داشبورد مدیریت منابع انسانی چیست؟

داشبورد مدیریت منابع انسانی یا HR Dashboard و گزارش منابع انسانی بخشی جدایی ناپذیر از مدیریت منابع انسانی است. هر دو ابزار برای تصمیم گیری آگاهانه در منابع انسانی مهم هستند. چرا؟ زیرا زمانی که شرکای تجاری منابع انسانی و سایر ذینفعان دیدگاهی نسبت به سازمان خود ندارند، مدیریت کارها دشوار است. البته هرگز نترسید، گزارش منابع انسانی می تواند این مشکل را حل کند! شاید از خود بپرسید چگونه؟ خوب، این همان چیزی است که در مقاله داشبورد مدیریت منابع انسانی چیست؟ در مورد آن صحبت خواهیم کرد. در اینجا هر چیزی که در مورد HR یا داشبورد منابع انسانی نیاز دارید را ارائه کرده ایم.

ما مزایای گزارش منابع انسانی و همچنین داده ها و معیارهایی را که می تواند در این گزار گنجانده شود، بررسی خواهیم کرد. ما همچنین یک گزارش تعاملی و چند الگویی از داشبورد منابع انسانی را ارائه می‌کنیم تا آشنایی عملی، در مورد نحوه شروع کار به دست آورید.

3 کاربرد گزارش منابع انسانی

گزارش در مورد نیروی کار یکی از وظایف اساسی تیم منابع انسانی است. هنگامی که به درستی انجام شود، سه مزیت کلیدی برای منابع انسانی و مدیریت ارائه می دهد:

• نظارت بر منابع انسانی و گزارش‌ دهی منظم، منابع انسانی را قادر می‌سازد تا با ردیابی معیارهای کلیدی نیروی کار، نبض سازمان‌ را حفظ کند. روندها و فرصت های جدید را می توان در اوایل هر چیزی تشخیص داد و مشکلات نوظهور را می توان قبل از اینکه تأثیر قابل توجهی بر کسب و کار داشته باشد، مورد توجه قرار داد.
• اطلاعات مدیریت گزارش منابع انسانی نیز می تواند به مدیران در انجام بهتر کارشان کمک کند. گزارش منابع انسانی می تواند مدیران را در مورد پیشرفت های مرتبط در تیم ها و بخش خود مطلع کند. به عنوان مثال، زمانی که بخش بازاریابی با گردش مالی بالا و زمان زیادی برای استخدام دست و پنجه نرم میکند، مدیران به احتمال زیاد بر حفظ کارمندان تأکید دارند و از خطراتی مانند زمان جایگزینی طولانی تر زمانی که فردی در شرف ترک است، آگاه خواهند بود.
• شما می توانید مناطق مشکل را ردیابی کنید. گزارش منابع انسانی همچنین راهی عالی برای ردیابی مناطق مشکل اصلی به روش شفاف ارائه می دهد. شفافیت در نرخ جابجایی به ازای هر مدیر، آنها را تشویق می‌کند تا به حفظ کارمندان توجه بیشتری داشته باشند، زیرا شهرت خودشان در خط است! با ردیابی مناطق مشکل دار، منابع انسانی می تواند از موقعیت خود برای ایجاد پیشرفت ها استفاده کند.

نحوه ایجاد گزارش منابع انسانی

یک داشبورد منابع انسانی کارآمدترین راه برای نظارت، مدیریت، ردیابی و گزارش داده ها است. استفاده از این ابزار هوش تجاری، شما را قادر می سازد KPI های منابع انسانی (شاخص های کلیدی عملکرد) را ردیابی، تجزیه و تحلیل کرده و بر اساس آن گزارش دهید.

قبل از شروع به ایجاد گزارش منابع انسانی، باید در مورد “چگونه” و “چه زمانی” به چند نکته توجه کرد.

خودکارسازی یا دستی

بسیاری از سازمان ها هنوز با گزارش های داده های موقت کار می کنند. به عنوان مثال، هنگامی که یک مدیر می خواهد چیزی در مورد نیروی کار سازمان بداند، از منابع انسانی می خواهد که گزارشی را برای آنها ارسال کند. پس از این درخواست، بخش داده های منابع انسانی برای تهیه این گزارش اضافه کاری خواهد کرد. این نمونه ای از گزارش دهی ناکارآمد است. گزارش‌های منابع انسانی باید به طور فعال مستقر شوند و باید خودکار باشند.

اگر از نرم‌ افزار خاصی برای ایجاد گزارش استفاده شود، می‌توان گزارش منابع انسانی را خودکار کرد. مانند Excel، Gusto یا BambooHR. گزینه های نرم افزاری زیادی در بازار وجود دارد، اینها برخی از بهترین داشبوردهای منابع انسانی هستند. در هر صورت شما می توانید خودکار سازی را در همه این سیستم ها انجام دهید.

