راهنمای کامل اتوماسیون فرایند کسب و کار

اتوماسیون فرایند کسب و کار (BPA) که مخفف شده Business Process Automation می باشد، به استفاده از فناوری برای اجرای وظایف یا کارهای تکرار شونده در یک سازمان اشاره دارد. فرآیندهای کسب و کار شامل صدور سفارش خرید مشتری، تایید درخواست وام، تکمیل ورود داده‌ها، حضور کارمند جدید، خدمات مالی و سایر وظایف منابع انسانی می باشد که خودکاری سازی این فرایندها موجب بهبود بهره وری و کاهش هزینه و کارهای کاغذی خواهد شد. اتوماسیون فرایند کسب و کار به علت گسترش فناوری و چالش هایی که به همراه دارد، تقریبا در هر صنعتی نفوذ کرده و بخشی از فعالیت‌های صنعت بر عهده BPA می باشد.

اهمیت اتوماسیون فرایند کسب و کار

صرفه جویی در هزینه‌های یک سازمان و ساده تر شدن عملیات پیچیده، از جمله دغدغه‌های مدیران می باشد؛ به همین دلیل استفاده از نرم افزار اتوماسیون کسب و کار، یکی از بهترین انتخاب ها برای شما است. نرم افزار اتوماسیون فرایند کسب و کار شماران، شامل ابزارهایی برای ساده سازی فرایندها، ایجاد فرصت های تجاری جدید و توسعه استراتژی های نو برای خودکار سازی کسب و کار می باشد. به صورت کلی BPA شامل راه حل هایی برای یکپارچه سازی است که توانایی متصل کردن چندین برنامه را به یکدیگر دارد.

چرا باید فرایندهای کسب و کار را خودکار کنید؟

در این بخش چند دلیل قانع کننده برای خودکار سازی فرایندهای کسب و کارتان آورده شده است که به بررسی آنها خواهیم پرداخت.

راهی برای دیجیتالی شدن فرایندها

تحول دیجیتالی برای سازمان هایی که در این مسیر نیستند، می تواند یک هدف بزرگ باشد. اتوماسیون فرایند کسب و کار گامی برای پذیرش فرهنگ تحول مستمر است که شما می توانید با چند فرایند که نیاز به اصلاح دارند شروع کرده و به تدریج این روند را ادامه دهید.

ایجاد شفافیت و وضوح

مشخص کردن وظایف و افرادی که مسئولیت اجرای این فرایند ها را برعهده دارند باید به صورت شفاف صورت گیرد، در غیر این صورت نمی توانید گردش کار را به طور موثر طراحی کنید. نقشه برداری فرایند یا همان Process mapping، با تصویر سازی مراحل فرایندها، باعث شده تا افراد مختلف در سازمان کارهای خود را به درستی انجام دهند و متوجه عملکرد هر بخش شوند؛ همچنین این سیستم به عنوان یک منبع معتبر برای شما است تا درک درستی از جایگاه فعلی و ایده آل سازمان داشته باشید.

افزایش رضایت مشتری

تمرکز داشتن بر فرایند ها و افزایش کیفیت کارها، باعث شده تا توانایی برآورده کردن آنچه در ذهن مشتری است را داشته باشید. زمانی که شما به صورت مداوم استانداردهای وعده داده شده را رعایت کنید، مشتریان برای استفاده از خدمات شرکت شما تمایل بیشتری خواهند داشت و همین امر می تواند موجب تمایز شما و رقبایتان شود.

استاندارد سازی عملیات

با مکانیزه کردن کسب و کارها، می توانید در تمامی دفعات اجرای فرایندها انتظار یک خروجی استاندارد و واحد را داشته باشید. استاندارد سازی عملیات، به تقویت برند سازمان کمک کرده و مخاطبان شما را به عنوان یک مجموعه قابل اعتماد خواهند شناخت که این امر می تواند باعث افزایش مشتریان شما شود.

به صورت کلی علت استفاده از اتوماسیون فرایند کسب و کار شامل موارد زیر می باشد:

• کاهش خطای نظارتی
• تسریع عملیات روزمره
• گرفتن تصمیمات آگاهانه
• از بین بردن چالش های فرایند ها
• حذف شدن فرایندهای مبتنی بر کاغذ
• نمونه های اتوماسیون فرایند کسب و کار

برای درک بهتر اتوماسیون فرایند کسب و کار، در این بخش با نمونه هایی که مورد استفاده قرار گرفته اند آشنا می شویم.

