ابزار Workflow در نرم افزار BPMS یکی از مهمترین و پرکاربردترین ابزارهای نرم افزار میباشد که وظیفه ایجاد فرایندهای کاری از آغاز تا انجام را بر عهده دارد
در این ابزار از عملگرهای متععدی استفاده میشود که عموما بر اساس استانداردهای BPMN طراحی شده تا فهم بهتری برای کاربران به وجود آورد.
استفاده از شرطها ،عملگرهای موازی ، عملگرهای تصمیم گیری ،استفاده از توابع عملیاتی و… از ابزارهای جدا نشدنی Workflow میباشد که عموما در تمامی فرایندهای ساده و پیچیده ازعملگرهای نامبرده استفاده میشود
کارتابل یکی دیگه از ابزارهای شاخص نرم افزارهای مدیریت فرایند میباشد که نقش اساسی در ایجاد و مدیریت فرایندهای کسب و کار در این نرم افزارها را دارد که سهول استفاده از آن و وجود امکانات کاربردی و مدیریتی در این ابزار به موفقیت استفاده از نرم افزارهای فرایند محور و سازمان الکترونیک کمک دو چندانی را دارد.
کاربرد Workflow در نرم افزارهای فرایندی چرخش فرایند مابین افراد درون و بیرون سازمان،سیتمها و زیر سیتمها ،منابع داده میباشد که بر اساس قانون اثر بخش فرایند در سازمان به گردش در می آید که بر اساس مراحل تعریف شده و افراد سازمان(پست-رده) در کارتابل مربوطه قرار گرفته و عملیات مربوط به تعریف فرایند را انجام میدهد.
عموما در بیشتر نرم افزارهای فرایندی شرکتهای داخلی از روش Push در روند اجرای گردش فرایند استفاده مشود بدین معنا که بر اساس نوع تعریف مراحل اجرایی به صورت خودکار و تعریف شده بدون در نظر گرفتن شرایط کارتابل و فرد مورد نظر از شرایط فنی،عملیاتی،حضور ،تخصص و… غعالیت مورد نظر به لیست کارتابل ارجا داده شده و منتظر پاسخ برای ادامه فرایند میشود .
در این روش با توجه به عدم بررسی شرایط پاسخگویی فرد مورد نظر احتمال انباشت فعالیتهای بسیار در کارتابل مربوطه را انتظار داریم که کند شدن ادامه فرایندها و به تاخیر افتادن نتیجه فرایند را به همراه دارد
در برخی از BPMS های داخلی علاوه بر روش فوق از روش POOL هم استفاده میشود و این تکنولوژی باعث سریعتر شدن اجرای فرایندها و بهبود مستمر اجرای آن میگردد .به طور مثال در حین اجرای فرایند قبل از قراردادن فعالیت مورد نظر در کارتابل فرد مربوطه از لحاظ تعداد فعالیتهای در دست اجرا و یا تخصص انجام فعالیت فعلی و با در نظر گرفتن نوع فرایند بررسی عوامل تاثیر گذار در اجرای فعالیت مورد نظر را به طور هوشمند انجام داده و فرایند را اجرا میکند
هدف از استفاده از نرم افزارهای مدیریت فرایندهای کسب و کار تسریع بخشی موثر در انجام فعالیتهای سازمان و بهبود آن و مدیریت بر لحظه در خصوص اجرای فرایند و انجام صحیح تمام مراحل میباشد که استفاده از دو روش poolو push در کنار هم این تاثیر را در اجرای فرایندهای سازمانی ایجاد میکند