استاتیک یا داشبورد

مطابق با نکته قبلی، هنوز تعداد قابل توجهی از سازمان ها هستند که با گزارش های دستی/کاغذی کار می کنند. این لزوماً بد نیست: وقتی اطلاعات به احتمال زیاد تغییر نمی کند، گزارش های کاغذی می توانند کاملاً مفید باشند. داشبورد منابع انسانی کارآمدترین راه برای نظارت، مدیریت و ردیابی داده ها است. با استفاده از این ابزار هوش تجاری، شما را قادر می سازد KPI های منابع انسانی (شاخص های کلیدی عملکرد) را ردیابی، تجزیه و تحلیل و گزارش دهید. این امکان را به شما ارائه می دهد تا جزئیات دقیق تر را بررسی کنید.

گردش مالی ممکن است معیار جالبی باشد، اما چه مقدار از این گردش مالی شامل ضررهای پشیمان شده است؟ وقتی بازیگر بدی ترک می‌کند، پلک نمی‌زنید، اما مثل این است که وقتی یک بازیگر با عملکرد عالی ترک می‌کند، به پای خود شلیک کنید. این کارمندان مواد بالقوه مدیریت ارشد هستند. داشبوردهای تعاملی به شما این امکان را می‌دهند که اطلاعات خود را عمیق‌تر کنید و این مشاهدات را انجام دهید. می‌توانید به همه کارکنان منابع انسانی دسترسی به این داشبورد بدهید یا دسترسی یا داده‌های مربوطه را برای پرسنل مربوطه فراهم کنید.

در حالی که داشبوردهای قبلی آموزش های ساده ای را ارائه می دهند، داشبوردهای پیشرفته تر به شما امکان می دهند آینده را از طریق الگوریتم های یادگیری ماشینی پیش بینی کنید. این موضوع پیش بینی در مورد نحوه رفتار کارمندان ارائه می دهد، به عنوان مثال، اینکه کدام کارمندان در معرض خطر ترک کار هستند. این اطلاعات به طور بالقوه می تواند ارزش استراتژیک زیادی داشته باشد.

توصیه بهداشتی!

نکته پایانی قبل از اینکه نمونه ای از گزارش منابع انسانی را به شما نشان دهیم: گزارش منابع انسانی اغلب به عنوان یک توصیه بهداشتی در نظر گرفته می شود. یعنی که مانند بهداشت، گزارش دقیق مورد قدردانی قرار نمی گیرد.

برای توضیح بهتر این مفهوم، تصور کنید که برای صرف غذا در یک رستوران بیرون آمده اید. به احتمال زیاد در مورد تمیز بودن یک رستوران نظر نمی دهید. این چیزی است که همه ما انتظار داریم! اما، اگر به شما کارد و چنگال کثیف داده شود، یا توالت ها نامرتب باشند، (به حق) شکایت خواهید کرد. بنابراین، برای ربط دادن این موضوع به منابع انسانی؛ گزارش دهی چندان مورد توجه قرار نمی گیرد مگر اینکه خطا رخ دهد. گزارش دقیق، مانند نظافت در یک رستوران، برای حفظ اعتبار ضروری است.

لوک اسمایر، بنیانگذار iNostix، چند سال پیش این را در مورد گزارش HR نوشت. ما فکر می کنیم که به خوبی این احساس را نشان می دهد.

مشکلات گزارش منابع انسانی HR

مشکلات متعددی در رابطه با گزارش منابع انسانی وجود دارد. پرداختن به این موارد مهم است زیرا از گرفتار شدن شما در یک چرخه گزارش دهی بی پایان جلوگیری می کند.

• اتوماسیون گزارش منابع انسانی: سعی نکنید هر گزارش را به صورت دستی تولید کنید. این بسیار ناکارآمد است و ظرفیت بخش داده های منابع انسانی شما را تخلیه می کند. همه گزارش‌هایی که در این مقاله توضیح داده شده‌اند به راحتی می‌توانند خودکار و خودکار تولید شوند.
• اطلاعات مرتبط را ارائه دهید: سعی نکنید همه را خوشحال کنید. اگر بتوانید 80 درصد مردم را با 20 درصد اطلاعات راضی کنید، این بهترین راه حل است. ایجاد یک داشبورد بیش از حد پیچیده و گزارش در مورد داده های نامربوط ممکن است به تعامل کم با گزارش ها یا داشبوردها منجر شود و در نتیجه تأثیر آن را کاهش دهد.
• رفع اشتباهات: داده های منابع انسانی دارای خطای انسانی خواهند بود! مهم نیست که نرم افزار، فرآیندها و کارکنان شما چقدر کارآمد هستند، اشتباهاتی وجود خواهد داشت. هنگامی که اشتباهات رخ می دهد، آنها را در سیستم های منبع رفع کنید. و مطمئن شوید که رویه هایی ایجاد می کنید که در ورودی داده ها پویا هستند.

