محاسبات حقوق و دستمزد ایران یکی از سخت‌ترین، پیچیده‌ترین و پر چالش ترین محاسبات حقوق در کل دنیا طبقه‌بندی می‌شود.
این محاسبات به دلیل پارامترهای متنوع و موارد قانونی مثل بیمه و مالیات یکی از وقت‌گیرترین و خطاپذیرترین فعالیت‌های مستمر سازمان است که همواره با احتمال بروز خطاهای انسانی در جمع‌آوری اطلاعات کارکرد و محاسبه دقیق حقوق و مزایای پرسنل همراه خواهد بود.
محاسبات حقوق و دستمزد همیشه بخش مهمی از سازمان تلقی می‌شود و با توجه به حساسیت آن نیازمند استفاده از نرم‌افزاری است که بتواند علاوه بر دقت کافی تغییرات دستورالعمل‌ها داخلی و قوانین حاکمیتی را نیز اجرا نماید.
یک باور غلط وجود دارد که محاسبه حقوق و دستمزد را امری ساده تصور نمود که با یک فایل اکسل نیز می‌توان آن را انجام داد ولی با توجه به پیچیدگی‌های محاسبات می‌تواند برای سازمان دردسرآفرین شود.
به همین دلیل اگر یک سازمان بخواهد دستمزد کارکنان را به‌صورت منظم و با رویه‌ای یکسان با حفظ تمامی دستورالعمل‌های داخلی و قوانینی حاکمیتی پرداخت نماید استفاده از نرم‌افزار حقوق و دستمزد مناسب پیشنهاد می‌گردد که می‌بایست برخی پارامترها را داشته باشد که در این مقاله به بررسی این ویژگی‌ها پرداخته می‌شود.
5 دلیل برای مهم تلقی نمودن حقوق و دستمزد چیست؟
زمانی که یک سازمان روزبه‌روز بزرگ‌تر می‌شود، حفظ و نگهداری افراد کلیدی و استخدام افراد باقابلیت‌های مناسب یکی از اصول بقا سازمان محسوب می‌شود و همین موضوع اهمیت یک سیستم حقوق و دستمزد را نشان می‌دهد و ازاین‌دست دلایل بسیار می‌توان اسم برد اما به‌طور خلاصه 5 دلیل برای مهم تلقی نمودن یک سیستم حقوق دستمزد می‌توان به شرح زیر ذکر نمود:
1- یکی از بالاترین هزینه‌های واحد تجاری در راستای فعالیت است.
2- منابع انسانی یکی از مهم‌ترین عوامل افزایش کیفیت کار و درآمدزایی سازمان تلقی می‌شود.
3- در سطح کلان، مسائل بسیاری در زمینه اجتماعی، رفاهی و سیاسی ایفا میکند.
4- هزینه‌های حقوق و دستمزد در شرکت‌های خدماتی، دانش‌بنیان و یا طراحی در بالاترین و در مواردی تا 80 درصد کل هزینه‌های یک سازمان را در برمی‌گیرد.
5- در شرکت‌های صنعتی، هزینه حقوق و دستمزد عموماً بین 10 الی 15 درصد هزینه‌های بهای تمام‌شده تولید کالا را شامل می‌شود.
الزامات ده گانه محاسبه حقوق و دستمزد چیست؟
طبق قوانین و اصول استخدامی هر کشور همه سازمان‌ها در یک دوره مشخص می‌بایست بر اساس تعداد ساعت کارکرد هر فرد و بر اساس توافق بین کارفرما و نیروی کار حقوق پرداخت شود اما همه الزامات مربوط به پرداخت حقوق به الزامات قانونیبرنمی‌گردد و الزامات دیگری نیز وجود دارد که سازمان را مجبور به محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد می‌نماید که می‌توان آن را 10 دسته کلی بیان کرد:
1- داشتن اطلاعات کامل و جامعی از پرونده و سوابق قبلی و فعلی پرسنل.
