نرم افزار اتوماسیون اداری ShAuto

نرم افزار اتوماسیون اداری

نگهداری سوابق مکاتبات اداری جهت سهولت دسترسی و ارائه پاسخ‌های به‌ موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری، همواره یکی از پیچیده‌ترین امور هر سازمان بوده و علی رغم پیشرفت ارتباطاتی، مشکل به شکل گسترده‌ای در سازمان‌های خصوصی و دولتی دو چندان شده است.
نرم‌ افزار اتوماسیون اداری ShAuto شماران سیستم، به‌عنوان یک ابزار قدرتمند، قابلیت‌ها و امکانات ویژه‌ای را در اختیار مدیران سازمان قرار می‌دهد که بتوانند با بهره‌گیری از آن، اداره بدون کاغذ را محقق سازند. با این نرم‌افزار مدیران می‌توانند بدون حضور فیزیکی در محل سازمان، در هر لحظه و در هر کجا به نامه‌ها و ارجاعات خود دسترسی داشته و تمامی فرآیندهای سازمان را کنترل نمایند.

یکپارچگی با ابزارهای گردش کار شماران، از قابلیت‌های منحصر به‌فرد نرم افزار اتوماسیون اداری ShAuto می‌باشد. با ابزار فرم‌ساز، به‌راحتی فرم‌های اداری و سازمانی مورد نیاز طراحی می‌گردند. افزون بر این، با بهره‌گیری از ابزار گردش کار (workflow)، می‌توان گردش کاری فرم‌ها را تعریف نمود. فرم‌ها به‌طور خودکار بر اساس ساختار سازمانی و یا مسیر تعریف شده از طریق کارتابل، به گردش درآمده و در هر مرحله تکمیل می‌گردند.

مزایا نرم افزار اتوماسیون اداری ShAuto

یکپارچگی با ابزارهای گردش کار شماران از جمله فرم‌ساز، گردش کار، سیستم‌ساز و نظارت بر فعالیت‌های سازمان
استفاده همزمان از محیط کاربری تحت وب و ویندوز
مدیریت سطوح دسترسی کاربران و حفظ امنیت و محرمانگی اطلاعات
سادگی و کاربرپسند بودن واسط کاربری (UI)
سرعت و سهولت در انجام امور دبیرخانه‌ای
کارتابل برای تمامی کاربران داخل و خارج سازمان از جمله؛ تامین‌کنندگان، مشاوران، پیمانکاران و ...
مدیریت انواع موجودیت‌های اطلاعاتی شامل؛ نامه، فرم‌های اداری و سازمانی، یادداشت‌های اداری، ارجاعات و ... در کارتابل
گزارش کارکرد و کنترل حضور و غیاب پرسنل از طریق کارتابل
زمانبندی، کنترل و پیگیری اقدامات و پروژه‌ها در تمامی مراحل
امکان ارسال و دریافت گروهی فکس و ایمیل‌ از طریق کارتابل

قابلیت‌های نرم افزار اتوماسیون اداری ShAuto

امکانات پیشرفته

تعریف ساختار شکست کار و فعالیت‌های پروژه به‌تفکیک مراحل پروژه، اولویت‌بندی فعالیت‌ها و تعیین فعالیت پیش‌نیاز…

ارتباط با ابزارهای گردش کار

ایجاد، ذخیره، بازیابی و ویرایش گردش‌ کار و فرآیندها به‌صورت گرافیکی، تعریف شروط و …

دبیرخانه و مکاتبات اداری

تعریف دبیرخانه‌های متعدد به‌صورت متمرکز و نیمه متمرکز، ایجاد دبیرخانه برای سازمان‌های زیرمجموعه در یک پایگاه داده

