مدیریت خرید و تدارکات یکی از فعالیت‌های اصلی و ستادی هر سازمان و یا شرکت است که با تمامی بخش‌های شرکت در ارتباط بوده است. واحد خرید و تدارکات ارتباط با تأمین‌کننده داخلی و خارجی را به‌منظور تهیه به‌موقع کالا، تجهیزات و خدمات برای بخش‌های مختلف برقرار کرده و هدف آن رفع نیاز آنها به‌منظور دستیابی به اهداف سازمان است.
مدیریت خرید و تدارکات با جمع‌آوری اطلاعات مربوط به فرایندهای خرید از تمام واحدهای سازمان امکان پردازش اطلاعات و دریافت گزارش‌های موردنیاز را فراهم کرده و به مدیریت متمرکز و مؤثرتر سازمان کمک می‌کند.
برنامه‌ریزی خرید داخلی و خارجی کالا و خدمات، از مبانی اصلی شرکت‌های تولیدی، بازرگانی و خدماتی است، جلوگیری از دپو مواد و قطعات مصرفی به‌منظور جلوگیری از خواب سرمایه، تأمین به‌موقع و دستیابی به اطلاعات از اصلی‌ترین نیازهای واحدهای مرتبط با خرید بوده و این انتظار در یک نرم‌افزار جزیره‌ای به‌خوبی پوشش داده نمی‌شود.
مدیریت خرید و تدارکات داخلی چیست؟
فعالیت مدیریت خرید با ایجاد ارتباط مناسب با بخش‌های مختلف سازمان، نیازهای آنها به کالا و خدمات را شناسایی می‌کند و سپس با استفاده از تأمین‌کنندگان منتخب، بهترین آنها از نظر قیمت و کیفیت انتخاب می‌کند و کالای موردنیاز را به‌موقع در اختیار مصرف‌کننده قرار می‌دهد.
مدیریت خرید در سه حوزه پاسخ‌گو است:
الف) چه چیزی: قبل از هر اقدام عملی برای خرید، لازم است مشخصات و نوع کالایی که باید خریداری شود، مشخص گردد که این کار از طریق بررسی درخواست‌های خرید صادرشده و تایید شده صورت می‌گیرد که در بسیاری موارد به دلیل عدم اطلاع از موجودی انبار حجم زیادی درخواست صادر می‌گردد و در سیستم‌های جزیره‌ای انباردار مسئول بررسی و کنترل موجودی انبار است.
ب) چه زمانی: زمان خرید برای تأمین به‌موقع کالا بسیار اهمیت دارد. در واقع طبق بررسی اطلاعات خریدهای قبلی باید زمان تأمین برای کالا پیش‌بینی‌شده تا علاوه بر اینکه زمان خواب کالا در انبار افزایش نیابد در عین حال در زمان مناسب در اختیار واحد مصرف‌کننده قرار گیرد.
ج) چه منبعی: واحدهای خرید معمولاً بدنبال یافتن منابع مطمئن و قابل اعتمادی برای خریدهای خود هستند و این موضوع از حساسیت خاصی برای سازمان برخوردار است زیرا علاوه بر حفظ کیفیت کالای خریداری‌شده می‌بایست سازمان‌ها منبعی مناسب برای خریدهای مداوم و تکراری خود انتخاب کنند.
مراحل 14 گانه فرایند خرید و تدارکات
1-ثبت درخواست خرید بر اساس درخواست مواد و قطعات مصرفی
2-کنترل موجودی انبار و مقدار سفارش در راه
4-برنامه‌ریزی خرید و کنترل وضعیت نقدینگی سازمان
5-بررسی، تایید و تجمیع درخواست‌های خرید
6-تعیین روش خرید
7-استعلام پیش‌فاکتور از تأمین‌کنندگان دارای صلاحیت
8-ارزیابی پیش‌فاکتورها و تعین تأمین‌کننده بر اساس آیین‌نامه معاملات
9-تعیین روش پرداخت وجه
10-ثبت و پیگیری فرایند خرید داخلی و یا خارجی
11-تحویل کالا به‌صورت موقت و تایید از نظر کیفی و کمی و رسید دائم
12-ثبت فاکتور خرید و صدور سند حسابداری انبار
13-تسهیم هزینه‌های تأمین کالا
14-محاسبه بهای تمام‌شده کالای خریداری‌شده
عوامل کارایی مدیریت خرید و تدارکات
عوامل کارایی در اجرای مدیریت خرید در گرو بررسی دقیق عوامل زیر است:
1- اطمینان از فرایند تدارکات
لازم به یادآوری است سازمان نباید هیچ‌گاه با کمبود مواد، قطعات یدکی و سایر ملزومات مواجه شود که در این صورت هزینه‌های بسیار بالایی ناشی از این کمبودها به سازمان تحمیل می‌شود. اطمینان از صحت اجرای صحیح فرایند خرید بسیار حیاتی است.
