مدیریت فرآیندها و گردش کار سازمان (Workflow)
یکی از مهمترین مشکلات و چالشهای پیش روی مدیران شرکتها و سازمان‌ها، نحوه مدیریت گردش کار و پیگیری امور محوله به افراد آن مجموعه می‌باشد. روش‌های مرسوم مبتنی بر یادداشتهای کاغذی و یا پیگیریهای تلفنی و … ، هیچکدام نمی‌تواند پاسخگوی نیازهای یک مجموعه کارآمد و هدفمند باشد. وابستگی امور ارجاعی به اشخاص از جمله؛ حضور فیزیکی، عدم دسترسی به اطلاعات در هر لحظه، کندی انتقال اطلاعات، از دسترس خارج شدن نتایج پیگیریها در غیاب فرد مسئول و عدم تعیین تاریخ سررسید، به‌عنوان ضعف سیستمهای سنتی در شرکتها و سازمان‌ها به وضوح قابل مشاهده است.
تمامی فرآیندهای سازمان دارای یک روند اجرایی هستند. این فرآیند به بخش‌های مختلف تقسیم شده و با زمان‌بندی مشخص به افراد مختلف اختصاص داده و انجام می‌شوند. در واقع هر وظیفه در یک سازمان از وظایف کوچکتری تشکیل شده است که به طور معمول این وظایف توسط افراد مختلف انجام می‌شود.
در این میان دو نکته مهم و اساسی قابل توجه است:
1. مدیریت گردش کار، که شامل انتساب وظایف به افراد مورد نظر می‌باشد.
2. مدیریت زمانی که در این میان صرف می‌شود تا این وظیفه پس از انجام توسط یک کارمند به کارمند مربوط‌ی بعدی برسد.
برای دستیابی به این اهداف، ابتدا باید گردش کار و نحوه‌ی اجرای فرآیندها در یک سازمان به دقت مورد مطالعه و سپس نمودارهای مربوط به این گردش کارها رسم شده و مورد بازبینی قرار گیرند. در بسیاری از موارد با حذف و یا اضافه کردن بعضی موارد کاری، گردش کار در یک سازمان مورد تحول اساسی قرار گرفته و بازدهی سازمان و سرعت انجام وظایف را بهبود می‌بخشد.
مدیریت فرآیندها و گردش کار شماران با شناسایی نیازها و روند فرآیندها و در نظر گرفتن زمان‌بندی مناسب جهت اجرای امور، قادر خواهد بود که گردش کارهای متفاوتی را تعریف نماید.با ایجاد گردش کار، فرآیندهای سازمان به سادگی به‌صورت اتوماتیک مرحله به مرحله انجام خواهند شد و مسئولیت و وظایف افراد در سازمان مشخص و قابل کنترل خواهند گشت.
یکی دیگر از ویژگی‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری شماران، بهره‌مندی از Intelligence Workflow جهت تعریف فرآیندهای شناسایی هوشمند است. در این فرآیند کاربر نیاز دارد که بر اساس پارامترهای موجود در سازمان همچون مهارت، حضور، ترتیب، حجم کار و … به‌صورت هوشمند و اتوماتیک شخص مورد نظر را جهت انجام کار انتخاب نماید که این نوع فرآیند می‌تواند تمام پارامترهای کاربر را در یک مدل هوشمند و رابطه‌ای دریافت نموده و در فرآیند اصلی جهت انتخاب کاربر انجام دهنده بگنجاند.
برخی از فرآیندهای قابل تعریف در مدیریت فرآیندها و گردش کار سازمان شماران:
فرآیند درخواست مساعده
فرآیند درخواست و اعطای وام
فرآیند درخواست خرید کالا/ خدمات
فرآیند نظام پیشنهادات و انتقادات
فرآیند درخواست خدمات کامپیوتری
فرآیند ارایه خدمات پشتیبانی
فرآیند درخواست مرخصی ساعتی و روزانه
فرآیند ماموریت داخلی ساعتی و روزانه
فرآیند درخواست اضافه کاری
و صدها فرآیند دیگر که توسط مدیران سیستم قابل تعریف است
قابلیت‌ها و امکانات ویژه این سیستم عبارتند از:
ایجاد، ذخیره، بازیابی و ویرایش گردش کار و فرآیندها به‌صورت گرافیکی
تعریف شروط و تصمیم گیری در مراحل مختلف گردش کار و فرآیند
امکان معرفی چارت سازمانی و منابع سازمانی به موتور گردش کار
مدیریت و اجرای چندین فرآیند همزمان
انجام پردازش‌های اتوماتیک در مراحل مختلف یک گردش کار
تعیین مهلت پاسخ (اقدام) در هر قسمت در گردش کار
مشاهده مراحل گردش کاری طی شده به‌صورت گرافیکی
ارجاع اتوماتیک نامه بر اساس یک شرط از پیش تعریف شده در ابزار هوشمند گردش کار
امکان ارتباط به بانک اطلاعاتی دیگر و اعمال شروط از روی بانک اطلاعاتی دیگر
امکان تفویض اختیار توسط مدیر
امکان خروج از فرآیند توسط مدیر
امکان مرجع کردن یک گردش کار بر اساس سیستم Task