اتوماسیون اداری چیست؟

پیشرفت فناوری تاثیر جدی بر کارهای روزمره و مدیریت اداره ها گذاشته است؛ به همین دلیل اجرای اتوماسیون اداری در کسب و کارتان می تواند به بهبود عملکرد سازمان شما کمک کند. اتوماسیون اداری، فرایند مشاهده جریان داده ها به خودی خود و بدون دخالت انسان ها می باشد. استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون اداری، می تواند به شما در ایجاد، جمع آوری، ذخیره، تجزیه و تحلیل و اشتراک گذاری داده ها کمک کند. اجرا اتوماسیون اداری در سازمان ها باعث 1- کاهش خطای انسانی. 2- تمرکز کارکنان بر امور مهم تر خواهد شد. به صورت کلی، اتوماسیون اداری در سه بخش خلاصه می شود که عبارتند از:

نرم افزار اتوماسیون اداری شماران

  • اتوماسیون ساده: این سیستم مربوط به خودکار سازی کارهای ساده می باشد. نرم افزار های اتوماسیون اداری ساده بدون نیاز به کدنویسی یا با کدنویسی اندک، کارهای تکراری را دیجیتالی خواهند کرد و از این طریق موجب کاهش خطای انسانی و سریع شدن کارهای گروهی خواهد شد.
  • اتوماسیون فرایند: اتوماسیون فرایند یا اتوماسیون مدیریت فرایند کسب و کارها، موجب شفاف سازی فرایند های سازمانی شده و از یکنواختی آنها جلوگیری خواهد کرد. اتوماسیون فرایند که اغلب توسط نرم افزارهای مخصوص انجام می گیرد، باعث افزایش بهره وری و کارایی سازمان شده و در عین حال بینش های تجاری ارزشمندی را برای شما به ارمغان می آورد.
  • اتوماسیون پیشرفته: در این سیستم برای ادغام کردن چندین سیستم، اتوماسیون پیشرفته انسان ها و ماشین ها را ترکیب کرده و امکان خودکار سازی فرایندهای پیچیده را فراهم می کند. این نوع اتوماسیون باعث بهبود سامانه های پشتیبانی در کسب و کار خواهد شد.

اهمیت اتوماسیون اداری چیست؟

از جمله دلایل اهمیت نرم افزار اتوماسیون اداری، کاهش کارهای تکراری و تمرکز فعالیت کارکنان بر بخش های مهمتر سازمان است. اتوماسیون اداری علاوه بر خودکار سازی امور در سازمان، با دیجیتالی کردن مکاتبات، به بهتر شدن ارتباطات داخل سازمان کمک خواهد کرد؛ بنابراین اهمیت استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، به دلیل راحت تر شدن تسهیل جریان اطلاعات در یک شرکت می باشد. از جمله علت های اهمیت پیاده سازی اتوماسیون اداری عبارتند از:

  • انجام نشدن به موقع کارها
  • عدم دسترسی به موقع به اطلاعات
  • عدم امکان تعیین شاخص های ارزیابی
  • نیاز مداوم به حضور فیزیکی افراد در سازمان
  • قطع شدن فرایند کارها در صورت غیاب هر شخص
  • تنش میان مدیران و افراد سازمان به دلیل عدم شفافیت فرایند ها

مزایا اجرا اتوماسیون اداری در کسب و کارها چیست؟

استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری و پیاده سازی آن در سازمان های مختلف، از اهمیت بالایی برخوردار است. با توجه به گسترش و تغییراتی که در سیستم های مدیریتی شرکت ها به وجود آمده است، مکانیزه کردن کارها می تواند به بهبود عملکرد سازمان شما کمک کند. از جمله مزایا اجرا اتوماسیون اداری در کسب و کار عبارتند از:

بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری

  • افزایش نیروی کار
  • استفاده از هوش مصنوعی
  • پیش بینی رفتار و تجربه مشتریان
  • خودکار سازی عملیات اصلی سازمان ها
  • کشف ناکارآمدی ها و نقاط حساس در فرایندها

کاربردهای نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزاری های اتوماسیون اداری برای خودکار کردن فرایندها و کمک به بهبود عملکرد گردش کارها مورد استفاده قرار می گیرند؛ همچنین اتوماسیون اداری برای ساده سازی فرایندها در بیشتر بخش های اداره ها قابل استفاده می باشد. از جمله کاربردهای نرم افزار اتوماسیون اداری عبارتند از:

