سیستم اتوماسیون اداری

تحولات فن‌آوری به ویژه فن‌آوری اطلاعات در دو دهه اخیر، شیوه‌های مدیریت سازمان‌ها را تحت تأثیر قرار داده است. در واقع دوران جدید که به عصر اطلاعات یا انفورماتیک معروف شده، نویددهنده جهانی نو با شیوه‌های به‌کارگیری اطلاعات است. مفاهیمی از قبیل خودکارسازی ادارات و ادارات بی کاغذ هر روز بیش از پیش مطرح‌شده و طرفداران زیادی را به سوی خود جلب کرده است.
نرم‌ افزار اتوماسيون اداري تحت وب شماران سیستم نرم‌افزاری قدرتمند جهت انجام امور ادارى، دبیرخانه، چرخه مكاتبات و همچنین ابزارى کارا جهت انجام کلیه فرآیندهای عملیاتی و نظارت بر گردش کار در سازمان مى‌باشد، به طوريكه تمام فعالیت‌ها همانند ورود نامه، ثبت‌نامه، ارجاعات، رونوشت‌ها، تاريخچه نامه، فرم‌ها، گردش عملیات، کارتابل و … توسط سيستم، ثبت و کنترل مي‌گردد. امکان ارتباط با فرم ساز، گزارش ساز و همچنین موتور گردش کار(Workflow) از ویژگی‌های مهم و برجسته این نرم‌افزار می‌باشد. علاوه برآن این نرم‌افزار برای شرکت‌هایی که دارای فرآیندهای عملیاتی باشند نیز کاربرد دارد. به عبارت دیگر امکانات جنبی و متنوع این نرم‌افزار مانند اتصال به نرم‌افزار هوشمند مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار شماران، کاربران و مدیران را از استفاده از سایر نرم‌افزارهای مرتبط بی نیاز می‌سازد و کلیه عملیات جاری سازمان از طریق این سیستم قابل انجام و پیگیری می‌باشد.
امکانات
 خودکارسازی فرآیندهای اداری، دبیرخانه و چرخه مکاتبات
 یافتن گلوگاه‌های چرخه مکاتبات و ارجاعات در توقفات احتمالی
 تعریف چند سازمان در یک دیتابیس با امکان ارتباط بین آنها
 کاربری آسان و همزمان از محیط‌های وب و ویندوز
 تعریف چارت و رده‌های سازمانی
 فرآیندسازی همزمان چرخه مکاتبات و ارجاعات بر اساس چارت و روال‌های سازمان (Workflow)
 ایجاد فرم‌های دلخواه و تعریف وابستگی بین فیلدها توسط مدیر سیستم (فرم ساز)
 ایجاد فیلدهای انتخابی و غیر انتخابی در سیستم جهت استفاده در فرم‌ساز
 تعریف گردش کار فرم‌ها با ابزار فرآیندساز
 خروج موقت و برگشت مجدد به فرآیند (مواردی که نیاز است چرخش مکاتبات و یا فرم از روال دیگری به لحاظ چارت سازمانی طی شود)
 امکان تفویض اختیار در فرآیند
 امکان ایجاد کارتابل برای افراد خارج از سازمان مانند پیمانکاران، تامین کنندگان، مشاوران و … (استفاده از B2B)
 تبعیت از پروتکل ECE
 امکان معرفی فوریت فرم‌ها مانند عادی، فوری، آنی و …..
 امکان تأیید، برگشت و مردودی هر فعالیت (task)
 امکان مرجع کردن هر نوع فعالیتی در نرم‌افزار و گرفتن گزارش از وضعیت آن مرجع
 ایجاد کارتابل برای هر کاربر
 تخصیص چند پست سازمانی به یک فرد
 ایجاد پوشه‌بندی و گروه‌بندی در کارتابل برای هر کاربر
 تعریف تاریخ اعتبار برای هر کاربر و هر پست سازمانی
 کارتابل موقت
 تغییر کارتابل متناسب با سلیقه هر کاربر
 ثبت نامه‌های وارده و صادره به تفکیک هر دبیرخانه
 بایگانی نامه‌ها
 بایگانی شخصی
 فراخوان نامه‌ها و پرونده‌ها از بایگانی
 ارجاع نامه‌های داخلی به کاربران
 ثبت دفاتر اندیکاتور
 ایجاد دبیرخانه‌های مختلف
 امکان تعریف الگوی شماره نامه
 مدیریت مدارک و مستندات (آرشیو فنی)
 ایجاد پرونده متمرکز و غیرمتمرکز برای اشخاص حقیقی، حقوقی و کارکنان و . . .
 تعریف جانشین
 تعریف دفترچه تلفن
 ارتباط تصویری و متنی
 امکان ارسال پیام کاربران به یکدیگر
 ثبت دفتر قرارها با اعمال سطوح دسترسی جهت مسئولین دفتر
 تعریف منابع قرارها و گزارش از منابع استفاده شده
 ثبت صورت جلسات
 پیگیری صورت جلسات
 امکان ثبت مراجعات و تماس‌ها
 امکان تغییر تقویم سیستم به شمسی، میلادی، هجری (چند تقویمه)
 امکان ایجاد تقویم روز، هفته، ماه و سال
 افزودن ضمایم مختلف به فرم‌ها و نامه‌ها با انواع فرمت‌ها و حجم‌های مختلف
 امکان جستجوی سریع مکاتبات و مستندات بر حسب موضوع آنها
 دریافت و ارسال فکس
 امکان ارسال پیام با فرمت HTML
 ارسال Email
 مدیریت کاربران و سطوح دسترسی در تمامی قسمت‌های برنامه از جمله سال مالی ایجاد شده
گزارشات
 امکان استفاده از گزارش ساز
 گزارش نامه‌های وارده و صادره
 گزارش نامه‌های داخلی
 گزارش پرونده اشخاص و شرکت‌ها
 گزارشات عملکرد کاربر روی کارتابل (ایجاد، مشاهده، ارجاع و …..)
 گزارشات کارتابل صادره و وارده
 گزارش دفاتر اندیکاتور
 گزارش‌گیری یکپارچه‌ در تمامی فعالیت‌های سازمان
 گزارشات نامه‌های عبور شده از هر کارتابل
 امکان گزارش‌گیری بر اساس تمام فیلدهای تعریف‌شده در فرم‌ساز
 امکان پیگیری وضعیت هر نامه
 گزارش‌گیری از انواع فرم‌ها
 امکان گزارش آماری کارتابل در سطح سازمانی و دپارتمانی
 امکان گزارش از فعالیت‌های مرجع شده (task)

اتوماسیون اداری چیست