در کسب و کارهای امروزی و در بنگاه های اقتصادی در کل دنیا، استفاه از رایانه و سیستمهای نوین نرم افزاری یکی از مهمترین عوامل موفقیت در استراتژیهای تدوین شده میباشد .تا آنجایی که انتخاب یک سیستم یکپارچه و نرم افزار تخصصی میتواند مهمترین ابزار رسیدن به اهداف برنامه ریزی شده باشد.
اما سوال اینجاست این انتخاب چطور و در چه زمانی انجام گیرد تا باعث ایجاد بازدهی مثبتی و کاهش ریسک‌ها و افزایش سود حاصل از فعالیتهای اقتصادی و کاهش هزینه های جاری گردد.
آیا نرم افزارهای سیستمی و راهبردی این قابلیتها را دارد؟آیا تا این حد مهم هستند؟
در پاسخ به این سوال باید با جرات و با صدای رسا گفت بله …
امروزه با تمام پیچیدگی ها و ظرافت های موجود در کسب و کارها و وسعت بدون مرز فعالیت های اقتصادی و گستردگی فعالان این امر، هر انتخاب نا درستی میتواند خسارات بسیار زیادی را در بلند مدت و در اکثر فعالیتها در کوتاه مدت ،شامل شود .خسارتهایی که گاها بسیار سخت قابل جبران میباشد .
انتخاب نرم افزار برای هر کسب و کار نیز از همین موارد است .انتخابی که میتواند تمامی اسناد ،دستور العمل‌ها ،مراودات مالی و بازرگانی و فرایندهای سازمانی را به طور صحیح و بدون نقص اجرا و نگهداری و پایش کند و یا با عملیاتی شدن آنها خسارت بسیار قدرتمندی در انحلال کسب کار وارد کند .
با یک مثال ساده به تشریح این مورد می‌پردازیم .نمایش سود حاصل از فعالیتهای بازرگانی و خدماتی در هر کسب و کار اولین قدم برای ادامه مسیر برنامه ریزی شده است البته این مقوله با بحث سرمایه گذاری کاملا متفاوت است .
یک کارفرما بعد از انجام فعالیتهای تعریف شده در کسب و کار خود میخواهدمیزان سود و زیان سه ماهه خود را بررسی و نقشه را ه سه ماه آینده را مشخص کند البته که بهترین و کوتاه ترین راه استفاده از نرم افزار مالی موجود و گرفتن گزارش از آن سیستم میباشد که در کسری از دقیقه قابل انجام است .کارفرما کاملا متکی بر گزارشات واصله و خوشحال از رقم نمایشی سود فعالیت خود ادامه مسیر را با خیال آسوده ادامه میدهد .
اما این آخر کار نیست !
چه میزان به صحت اطلاعات و گزارشات اخذ شده اطمینان است.به چه اعتمادی میتوان بدون تجزیه و تحلیل ابتدا تا انتهای دوره مالی به این گزارشات امضای صحت گذاشت .
استفاده از نرم افزار های سازمانی و ورود علم انفورماتیک توانسته است بسیاری از این شبهات و موارد و بی اعتمادی ها را حل و خیال کارفرمایان را آسوده کند به شرط آنکه انتخاب سیستم از روی منطق و بررسی های کارشناسانه انجام شود که به چند مورد از آن اشاره می‌کنیم .
1-سابقه شرکت ارایه دهنده نرم افزار
2-متخصص بودن افراد ارایه دهنده و مشاور در خصوص بحث تخصصی و عملکرد یکتای نرم افزار ارایه شده
3-یکپارچگی کامل در تمامی امکانات و بخشهای نرم افزار
4-وجود سبد کامل نرم افزاری در خصوص نیاز های آینده انفورماتیکی
5-استفاده از تکنولوژی های مدرن در تولید نرم افزار
6-بومی بودن و اصالت سیستم
7-مجوزهای مورد تایید سازمانهای ذیربط
8-منعطف بودن نرم افزارها در خصوص اندازه کسب و کارها (کوچک – متوسط – بزرگ)
9- تجارب موفق در کسب و کار های مختلف
10-وجود SLA(Service Level Agreement توافق نامه سطح خدمات و خدمات پس از فروش مستمر و تعریف شده.
این موارد چند نکته در خصوص انتخاب و اجرای بهینه نرم افزارها در کسب وکارهای اقتصادی میباشد که به زبان کاملا ساده بیان شد امیدواریم در تمامی کسب و کارها شاهد پیشرفت و موفقیت باشیم .
