نرم افزار اتوماسیون اداری ShAuto

اتوماسیون اداری چیست؟

پیشرفت فناوری تاثیر جدی بر کارهای روزمره و مدیریت اداره ها گذاشته است؛ به همین دلیل اجرای اتوماسیون اداری در کسب و کارتان می تواند به بهبود عملکرد سازمان شما کمک کند. برنامه اتوماسیون اداری، فرایند مشاهده جریان داده ها به خودی خود و بدون دخالت انسان ها می باشد. استفاده از یک نرم افزار مکاتبات اداری، می تواند به شما در ایجاد، جمع آوری، ذخیره، تجزیه و تحلیل و اشتراک گذاری داده ها کمک کند. خرید اتوماسیون اداری برای سازمان ها باعث 1- کاهش خطای انسانی. 2- تمرکز کارکنان بر امور مهم تر خواهد شد. به صورت کلی، اتوماسیون اداری در سه بخش خلاصه می شود که عبارتند از: (اتوماسیون اداری چیست؟)

• اتوماسیون ساده: این سامانه به منظور اتوماسیون و اجرای خودکار کارهای ساده طراحی شده است. نرم‌افزارهای اداری اتوماتیک، بدون نیاز به کدنویسی یا با کمی کدنویسی، کارهای تکراری را به صورت دیجیتالی انجام خواهند داد. این اقدام به کاهش خطاهای انسانی و افزایش سرعت انجام کارهای گروهی منجر خواهد شد.
• اتوماسیون فرایند: اتوماسیون فرایند یا اتوماسیون مدیریت فرایند کسب و کارها، موجب شفاف سازی فرایند های سازمانی شده و از یکنواختی آنها جلوگیری خواهد کرد. اتوماسیون فرایند که اغلب توسط نرم افزارهای مخصوص انجام می گیرد، باعث افزایش بهره وری و کارایی سازمان شده و در عین حال بینش های تجاری ارزشمندی را برای شما به ارمغان می آورد.
• اتوماسیون پیشرفته: در این سیستم، از ترکیب انسان‌ها و ماشین‌ها به منظور ادغام چندین سیستم استفاده می‌شود و این امکان را فراهم می‌کند که فرآیندهای پیچیده به صورت خودکار اجرا شوند. این نوع اتوماسیون به بهبود سیستم‌های پشتیبانی در حوزه کسب و کار کمک می‌کند.

اهمیت اتوماسیون اداری چیست؟

از جمله دلایل اهمیت نرم افزار اتوماسیون اداری، کاهش کارهای تکراری و تمرکز فعالیت کارکنان بر بخش های مهمتر سازمان است. برنامه اتوماسیون اداری علاوه بر خودکار سازی امور در سازمان، با دیجیتالی کردن مکاتبات، به بهتر شدن ارتباطات داخل سازمان کمک خواهد کرد؛ بنابراین اهمیت استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری ساده، به دلیل راحت تر شدن تسهیل جریان اطلاعات در یک شرکت می باشد. از جمله علت های اهمیت پیاده سازی اتوماسیون اداری عبارتند از:

• انجام نشدن به موقع کارها
• عدم دسترسی به موقع به اطلاعات
• عدم امکان تعیین شاخص های ارزیابی
• نیاز مداوم به حضور فیزیکی افراد در سازمان
• قطع شدن فرایند کارها در صورت غیاب هر شخص
• تنش میان مدیران و افراد سازمان به دلیل عدم شفافیت فرایند ها

مزایا اجرا اتوماسیون اداری در کسب و کارها چیست؟

استفاده از بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری و پیاده سازی آن در سازمان های مختلف، از اهمیت بالایی برخوردار است. با توجه به گسترش و تغییراتی که در سیستم های مدیریتی شرکت ها به وجود آمده است، مکانیزه کردن کارها می تواند به بهبود عملکرد سازمان شما کمک کند. از جمله مزایا اجرا اتوماسیون اداری در کسب و کار عبارتند از:

• افزایش نیروی کار
• استفاده از هوش مصنوعی
• پیش بینی رفتار و تجربه مشتریان
• خودکار سازی عملیات اصلی سازمان ها
• کشف ناکارآمدی ها و نقاط حساس در فرایندها

کاربردهای برنامه اتوماسیون اداری

خرید اتوماسیون اداری به دلیل خودکار کردن فرایندها و کمک به بهبود عملکرد گردش کارها مورد استفاده قرار می گیرند؛ همچنین اتوماسیون اداری برای ساده سازی فرایندها در بیشتر بخش های اداره ها قابل استفاده می باشد. از جمله کاربردهای نرم افزار اتوماسیون اداری عبارتند از:

