یک سیستم اتوماسیون اداری نقش مهمی در کمک به سازمان ها برای حذف کارهای وقت گیر و تکراری ایفا می کند؛ همچنین استفاده از ابزارهای اتوماسیون اداری برای کاهش هزینه های عملیاتی و بهبود بهره وری کارکنان موثر است. اتوماسیون اداری یا Office Automation، ترکیبی از نرم افزار و سخت افزار است که برای فعالیت های تجاری که قبلا به صورت دستی انجام می شدند، مورد استفاده قرار می گیرد. در این مقاله به معرفی انواع اتوماسیون اداری خواهیم پرداخت.
انواع اتوماسیون اداری
برای پیاده سازی اتوماسیون در محیط های اداری، سازمان ها از پلتفرم های مختلفی استفاده می کند که در ادامه به توضیح آنها می پردازیم.
انتشارات الکترونیکی
یکی از کارآمدترین انواع اتوماسیون اداری، انتشارات الکترونیکی است. مجموعه محصولات آفیس، از جمله این ابزارها است که به عنوان یک ابزار اصلی در زندگی روزمره و شخصی ما مورد استفاده قرار می گیرد. از دسته بندی های دیگر اتوماسیون اداری، می توان به سیستم های مدیریت محتوا یا همان CMS اشاره کرد که موقعیت ابری (cloud – based)، یکی از ویژگی های این سیستم ها است که به کاربران اجازه دسترسی از هر جایی بدون محدودیت مکانی، برای انجام کارهای مربوط به سازمان را می دهد. علاوه بر اینها، راحت بودن استفاده از سیستم های مدیریت محتوا، حتی برای کاربران غیر فنی از دیگر مزایا سیستم های انتشارات الکترونیکی می باشد.
ابزارهای همکاری و ارتباط الکترونیکی
پیشرفت تکنولوژی باعث شده اعضای سازمان ها به دورکاری تمایل بیشتری داشته باشند و کارکنان به جای حضور فیزیکی، برای انجام وظایف خود از ابزارهای اتوماسیون اداری استفاده کنند. پیاده سازی اتوماسیون در محیط های اداری، باعث به وجود آمدن چالش هایی در ارتباطات اعضای سازمان شده است؛ پیش بینی می شود که روند دورکاری در آینده هم ادامه پیدا کند، به همین دلیل سازمان ها به دنبال راه حل هایی برای استفاده از انواع اتوماسیون اداری می باشند. ابزارهای همکاری و ارتباط الکترونیکی باعث شده تا افراد برای انجام فعالیت ها یا برگزاری جلسات، نیاز به حضور در محل کار نداشته باشند و از راه دور نیز بتوانند با سایر اعضا ارتباط برقرار کنند. از جمله این ابزارها می توان به نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) اشاره کرد که برای بهبود گردش کار استفاده می شود.
پردازش تصویر و ذخیره اسناد
سیستم پردازش تصویر و ذخیره اسناد، نقش مهمی در اتوماسیون اداری دارد. این سیستم شامل فناوری هایی مانند ابزارهای تصویربرداری، کارت های ضبط ویدیو و سیستم های مدیریت گردش کار می باشد. یک سیستم مدیریت گردش کار، ذخیره و بازیابی اسناد و جستجو آنها را آسان می کند. علاوه بر این، وظیفه ورود داده ها که قبل از اتوماسیون سازی توسط انسان ها انجام می شد، اکنون به کمک قابلیت هایی مانند OCR یا همان نویسه خوانی نوری (OCR نرم افزاری است که اسناد حاوی عکس را اسکن کرده و به متن تبدیل می کند) و ICR یا تشخیص هوشمند شخصیت، انجام میگیرد.
مدیریت اداری
آخرین نوع اتوماسیون اداری، راهکارهایی است که برای مدیریت اداری ارائه می شود. این دسته از ابزارها برای فناوری های اتوماسیون اداری مانند زمان بندی و راه حل های مدیریت وظایف مورد استفاده قرار می گیرند. با استفاده از قابلیت های نرم افزار های اتوماسیون اداری، می توانید به راحتی وظایف را به افراد واگذار کنید و بر آنها نظارت داشته باشید؛ همچنین جمع آوری و تجزیه داده های مربوط به عملکرد کارکنان، از دیگر ویژگی های این نرم افزارها است. با استفاده از این سیستم ها می توانید پروژه ها و وظایف را به صورت گروهی یا فردی تقسیم بندی کنید.
