هزینه حقوق و دستمزد نشان‌دهنده سهم نیروی کار در تولید محصولات و ارائه خدمات بوده ویکی از مهم‌ترین هزینه‌های عملیاتی اکثر مؤسسات است.
هزینه حقوق و دستمزد بخش قابل‌ملاحظه‌ای از هزینه‌های یک مؤسسه را به خود اختصاص می‌دهد پرواضح است مدیریت واحدهای اقتصادی نیاز به کنترل دقیق و منظمی در این زمینه‌دارند و از طرفی کارکنان[فضل1] یک واحد اقتصادی توقع دارند حقوق و مزایای خود را به شکل منظم دریافت کنند
و همچنین باید توجه داشت که محاسبات تعیین حقوق و مزایا پرحجم و گسترده است و در ضمن معمولاً قوانین کشورها واحدهای اقتصادی را ملزم نموده‌اند تا اطلاعاتی از حقوق و دستمزد و مزایای مربوطه را همه ماه به دستگاه‌های ذی‌ربط همچون وزارت دارایی برای وصول مالیات حقوق و سازمان تأمین اجتماعی برای ارائه خدمات ارسال دارند درنتیجه موارد فوق ایجاد یک سیستم منظم و دقیق را برای حقوق و دستمزد ضروری کرده است بنابراین یکسیستم حقوق و دستمزد باید به شکلی طراحی شود که اطلاعات لازم را به سرعت و به‌موقع جمع‌آوری و مبلغ صحیح قابل پرداخت به هر یک از کارکنان و دستگاه مربوطه را محاسبه کند و در ضمن روش‌های کنترلی مناسبی برای جلوگیری از پرداخت وجوه به شکل غیرقانونی به افراد سوءاستفاده کننده را ایجاد نماید.
وظایف حسابداران در مورد هزینه حقوق و دستمزد از ساده‌ترین و درعین‌حال بااهمیت‌ترین آنها است. محاسبه و پرداخت درست و به‌موقع حقوق و دستمزد یکی از عوامل مؤثر در ایجاد رابطه مطلوب بین کارکنان (کارگران) و کارفرما است.
یکی دیگر از عوامل با اهمیت در برقراری رابطه مناسب بین مدیریت مؤسسات، کارکنان و مقامات قانونی از قبیل ادارات کار، بیمه و دارایی (ذینفعان داخلی و خارجی) ارائه مدارک، مستندات و گزارشات سیستم حقوق و دستمزد است که می‌بایست به‌درستی تهیه و به آسانی قابل‌فهم باشند.
سیستم حقوق و دستمزدpayroll system
به مجموعه اجزا به‌هم‌پیوسته در داخل یک مؤسسه که داده‌های مربوط به سهم نیروی کار را در تولید محصولات یا ارائه خدمات به‌صورت اطلاعات حقوق و دستمزد تبدیل می‌نماید یک سیستم حقوق و دستمزد گفته می‌شود.
داده‌های مربوط به نیروی کار را می‌توانیم نام کارمند یا کارگر، شماره پرسنلی یا شماره بیمه تأمین اجتماعی، ساعات یا روزهای کارکرد، نرخ دستمزد، میزان اضافه‌کاری، … و کسورات قانونی و توافقی (بیمه، مالیات، وام، مساعده، …) نام برد.
با توجه به پیچیدگی زیادی که سیستم حقوق و دستمزد دارد محاسبه دستی آن عاری از ایراد و خطا نخواهد بود.
در سال‌های اخیر با توجه به توسعه و رشد سیستم‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری کامپیوتر، استفاده و به‌کارگیری آن در محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد امری اجتناب‌پذیر شده است.
خصوصاً اینکه به علت مزایای متعدد کامپیوتر از قبیل سرعت، دقت محاسبه بالا و کیفیت اکثر شرکت‌ها و کارگاه‌هایی که دارای کارکنان قابل‌توجهی هستند از سیستم‌های نرم‌افزاری جهت انجام محاسبات استفاده نموده‌اند.
نرم‌افزار حقوق و دستمزد در نگاه اول دارای ویژگی محاسباتی است ولی به دلیل پیچیدگی‌های قوانین و مقررات استخدامی می‌بایست دارای ویژگی‌های دیگری نیز باشند که دو ویژگی مهم سیستم نرم‌افزاری بسیار حائز اهمیت است.