  • فرایند های فروش: ابزارهای اتوماسیون فروش افراد را قادر می سازد تا در کمترین زمان فعالیت های مربوط به معاملات را انجام داده و زمان بیشتری را صرف ایجاد ارتباط با مشتریان خود کنند. نرم افزارهای اتوماسیون، می توانند در طول فرایند فروش، کارهای تکراری را خودکارسازی کرده و خدمات بهتری را در اختیار کاربران قرار دهند.
  • منابع انسانی: سیستم های اتوماسیون مدیریت منابع انسانی، می توانند طیف گسترده ای از کارهای مربوط به وظایف منابع انسانی را انجام دهند؛ برای مثال، پردازش درخواست های استخدامی، ارسال پیشنهادات شغلی، مدیریت حقوق و دستمزد، زمانبندی مصاحبه ها و … از جمله کارهایی است که در اتوماسیون مدیریت منابع انسانی انجام می گیرد.
  • امور مالی و حسابداری: خودکارسازی فعالیت های مربوط به برنامه ریزی های مالی و حسابداری باعث می شود تا افراد سازمان وقت خود را برای تجزیه و تحلیل داده ها در نظر بگیرند؛ همچنین با استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری، خطاهای انسانی کاهش یافته و داده ها با دقت بالا در اختیار شما قرار خواهند گرفت.

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

نرم افزارهای اتوماسیون اداری، ابزارهایی هستند که داده ها را قادر می سازند به تنهایی و بدون دخالت انسان از یک سیستم به سیستم دیگر منتقل شوند. این ابزارها به سازمان ها کمک می کنند تا به صورت ایمن مدیریت و تجزیه و تحلیل کنند تا وظایف و سایر فرایند های روزمره را با بالاترین دقت انجام دهند.

امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری ShAuto

نرم افزار اتوماسیون اداری ShAuto از جمله نرم افزارهایی است که برای مدیریت مدارک و مستندات سازمان مورد استفاده قرار می گیرد و شما می توانید به منظور نظم بخشیدن به امور برون و درون سازمانی، اقدام به پیاده سازی و استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری نمایید. نرم افزار اتوماسیون اداری ShAuto شماران سیستم، به عنوان یکی از ابزارهای قدرتمند که قابلیت ها و امکانات گسترده ای دارد شناخته شده است. مدیران سازمان های مختلف می توانند با استفاده از این نرم افزارها، بدون حضور فیزیکی در مجموعه، در هر زمان و مکان، امکان دسترسی به بخش ها و فرآیند های مختلف سازمان را داشته باشند. از جمله ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری ShAuto می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • امکان بایگانی و آرشیو
  • امکان پشتیبان گیری از دیتابیس
  • سرعت بارگذاری بالای صفحات
  • قابلیت انطباق با تلفن همراه و تبلت
  • امکان جستجو بر اساس کلمات کلیدی
  • امکان ارسال فکس به صورت گروهی
  • خودکار سازی فرآیند ها با فرم های دلخواه
  • امکان نظارت بر گردش کارها بدون نیاز به دانش گسترده از زبان برنامه نویسی

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، میتوانید فرایند های اداری را بدون نیاز به استفاده از کاغذ و اسناد زیاد بر روی یک محیط متمرکز در دسترس داشته باشید.

دریافت اتوماسیون اداری شماران سیستم چگونه است؟

برای دریافت اتوماسیون اداری شماران سیستم (نرم افزار ShAuto) می توانید درخواست دمو را از همین صفحه ثبت کنید و بعد از بررسی نرم افزار و رضایت، محصول را تهیه کنید.

نرم افزار اتوماسیون اداری ShAuto برای چه محیط های مناسب است؟

با توجه به کاربرد های گسترده ای که اتوماسیون اداری دارد، می توان کاربرد این نرم افزار را در انواع محیط های اداری و سازمان های بزرگ و کوچک مشاهده کرد.