یکی ازمهمترین اختراعات بشر برای ایجاد ارتباط وتبادل سریع اطلاعات، اینترنت است. اینترنت تمامی انسانهای سراسر دنیارابا تمام گستردگی وپراکندگی جغرافیایی، روزبروزبه یکدیگر نزدیکتر میکند. سیستمهای مبتنی بروب، درشبکه های محلی وجهانی قابل استفاده هستند. امکانات و فواید سیستمهای تحت وب بگونه ایست که توصیه وتاکید مشاوران سازمانهادر جهت تهیه اینگونه سیستمها میباشد.
نسلهای مختلف سیستمهای اتوماسیون اداری که درنهایت منجر به تحت وب شدن آنها شد عبارتند از:
نسل اول: نرم افزار دبیرخانه
درچندسال اخیر نسل اول سیستمهای اتوماسیون اداری صرفا بمنظورعملیات ثبت وپیگیری مکاتبات بصورت مکانیزه پدیدار شد و بطور طبیعی منافع حاصل ازآن محدودبه دبیرخانه بود. دراغلب موارد نرم افزار اتوماسیون اداری بصورت تک کاربره قابل استفاده بود و انجام عملیاتی نظیر:
• امکان تعریف دبیرخانه های مستقل
• تعیین شیوه شماره گذاری نامه هابه ازای هردبیرخانه
• ثبت اطلاعات نامه های وارده وصادره
• ثبت اطلاعات بایگانی
توسط نرم افزارهای اتوماسیون اداری این نسل براحتی امکانپذیر بود.
نسل دوم: نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت اینترانت (شبکه داخلی)
بعد ازآن نسل دومی ازسیستمهای اتوماسیون اداری بوجود آمد که درآن علاوه برپوشش دادن عملیات نسل اول، امکان بهره برداری ازسیستم درمحیط شبکه (Client/Server) برای مجموعه افراد سازمان مهیا شد ودرآن افرادبا دسترسیهای مجاز، امکان بگردش انداختن الکترونیکی مکاتبات وپیگیری آنرا درسازمان دراختیار داشتند. عملیات زیردراین نسل از نرم افزارهای اتوماسیون اداری امکاپذیر بود:
• تعریف انواع ساختار سازمانی
• تعریف دسترسیهای مجاز سازمانی بمنظور ثبت وارجاع مکاتبات
• تعریف سطوح مجاز دسترسی به انواع مکاتبات طبقه بندی شده
• امکان درج انواع پیوست به نامه
• امکان ارسال وارجاع اسناد بصورت اصل یارونوشت
• امکان استفاده ازویرایشگر متنی درداخل نرم افزار اتوماسیون اداری
• امکان طبقه بندی پوشه های بایگانی
• امکان سازماندهی کارتابلهای مختلف
• قابلیت جستجوی هوشمند وپیشرفته
• قابلیت تبادل پیامها وگفتگوها مستقیما درداخل نرم افزار اتوماسیون اداری
• و…
نسل سوم: نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب (اینترنت)
در نهایت بابکارگیری تکنولوژیهای نوین وظهور مفاهیم جدیددرحوزه اتوماسیون های اداری، نسل سوم سیستمهای اتوماسیون اداری بوجود آمد. ازمهمترین دستاوردهای این نسل از نرم افزارهای اتوماسیون اداری، امکان بهره برداری آنها درمحیط اینترنت (WebBased ) بود. هم اکنون نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب تمامی نیازهای اطلاعاتی مدیران وحتی کارمندان را درخارج ازمحل فیزیکی آنها وفارغ ازمحدودیت زمانی و مکانی پاسخگوست.
علاوه برپوشش تمامی عملیات نسلهای قبل، انجام عملیات زیردر سیستمهای اتوماسیون اداری تحت وب به آسانی و با سرعت امکانپذیر میباشد:
• امکان بهره برداری ازسیستم اتوماسیون اداری در محیط وب (تحت وب)
• سهولت وسرعت درانجام ثبت وبایگانی نامه ها ودسترسی به سوابق آن
• تسهیل وسرعت بخشیدن به جابجایی وگردش مکاتبات بین واحدهای مختلف درون وبرون سازمانی
• امکان هامش نویسی روی نامه بصورت متنی ویابااستفاده ازقلم نوری
• کاهش بسیار زیاد درزمان پاسخگویی به نامه ها
• امکان تعریف جانشین وتفویض وظایف سازمانی
• بکارگیری فناوریهای جدید ارتباطی نظیر فاکس، ایمیل و ..
• تهیه گزارشات مدیریتی ازوضعیت مکاتبات و عملکرد کاربران بصورت لحظه ای
• بینیازی به مراجعه حضوری ارباب رجوعان برای ارائه وپیگیری درخواستهای خود (طرح تکریم ارباب رجوع)
• تعامل الکترونیکی باسایر سازمانها
• تسهیل مدیریت جلسات
• استفاده از امضای دیجیتال
• بکارگیری تابلواعلانات
• امکان بهره برداری سیستم روی انواع موبایلها وتبلتها
• و…
نسل چهارم: نرم افزارهای اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای سازمانی
شایان ذکر است امروزه نسل چهارمی هم ازسیستمهای اتوماسیون اداری وجود داردکه برترین و بهترین ویژگی آن بکارگیری سیستم مدیریت فرآیندهای سازمانی بمنظور بجریان انداختن مکاتبات وفرمهای سازمانی دردرون اینگونه نرم افزارهاست. بعبارت کلی میتوان ازسیستمهای مدیریت فرایند سازمانی (گردش کار) بعنوان درگاه ارتباطی کاربران و نرم افزار اتوماسیون اداری باسایر سیستمهای اطلاعاتی و عملیاتی سازمانی نام برد.
