تخصیص بودجه و برنامه ریزی مالی

تخصیص بودجه، یکی از ارکان اساسی در حیطه‌ی برنامه‌ریزی مالیِ سازمان‌ها است که غالبا با معضلی تحت عنوان Budgeting Paradox مواجه است. بودجه باید بتواند تصویری روشن از درآمد و هزینه‌های پیش‌بینی‌شده بیان کند.

فرایند بودجه‌بندی به مدل سنتی با رویکرد دقت و توافق نظر، ممکن است ماه‌ها طول بکشد. در این حالت گاها اطلاعات مورد استفاده در نهایی‌سازی و تصویب بودجه، با توجه به تاخیر از قید اعتبار خارج می‌گردد.

با توجه به سرعت بالای تغییرات و غیر قابل پیش‌بینی بودنِ آن‌ها، رویکرد سنتیِ تخصیص بودجه، زیر سوال رفته است. زمان طولانی در نهایی کردن یک بودجه‌بندی، احتمال تغییر در چشم‌انداز کسب‌و‌کار را افزایش می‌دهد؛ بنابراین سازمان‌ها در حال بررسی روش‌های جایگزین برای بود‌جه‌بندی می‌باشند.

هدف از یافتن راهی جایگزین، نادیده‌گرفتن کاملِ بودجه‌بندی سنتی نیست. کسب‌وکارها باید بتوانند برنامه‌های مالی خود را همگام با تغییرات ناشی از زمان یا ایجاد فرصت‌های جدید پیش ببرند. این چالش ایجاد تعادل بین نیاز به دقت و همزمان نیاز به انعطاف‌، همان چیزی است که از آن به عنوان Budgeting Paradox یاد می‌شود.

منظور از پارادوکس بودجه‌بندی یا Budgeting Paradox چیست؟

پارادوکسِ بودجه‌بندیِ سنتی در این واقعیت نهفته است که هر چه زمان و تلاش بیشتری برای ایجاد دقیق یک بودجه سالانه، صرف شود، ممکن است سریع‌تر منسوخ شود. به عبارتی سازمان‌ها به‌دقت داده‌ها را جمع‌آوری نموده و برای تهیه بودجه تحت بررسی‌های کامل قرار می‌دهند، اما پویایی بازار همچنان در حال تکامل است. این تغییرات به واسطه‌ی پیشرفت های تکنولوژیکی، تغییر در ترجیحات مصرف کننده و چالش های جدید به وجود می‌آیند. بنابراین، جدول زمانی اختصاص داده شده به ایجاد یک بودجه دقیق ممکن است به شکست آن منجر شود.

مطالب مرتبط: نرم افزار هوش تجاری شماران

شباهت بودجه‌بندی به ماراتن

همان‌طور که تمرینات ماراتن، به ماه‌ها زمان برای آماده‌سازی نیاز دارد؛ تهیه‌ی بودجه نیز مستلزم جمع‌آوری داده‌ها، تجزیه و تحلیل معیارها، تخصیص منابع و همکاری است. در ادامه به برخی از عوامل تخصیص بودجه به عنوان بخش‌هایی از یک فرایند طولانی ‌مدت می‌پردازیم:

1)   مدیریت داده‌ها

جمع‌آوری تمام گزارشات قدیمی فروش و تهیه‌ی نمودارهای قدیمی و فعلیِ درآمد، به زمان زیادی نیاز دارد. وجود این داده‌ها برای بودجه‌بندی دقیق، کاملا ضروری می‌باشد.

2)   استفاده از spreadsheet

با این‌که فرمت‌های زیادی برای بودجه‌بندی وجود دارد، اما هنوز هم بسیاری از سازمان‌ها به صورت گسترده از spreadsheets استفاده می‌کنند.

Spreadsheet از انعطاف‌پذیری لازم برخوردار است، اما احتمال خطا در آن وجود دارد؛ به خصوص زمانی که داده‌های زیادی، به آن وارد شده یا زمانی که چندین نفر در ویرایش آن، دست دارند.