انعطاف‌پذیری بالا و سهولت اعمال تغییرات
عوامل و پارامترهای مؤثر بر حقوق از عوامل متعددی مثل قوانین کشوری و سیاست‌های داخلی سازمان تأثیر می‌گیرند. درواقع علاوه بر اعمال قوانین حاکمیتی و کشوری هر سازمان بنا بر دستورالعمل‌ها و آیین‌نامه‌های داخلی علاقه‌مند به اعمال سیاست‌های نظارتی خود نیز هستند و به همین دلیل محاسبات از تنوع و پیچیدگی‌های زیادی در برخوردارند و انجام و اعمال تغییرات در پارامترهای حقوق اجتناب‌ناپذیر است.
این روش‌ها از الزامات قانونی و یا بسته‌های انگیزشی و حمایتی داخلی نشاط می‌گیرد و سیستم مورداستفاده شده باید علاوه بر پیش‌بینی محاسبات قانونی، امکان تعریف و به‌کارگیری محاسبات خاص سازمان به شکل منعطف را داشته باشد.
پاسخگویی مناسب به ذینفعان داخلی و خارجی سازمان
تغییرات مداوم مربوط به گزارش‌های قانونی و موردنیاز مراجع دولتی تهیه گزارشات را به‌صورت دستی بسیار سخت و در عین کار دارای اشکالاتی است که در محاسبات دستی به دلیل اینکه طرف ارائه گزارشات ارگان دولتی است می‌تواند با کوچک‌ترین اشتباهی مشکلات قانونی را به همراه آورد.
افزون بر ضرورت ارائه گزارش و خروجی‌های قانونی در سیستم حقوق و دستمزد، ذینفعان داخلی به‌منظور برنامه‌ریزی نیازمند گزارش‌های متنوعی هستند تا بتوانند هزینه‌های متنوع پارامترهای حقوق را مقایسه و در مورد روش‌های بهره‌وری منابع انسانی تصمیم‌گیری نمایند.
بدین لحاظ شرکت شماران سیستم راه‌حلی نوین و درواقع جایگزین برای تمام سیستم‌های حقوق و دستمزد (دستی و مکانیزه) ارائه نموده است که قابلیت پیاده‌سازی پیچیده‌ترین و حجیم‌ترین (از نظر نحوه محاسبه و یا تعداد حقوق بگیران) را با کمترین هزینه و کوتاه‌ترین زمان به همراه داشته باشد.
در نرم‌افزار حقوق و دستمزد شرکت شماران سیستم انواع استخدام، مزایا و کسور، آیین‌نامه‌های محاسباتی پرداخت و … به‌صورت پارامتریک بوده و کاربر قادر است که شرایط پرداخت را با توجه به مقررات سازمان خود تعریف نماید. گزارشات متنوع این نرم‌افزار برای پاسخگویی به ذینفعان درون و بیرون سازمان تهیه شده است. توانایی محاسبه تسویه حساب گروهی برای شرایط مختلف پرداخت و محاسبات پیچیده معوقه حقوق و ثبت کارکرد کارکنان به تفکیک هر پروژه از ویژگی‌های مهم این نرم‌افزار بشمار می‌آید.
امکانات کلی این سیستم:
- ثبت اطلاعات حقوقی شرکت به تفکیک نام کارگاه، کارفرما و حوزه‌های مالیات و شعب بیمه
- تعریف انواع استخدام، جداول مالیاتی، احکام و پارامترهای محاسبه
- تعریف انواع وام، اعتبار، پس‌انداز، بیمه تکمیلی و کسورات متفرقه
- تعریف فرمول‌های محاسباتی برای هر یک از اقلام حقوق و مزایا
- تعریف وضعیت استخدامی و الگوهای محاسبه حقوق
- ثبت مساعده، مزایای طی ماه، عیدی، بازخرید مرخصی و تسویه حساب
- تعریف پیش‌فرض‌های فایل کارکرد ماهانه به تفکیک مرکز، پروژه و مرحله
- انتقال کارکرد از فایل دلخواه از دستگاه‌های حضور و غیاب
- ایجاد فایل بانک، بیمه و مالیات بر اساس قوانین و مقررات
- تعریف انواع الگوی سند حقوق
- صدور اسناد عیدی، بازخرید خدمت به‌صورت ماهانه