معیارهای گزارش منابع انسانی

چندین معیار مهم وجود دارد که باید در گزارش منابع انسانی گنجانده شود. توجه داشته باشید که اکثر آنها معیارهای سطح بالا هستند زیرا یک نمای کلی سازمانی ارائه می دهند. ما فهرست‌های متعددی از معیارهای HR منتشر کرده‌ایم، از جمله معیارهای استخدام و معیارهای عملکرد در این پلتفرم. اینها را می توان برای داشبوردهای تخصصی استفاده کرد. متداول ترین معیارهای HR که در مورد آنها گزارش می شود عبارتند از:

• ارشدیت (Seniority)
• جنسیت: تمایز رایج برای حفاری در داده‌های تنوع
• سن: سن در نیروی کار چند نسلی امروزی اهمیت فزاینده ای پیدا می کند. سن برای برنامه ریزی استراتژیک محل کار و برنامه ریزی جانشین پروری مهم است. همچنین اغلب یک نقطه تمرکز کلیدی برای سازمان هایی است که می خواهند نوآوری و سازماندهی مجدد کنند.
• سطح تحصیلات: سطح تحصیلات فقط باید در صورت موجود بودن و زمانی که با اهداف کلی سازمان مرتبط باشد درج شود. در غیر این صورت، خطر این را دارد که در گزارش منابع انسانی یک «متریک بیهودگی» باشد.
• نوع عملکرد: معیارهایی مانند نوع عملکرد یا خوشه های تابع ممکن است به تشخیص گروه های مختلف در شرکت کمک کند. یک مثال می تواند مدیریت عالی، مدیریت میانی، پرسنل تولید و کارکنان پشتیبانی باشد.
• FTE: معادل تمام وقت ساعات کار یک کارمند به صورت تمام وقت است. تعداد FTE اغلب کمتر از تعداد کل کارکنان است. این امر به ویژه در صورتی صادق است که تعداد زیادی از کارگران پاره وقت در سازمان حضور داشته باشند.
• FTE اندازه گیری دقیقی از حجم کل کار در سازمان ارائه می دهد. علاوه بر این، افرادی که کمتر از 1 FTE کار می کنند را می توان کارگر پاره وقت در نظر گرفت.
• کارمندان فعال: این معیار تعداد کارکنان شاغل در سازمان را نشان می دهد.
• گردش مالی: این معیار تعداد و/یا درصد کارمندانی را که در دوره قبل ترک کرده اند را نشان می دهد. نحوه محاسبه گردش مالی کارکنان را اینجا بخوانید.
• استخدام های جدید: این معیار تعداد و/یا درصد کارکنان جدیدی را نشان می دهد که در سال گذشته به سازمان پیوسته اند.
• میزان غیبت: این معیار درصدی از غیبت کارکنان را به طور متوسط ​​در دوره قبل نشان می دهد. بازنمایی دیگر از این تعداد، مجموع روزهای غیبت هر کارمند است.
• هزینه غیبت: این معیار یک معیار استاندارد نیست، اما می تواند نرخ غیبت ذکر شده قبلی را با پیوست کردن آن به یک عدد مالی، ملموس تر کند.
• هزینه نیروی کار: هزینه نیروی کار مجموع پولی است که یک سازمان به نیروی کار خود می پردازد. این عدد شامل مزایای کارکنان و مالیات بر حقوق است. هزینه نیروی کار را می توان به هزینه های مستقیم یا غیرمستقیم تقسیم کرد. هزینه های مستقیم، هزینه های نیروی کار مرتبط با افرادی است که در فرآیند اولیه مشارکت دارند (کارگر خط مونتاژ). هزینه های غیرمستقیم را نمی توان در سطح خاصی از تولید (یک فرد امنیتی نگهبان کارخانه) ردیابی کرد.
• هزینه آموزش: هزینه آموزش نشان دهنده کل مبلغی است که یک شرکت برای آموزش نیروهای جدید و نیروی کار موجود هزینه می کند.
• هزینه استخدام: کل هزینه تلاش های استخدام. معمولاً شامل هزینه‌های آژانس‌های خارجی، آگهی‌های شغلی و گاهی اوقات کاهش بهره‌وری می‌شود. هزینه های استخدام بسیار بیشتر است. به عنوان مثال می توان به هزینه زمان مدیریت در انتخاب و آموزش، و فرسودگی – مدت زمان ماندن یک کارمند در پست اشاره کرد.
• زمان پر کردن: قبلاً به زمان پر کردن اشاره کرده ایم. این تعداد روزهای بین باز شدن یک موقعیت و پذیرش آن موقعیت توسط نامزد است. این معیار به طور قابل توجهی بین انواع شغل متفاوت است: برای مثال، پیدا کردن توسعه‌دهندگان نرم‌افزار، تحلیلگران داده‌های بزرگ و فروشندگان بسیار ماهر بسیار سخت‌تر از بازاریابان سطح ابتدایی است.

البته معیار های دیگری نیز وجود دارند که ممکن است در این گزار جای بگیرند.

نمونه قالب های گزارش منابع انسانی

برای اینکه کامل بتوانید این موضوع را درک کنید، در ادامه چند مورد از قالب های گزار منابع انسانی را ارائه کرده ایم.

قالب داشبورد مدیریت منابع انسانی 1

قالب داشبورد مدیریتی منابع انسانی 2

قالب داشبورد مدیریتی منابع انسانی 3

قالب داشبورد مدیریتی منابع انسانی 4