تلاش‌های مشترک چندین نفر بر روی Spreadsheet ممکن است در پیگیری نسخه‌های مختلف، مشکلاتی را به وجود آورده و روند را فرسایشی و آهسته کند؛ زیرا ممکن است افراد روی نسخه‌های مختلف کار کنند و یا به طور تصادفی تغییرات یکدیگر را بازنویسی کنند.

3)   کار گروهی

پس از آماده شدن پیش‌نویس اولیه‌ی بودجه، چندین بار بررسی می‌شود و باید توسط سطوح مختلف مدیریت تایید شود و بر اساس بازخورد مدیر ارشد، تنظیم گردد. این فرآیند اغلب شامل چرخه های بررسی جامع است که در آن بودجه چندین بار قبل از تصویب نهایی بررسی و اصلاح می‌شود.

4)   در نظر گرفتنِ فاکتورهای خارجی و پویاییِ پیچیده

یکی از عواملی که برای بودجه‌بندی باید در نظر گرفت، تغییرات نامشخص بازار و داشتن برنامه‌های پشتیبان است. مذاکرات و استفاده از مدل‌های پیچیده‌ی مالی، فرآیند بودجه‌ریزی را دقیق‌تر و زمان‌برتر می‌کند.

معایب تاخیر در بودجه‌بندی

زمان‌بندی صحیح در مقوله‌ی برنامه‌ریزی مالی، بسیار مهم است. حتی تاخیرهای به ظاهر کوچک، می‌توانند سلامت مالی و مزایای رقابتی را متزلزل کنند. چنانچه فرایند بودجه‌بندی، طولانی شود، داده‌هایی که بر اساس آن‌ها، برنامه‌ریزی شده‌اند، فاقد اعتبار می‌گردند. حتی اگر دلایل طولانی شدن فرایند تخصیص بودجه، موجه باشد، باز هم نمی‌توان از پیامدهای آن چشم‌پوشی کرد.

1)   داده‎‌های منسوخ و خارج از اعتبار

بودجه بر اساس ماهیت خود، پیش‌بینی مالی را به همراه دارد. چنانچه برنامه‌ریزی آن بر اساس اطلاعات قدیمی انجام شده باشد، از دقت لازم برخوردار نخواهد بود. عواملی مانند تغییرات سریع در شرایط بازار، نرخ بهره‌وری و شاخص‌های رشد اقتصادی می‌توانند باعث شوند بودجه‌بندیِ یک ماه قبل، نامعتبر گردد. علاوه بر این، تغییراتی که در شرایط اقتصادی رخ می‌دهد نیز بر روی نامعتبر شدنِ برنامه‌ریزی بودجه، تاثیر می‌گذارد.

2)   از دست رفتن فرصت‌ها

روند کند در برنامه‌ریزیِ بودجه، منجر به از دست رفتنِ فرصت‌ها و سود بالقوه شده و توانایی سازمان را برای استفاده از فرصت‌های جدیدِ سرمایه‌گذاری و همچنین انطباق سریع با تغییرات بازار، مختل می‌کند.

• مشکلات پیش‌بینی‌نشده

یک برنامه‌ریزیِ صحیح برای بودجه‌بندی، مشکلات و تهدیدات را هم در نظر می‌گیرد. قطعا استفاده از برنامه‌ی بودجه‌ی منسوخ شده، منجر به تصمیمات مالی اشتباه، استراتژی‌های پوشش‌دهی ناکافی، آسیب‌پذیری در برابر تغییرات نامطلوب ارز و اعتبارسنجی اشتباه مشتریان می‌گردد.

استراتژی‌های پوشش‌دهی ناکافی به استراتژی‌هایی اشاره دارند که به اندازه‌ی کافی، برای محافظت در برابر تهدیداتی مانند تغییر در قیمت دارایی‌ها، نرخ بهره یا نرخ تبدیل ارز موثر نیستند.

