پویا فرآیندی در یک نگاه
1. نرمافزار مدیریت فرآیندها (BPMS)
مدیریت فرایندهای کسب و کار یا به عبارتی BPMS راهکارهایی است که به سازمان‌ها کمک میکند تا کارایی کسب و کارشان را بهبود بخشند. در واقع این مجموعه راهکارها ،کارایی و اثربخشی هر سازمان را با اتوماتیک نمودن فرایند کسب و کار آن سازمان بهینه می سازد. هدف BMPS یکپارچه‌سازی فرایندها ،عملیات و اطلاعات می‌باشد.
ایجاد چنین زیر ساخت پویایی، نیازمند شناسایی جریان‌های کاری، قوانین کسب و کار، صاحبان فرایندها و نقش‌های مناسب برای انجام فعالیتها است. به موازات این شناخت، نرمافزار جامعی برای مدیریت یکپارچه اطلاعات لازم می‌باشد.
مفهوم BPMS یک رویکرد و روش برای مدیریت فرایندها و اطلاعات است و ممکن است در قالب سیستم‌های مختلف نرم افزاری اجرا شود اما آنچه مهم است وجود زیر ساخت و چارچوب نرم‌افزاری برای تسریع در توسعه و تغییر نرم‌افزارهای کاربردی درون سازمانی است.
1-1. مدیریت فرآیندها و گردش کار سازمان (Intelligence Workflow)
یکی از مهمترین مشکلات و چالشهای پیش روی مدیران شرکتها و سازمان‌ها، نحوه مدیریت گردش‌کار و پیگیری امور محوله به افراد آن مجموعه می‌باشد. روش‌های مرسوم مبتنی بر یادداشتهای کاغذی و یا پیگیریهای تلفنی و … ، هیچکدام نمی‌تواند پاسخگوی نیازهای یک مجموعه کارآمد و هدفمند باشد. وابستگی امور ارجاعی به اشخاص از جمله؛ حضور فیزیکی، عدم دسترسی به اطلاعات در هر لحظه، کندی انتقال اطلاعات، از دسترس خارج شدن نتایج پیگیریها در غیاب فرد مسئول و عدم تعیین تاریخ سررسید به‌عنوان ضعف سیستم‌های سنتی در شرکتها و سازمان‌ها به وضوح قابل مشاهده است.
تمامی فرآیندهای سازمان دارای یک روند اجرایی هستند که به بخش‌های مختلف تقسیم شده و با زمان‌بندی مشخص به افراد مختلف اختصاص داده و انجام می‌شوند. در واقع هر وظیفه در یک سازمان از وظایف کوچکتری تشکیل شده است که به طور معمول این وظایف توسط افراد مختلف انجام می‌شود. در این میان دو نکته مهم و اساسی قابل توجه است:
1. مدیریت گردش‌کار، که شامل انتساب وظایف به افراد مورد نظر می‌باشد.
2. مدیریت زمانی که موجب می‌شود تا وظیفه‌ای پس از انجام توسط یک کارمند به کارمند بعدی برسد.
برای دستیابی به این اهداف، ابتدا باید گردش کار و نحوه‌ی اجرای فرآیندها در یک سازمان به دقت مورد مطالعه و سپس نمودارهای مربوط به این گردش کارها رسم شده و مورد بازبینی قرار گیرند. در بسیاری از موارد با حذف و یا اضافه کردن بخشهایی از فعالیتها، گردش کار در یک سازمان مورد تحول اساسی قرار گرفته و بازدهی سازمان و سرعت انجام وظایف را بهبود می‌بخشد.
مدیریت فرآیندها و گردش کار شماران با شناسایی نیازها و روند فرآیندها و در نظر گرفتن زمان‌بندی مناسب جهت اجرای امور، قادر خواهد بود که گردش کارهای متفاوتی را تعریف نماید.با ایجاد گردش کار، فرآیندهای سازمان به سادگی به‌صورت اتوماتیک مرحله به مرحله انجام خواهند شد و مسئولیت و وظایف افراد در سازمان مشخص و قابل کنترل خواهند گشت.
یکی دیگر از ویژگی‌های نرمافزار اتوماسیون اداری شماران، بهره‌مندی از Intelligence Workflow جهت تعریف فرآیندهای شناسایی هوشمند است. در این فرآیند کاربر نیاز دارد که بر اساس پارامترهای موجود در سازمان همچون مهارت، حضور، ترتیب، حجم کار و … به‌صورت هوشمند و اتوماتیک شخص مورد نظر را جهت انجام کار انتخاب نماید که این نوع فرآیند می‌تواند تمام پارامترهای کاربر را در یک مدل هوشمند و رابطه‌ای دریافت نموده و در فرآیند اصلی جهت انتخاب کاربر انجام دهنده بگنجاند.
