نگهداری سوابق مکاتبات اداری جهت سهولت دسترسی و ارائه پاسخهای به موقع به طرفهای تجاری و غیر تجاری، همواره یکی از پیچیدهترین امور هر سازمان بوده و علی رغم پیشرفت ارتباطاتی، مشکل به شکل گستردهای در سازمانهای خصوصی و دولتی دو چندان شده است.
نرم افزار اتوماسیون اداری ShAuto شماران سیستم، بهعنوان یک ابزار قدرتمند، قابلیتها و امکانات ویژهای را در اختیار مدیران سازمان قرار میدهد که بتوانند با بهرهگیری از آن، اداره بدون کاغذ را محقق سازند. با این نرمافزار مدیران میتوانند بدون حضور فیزیکی در محل سازمان، در هر لحظه و در هر کجا به نامهها و ارجاعات خود دسترسی داشته و تمامی فرآیندهای سازمان را کنترل نمایند.
یکپارچگی با ابزارهای گردش کار شماران، از قابلیتهای منحصر بهفرد نرم افزار اتوماسیون اداری ShAuto میباشد. با ابزار فرمساز، بهراحتی فرمهای اداری و سازمانی مورد نیاز طراحی میگردند. افزون بر این، با بهرهگیری از ابزار گردش کار (workflow)، میتوان گردش کاری فرمها را تعریف نمود. فرمها بهطور خودکار بر اساس ساختار سازمانی و یا مسیر تعریف شده از طریق کارتابل، به گردش درآمده و در هر مرحله تکمیل میگردند. تمام این موارد در حالی است که این سیستم به عنوان اتوماسیون اداری ساده نیز شناخته می شود و از نظر مصرف کننده به عنوان بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری انتخاب شده است.
مزایا نرم افزار اتوماسیون اداری ShAuto
قابلیتهای نرم افزار اتوماسیون اداری ShAuto
امکانات پیشرفته
تعریف ساختار شکست کار و فعالیتهای پروژه بهتفکیک مراحل پروژه، اولویتبندی فعالیتها و تعیین فعالیت پیشنیاز…
ارتباط با ابزارهای گردش کار
ایجاد، ذخیره، بازیابی و ویرایش گردش کار و فرآیندها بهصورت گرافیکی، تعریف شروط و …
دبیرخانه و مکاتبات اداری
تعریف دبیرخانههای متعدد بهصورت متمرکز و نیمه متمرکز، ایجاد دبیرخانه برای سازمانهای زیرمجموعه در یک پایگاه داده
اتوماسیون اداری چیست؟
پیشرفت فناوری تاثیر جدی بر کارهای روزمره و مدیریت اداره ها گذاشته است؛ به همین دلیل اجرای اتوماسیون اداری در کسب و کارتان می تواند به بهبود عملکرد سازمان شما کمک کند. برنامه اتوماسیون اداری، فرایند مشاهده جریان داده ها به خودی خود و بدون دخالت انسان ها می باشد. استفاده از یک نرم افزار مکاتبات اداری، می تواند به شما در ایجاد، جمع آوری، ذخیره، تجزیه و تحلیل و اشتراک گذاری داده ها کمک کند. خرید اتوماسیون اداری برای سازمان ها باعث 1- کاهش خطای انسانی. 2- تمرکز کارکنان بر امور مهم تر خواهد شد. به صورت کلی، اتوماسیون اداری در سه بخش خلاصه می شود که عبارتند از:
- اتوماسیون ساده: این سیستم مربوط به خودکار سازی کارهای ساده می باشد. نرم افزار های اتوماسیون اداری ساده بدون نیاز به کدنویسی یا با کدنویسی اندک، کارهای تکراری را دیجیتالی خواهند کرد و از این طریق موجب کاهش خطای انسانی و سریع شدن کارهای گروهی خواهد شد.
- اتوماسیون فرایند: اتوماسیون فرایند یا اتوماسیون مدیریت فرایند کسب و کارها، موجب شفاف سازی فرایند های سازمانی شده و از یکنواختی آنها جلوگیری خواهد کرد. اتوماسیون فرایند که اغلب توسط نرم افزارهای مخصوص انجام می گیرد، باعث افزایش بهره وری و کارایی سازمان شده و در عین حال بینش های تجاری ارزشمندی را برای شما به ارمغان می آورد.
