( BPM (Busines Process Managment یا همان مدیریت فرایندهای تجاری، ساختار یا قالب مشخصی دارد که در مستندسازی کمک بسیار مؤثری می‌کند. اگرچه حالت‌های اجرای BPM ممکن است متفاوت باشند ولی یک‌سری مؤلفه‌های اصلی وجود دارد ک به‌طور مشترک در همه آن‌ها مدنظر قرار می‌گیرند. این مؤلفه‌ها عبارتند از:
– فضای اجرایی شامل اینترفیس کاربری، مانیتورینگ فرآیند، داشبوردهای مدیریتی و کارتابل ورودی کارها.
– محیط اجرای تعاملی که بتوان به موتور قوانین کسب‌وکار، موتور فرآیند و موتور تحلیل‌گر سیستم دسترسی داشت.
– حافظه متادیتا که شامل توضیحات و مشخصات ارزیابی فرآیندها، روابط بین فرآیندها و سیاست‌های مرتبط باشد.
– یک ابزار طراحی فرآیند که امکان مدل‌سازی فرآیند، تعریف قوانین کسب‌وکار؛
– تعریف KPI(Key Performance Indicator )یا همان شاخص کلیدی عملکرد اجرای فرآیند و طراحی اینترفیس کاربری را ممکن سازد.
– یک محیط جدید توسعه سرویس که شامل آداپتورهای سرویس‌های Web ، ارتباطات با توابع عملیاتی موجود و ابزارهای ایجاد سرویس‌های جدید باشند.
فرآیندهای مستندسازی:
در محیط BPM (مدیریت فرایندهای تجاری) طراحی فرآیند و تعاریف در یک محیط گرافیکی ایجاد می‌گردند. در اغلب موارد، ابزارهای طراحی فرآیند به تحلیل‌گران کسب‌وکار امکان می‌دهد تا از تکنیک‌های Drag and Drop برای تعریف فرآیندها و اجرای آن‌ها استفاده کنند. اغلب ابزارهای توسعه BPM در اصل سیستم‌های مدل‌سازی استانداردی هستند که ضرورتا یک زبان برنامه‌نویسی ساده‌تر برای تعریف مدل فرآیند را مورد استفاده قرار می‌دهند. به‌طور کلی در این زمینه از (Busines Process Model and Notation)BPMN که همان علایم و نشانه های استاندارد برای مدل سازی فرایندها میباشند ،یا زبان تعریف فرآیند XML استفاده می‌کنند. به کمک هر کدام از این مدل‌سازها امکان استانداردسازی تعاریف فرآیند کسب‌وکار و در نتیجه به‌کارگیری این تعاریف به شکل اشتراکی بین ابزارهای مختلف را نیز فراهم می‌نماید.
به‌طورکلی طراحی فرآیند بسیار شبیه طراحی کلی چارت هستند که قوانین کسب‌وکار تعیین‌کننده گردش منطقی آن‌هامی باشند. بنابراین مثلا شما ممکن است فرآیندی داشته باشید که میزان رضایت مشتریان و بهبود آن را مدنظر قرار دهد. مرحله اول مربوط به زمانی‌است که بازخورد نظرات مشتریان دریافت می‌گردد. در این مرحله شما پس از بررسی نظرات در یک نقطه بحرانی تصمیم‌گیری قرار می‌گیرید که بر مبنای قانون کسب‌وکارتان باید میزان اهمیت مشتری را تعیین نموده و نماینده مسئول جهت پاسخگویی را مشخص کنید. در این شرایط، به‌طور هدفمند، تیم مناسب بر مبنای اهمیت مشتری جهت پاسخگویی و پیگیری نظرات ایشان انتخاب خواهد شد. بنابراین طراحی فرآیند برای سرویس‌های مختلف از قوانین کسب‌وکار متفاوتی استفاده می‌کنند.
طراحی در مراحل اولیه با ایجاد هماهنگی بین نظرات تحلیل‌گران کسب‌وکار و نیروهای اجرایی IT آغاز می‌شود. در این زمینه تحلیل‌گران کسب‌وکار تعاریف را ارائه می‌دهند و طراحان سیستم نیز به‌کمک این تعاریف مدل را تولید می‌کنند. در برخی از موارد اجرای BPM، تحلیل‌گران کسب‌وکار باید نقش بیشتری در کل فرآیند طراحی نیز ایفا نمایند. لذا از آنجا که قوانین کسب‌وکار در اصل نقش قلب پروژه BPM را بر عهده دارند لذا این قوانین تعیین‌کننده سیاست‌ها و روش‌هایی است که فرآیندهای کسب‌وکار را نیز مکانیره می‌نمایند. در یک پزوژه BPM ، قوانین کسب‌وکار در موتور قوانین مدیریت می‌گردند که مدیران کسب‌وکار به آن دسترسی دارند. در نتیجه مشاهده تغییرات قوانین کسب‌وکار و مدیریت آن‌ها در صورت نیاز برای مدیران امکان‌پذیر خواهد بود.
