بسیاری از ما با مزایای اتوماسیون در محیط های اداری آشنا هستیم. اتوماسیون در زبان یونان باستان به معنی خود فرمان است و به خودکار شدن عملیات بدون دخالت عامل خارجی یا با کمترین تاثیر آن می گویند. سیستم های اتوماسیون اداری باعث کاهش هزینه و افزایش بهره وری در سازمان ها خواهند شد. همچنین با توجه به اینکه وظیفه اصلی سیستم های اداری ایجاد و بهبود ارتباطات می باشد؛ به همین دلیل اجرا اتوماسیون در محیط اداری موجب افزایش تمرکز کارمندان و بهبود عملکرد گردش کار سازمان می شود. در این مطلب می خواهیم با 15 نمونه از اتوماسیون در محیط های اداری آشنا شویم.
پیاده سازی اتوماسیون برای پشتیبانی مشتری
از آنجا که سازمان ها به دنبال بهبود تجربه مشتری هستند، بسیاری از آنها به دنبال خودکار کردن خدمات پشتیبانی می باشند؛ استفاده از چت بات های برنامه های کامپیوتری یا به کار بردن ربات ها، از جمله راه حل های اتوماسیون در محیط های اداری است. این برنامه ها با پردازش زبان طبیعی (NLP)، ماشین لرنینگ (ML) و هوش مصنوعی (AI)، برای ارائه خدمات پشتیبانی به مشتریان و پردازش تعاملات مورد استفاده قرار می گیرند.
اتوماسیون سازی فرایند استخدام
یکی دیگر از نمونه های اتوماسیون در محیط های اداری، خودکار سازی فرایند استخدام می باشد؛ به این صورت که سازمان ها می توانند صدها یا هزاران درخواست شغلی را دریافت کنند و با استفاده از اتوماسیون فرایند کسب و کار، درخواست ها را به صورت یکپارچه اسکن کرده و افرادی که شایسته می باشند را شناسایی کنند.
کنترل ورود کارکنان با اتوماسیون سازی
بعد از استخدام افراد جدید، تازه کارهای پیچیده تر شروع خواهد شد؛ آموزش کارکنان، جمع آوری اطلاعات، تخصیص دارایی ها و اعطای دسترسی به آنها، از جمله کارهایی است که بعد از فرایند استخدام باید انجام گیرد. اگر تمامی این کارها توسط انسان ها انجام شود، باعث طولانی شدن کارها و در نهایت نارضایتی کارکنان خواهد شد. با اتوماسیون سازی، سازمان ها می توانند رویه های پیوسته و کارآمدی را ایجاد نمایند تا خطاهای پرهزینه را به حداقل برسانند و موجب افزایش رضایت و حفظ کارمندان شوند.
تجزیه و تحلیل عملکرد کارکنان
پیاده سازی اتوماسیون در محیط های اداری، به سازمان ها توانایی جمع آوری و تجزیه و تحلیل شاخص های کلیدی در عملکرد کارکنان را می دهد. سازمان ها می توانند با استفاده از اطلاعات جمع آوری شده، رضایت شغلی کارکنان و عملکرد آن ها را بهبود بخشند؛ همچنین ارائه راه حل های اتوماسیون باعث شده تا راهکارهای لازم برای موفقیت های بیشتر، شناسایی شود.
درخواست مرخصی کارکنان
پردازش و ردیابی درخواست مرخصی کارکنان به صورت سنتی، کاری زمانبر است که پیاده سازی اتوماسیون در محیط های اداری، باعث شده تا کارمندان درخواست های خود را به صورت اتوماتیک ثبت نمایند. در کنار اینها، با مکانیزه شدن بسیاری از کارها در محیط های اداری، کارمندان به راحتی می توانند درخواست های معلق خود را پیگیری کنند.
خودکار سازی حساب های دریافتی
با اتوماسیون، سازمان ها می توانند به صورت یکپارچه فاکتورها را ایجاد کنند و آنها را در تاریخ مشخصی تحویل دهند؛ همچنین ارسال یادآوری پرداخت برای مشتریان و حفظ سوابق پرداخت الکترونیکی، از جمله ویژگی های خودکارسازی فرایندها در محیط های اداری می باشد.
درخواست سفارش خرید با اتوماسیون
درخواست سفارش خرید یک فرایند رایج در بین صنایع مختلف است که به کمک نرم افزارهای اتوماسیون اداری، درخواست سفارش خرید مشتری، به صورت خودکار برای بررسی به بخش مربوطه ارسال خواهد شد. سایر ویژگی ها که شامل یادآوری ها، امکان پیگیری درخواست و … می باشد، با ذخیره سفارش ها تکمیل خواهد شد.
مدیریت عملیات
نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار، پیگیری عملیات، طراحی، آزمایش و پیاده سازی گردش کار در سازمان ها را راحت کرده است. وجود داشبورد حرفه ای در این نرم افزار، باعث شده تا یک نمای کلی برای وظایف و پروژه های باز نمایش داده شود؛ همچنین برای شناسایی چالش های کاری می تواند بهترین انتخاب باشد.