ورود کارکنان

استخدام افراد مختلف در یک سازمان شامل وظایف متعددی از جمله پر کردن فرم های اطلاعات کارکنان، تشکیل جلسات معارفه، راه اندازی حساب های بانکی و جمع آوری اسناد مربوطه می باشد که بدون استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری، کل فرایند دچار آشفتگی خواهد شد. به کارگیری اتوماسیون فرایند کسب و کار، حضور کارکنان و انتقال روان از یک کار به کار دیگر را تضمین خواهد می کند؛ همچنین کارمندان مربوطه را در جریان وضعیت فرایند ها قرار می دهد.

سفارشات خرید

یکی دیگر از نمونه های اتوماسیون فرایند کسب و کار، مربوط به درخواست های سفارش خرید می باشد. در این بخش تیم درخواست کننده فرمی را پر کرده و برای تیم خریدار ارسال می کند. سپس خریدار درخواست ها را بررسی کرده و در صورت کم بودن اطلاعات، درخواست آنها را رد خواهد کرد که این روند بدون وجود اتوماسیون فرایند کسب و کار می تواند زمانبر و طولانی باشد، اما BPA می تواند به بهبود پاسخگویی، شفافیت و امکان ثبت دقیق داده ها کمک کند.

تفاوت اتوماسیون فرایند کسب و کار با مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟

مدیریت فرایند کسب و کار یا (Business Process Management (BPM، همکاری بین تیم های تجاری و فناوری اطلاعات برای مدل سازی، تجزیه و بهینه سازی فرایند ها برای رسیدن به اهداف می باشد. BPM یک فرایند مداوم است که در طول زمان منجر به بهبود عملکرد سازمان شما خواهد شد.

هدف BPM و BPA بهبود کارایی، کاهش هزینه و خطاها به منظور ارائه محصولات و خدمات بهتر به مشتریان می باشد. با وجود شباهت هایی که این دو سیستم به هم دارند، روش های مختلفی برای دستیابی به آنها وجود دارد. به صورت کلی، BPM دید وسیعی از سازمان در اختیار شما قرار می دهد در صورتی که BPA برای بهبود فرایند های خاص مورد استفاده قرار می گیرد. با وجود اینکه BPA و BPM می توانند به صورت جداگانه کار کنند، ولی ترکیب آنها می تواند قدرتمند تر عمل کند.

تفاوت اتوماسیون فرایند کسب و کار با اتوماسیون رباتیک چیست؟

اتوماسیون فرایند رباتیک یا همان (Robotic Process Automation (RPA، از نرم افزاری برای خودکار سازی کارهای تکراری خاص استفاده خواهد کرد. این نرم افزار برای تقلید از کارهای تکراری که انسان ها انجام می دهند مانند چسباندن داده ها در یک فیلد، کپی کردن و … مورد استفاده قرار می گیرد. نرم افزار RPA در ترکیب با هوش مصنوعی و یادگیری ماشین، می تواند نوآوری های قابل توجهی را به وجود آورد تا باعث صرفه جویی و تولید ارزش بیشتر در سازمان شود.

نکات مهم برای اتوماسیون فرایند کسب و کارها

برای خودکار سازی فرایندهای سازمان، باید با رویکرد عملگرایانه قدم بردارید؛ به همین دلیل برای شروع این کار، لازم است به نکات زیر توجه کنید.

• در نظر گرفتن زمان کافی برای آموزش کارکنان
• در نظر داشتن چشم اندازی بلند مدت برای تجربه ROI خوب
• مشخص کردن اهداف در خودکار سازی فرایند ها باعث صرفه جویی در زمان شما می شود.
• نتایج را به صورت مرحله ای اندازه گیری کنید و انتظار رسیدن یک شبه به نتایج عالی را نداشته باشید.
• از وظایف موجود درک روشنی داشته باشید؛ اینکه چه کسی مسئول است و هر کار در چه زمانی باید انجام گیرد، از جمله مولفه هایی است که در شروع کار باید به آن توجه کنید.

جمع بندی

اتوماسیون فرایند کسب و کار می تواند برای سازمان ها فواید زیادی داشته باشد اما باید به این مسئله توجه کنید که حضور یک انسان در کلیۀ کسب و کارهایی که از نرم افزارهای اتوماسیون اداری استفاده می کنند واجب است تا در صورت اختلال در آنها، به عملکرد خود ادامه دهد. شرکت شماران سیستم با بیش از سه دهه تجربه در زمینه طراحی، تولید، استقرار و پیاده سازی نرم افزارهای متفاوت در حوزه های مالی، اداری و بازرگانی آماده ارائه خدمات به شما می باشد. برای کسب اطلاعات بیشتر، با کارشناسان ما در تماس باشید.