- اتوماسیون پیشرفته: در این سیستم برای ادغام کردن چندین سیستم، اتوماسیون پیشرفته انسان ها و ماشین ها را ترکیب کرده و امکان خودکار سازی فرایندهای پیچیده را فراهم می کند. این نوع اتوماسیون باعث بهبود سامانه های پشتیبانی در کسب و کار خواهد شد.
اهمیت اتوماسیون اداری چیست؟
از جمله دلایل اهمیت نرم افزار اتوماسیون اداری، کاهش کارهای تکراری و تمرکز فعالیت کارکنان بر بخش های مهمتر سازمان است. برنامه اتوماسیون اداری علاوه بر خودکار سازی امور در سازمان، با دیجیتالی کردن مکاتبات، به بهتر شدن ارتباطات داخل سازمان کمک خواهد کرد؛ بنابراین اهمیت استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری ساده، به دلیل راحت تر شدن تسهیل جریان اطلاعات در یک شرکت می باشد. از جمله علت های اهمیت پیاده سازی اتوماسیون اداری عبارتند از:
- انجام نشدن به موقع کارها
- عدم دسترسی به موقع به اطلاعات
- عدم امکان تعیین شاخص های ارزیابی
- نیاز مداوم به حضور فیزیکی افراد در سازمان
- قطع شدن فرایند کارها در صورت غیاب هر شخص
- تنش میان مدیران و افراد سازمان به دلیل عدم شفافیت فرایند ها
مزایا اجرا اتوماسیون اداری در کسب و کارها چیست؟
استفاده از بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری و پیاده سازی آن در سازمان های مختلف، از اهمیت بالایی برخوردار است. با توجه به گسترش و تغییراتی که در سیستم های مدیریتی شرکت ها به وجود آمده است، مکانیزه کردن کارها می تواند به بهبود عملکرد سازمان شما کمک کند. از جمله مزایا اجرا اتوماسیون اداری در کسب و کار عبارتند از:
- افزایش نیروی کار
- استفاده از هوش مصنوعی
- پیش بینی رفتار و تجربه مشتریان
- خودکار سازی عملیات اصلی سازمان ها
- کشف ناکارآمدی ها و نقاط حساس در فرایندها
کاربردهای برنامه اتوماسیون اداری
خرید اتوماسیون اداری به دلیل خودکار کردن فرایندها و کمک به بهبود عملکرد گردش کارها مورد استفاده قرار می گیرند؛ همچنین اتوماسیون اداری برای ساده سازی فرایندها در بیشتر بخش های اداره ها قابل استفاده می باشد. از جمله کاربردهای نرم افزار اتوماسیون اداری عبارتند از:
- فرایند های فروش: ابزارهای اتوماسیون فروش افراد را قادر می سازد تا در کمترین زمان فعالیت های مربوط به معاملات را انجام داده و زمان بیشتری را صرف ایجاد ارتباط با مشتریان خود کنند. نرم افزارهای اتوماسیون، می توانند در طول فرایند فروش، کارهای تکراری را خودکارسازی کرده و خدمات بهتری را در اختیار کاربران قرار دهند.
- منابع انسانی: سیستم های اتوماسیون مدیریت منابع انسانی، می توانند طیف گسترده ای از کارهای مربوط به وظایف منابع انسانی را انجام دهند؛ برای مثال، پردازش درخواست های استخدامی، ارسال پیشنهادات شغلی، مدیریت حقوق و دستمزد، زمانبندی مصاحبه ها و … از جمله کارهایی است که در اتوماسیون مدیریت منابع انسانی انجام می گیرد.
- امور مالی و حسابداری: خودکارسازی فعالیت های مربوط به برنامه ریزی های مالی و حسابداری باعث می شود تا افراد سازمان وقت خود را برای تجزیه و تحلیل داده ها در نظر بگیرند؛ همچنین با استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری، خطاهای انسانی کاهش یافته و داده ها با دقت بالا در اختیار شما قرار خواهند گرفت.
نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟
نرم افزارهای اتوماسیون اداری، ابزارهایی هستند که داده ها را قادر می سازند به تنهایی و بدون دخالت انسان از یک سیستم به سیستم دیگر منتقل شوند. این ابزارها به سازمان ها کمک می کنند تا به صورت ایمن مدیریت و تجزیه و تحلیل کنند تا وظایف و سایر فرایند های روزمره را با بالاترین دقت انجام دهند.
امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری ShAuto
نرم افزار اتوماسیون اداری ShAuto از جمله نرم افزارهایی است که برای مدیریت مدارک و مستندات سازمان مورد استفاده قرار می گیرد و شما می توانید به منظور نظم بخشیدن به امور برون و درون سازمانی، اقدام به پیاده سازی و استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری نمایید. نرم افزار اتوماسیون اداری ShAuto شماران سیستم، به عنوان یکی از ابزارهای قدرتمند که قابلیت ها و امکانات گسترده ای دارد شناخته شده است. مدیران سازمان های مختلف می توانند با استفاده از این نرم افزارها، بدون حضور فیزیکی در مجموعه، در هر زمان و مکان، امکان دسترسی به بخش ها و فرآیند های مختلف سازمان را داشته باشند. از جمله ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری ShAuto می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- امکان بایگانی و آرشیو
- امکان پشتیبان گیری از دیتابیس
- سرعت بارگذاری بالای صفحات
- قابلیت انطباق با تلفن همراه و تبلت
- امکان جستجو بر اساس کلمات کلیدی
- امکان ارسال فکس به صورت گروهی
- خودکار سازی فرآیند ها با فرم های دلخواه
- امکان نظارت بر گردش کارها بدون نیاز به دانش گسترده از زبان برنامه نویسی
نرم افزار اتوماسیون اداری به نقل از شماران
نرم افزار اتوماسیون اداری Office Automation Software : نگهداری سوابق مکاتبات اداری جهت سهولت دسترسی و ارایه پاسخهای بهموقع به طرفهای تجاری و غیر تجاری همواره یکی از پیچیدهترین امور هر سازمان بوده و علیرغم پیشرفت ارتباطاتی، مشکل به شکل گستردهای در سازمانهای خصوصی و دولتی دو چندان شده است.
نرم افزار اتوماسیون اداری شماران سیستم (Office Automation Software) بهعنوان یک ابزار قدرتمند، قابلیتها و امکانات ویژهای را در اختیار مدیران سازمان قرار میدهد که بهتوانند با بهرهگیری از آن اداره بدون کاغذ را محقق سازند. با نرم افزار اتوماسیون اداری ، مدیران میتوانند بدون حضور فیزیکی در محل سازمان، در هر لحظه و در هر کجا به نامهها و ارجاعات خود دسترسی داشته و تمامی فرآیندهای سازمان را کنترل نمایند.
یکپارچگی با ابزارهای گردش کار شماران از قابلیتهای منحصر بهفرد نرم افزار اتوماسیون اداری میباشد. با ابزار فرمساز، بهراحتی فرمهای اداری و سازمانی مورد نیاز طراحی میگردند. افزون بر این، با بهرهگیری از ابزار گردش کار (workflow)، میتوان گردش کاری فرمها را تعریف نمود. فرمها بهطور خودکار بر اساس ساختار سازمانی و یا مسیر تعریف شده از طریق کارتابل به گردش درآمده و در هر مرحله تکمیل میگردند.