نکته مورد توجه در این زمینه آن است که مدیران کسب‌وکار و سایر کاربران مجاز برای تغییر قوانین در موتور قوانین چابکی تأمین شده ناشی از راهکار BPM را معیار کلیدی می‌دانند که در نتیجه به‌جای طراحی مجدد فرآیند می‌توان با اضافه کردن یا تغییرات قوانین موجود امکان تطبیق با شرایط تغییر کرده را به سرعت فراهم می‌نمایند.
به یاد داشته باشید قوانین کسب‌وکار وظیفه مدیریت و تعیین مسیرگردش شما در فرآیندهای BPM را بر عهده دارند. در برخی موارد این قوانین کسب‌وکار استثناهایی نیز وجود دارد که مثلا مسیرگردش فرم رضایت مشتری را از تیم پیگیری مشتریان VIP به تیم ارائه‌دهنده خدمات به مشتریان معمولی تغییر می‌دهد. در سایر حالات مشابه این قوانین منجر به مکانیزه شدن تصمیم‌گیری‌ها می‌گردد. مثلا یک قانون به‌طور اتوماتیک می‌تواند یک سفارش مربوط به مشتری را در شرایطی‌که سفارش کم‌تر از حد آستانه تعریف شده نباشد فعال نگه‌دارد یابازخوردیس برای تصمیمات بعدی مربوط به آن به سایر بخش‌های تعریف شده فرآیند بدهد تا اقدام مقتضی در ازاء درخواست دریافت شده انجام گیرد.
شبیه‌سازی فرآیند:
اجرای BPM به شما امکان تست فرآیندها قبل از این‌که در شرایط معمول در سیستم مورد استفاده قرار بگیرند را می‌دهد. این فرآیند تستی را شبیه‌سازی می‌نامند که در نتیجه آن شما می‌توانید فرآیندها را بر پایه سناریوی What – if (چه می‌شود – اگر) ارزیابی نمائید و تنظیمات یا تغییرات مناسب را انجام دهید و در نتیجه به مدل تنظیم شده نهایی برسید. به‌کمک این شبیه‌سازی فرآیند شما می‌توانید ببینید چگونه مدل ایجاد شده به شرایط مختلف واکنش نشان می‌دهد. می‌توانید گزارشات را ببینید و به شکل تحلیلی نیز دیتا را تفکیک و ارزیابی نمائید. در برخی موارد حتی می‌توانید از سوابق دیتای جمع‌آوری شده از فرآیندهای دنیای واقعی نیز استفاده کرده و این دیتای قدیمی را در فرآیند ایجاد شده شبیه‌سازی نمائید تا بتوان نتایج مدل تولیدشده را با عملکرد جاری فرآیند مقایسه نمود.
زمانی‌که یک فرآیند را شبیه‌سازی می‌کنید می‌توانید مستندات ارزشمندی به‌دست بیاورید که نشان می‌دهد کجا نیاز به تغییرات برای بهبود بهره‌وری یا عملکرد مدل طراحی‌شده داریم. این مستندات ایجاد شده هم‌چنین منابع مورد نیاز و چگونگی گردش در کل مدل را نیز مشخص می‌نماید. در نتیجه شبیه‌سازی فرآیند یکی از موارد پرتکرار ضروری در طراحی و اجرای مؤثر سیستم bpms می‌باشد. به‌طور کلی می‌توانید اهمیت نتایج تحلیل به‌دست آمده از شبیه‌سازی‌ها را به‌شکل عملی در فرآیند استقرار BPM مشاهده نمائید و برای رسیدن به نتایج بهتر می‌توانید این عملیات شبیه‌سازی را تکرار نمائید.
به یاد داشته باشید که مدل‌های BPM چابکی لازم برای بهبود مستمر را در زمان اجرای آن‌ها به‌واسطه همین شبیه‌سازی تأمین می‌نمایند. البته شما نیاز به تست دائم ندارید ولی بهتر است در زمان‌های مشخصی از مراحل طراحی این تست شبیه‌سازی را انجام دهید.