مطالب مرتبط: داشبورد مدیریتی

بالانس، راهکاری مناسب برای برنامه‌ریزی مالی و بودجه‌بندی

یکی از اصلی‌ترین راهکارها برای برنامه‌ریزی مالی و تخصیص بودجه‌ی مناسب، ایجاد بالانس است. کسب‌و‌کارها به برنامه‌ی بودجه‌بندی‌ای نیاز دارند که با دقت، طراحی شده باشد و در عین حال به اندازه‌ی کافی انعطاف‌پذیر باشد تا قابلیت سازگاری با تغییرات را داشته باشد. به عبارتی ترکیب راهکار قدیمیِ بودجه‌بندی با استراتژی‌های نوآورانه، این اطمینان را به وجود می‌آورد که افراد سازمان برای هر چالشی، آماده هستند.

سازمان‌ها برای مقابله با پارادوکس بودجه‌بندی، مدل‌های agile budgeting را ترجیح می‌دهند. منظور از این مدل، رویکردهایی است که انعطاف‌پذیری و سازگاری با تغییرات را در اولویت قرار می‌دهند؛ مانند 1- پیش‌بینی‌های پویا (یا rolling forecasts که طی آن، سازمان‌ها به طور مداوم، پیش‌بینی‌های مالی خود را به صورت دوره‌ای به‌روز‌رسانی می‌کنند.)  و 2- بودجه‌بندیِ مبتنی بر نیاز (یا zero-based budgeting که بر اساس آن، محاسبه‌ی بودجه در مراحل مختلف، بر حسب هزینه‌های قابل پیش‌بینی، محاسبه می‌گردد و به مبلغ پرداختیِ قبلی مرتبط نمی‌گردد).

بنابراین سازمان‌ها با تلفیق فرایند برنامه‌ریزی مالی با فروش، همسو بودنِ چشم‌انداز استراتژیک را با نیازهای عملیاتی تضمین می‌کنند. قطعا چنین رویکردی، انعطاف‌پذیری لازم را به سازمان‌ها می‌دهد تا برنامه‌ریزی بودجه‌ی خود را به شرایط بازار، نزدیک‌تر کنند.

پیش‌بینی‌های پویا (Rolling forecasts)

پیش‌بینی‌های پویا را می‌توان روشی انعطاف‌پذیر در مقوله‌ی بودجه‌بندی دانست که با بودجه‌بندیِ سنتیِ سالانه، متفاوت است. این رویکرد بر این باور است به جای بودجه‌بندی برای کل سال و پایبند بودن به آن، باید نگاهی دائما به‌روزشده به عملکرد آینده داشت.

این رویکرد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با تغییر در منابع خود در صورت لزوم، به سرعت با تغییرات بازار، سازگار گردند. برای کسب بهترین نتیجه، توصیه می‌شود تیم‌های مالی از ابزارهایی استفاده کنند که به طور خاص، برای این رویکرد ایجاد شده است.

Scenario planning

Scenario planning به ایجاد چندین نسخه از بودجه اشاره دارد که هر یک به موقعیت‌های احتمالی مختلف در آینده، اعم از خوش‌بینانه، بدبینانه و خنثی می‌پردازند. مسلما سازمان‌ها با در اختیار داشتن چنین برنامه‌ریزی‌ای، قادر خواهند بود تغییرات غیرمنتظره مانند تغییر ناگهانی قوانین و نوسانات اقتصادی را به طور موثر مدیریت کنند.

برای اطمینان از قابل اجرا بودن این سناریوها، پیشنهاد می‌شود به صورت مرتب و همیشگی، بر اساس جدیدترین داده‌ها آپدیت شوند.

به‌کارگیری تکنولوژی

استفاده از ابزارهای پیشرفته مانند داشبورد مدیریتی شماران و پلتفرم های تجزیه و تحلیل داده‌ها می تواند بودجه بندی را سریع‌تر و هوشمندانه‌تر کنید. این ابزارها به سرعت بخشیدن به فرآیند، ارائه بینش سریع از داده‌ها و تسهیل فرایند کاریِ دپارتمان‌های مختلف با یکدیگر کمک می‌کنند.