2-کاهش هزینه انباشت بیش از حد مواد و قطعات مصرفی در انبار
مدیریت خرید باید از طریق برآوردهای دقیق و انتخاب منابع مطمئن، علاوه بر تأمین به‌موقع کالا، از انباشت کالا در انبارهای سازمان و هزینه‌های ناشی از آن مانند خواب سرمایه، خسارت ناشی از انباشت مواد، هزینه‌های نگهداری و … نیز جلوگیری به عمل آورد.
3-حفظ روابط مطمئن و پایدار با تأمین‌کنندگان کالا و خدمات
به‌منظور کسب اطمینان از عملکرد تأمین‌کنندگان (کیفیت و تحویل به‌موقع) و همچنین برخورداری از مزایایی مثل دریافت تخفیفات باید تلاش نموده تا ضمن یافتن عرضه‌کننده مناسب، روابط بلندمدتی را با آنها برقرار کرد.
4-یافتن منابع جایگزین و عدم اتکا به یک تأمین‌کننده خاص
مدیریت خرید باید برای پرهیز از وابستگی، عرضه‌کنندگان متفاوتی داشته و بر اساس ارزیابی‌های دائمی درصد تأمین متفاوتی برای هر کدام در نظر بگیرد تا ضمن حفظ، ارتباط مداومی را با آنها برقرار سازد تا در صورت بروز مشکل جایگزین مناسب در اختیار داشته باشد.
5-همکاری و هماهنگی با سایر واحدهای اصلی و پشتیبان سازمان
داشتن نگرش یکپارچه برای مدیران خرید امری اجتناب‌ناپذیر بوده زیرا فعالیت‌های واحد خرید از یکسو نیازمند پشتیبانی سایر بخش‌های دیگر سازمان است و از سوی دیگر بر عملکرد سایر واحدها مؤثر بوده و لذا برقراری ارتباط مدام با سایر بخش‌های سازمان و جریان مداوم اطلاعات بین واحد خرید و دیگر واحدها در موفقیت خرید بسیار مؤثر است مانند امور مالی، خزانه‌داری، نگهداری و تعمیرات و تولید
آنچه در نرم‌افزارهای خرید و تدارکات می‌گذرد؟
مروری بر فعالیت‌های اصلی و پشتیبان سازمان‌ها و همچنین مراحل 14 گانه خرید نشان می‌دهد، اکثر سازمان‌ها به دلیل نبود یک نرم‌افزار جامع و یکپارچه تأکید ویژه‌ای بر فعالیت‌های تولید و فروش محصولات خود داشته‌اند درحالی‌که خیلی از سازمان‌های موفق، خرید با قیمت و شرایط مناسب به‌عنوان مزیت رقابتی استفاده کرده و سعی در کاهش بهای تمام‌شده کالای خریداری‌شده دارند.
مدیریت خرید و اعمال صحیح و برنامه‌ریزی‌شده فرآیند خرید نقش مهمی در کنترل و کاهش هزینه‌ها و بهبود کیفیت محصول و خدمات ارائه‌شده و افزایش بهره‌وری در عملکرد کل سازمان خواهد داشت.
مروری گذرا بر فعالیت‌های سازمان‌های مختلف نشان می‌دهد اکثر این سازمان‌ها، خرید با قیمت و شرایط مناسب به‌عنوان ابزار اصلی برای کسب موفقیت در بازار رقابتی و ارائه محصول و یا خدمات با کیفیت نگاه می‌کنند و در کنار اهداف و مأموریت‌های خود، نگاه دقیق و تیزبینانه‌ای به بازارهای خرید مواد و تجهیزات موردنیاز خود دارند تا جایی که بعضاً دیده می‌شود یکی از مهم‌ترین عوامل برتری و مزیت نسبی برخی سازمان‌ها برنامه‌ریزی و سیستم‌های مناسب خرید آنها است.
در صنایع تولیدی و حتی بازرگانی سهم اعظم بهای تمام‌شده، هزینه مواد است و کاهش چنددرصدی در قیمت مواد می‌تواند نقش عمده‌ای در بهای تمام‌شده کالای تولیدشده و یا فروش رفته داشته باشد، به‌عبارت‌دیگر کنترل هزینه‌ها خرید همگی مستلزم به‌کارگیری یک سیستم خرید و تدارکات کارآمد است، لذا مسئولیت مدیران خرید از حالت مستقل که عمده وظایف آن اجرای سفارشات و درخواست‌های سازمان بوده، به شبکه گسترده‌ای از فعالیت‌ها و ارتباطات در سیستم مدیریت استراتژیک سازمان تبدیل‌شده است.
