هزینه‌ها از دیدگاه کارکرد اجباری نیست اما افشای آن‌ها از دیدگاه ماهیت هزینه‌ها ضروری است.
بند 62: در روش طبقه‌بندی بر مبنای کارکرد هزینه که بعضاً روش بهای تمام‌شده فروش نامیده می‌شود، هزینه‌ها برحسب کارکرد به‌عنوان بخشی از بهای تمام‌شده فروش، توزیع یا اداری طبقه‌بندی می‌شوند. این نحوه ارائه در مقایسه با روش طبقه‌بندی هزینه‌ها برحسب ماهیت اطلاعات مربوط‌تری را در دسترس استفاده‌کنندگان قرار می‌دهد، لیکن در این روش تخصیص مخارج به کارکردها می‌تواند اختیاری و نیازمند اعمال قضاوت قابل‌توجهی باشد.
بند 63: در روش طبقه‌بندی بر اساس ماهیت هزینه، هزینه برحسب ماهیت (نظیر استهلاک، مواد مصرفی، کرایه حمل، حقوق و دستمزد، تبلیغات) با یکدیگر جمع شده و در صورت سود و زیان منعکس می‌شود.
البته باید دقت داشت که بین «عامل هزینه» و «محرک هزینه» تفاوت ظریفی وجود دارد. عزیز عالی ور در جلد اول حسابداری صنعتی (مفاهیم و کاربردها در هزینه‌یابی) ص 106 درباره «شناسایی محرک‌های هزینه» می‌نویسد:
اولین اقدام مهم برای تفهیم و درک رفتار هزینه‌ها در هر سازمانی، شناسایی محرک‌های هزینه است. محرک هزینه، ویژگی رویداد یا فعالیتی است که موجب می‌شود هزینه‌ها به‌واسطه آن رویداد یا فعالیت واقع شوند. در بسیاری از سازمان‌ها، انواع مختلف هزینه‌ها به محرک‌های گوناگون هزینه واکنش نشان می‌دهند. مثلاً، در مؤسسات تولیدی، هزینه دستمزد مونتاژ می‌تواند تابعی از مقدار محصول تولیدشده یا تعداد قطعات در هر محصول باشد. برعکس، هزینه دستمزد تنظیم ماشین‌آلات می‌تواند تابعی از دفعات تولید باشد. هزینه حقوق و دستمزد مربوط به مدیریت مواد می‌تواند از عوامل مرتبط با مواد نظیر مقدار و هزینه مواد مصرفی، تعداد قطعات در محصولات مختلف و تعداد دریافت محموله‌های مواد ناشی شود؛ بنابراین می‌توان نتیجه‌گیری کرد که بسیار ساده‌نگری خواهد بود اگر تمام هزینه‌های دستمزد کارخانه با هم جمع و سپس گفته شود که جمع هزینه دستمزد تابعی از مقدار محصول تولیدشده است. از دیدگاه حسابداری صنعتی و مدیریت، حسابداران باید در جداسازی انواع گوناگون هزینه در مخازن یا حوضچه‌های مختلف هزینه و شناسایی مناسب‌ترین محرک هزینه برای هر یک از این مخازن و حوضچه‌ها دقیق باشند.
حسابداران صنعتی و مدیریت باید به میزانی که یک هزینه یا مجموعه‌ای از هزینه‌ها هماهنگ با یک محرک هزینه مشخص تغییر می‌کند، توجه کنند. هرقدر همبستگی بین هزینه و محرک هزینه موردنظر بیش‌تر باشد، درک و برداشت از رفتار آن هزینه دقیق‌تر خواهد بود. نکته دیگر، توجه به رویکرد فزونی منافع بر مخارج در شناسایی محرک‌های هزینه است. هرقدر تعداد محرک‌های هزینه مورد استفاده در توصیف رفتار هزینه‌ها افزایش یابد، صحت اطلاعاتی که بدست می‌آید افزایش خواهد یافت اما هزینه تهیه و دستیابی به اطلاعات نیز بالا خواهد رفت.