• فرایند های فروش: ابزارهای اتوماسیون فروش افراد را قادر می سازد تا در کمترین زمان فعالیت های مربوط به معاملات را انجام داده و زمان بیشتری را صرف ایجاد ارتباط با مشتریان خود کنند. نرم افزارهای اتوماسیون، می توانند در طول فرایند فروش، کارهای تکراری را خودکارسازی کرده و خدمات بهتری را در اختیار کاربران قرار دهند.
• منابع انسانی: سیستم های اتوماسیون مدیریت منابع انسانی، می توانند طیف گسترده ای از کارهای مربوط به وظایف سیستم‌های اتوماسیون در حوزه مدیریت منابع انسانی، می‌توانند یک گستره وسیع از وظایف مرتبط با این حوزه را به صورت خودکار انجام دهند؛ به عنوان مثال، پردازش درخواست‌های استخدامی، ارسال پیشنهادات شغلی، مدیریت حقوق و دستمزد، زمانبندی مصاحبه‌ها و … از جمله کارهایی هستند که در سیستم‌های اتوماسیون مدیریت منابع انسانی انجام می‌پذیرد.
• امور مالی و حسابداری: خودکارسازی فعالیت های مربوط به برنامه ریزی های مالی و حسابداری باعث می شود تا افراد سازمان وقت خود را برای تجزیه و تحلیل داده ها در نظر بگیرند؛ همچنین با استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری، خطاهای انسانی کاهش یافته و داده ها با دقت بالا در اختیار شما قرار خواهند گرفت.

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

نرم افزارهای اتوماسیون اداری، ابزارهایی هستند که داده ها را قادر می سازند به تنهایی و بدون دخالت انسان از یک سیستم به سیستم دیگر منتقل شوند. این ابزارها به سازمان ها کمک می کنند تا به صورت ایمن مدیریت و تجزیه و تحلیل کنند تا وظایف و سایر فرایند های روزمره را با بالاترین دقت انجام دهند.

امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری ShAuto

نرم افزار اتوماسیون اداری ShAuto از جمله نرم افزارهایی است که برای مدیریت مدارک و مستندات سازمان مورد استفاده قرار می گیرد و شما می توانید به منظور نظم بخشیدن به امور برون و درون سازمانی، اقدام به پیاده سازی و استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری نمایید. نرم افزار اتوماسیون اداری ShAuto شماران سیستم، به عنوان یکی از ابزارهای قدرتمند که قابلیت ها و امکانات گسترده ای دارد شناخته شده است. مدیران سازمان های مختلف می توانند با استفاده از این نرم افزارها، بدون حضور فیزیکی در مجموعه، در هر زمان و مکان، امکان دسترسی به بخش ها و فرآیند های مختلف سازمان را داشته باشند. از جمله ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری ShAuto می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• امکان بایگانی و آرشیو
• امکان پشتیبان گیری از دیتابیس
• سرعت بارگذاری بالای صفحات
• قابلیت انطباق با تلفن همراه و تبلت
• امکان جستجو بر اساس کلمات کلیدی
• امکان ارسال فکس به صورت گروهی
• خودکار سازی فرآیند ها با فرم های دلخواه
• امکان نظارت بر گردش کارها بدون نیاز به دانش گسترده از زبان برنامه نویسی

نرم‌ افزار اتوماسیون اداری به نقل از شماران

نرم‌ افزار اتوماسیون اداری Office Automation Software : نگهداری سوابق مکاتبات اداری جهت سهولت دسترسی و ارایه پاسخ‌های به‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری همواره یکی از پیچیده‌ترین امور هر سازمان بوده و علیرغم پیشرفت ارتباطاتی، مشکل به شکل گسترده‌ای در سازمان‌های خصوصی و دولتی دو چندان شده است.

نرم افزار اتوماسیون اداری شماران سیستم (Office Automation Software) به‌عنوان یک ابزار قدرتمند، قابلیت‌ها و امکانات ویژه‌ای را در اختیار مدیران سازمان قرار می‌دهد که به‌توانند با بهره‌گیری از آن اداره بدون کاغذ را محقق سازند. با نرم افزار اتوماسیون اداری ، مدیران می‌توانند بدون حضور فیزیکی در محل سازمان، در هر لحظه و در هر کجا به نامه‌ها و ارجاعات خود دسترسی داشته و تمامی فرآیندهای سازمان را کنترل نمایند.

یکپارچگی با ابزارهای گردش کار شماران از قابلیت‌های منحصر به‌فرد نرم افزار اتوماسیون اداری می‌باشد. با ابزار فرم‌ساز، به‌راحتی فرم‌های اداری و سازمانی مورد نیاز طراحی می‌گردند. افزون بر این، با بهره‌گیری از ابزار گردش کار (workflow)، می‌توان گردش کاری فرم‌ها را تعریف نمود. فرم‌ها به‌طور خودکار بر اساس ساختار سازمانی و یا مسیر تعریف شده از طریق کارتابل به گردش درآمده و در هر مرحله تکمیل می‌گردند.