2- رعایت قوانین مالیاتی و تأمین اجتماعی و معافیت‌های عمومی پیش‌بینی‌شده در قانون
3- رعایت قوانین کار در خصوص نحوه استخدام، نحوه تحریر و الزامات قرارداد
4- رعایت ایمنی کار در شرکت‌هایی با عملیات سخت، پر ریسک و یا دارای خطر فیزیکی
5- رعایت الزامات حقوق پرسنل کارآموز، آزمایشی و یا فصلی
6- شفاف بودن نحوه محاسبه و تخصیص هزینه حقوق و دستمزد
7- شفاف بودن الگوی محاسبات ارقامی که به‌صورت مستمر پرداخت نمی‌شود.
8- شفاف بودن موارد و آیتم‌هایی که به‌طور ماهانه و یا موردی از دستمزد کاسته می‌شود.
9- رعایت استاندارد گزارش گری حقوق و دستمزد برای افراد برون‌سازمانی و درون‌سازمانی
10-شناسایی هزینه‌های دستمزدی سازمان
10 وظیفه اصلی دایره پرداخت حقوق و دستمزد در سازمان چیست؟
دایره حقوق هر سازمان وظایف متعددی دارد که به‌طور خلاصه به ده وظیفه اصلی این دایره می‌توان اشاره کرد:
1- جمع‌آوری اطلاعات حکم حقوقی پرسنل
2- جمع‌آوری اطلاعات کارکرد پرسنل؛ اعم از ساعات کارکرد عادی، اضافه‌کاری‌ها، ساعت کاری‌های موردی، مأموریت و کسر حضور.
3- محاسبه حقوق و دستمزد هر فرد به تفکیک محل خدمت و مرکز هزینه
4- تسهیم هزینه‌های حقوق و دستمزد بر اساس استانداردها و قوانین موجود
5- ذخیره‌سازی اطلاعات محاسباتی پرسنل شامل ساعت کارکرد و اعداد ناخالص و خالص قابل پرداخت
7- خروجی گزارش حقوق و دستمزد هر شخص به تفکیک
8- استخراج گزارشات متعدد در خصوص میزان بهره‌وری و کارایی پرسنل با شاخص‌هایی متعارف یا خاص سازمان
9- استخراج گزارشات برون‌سازمانی شامل گزارشات حسابرسی، مالیات و بیمه
10- ذخیره‌سازی اطلاعات سنواتی پرسنل و بایگانی الکترونیکی اطلاعات
آیا الزامی در استفاده از یک سیستم مکانیزه به‌جای سیستم دستی وجود دارد؟
استفاده از سیستم‌های مکانیزه الزامی نیست ولی آنچه کاربر را به سمت استفاده از ابزار مکانیزه به‌جای ابزاردستی می‌نماید سادگی و درعین‌حال دقت ابزار مکانیزه است.
یک سیستم حقوق و دستمزد مناسب علاوه بر سادگی کاربری باید بتواند محاسبات پیچیده حقوق هر کارمند را به تفکیک انجام دهد و انجام این محاسبات امری زمان‌بر است و در ضمن ریسک خطا در این محاسبات بسیار بالا است.
در واقع استفاده از نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد به سازمان در افزایش رضایت‌مندی کارکنان و از سوی دیگر به تعامل با مراکز و سازمان‌های مرتبط (بیمه، سازمان امور مالیاتی و سایر) کمک خواهد کرد.
محاسبات سریع و دقیق منطبق با الزامات قانونی جذابیت استفاده از نرم‌افزار حقوق و دستمزد را بیشتر می‌نماید تا حدی که حتی شرکت‌های کوچک با کارکنان معدود تلاش می‌نمایند نرم‌افزارهای حقوق را جایگزین محاسبات دستی نمایند.
در طراحی نرم‌افزار حقوق و دستمزد می‌بایست امکان تعریف پارامتریک انواع وضعیت‌های استخدام، انواع بیمه‌ها و انواع اضافات و کسورات، تعریف فرمول‌های متنوع محاسباتی در سایر آیتم‌های دستمزدی موردنیاز سازمان‌ها وجود داشته تا با تعریف این آیتم‌ها دریافت فیش، لیست و گزارشات دقیق و قابل اتکا فراهم گردد.
از آنجا که در برخی از شرکت‌ها و سازمان‌ها افزایش بعضی از آیتم‌های احکام که ارتباط مستقیم با محاسبات حقوق و دستمزد دارد با تأخیر اعلام می‌گردد نرم‌افزار حقوق و دستمزد باید توانایی محاسبه معوقات را داشته و به سهولت بتواند پردازش‌های لازم را برای ارائه خروجی صحیح انجام دهد، موضوعی که همواره در پردازش دستی به سختی و با بروز خطاهای انسانی زیادی همراه است.