برخی از فرآیندهای قابل تعریف در مدیریت فرآیندها و گردش کار سازمان شماران:
- فرآیند درخواست مساعده
- فرآیند درخواست و اعطای وام
- فرآیند درخواست خرید کالا/ خدمات
- فرآیند درخواست مرخصی ساعتی و روزانه
- فرآیند ماموریت ساعتی و روزانه
- فرآیند مجوز اضافه کاری
- و صدها فرآیند دیگر که توسط مدیران سیستم قابل تعریف است
- فرآیند نظام پیشنهادات و انتقادات
- فرآیند درخواست خدمات کامپیوتری
- فرآیند ارایه خدمات پشتیبانی
قابلیت‌ها و امکانات ویژه این سیستم عبارتند از:
- ایجاد، ذخیره، بازیابی و ویرایش گردش کار و فرآیندها به‌صورت گرافیکی
- تعریف شروط و تصمیم گیری در مراحل مختلف گردش کار و فرآیند
- امکان معرفی چارت سازمانی و منابع سازمانی به موتور گردش کار
- مدیریت و اجرای چندین فرآیند همزمان
- انجام پردازش‌های اتوماتیک در مراحل مختلف یک گردش کار
- تعیین مهلت پاسخ (اقدام) در هر قسمت در گردش کار
- مشاهده مراحل گردش کاری طی شده به‌صورت گرافیکی
- ارجاع اتوماتیک نامه بر اساس یک شرط از پیش تعریف شده در ابزار هوشمند گردش کار
- امکان ارتباط با بانک های اطلاعاتی دیگر و اعمال شروط مورد نظر
- امکان تفویض اختیار توسط مدیر
- امکان خروج از فرآیند توسط مدیر
- امکان مرجع کردن یک گردش کار بر اساس سیستم Task
1-2. ابزار طراحی فرآیند (Workflow Designer)
با بهره‌مندی از ابزار طراحی فرآیند شماران، فرآیندهای سازمان به سادگی به صورت گرافیکی مرحله به مرحله قابل طراحی خواهند بود و مسئولیت و وظایف افراد در سازمان بر اساس چارت و یا روال‌های سازمانی به این مراحل اختصاص می‌یابد.
- تعریف کامل یک فرآیند و تعریف دسترسی‌های هر فعالیت
- امکان اتصال چارت سازمانی به فرآیند
- تعریف نحوه عملکرد هر یک از فعالیتها در درون سیستم
- عدم نیاز به تعریف فرآیندها به‌صورت دستی در داخل برنامه
1-3. فرم‌ساز و سیستم‌ساز (From & System Builder)
طراحی و ایجاد فرم‌های الکترونیکی جهت ثبت فعالیتها، به سادگی توسط کاربران در ابزار فرم‌ساز شماران قابل پیاده‌سازی می‌باشد. فرم‌ها و اطلاعات ثبت شده در آنها قابل ویرایش و جستجو می باشند.
مدیریت، ایجاد و ویرایش انواع فرم‌ها و انواع فیلدهای داده (جعبه متنی، جعبه متنی چند خطی، برچسب، تاریخ، ساعت، کلمه عبور و …) در این ابزار امکان پذیر می‌باشد.
از ویژگی‌های این ابزار، می‌توان به ایجاد فرم‌هایی کاربردی مطابق با نیاز و سلیقه‌ی مسئول طراحی، جهت ثبت و ذخیره سازی اطلاعات اشاره نمود.
سیستم‌ساز ابزار پیشرفته‌ای پس از فرم‌ساز می‌باشد که می‌توان علاوه بر تعریف فرم‌ها به‌صورت اطلاعاتی، ارتباط بین آنها را نیز تعریف نمود. با توجه به اتصال سیستم‌ساز به محیط گردش کار، می‌توان این سیستم را در درون سازمان به صورت فرآیندی به کار گرفت.