ضرورت بهره‌گیری از نرم‌افزار یکپارچه در فرایند خرید و تدارکات
مکانیزه نمودن فرایند مدیریت خرید و تدارکات
کنترل تمامی عوامل مؤثر بر برنامه‌ریزی خرید
یکپارچه نمودن اطلاعات با تمامی بخش‌های سازمان
پیگیری روند فرایند خرید کالا از درخواست کالا از انبار تا تحویل به انبار
کنترل نحوه پرداخت به تأمین‌کنندگان بر اساس نقدینگی سازمان
محاسبه بهای تمام‌شده کالای خریداری‌شده داخلی و خارجی
مطابقت خرید انجام‌شده با مشخصات فنی و الزامات واحد درخواست دهنده
کاهش زمان توقفات تولید براثر کمبود مواد اولیه
کنترل زمان خواب دستگاه براثر نبود قطعات فنی
تعیین میزان اقتصادی خرید
نرم‌افزار جامع و یکپارچه برنامه‌ریزی خرید و تدارکات شماران سیستم:
نرم‌افزار مدیریت تدارکات شماران سیستم به دلیل ارتباط با تمامی سیستم‌های اصلی و پشتیبان به سازمان‌دهی فرایندهای تأمین کالا و خدمات در یک بستر یکپارچه می‌پردازد و شامل عملیاتی بسیار پیچیده و گسترده است که به‌صورت یکپارچه با نرم‌افزارهای انبار، سیستم سفارشات و خرید خارجی و همچنین خزانه‌داری در ارتباط است و با جمع‌آوری اطلاعات مربوط به درخواست‌های خرید، تأمین‌کنندگان و مناقصات از تمامی سازمان، امکان گزارش‌گیری در جهت مدیریت پویا در سازمان را ایجاد می‌کند.
ویژگی‌ها:
برنامه‌ریزی خرید و تدارکات به‌صورت فرایندی از درخواست کالا تا تحویل به درخواست دهنده
مدیریت استعلام و مناقصات
مدیریت قرارداد بین فروشنده و خریدار داخلی و خارجی (ریالی و ارزی)
گزارشات پیگیری درخواست‌های خرید و گزارشات تکمیلی
ارتباط امور مربوط به برنامه‌ریزی خرید و تدارکات با سایر زیرسیستم‌ها اعم از انبار، خزانه، حسابداری، حقوق و دستمزد
برنامه‌ریزی درخواست‌های خرید و تدارکات خرید
تهیه استعلام خرید از تأمین‌کنندگان و ثبت اطلاعات پیشنهاد قیمت فروشندگان
نتیجه استعلام و یا کمیسیون خرید و تهیه صورت مقایسه بین استعلام‌های دریافتی
پیگیری درخواست‌های خرید به‌صورت فرآیندی
ثبت هزینه‌های تأمین کالا و تسهیم هزینه‌های جانبی تأمین کالا به فاکتور خرید
بخشنامه‌های خرید و تعیین قیمت‌های خرید برای هر کالا
گزارشات عمومی و تفصیلی مربوطه و امکان ساخت گزارش‌های خاص توسط مشتری
بهره‌گیری از هوش تجاری
بخشنامه‌های خرید و تعیین قیمت‌های خرید برای هر کالا
ثبت فاکتور خرید و برگشت از خرید به‌صورت ریالی و ارزی
تسهیم هزینه‌های جانبی تأمین کالا به فاکتور خرید مانند حمل، انبارداری، ترخیص و …
گزارشات:
گزارش آمار خرید بر اساس گروه کالا
گزارش مقایسه‌ای تسویه فاکتورها
گزارش خلاصه فاکتورهای خرید
گزارش فاکتورهای برگشت از خرید
گزارش دوره‌ای خرید
گزارش خرید از اشخاص به تفکیک فاکتور و اقلام کالا
گزارش خرید کالاها
گزارش خرید از طریق تنخواه
گزارش رسید مصرف مستقیم
گزارش خرید به تفکیک کالا
گزارش خرید سه ماهه برای ارائه به سازمان‌های ذی‌ربط (گزارشات فصلی)
نبئی
سلام.نبئی هستم از شرکت جهان رو.در مورد نرم افزار خرید وتدارکات میخواستم بدونم قیمت ان چقدر هست واموزش هم میدید وایا کسی روبرای استخدام پیشنهاد دارید؟؟ ممنونم
تحریریه شماران
با سلام و احترام
پیام شما به واحد مربوطه ارسال گردید . کارشناسان ما با شما در ارتباط خواهند بود .
با سپاس