مکاتبات اداری و بایگانی و دسترسی سریع به مستندات از ابتدای شکل‌گیری کسب و کارهای امروزی یکی از زمان‌برترین فعالیت‌های سازمان‌ها و کمپانی‌های اقتصادی و خدماتی بوده است. فعالیت‌هایی که به اندازه زمان انجام آنها بازدهی نداشته و در بیشتر موارد دچار اشتباهات عملیاتی شده است.
صرف انرژی بسیار زیاد و استفاده از نوشت‌افزارها و درنهایت بایگانی این مستندات و مکاتبات سازمانی معضل دیگری در سازمان‌ها بود. فضای بسیار زیاد با طبقه‌بندی‌های وسیع و سازمانی در خصوص بایگانی و دسترسی دوباره به اسناد، به‌کارگیری پرسنل در این بخش و تولید کوهی از کاغذ از مسئولیت‌هایبخش اداری و بایگانی سازمان‌ها بوده است.
بررسی روند طی شده در نامه‌ها و دستورالعمل‌های مدیران و ذینفعان داخلی و خارجی سازمان، نامه‌های مرتبط و بسیاری از این نوع مشکلات مکاتبات اداری و فرایندهای سازمانی را بیش‌ازپیش دشوارتر می‌کرد.
از بین رفتن نامه‌ها و مفقود شدن آنها، مخدوش شدن مستندات سازمانی در حین پاراف برای مدیران و کارکنان و در بعضی از موارد سو ء استفاده از مفاد مستندات، از دیگر مشکلات در سازمان‌ها بود.
با به‌کارگیری فن‌آوری‌های نوین انفورماتیک در سازمان‌ها و ارگان‌های دولتی و غیردولتی سعی بر حل این موارد و تسریع بخشیدن به امور اداری و مکاتبات درون و برون‌سازمانی داشته‌اند که بر این اساس سیستم اتوماسیون اداری برای نظم دهی و تسریع و ثبت و نگهداری این موارد ارائه گردید.
نرم‌افزار اتوماسیون اداری باوجود امکاناتی چون دبیرخانه، کارتابل، گردش مکاتبات و …به عضو جدانشدنی در نرم‌افزارهای سیستمی ارگان‌ها و شرکت‌ها تبدیل شد که توانست به‌سرعتمسئولیت مهم و استراتژیکی در سازمان ایجاد کرده، چنان‌که بدون اتوماسیون اداری ادامه این مسیر امکان‌پذیر نبود.
ثبت و گردش مکاتبات ما بین کارکنان و شعب مختلف سازمان‌ها، مدیریت مکاتبات و مستندات سازمانی بدون محدودیت زمانی و مکانی استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری را دوچندان کرده است.
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری باعث بهبود و شفافیت فرایندها و مکاتبات اداری می‌گردد که به چند نمونه از آنها اشاره می‌کنیم:
1-تسریع در ثبت و نگهداری مستندات
2-جلوگیری از دوباره‌کاری و فعالیت‌های موازی
3-بایگانی و آرشیو الکترونیک
4-انجام فعالیت‌های روزمره بر اساس تقسیم وظایف به‌طور کامل
5-ردیابی مکاتبات و فرایندهای سازمان
6-گردش مکاتبات در محیط امن و بر اساس چارت سازمانی
با توجه به استفاده وسیع از نرم افزارهای اتوماسیون اداری، این سیستم‌ها با آخرین تکنولوژی‌های برنامه‌نویسی دنیا تکمیل‌تر و به بازار ارائه شده‌اند. امروزه استفاده از خدمات نرم افزار اتوماسیون اداری در محیط وب و گوشی‌های تلفن همراه و دستگاه‌های هوشمند ارتباطی از قبیل تبلت و … جایگاه بدون حد و مرزی برای این نرم‌افزارها به وجود آورده است.
استفاده گستردهاز نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در سازمان‌ها و اعتماد مدیران سازمانی به این‌گونه سیستم‌ها باعث شده است امکانات دیگری نیز برای استفاده بهینه این نرم‌افزارها اضافه شود به‌طور مثال امکان قرارها ویادآوری‌ها، ارتباط آنلاین، مدیریت صورت‌جلسات و تایم شیت کارکنان مدیریت مستندات مهندسی بخش دیگری از این امکاناتمی‌باشد. نرم‌افزار شاتو پلاس شرکت شماران سیستم با استفاده از تکنولوژی روز دنیا و امکانات مزبور پاسخگوی نیاز سازمان‌های پیشرو می‌باشد.