پیامدهای پیادهسازی نرم افزار اتوماسیون اداری شماران
پیادهسازی نرم افزار اتوماسیون اداری شماران، پیامدهای زیر را برای سازمانها به دنبال خواهد داشت:
- ایجاد اداره بدون کاغذ
- دسترسی و پیگیری در هر لحظه و در هر کجا به نامهها و ارجاعات بدون حضور فیزیکی در محل سازمان (دور کاری)
- توسعه تعاملات برون سازمانی بهواسطه تعریف کاربران خارج از سازمان نظیر تامینکنندگان، مشاوران، پیمانکاران و … (… ,B2B, B2C, B2G)
- تبادل مکاتبات اداری اتوماسیون اداری شماران با سایر اتوماسیونها از طریق پروتکل ECE
- تعریف جریانهای کاری هر بخش از سازمان با ابزار گردش کار (Workflow)
- کاهش هزینههای سازمانی با صرفهجویی در مصرف کاغذ و فضای بایگانی
- صرفهجویی در زمان با امکاناتی از قبیل تنظیم جلسات، دعوت و ارسال دستورجلسه، یادآوری به دعوتشدگان، بایگانی صورتجلسات، تخصیص فعالیتهای مرتبط به کاربران و …
- افزایش بهرهوری سازمان بهواسطه یکپارچگی نرم افزار اتوماسیون اداری با فرآیندهای کسب و کار شماران و سایر شرکتها در حوزههای مالی و مدیریت، اداری و منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتری، زنجیره تامین، توزیع و پخش و …
- برنامهریزی، زمانبندی و همچنین اولویتبندی فعالیتهای کاربران با استفاده از امکان مدیریت پروژهها
- عدم دوبارهكاریها در خصوص جمعآوری و پردازش دادهها
- کنترل مدارک، مستندات و اطلاعات سازمانی با مدیریت مناسب و دقیق سطوح دسترسی
مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری شماران
- یکپارچگی با ابزارهای گردش کار شماران از جمله فرمساز، گردش کار هوشمند، سیستمساز و نظارت بر فعالیتهای سازمان
- قابلیت اتصال به سیستمهای اطلاعات مدیریت (نرمافزارهای جامع و یکپارچه در حوزههای مالی، اداری، بازرگانی، تولید، مهندسی و مدیریت ارتباط با مشتری) از طریق درگاههای تعریف شده
- ارتباط با سایر نرمافزارهای موجود در سازمان مانند سیستم کارت خوان
- استفاده همزمان از محیط کاربری تحت وب و ویندوز
- مدیریت سطوح دسترسی کاربران و حفظ امنیت و محرمانگی اطلاعات
- سادگی و کاربرپسند بودن واسط کاربری (UI)
- سرعت و سهولت در انجام امور دبیرخانهای
- کارتابل برای تمامی کاربران داخل و خارج سازمان از جمله؛ تامینکنندگان، مشاوران، پیمانکاران و …
- مدیریت انواع موجودیتهای اطلاعاتی شامل؛ نامه، فرمهای اداری و سازمانی، یادداشتهای اداری، ارجاعات و … در کارتابل
- مشاهده گزارش کارکرد و کنترل حضور و غیاب پرسنل از طریق کارتابل
- زمانبندی، کنترل و پیگیری اقدامات و پروژهها در تمامی مراحل
- امکان ارسال و دریافت گروهی فاکس و ایمیل از طریق کارتابل
- قابلیت استفاده از سیستم SMS
- تعاملات و ارتباطات خارج سازمانی از طریق ویدئو کنفرانس (متنی و تصویری)
- قابلیت استفاده بهصورت چند زبانه (multilingual)
- تهیه گزارشات متنوع و یکپارچه از تمامی فعالیتهای سازمان با ابزار گزارشساز
- اتخاذ تصمیمات بهموقع و استراتژیک مدیریتی سازمان، جز با کنترل و پایش صحیح اطلاعات از طریق یک نظام مالی یکپارچه میسر نمیباشد. نرمافزار حسابداری شماران اطلاعات مالی تمامی بخشهای سازمان را جمعآوری، طبقهبندی و ثبت نموده که بهدلیل وجود یکپارچگی، اطلاعات مالی تمامی نرمافزارها از بخشهایی نظیر خزانهداری، بازرگانی، دارایی ثابت، بهای تمام شده، حقوق و دستمزد و … در نرمافزار اتوماسیون اداری بهصورت اتوماتیک ثبت میگردد و این نرمافزار امکان دسترسی سریع و لحظهای به اطلاعات و گزارشات مورد نیاز را فراهم مینماید. تهیه صورتهای مالی در پایان هر ماه و ارایه گزارشات مدیریتی بهلحظه از مزایای نرمافزار حسابداری شماران است.
نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟
با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، میتوانید فرایند های اداری را بدون نیاز به استفاده از کاغذ و اسناد زیاد بر روی یک محیط متمرکز در دسترس داشته باشید.
دریافت اتوماسیون اداری شماران سیستم چگونه است؟
برای دریافت اتوماسیون اداری شماران سیستم (نرم افزار ShAuto) می توانید درخواست دمو را از همین صفحه ثبت کنید و بعد از بررسی نرم افزار و رضایت، محصول را تهیه کنید.
نرم افزار اتوماسیون اداری ShAuto برای چه محیط های مناسب است؟
با توجه به کاربرد های گسترده ای که اتوماسیون اداری دارد، می توان کاربرد این نرم افزار را در انواع محیط های اداری و سازمان های بزرگ و کوچک مشاهده کرد.