آیا تکنولوژی می‌تواند به Budgeting Paradox کمک کند؟

توسعه‌ی ابزارهای برنامه‌ریزی مالی و تجزیه و تحلیل آن‌ها، نحوه‌ی بودجه‌بندی را تغییر می‌دهد. راهکارهای پیشرفته‌ی تحلیلیِ مبتنی بر AI، قادر به آنالیز داده‌های گذشته و ارائه‌ی اطلاعاتی است که روندهای آینده‌ی بازار را با دقت بیشتری از همیشه، پیش‌بینی می‌کنند.

جایگزین کردنِ پلتفرم‌های پیشرفته با ابزارهای سنتی مانند اکسل برای متخصصان مالی، دلهره‌آور است. کمپانی IBM برای رفع این چالش، یک راهکار جامع با عنوان IBM Planning Analytics ارائه داده که بدون نیاز به نرم‌افزار دیگر و یا تنظیمات پیچیده، مستقیما در اکسل کار می‌کند. این راهکار به کاربران، امکان می‌دهد از قابلیت‌های پیشرفته‌ای برخوردار شده، در عین حال از راحتی و انعطاف‌پذیری spreadsheets نیز لذت ببرند.

یکپارچه‌سازیِ فوری داده‌ها

پلتفرم‌ IBM Planning Analytics به یکپارچه‌سازیِ بلادرنگ داده‌ها پرداخته و آن‌ها را از منابع مختلف، با بالاترین سرعت ادغام و پردازش می‌کند. به این ترتیب تضمین می‌کند بودجه‌ها همواره به‌روز هستند.

قابلیت‌های مشارکتی

پلتفرم‌هایی که دارای قابلیت مشارکتی هستند، باعث می‌شوند کار گروهی با بالاترین اثربخشی، پیش ‌رفته و مسئولیت‌پذیری در همه‌ی افراد، تقویت شود. به جای جلسات کاری و استفاده از ایمیل، می‌توان یک پلتفرم جامع را به کار گرفته و از همسویی و تسریع بودجه‌بندی اطمینان حاصل کرد. چنین پلتفرمی، روند کاری را به صورت واضح و شفاف و همچنین مرحله به مرحله، برای همه‌ی کاربران فراهم می‌کند. به این ترتیب تصمیمات بر اساس اطلاعات مرتبط و دقیق گرفته شده و منجر به پیش‌بینی‌های آگاهانه‌تر و با قابلیت اعتماد بالاتر می‌گردد.

Scenario planning

قابلیت scenario planning به کسب‌وکارها، این امکان را می‌دهد تا بر اساس شرایط مختلف بازار اعم از خوش‌بینانه، بدبینانه و خنثی، پیش‌نویسی را آماده کرده و به سرعت، استراتژ‌ی‌های خود را در صورت نیاز، تنظیم کنند. در ضمن همه‌ی مفروضات و استدلال‌های پشت انتخاب این بودجه‌ها را می‌توان در این پلتفرم، مستند کرد و به آن دسترسی داشت. این شفافیت تضمین می‌کند تصمیمات به خوبی توسط همه ذی‌نفعان درک شده و وضوح و همسویی را در سراسر سازمان ارتقا می‌دهد.

استفاده از AI بر پیش‌بینی

پلتفرم IBM Planning Analytics با استفاده از قابلیت‌های هوش مصنوعی، به انجام پیش‌بینی‌های دقیق می‌پردازد. به جای تکیه بر داده‌های تاریخی یا حدس و گمان، از الگوریتم‌های پیش‌بینی در نرم‌افزار استفاده کرده و بینش‌های دقیقی را برای برنامه‌ریزی، ارائه می‌دهد. این پلتفرم به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا با دقت بیشتری برنامه‌ریزی کنند.

اساسا راهکار Budgeting Paradox   پذیرفتن همان نیرویی است که آن را تشدید می کند: تغییر!

کسب‌وکارها می‌توانند با اتخاذ فناوری به این اطمینان برسند که فرایند بودجه‌بندی آن‌ها علاوه بر این که کامل و انعطاف‌پذیر است؛ برای نیازهای بلندمدت و کوتاه‌مدت نیز مناسب است. این رویکرد، آن‌ها را مجهز می‌کند تا چالش‌های غیرقابل پیش‌بینی دنیای مدرن را به‌طور مؤثر مدیریت کنند.