ProcessMaker یک نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار هوشمند (IBPMS) است که به سازمان ها کمک می کند تا اتوماسیون پشتیبان را پیاده سازی و مدیریت کنند؛ ایجاد فرم هایی برای مدیریت الکترونیک داده ها و وجود داشبورد کاربر پسند برای دسترسی به اطلاعات، از جمله قابلیت های این نرم افزار می باشد.
انواع اتوماسیون اداری چه نرم افزارهایی را پوشش می دهند؟
برای درک بهتر انواع اتوماسیون اداری، بهتر است با نرم افزار هایی که در بخش های متفاوت وظیفه خودکار سازی امور را دارند آشنا شویم. انواع نرم افزار های اتوماسیون اداری عبارتند از:
نرم افزار اتوماسیون بازاریابی
این نرم افزارها که در ارتباط با مشتریان است، به یافتن سرنخ هایی برای فروش کمک می کنند. نرم افزار های اتوماسیون بازاریابی که در شرکت های مختلف مورد استفاده قرار می گیرند، برای اندازه گیری فعالیت های مشتریان بالقوه مناسب می باشند. با استفاده از این نرم افزارها می توانید فعالیت های انجام شده توسط مشتریان و میزان بازخورد آنها را در اختیار مدیران قرار دهید.
نرم افزار اتوماسیون فرآیندها
BPMS یا همان سیستم مدیریت فرایند کسب و کارها موجب خودکار شدن کارهای خاص در سازمان شما خواهد شد. برای افزایش بهره وری و یکپارچه سازی سایر ابزارهای اتوماسیون، BPMS بهترین انتخاب است. فرایند هایی که با استفاده از این نرم افزار مکانیزه می شوند شامل ارسال خودکار ایمیل ها، ارائه خودکار گزارش، ثبت سفارش ها به صورت خودکار و اتوماسیون سازی فرایند استخدام کارکنان می باشد که در مقاله 16 مثال از اتوماسیون در محیط های اداری، می توانید با فرایند هایی آشنا شوید که به صورت خودکار در اداره ها انجام می شوند.
نرم افزار اتوماسیون حسابداری
انجام امور حسابداری به صورت دستی، می تواند کاری زمانبر باشد اما با استفاده از نرم افزار های اتوماسیون حسابداری، داده ها به صورت خودکار جمع آوری شده و صورت حساب ها با اسناد موجود تطبیق داده می شوند. این نرم افزارها خطاهای انسانی را کاهش داده و با جلوگیری از خسارت هایی که بر اثر اختلاف حساب به وجود می آیند، موجب کاهش هزینه ها خواهند شد. با پیاده سازی اتوماسیون در بخش حسابداری، می توانید در زمان خود صرفه جویی کنید و کارمندان امور مالی نیز زمان بیشتری برای کارهای مهمتر داشته باشند.
نرم افزارهای اتوماسیون منابع انسانی
یکی از فرآیندهای چند مرحله ای در سازمان ها، استخدام کارکنان است که با استفاده از اتوماسیون منابع انسانی، کارهای این بخش هم به صورت خودکار انجام خواهند گرفت. با توجه به اینکه منابع انسانی یکی از مهمترین بخش ها در سازمان ها می باشد، به همین دلیل باید افرادی متخصص بر مدیریت امور این بخش نظارت داشته باشند. در بخش منابع انسانی داده ها و اطلاعات زیادی وجود دارد که با اتوماسیون سازی آنها، می توانید از ایجاد خطاهای احتمالی جلوگیری کنید. با استفاده از نرم افزار اتوماسیون منابع انسانی، می توان از مرحله دریافت رزومه تا اعلام نتایج را به صورت خودکار انجام داد.
کلام آخر
اگر به دنبال بهینه سازی و بهبود عملکرد سازمان خود هستید، پیاده سازی اتوماسیون می تواند بهترین انتخاب برای شما باشد. نرم افزار های اتوماسیون اداری، با مکانیزه کردن کارها باعث افزایش سرعت و صرفه جویی در زمان می شوند. نرم افزار اتوماسیون اداری شماران با قابلیت های زیادی که دارد، امکان مکانیزه کردن فعالیت های مختلف سازمان را برای شما فراهم می کند. برای دریافت اطلاعات بیشتر، می توانید با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