با توجه به اهمیت هزینه‌های حقوق بر روی بهای تمام‌شده کالا و خدمات و ارائه آن در صورت‌های مالی، در نرم‌افزار حقوق و دستمزد امکان ثبت هزینه‌های حقوق در مراکز تولیدی، خدماتی، اداری و تشکیلاتی و فروش همراه با ارائه گزارشات پویا وجود داشته و امکان تخصیص حقوق و مزایای مستقیم هر پرسنل به زمان تولید یا فعالیت نیز فراهم شود.
در نرم‌افزارهای رایج در ایران چه نارساییها و کمبودهایی وجود دارد؟
نرم‌افزار موجود در بازار ایران کم و بیش به 4 دسته از نیازمندی‌های سازمان پاسخ می‌دهند:
مدیریت دستمزد (مزایا و کسورات)
مدیریت امور مالیاتی و تأمین اجتماعی
تهیه گزارشات مدیریتی
تهیه گزارشات قانونی (بانک، بیمه و مالیات)
این پاسخگویی با توجه به سابقه شرکت ارائه‌دهنده نرم‌افزار تقریباً در یک رنج مشخص قرار دارد ولی به موضوعی که تعداد معدودی از شرکت‌ها توانایی پاسخگویی دارند تأثیر این محاسبات بر بهای تمام‌شده و سود و زیان سازمان است.
در واقع در بسیاری از شرکت‌ها دایره حقوق و دستمزد یک دایره مستقل از واحدهای دیگر است که ارتباط آن با دیگر بخش‌های سازمان بر اساس ارائه گزارش‌های مختلف است بدون توجه به اینکه در نرم‌افزارهای یکپارچه واحد حقوق و دستمزد در ارتباط مستقیم با سایر واحد مخصوصاً تولید است.
این عدم وابستگی در برخی نرم‌افزار منجر به عدم شناسایی درست هزینه حقوق در سایر هزینه‌های سازمان است و خود سبب عدم تصمیم‌گیری مناسب مدیریت می‌گردد.
سه ویژگی اصلی نرم‌افزار حقوق و دستمزد شماران سیستم چیست؟
نرم‌افزار پیشتاز شماران سیستم، نرم‌افزاری است کاملاً یکپارچه با ایجاد ارتباطی بسیار جامع و مفهومی در تمامی حوزه‌ها است به‌طوری‌که به لحظه با ثبت هر رکورد در هر قسمتی از نرم‌افزار، در سایر بخش‌ها تأثیرگذار است.
این ارتباط جامع یکی از بزرگ‌ترین مزایای رقابتی این نرم‌افزار با سایر نرم‌افزارهای موجود است که خود باعث تمایز و برتری ویژه‌ای بدون ایجاد ارتباط واسط و کنترلی است.
نرم‌افزار حقوق و دستمزد شماران انواع استخدام، مزایا و کسور، آیین‌نامه‌های محاسباتی پرداخت و … به‌صورت پارامتریک قابل‌تعریف بوده و کاربر قادر است که شرایط پرداخت را با توجه به مقررات سازمان خود تعیین نماید. توانایی محاسبه تسویه‌حساب گروهی و محاسبات پیچیده معوقه حقوق و ثبت کارکرد کارکنان به تفکیک هر پروژه از ویژگی‌های مهم این نرم‌افزار به شمار می‌آید و به‌طور خلاصه به سه ویژگی برتر این نرم‌افزار در زیر اشاره می‌شود:
1- الگوی سند پارامتریک حقوق و دستمزد:
از امکانات بسیار مهم، در نرم‌افزار حقوق و دستمزد پیشتاز شماران، مفهوم الگوی سند حقوق اتوماتیک (بدون دخالت نیروی انسانی در ثبت) و تعیین هزینه‌های حقوق به روشی که است که کاربر می‌تواند با تنظیمات مختلف سند حقوق و دستمزد را صادر نماید.