پیامدهای پیاده‌سازی نرم افزار اتوماسیون اداری شماران

پیاده‌ سازی سیستم اتوماسیون اداری شماران، پیامدهای زیر را برای سازمان‌ها به دنبال خواهد داشت:

• ایجاد اداره بدون کاغذ
• دسترسی و پیگیری در هر لحظه و در هر کجا به نامه‌ها و ارجاعات بدون حضور فیزیکی در محل سازمان (دور کاری)
• توسعه تعاملات برون سازمانی به‌واسطه تعریف کاربران خارج از سازمان نظیر تامین‌کنندگان، مشاوران، پیمانکاران و … (… ,B2B, B2C, B2G)
• تبادل مکاتبات اداری اتوماسیون اداری شماران با سایر اتوماسیون‌ها از طریق پروتکل ECE
• تعریف جریان‌های کاری هر بخش از سازمان با ابزار گردش کار (Workflow)
• کاهش هزینه‌های سازمانی با صرفه‌جویی در مصرف کاغذ و فضای بایگانی
• صرفه‌جویی در زمان با امکاناتی از قبیل تنظیم جلسات، دعوت و ارسال دستورجلسه، یادآوری به دعوت‌شدگان، بایگانی صورت‌جلسات، تخصیص فعالیت‌های مرتبط به کاربران و …
• افزایش بهره‌وری سازمان به‌واسطه یکپارچگی نرم افزار اتوماسیون اداری با فرآیندهای کسب و کار شماران و سایر شرکت‌ها در حوزه‌های مالی و مدیریت، اداری و منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتری، زنجیره تامین، توزیع و پخش و …
• برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و همچنین اولویت‌بندی فعالیت‌های کاربران با استفاده از امکان مدیریت پروژه‌ها
• عدم دوباره‌كاری‌ها در خصوص جمع‌آوری و پردازش داده‌ها
• کنترل مدارک، مستندات و اطلاعات سازمانی با مدیریت مناسب و دقیق سطوح دسترسی

مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری شماران

• یکپارچگی با ابزارهای گردش کار شماران از جمله فرم‌ساز، گردش کار هوشمند، سیستم‌ساز و نظارت بر فعالیت‌های سازمان
• قابلیت اتصال به سیستم‌های اطلاعات مدیریت (نرم‌افزارهای جامع و یکپارچه در حوزه‌های مالی، اداری، بازرگانی، تولید، مهندسی و مدیریت ارتباط با مشتری) از طریق درگاه‌های تعریف شده
• ارتباط با سایر نرم‌افزارهای موجود در سازمان مانند سیستم کارت خوان
• استفاده هم‌زمان از محیط کاربری تحت وب و ویندوز
• مدیریت سطوح دسترسی کاربران و حفظ امنیت و محرمانگی اطلاعات
• سادگی و کاربرپسند بودن واسط کاربری (UI)
• سرعت و سهولت در انجام امور دبیرخانه‌ای
• کارتابل برای تمامی کاربران داخل و خارج سازمان از جمله؛ تامین‌کنندگان، مشاوران، پیمانکاران و …
• مدیریت انواع موجودیت‌های اطلاعاتی شامل؛ نامه، فرم‌های اداری و سازمانی، یادداشت‌های اداری، ارجاعات و … در کارتابل
• مشاهده گزارش کارکرد و کنترل حضور و غیاب پرسنل از طریق کارتابل
• زمانبندی، کنترل و پیگیری اقدامات و پروژه‌ها در تمامی مراحل
• امکان ارسال و دریافت گروهی فاکس و ایمیل‌ از طریق کارتابل
• قابلیت استفاده از سیستم SMS
• تعاملات و ارتباطات خارج سازمانی از طریق ویدئو کنفرانس (متنی و تصویری)
• قابلیت استفاده به‌صورت چند زبانه (multilingual)
• تهیه گزارشات متنوع و یکپارچه از تمامی فعالیت‌های سازمان با ابزار گزارش‌ساز
• اتخاذ تصمیمات به‌موقع و استراتژیک مدیریتی سازمان، جز با کنترل و پایش صحیح اطلاعات از طریق یک نظام مالی یکپارچه میسر نمی‌باشد. نرم‌افزار حسابداری شماران اطلاعات مالی تمامی بخش‌های سازمان را جمع‌آوری، طبقه‌بندی و ثبت نموده که به‌دلیل وجود یکپارچگی، اطلاعات مالی تمامی نرم‌افزارها از بخش‌هایی نظیر خزانه‌داری، بازرگانی، دارایی ثابت، بهای تمام شده، حقوق و دستمزد و … در نرم‌افزار اتوماسیون اداری به‌صورت اتوماتیک ثبت می‌گردد و این نرم‌افزار امکان دسترسی سریع و لحظه‌ای به اطلاعات و گزارشات مورد نیاز را فراهم می‌نماید. تهیه صورت‌های مالی در پایان هر ماه و ارایه گزارشات مدیریتی به‌لحظه از مزایای نرم‌افزار حسابداری شماران است.