- امکان تعریف فرم داینامیک به منظور‌های خاص و گردش آنها بر اساس موتور Workflow
- مدیریت، ایجاد و ویرایش انواع فرم های اداری و سازمانی به صورت پیشرفته (فرم مرخصی ساعتی، روزانه، خرید کالا و …)
- امکان تخصیص دسترسی به فرم‌ها و ارجاع فرم تکمیل شده به کارتابل شخص مربوطه جهت پیگیری و رسیدگی
- امکان جستجوی اطلاعات بر اساس تمامی فیلدهایی که در هنگام تعریف فرم به‌عنوان جستجو شاخص گذاری شده‌اند
- امکان ثبت و ویرایش اطلاعات در یک فرم و ارسال آن به کارتابل جهت رسیدگی، اقدام، پیگیری وضعیت و پاسخ آن از طریق کارتابل
- امکان تعریف فرم و گردش آن بر اساس سلسله مراتب سازمانی
- امکان تعریف فرم و گردش آن بر اساس مرجع
- تعریف فرم‌های اطلاعات پایه توسط کاربر
- تعریف فرم‌های عملیاتی توسط کاربر
- امکان اتصال فرم‌های عملیاتی تعریف شده توسط کاربر به موتور گردش کار
- امکان گزارش‌گیری از فرم‌های عملیاتی به‌صورت فرآیندی و غیرفرآیندی
- امکان تعیین ارتباط بین فرم‌ها و استفاده از اطلاعات هر یک از آنها در درون یکدیگر
- امکان ارتباط بین اطلاعات پایه به‌صورت پدر و فرزند
1-4. نظارت بر فعالیت‌های سازمان (Business Activity Monitoring)
- تعریف زمان استاندارد برای هر یک از فعالیتها
- نمایش حجم فعالیت‌های انجام شده در هر یک از نقاط فرآیند
- تشخیص گلوگاه‌ها از نظر تعداد و زمان انجام کار
- مدیریت بهتر منابع انسانی جهت انجام فعالیت‌های مهم
- تشخیص مشکلات مربوط به عدم طراحی مناسب ساختارهای سازمانی
1-5. تبدیل سیستم‌های اطلاعات مدیریت (MIS) به سیستم‌های فرآیندی
نرمافزار BPMS شماران قابلیت اتصال به سیستم‌های اطلاعات مدیریت را دارا می‌باشد. از ویژگی‌های منحصر به‌فرد این نرمافزار امکان اتصال به نرمافزار جامع و یکپارچه پویا (در حوزه‌های؛ مالی، اداری، بازرگانی، تولیدی و مهندسی) و همچنین سایر سیستم‌های اطلاعات مدیریت (MIS) محسوب میگردد. با بهره‌مندی از این امکان، سیستم‌های اطلاعات مدیریت از یک مدل مردابی و ساکن به یک مدل فرآیندی و پویا تبدیل میگردد و گزارشات متنوعی از این سیستم‌ها در اختیار مدیران قرار می‌گیرد و نتیجه کار، به سیستم متصل شده انتقال می‌یابد.
- تعریف یک فیلد در فرم‌ساز به‌طوریکه به‌توان اطلاعات آن را از طریق سیستم متصل شده در جدول مشخصی مقداردهی نمود.
- امکان گزارش‌گیری از فیلد تعریف شده در سیستم گزارش‌گیری گردش ارجاعات
- امکان گردش فرم‌های تعریف شده بر منطق سیستم گردش کار و فرآیندساز
2-پویا فرایندی
نرم افزار پویا نیاز شرکتها به داشتن سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت در سازمان را با رویکرد یکپارچکی مرتفع ساخت. در این رویکرد با تهیه یک نرمافزار متشکل از زیرسیستمهای مستقل و یکپارچه طراحی گردید که نیاز مربوطه را مرتفع می ساخت. با این حال مشکل اساسی که خودنمایی میکرد رویکرد شرکتها به فرایندی شدن زنجیره کاری بود .
در واقع رویکرد مذکور این نقطه نظر را دنبال می کرد که علاوه بر یکپارچگی اطلاعات، وجود وحدت رویه در توسعه و مدیریت فرایندهای کسب و کار در این سازمان‌ها از اهمیت بالایی برخوردار است که نیازمند آن می‌باشد که پس از پیاده‌سازی فرایندها و زیر سیستم‌ها در حوزه عملیاتی سازمان‌های بزرگ نوبت به تعامل بین واحدهای سازمانی می‌رسد .
نرمافزار پویا فرایندی این امکان را فراهم می‌سازد که شرکتها با راه‌اندازی نرمافزار یکپارچه پویا برای مدیریت اطلاعات حوزه کاری زیر ساخت قدرتمندی را برای اجرای فرایندهای مورد نیاز هر کسب کار کسب ایجاد نماید ،سپس با استفاده از ابزارهای BPMS در مدت زمان کوتاهی فرایندهای سازمان را به اجرا در آورند.
به زبان ساده‌تر با استفاده از پویا فرایندی مدیریت یکپارچه اطلاعات و راهبری همزمان فرایندها امکان‌پذیر میگردد و با استفاده از BPMS تعامل بین واحد های سازمانی با ایجاد فرایندهای مختلف کسب و کار امکان پذیر میگردد .
هدف از نرمافزار پویا فرایندی را می توان طراحی، اجرا و بهبود فعالیت‌های بین واحدهای سازمانی دانست که در آن فرایندها، سیستم اطلاعاتی یکپارچه پویا و افراد به هم پیوند می‌خورند .همچنین به لحاظ راهبردی پویا فرایندی را می توان برای مدیریت و بهبود عملکرد یک کسب و کار، از طریق بهینه‌سازی فرایندهای کسب و کار در یک چرخه از مدل سازی با اجرای BPMS دانست.