ثبت سند حسابداری از جمله مشکلات حسابداری حقوق و دستمزد یا حسابداری مالی است صدور سند به‌صورت غیرمکانیزه بسیار زمان‌بر و همراه با خطا است که در این راستا در نرم‌افزار حقوق و دستمزد شماران سیستم با طراحی درست امکان تهیه یک الگو(شابلون) سند برای ثبت ماهانه سند حقوق به‌صورت مکانیزه را فراهم‌شده که در کوتاه‌ترین زمان و با صحت بالایی ثبت سند در سطوح متفاوت تفصیلی انجام می‌شود…
از جمله قابلیت‌های دیگر مورد انتظار امکان صدور سند عیدی و پاداش و بازخرید به‌صورت ماهانه بر اساس کارکرد در هر مرکز هزینه به‌صورت مکانیزه است.
2-یکپارچگی با تمام بخش‌های سازمان:
تعریف یکپارچگی به معنای ایجاد ارتباط در تمامی بخش‌های نرم‌افزار شماران سیستم شامل:
تعریف اطلاعات در نرم‌افزار حسابداری و فراخوانی آنها در حقوق و دستمزد برای جلوگیری از تکثر اطلاعات
تعیین ارتباط پرداخت مساعده و خالص حقوق با سیستم خزانه‌داری متمرکز
تخصیص هزینه‌های حقوق و دستمزد تولیدی و تخصیص به بهای تمام‌شده کالا
3-کنترل‌های داخلی:
3-1- همیشه رابطه سند حقوق با محاسبات را نرم‌افزار کنترل میکند تا درصورتی‌که کاربران بخواهند اطلاعات حقوق (محاسبات را حذف کنند) به آنها هشدار دهد تا ثبت اسناد بازخرید، عیدی و حقوق را نیز پاک کنند تا مرور حساب‌ها دچار مغایرت نشود.
3-2- امکان عملیات جاری نرم‌افزار همیشه برقرار است تا بتوان هر موقع که لازم باشد محاسبات و ثبت سند حقوق انجام شود.
3-3- در زمان محاسبه بهای تمام‌شده درصورتی‌که محاسبات حقوق انجام نشود امکان ثبت محاسبه بهای تمام‌شده نیست که یکی از بزرگ‌ترین مزیت‌های کنترل صحیح تخصیص هزینه دستمزد به بهای تمام‌شده است.
محاسبه حقوق و دستمزد در نرم‌افزار شماران با سرعت و با دقت بالایی ثبت و محاسبه خواهد شد و یکی از کارگشاترین و اصلی‌ترین ابزارهای کمکی سازمان در محاسبه، تخصیص، ثبت و طبقه‌بندی هزینه‌های محسوب می‌شود امکانات آن به شرح زیر است:
1- جمع‌آوری اطلاعات پرسنل به‌صورت جامع و حذف بایگانی فیزیکی و حجیم
2- گردآوری اطلاعات و سوابق قبلی پرسنل
3- تعریف تمامی الزامات و پارامترهای حقوقی و حکم با یک‌بار تعریف
4- تعریف الگوهای محاسباتی پارامتریک
5- محاسبه حقوق با سریع‌ترین زمان ممکن به تفکیک ریز هزینه‌ها
6- محاسبه حقوق به تفکیک مراکز هزینه مختلف جهت تعیین سود و زیان
7- محاسبه حقوق به تفکیک هر پرسنل جهت نگهداری حساب‌های دائمی سازمان
8- محاسبه تسویه‌حساب پرسنل جهت ترک کار
9- محاسبه عیدی و پاداش، ذخایر مرخصی و بازخرید خدمت
10- ثبت سند حقوق و دستمزد، عیدی و بازخرید بدون دخالت پرسنل
11- خروجی فایل بیمه و مالیات به تفکیک محل خدمت‌های متنوع
12- خروجی فایل پرداخت به بانک جهت نظام هماهنگ پرداخت
13- جمع‌آوری اطلاعات لیست حقوق و دستمزد شامل تمامی پارامترهای مستمر و غیرمستمر و کسورات
14- جمع‌آوری اطلاعات خلاصه لیست سالانه حقوق و دستمزد
15- خروجی گزارش حقوق هر شخص (فیش حقوقی)
16- تهیه و ساخت گزارش خاص سازمان
17- خروجی گزارشات مدیریتی
18- امکان گزارش مقایسه‌ای سنواتی حقوق در دوره