مدیریت زنجیره تامین، با اتوماسیون سازی فرایند ها
نظارت و مدیریت موجودی، ردیابی وضعیت سفارش و پشتیبانی مشتری در روش های سنتی، کاری سخت و زمانبر است. خودکار سازی فرایند ها، به بهبود ارتباط با تامین کنندگان، توزیع کنندگان و مشتریان کمک می کند و سازمان ها می توانند سفارشات خود را سریع تر پردازش کنند؛ همچنین افزایش بهره وری و ارائه خدمات بهتر به مشتریان، از جمله مزایا اتوماسیون در محیط های اداری می باشد.
افتتاح حساب جدید
یکی از انتظارات مشتریان، افزایش سرعت روند افتتاح حساب است که پیاده سازی اتوماسیون در بانکداری، باعث شده تا این فرایند با سرعت بالاتری انجام گیرد. اتوماسیون سازی فرایند های بانکی، موجب حذف کارهای تکراری خسته کننده و آسان تر شدن جمع آوری اسناد شده است. استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری باعث شده تا ارتباط بهتری با مشتریان برقرار کنید و تجربه کاربری را بهبود بخشید. اگر نمیدانید اتوماسیون اداری چیست، بهتر است این مقاله را مطالعه کنید.
مدیریت قراردادها با اتوماسیون سازی
سیستم های مدیریت قراردادها، به سازمان کمک می کنند تا از فرایندهای مبتنی بر کاغذ رهایی یابند و در عین حال شفافیت و ثبات در مذاکره را افزایش خواهند داد؛ همچنین اتوماسیون مدیریت قراردادها ویژگی های قدرتمندی مانند ویرایش، امضای الکترونیکی، دسترسی و امنیت پیشرفته را به کاربران ارائه می دهد.
بررسی درخواست ها و شکایات
بسیاری از کسب و کارها برای مدیریت و پردازش خسارات، اقدام به خودکار سازی فرایند ها می کنند. راه حل های اتوماسیون بسیاری از عملکردهای مهم را بهبود می بخشد؛ برای مثال، دریافت مطالبات، ارزیابی خسارت، پردازش پرداخت ها و تجزیه و تحلیل منابع داده ها، از جمله ویژگی های قدرتمند سیستم های اتوماسیون اداری می باشد.
اتوماسیون سازی حسابرسی یا ممیزی
حسابرسی یا ممیزی معمولا به حسابرسی صورت مالی اشاره دارد که حسابرسی مالی یک بررسی از صورت های مالی سازمان می باشد تا صحت عملکرد آنها روشن شود. حسابرسی یکی از پیچیده ترین فرایند های تجاری است ولی با استفاده از اتوماسیون، می توانید با بالاترین دقت و در کمترین زمان ممکن، فرایندهای حسابرسی خود را بهبود بخشید. یکی از رایج ترین راه حل های اتوماسیون برای این بخش، اتوماسیون فرایند رباتیک یا (RPA) می باشد که به کمک آن می توانید در تمام ساعات شبانه روز، با سرعتی بیشتر، فرایند های دستی را انجام دهید.
اتوماسیون سازی درخواست های کاری
درخواست یا سفارشات کاری، معمولا مربوط به ارائه خدمات پشتیبانی یا رسیدگی به درخواست های مشتریان است؛ برای مثال، شرکت های مخابراتی برای برطرف شدن مشکلات مشتریان، باید یک دستور کاری را برای تیم تعمیر و نگهداری ارسال نمایند که اتوماسیون سازی این کار باعث شده تا تیم ها اطلاعات لازم برای انجام کارشان را زودتر دریافت کنند و در نهایت تجربه خوبی را برای مشتریان فراهم نمایند.
مدیریت بودجه سازمان
اسنادی که مربوط به مصوبات بودجه می باشند، یکی از مهمترین اسناد برای برنامه ریزی مالی هستند که سازمان ها را قادر می سازند تا بودجه خود را مدیریت کرده و برنامه ای برای آینده داشته باشند. مشکلی که در این بخش وجود دارد، مدیریت دستی مصوبات است که می تواند به دردسر تبدیل شود. نرم افزارهای اتوماسیون اداری به شما اجازه می دهند تا برای تصویب بودجه، فرم های سفارشی تدوین کنید؛ همچنین می توانید با ایجاد گردش کار خودکار، همه فرم ها را به تایید کنندگان مورد نظر ارسال نمایید.
خودکار سازی روند تایید کمپین و تبلیغات
با توجه به اینکه کسب و کارها از روش های مختلف تبلیغات برای فعالیت در پلتفرم های متفاوت استفاده می کنند، مدیریت کمپین های بازاریابی می تواند هزینه‌بر و دشوار باشد. مدیریت کمپین ها و ارسال محتوا در سیستم عامل های متفاوت، در کنار گرفتن تایید کارفرما، بسیار زمانبر است؛ به همین دلیل الکترونیکی شدن این فرایند، باعث شده تا ظرف چند ساعت، کمپین ها را تصویب و راه اندازی کنید.
جمع بندی
هر چه به کارگیری فناوری اتوماسیون اداری در سازمان خود را به عقب بیندازید، پر کردن شکاف های شکل گرفته سخت تر خواهد شد. افزایش کارایی، کم شدن هزینه های اضافی و بهره وری بهتر با اتوماسیون در محیط های اداری، باعث شده تا سازمان های زیادی از نرم افزار های اتوماسیون اداری استفاده کنند. شماران سیستم برای اتوماسیون سازی کسب و کار شما از ابتدا تا پیاده سازی، همراه شما خواهد بود.
