در بررسی مفهوم اتوماسیون اداری اشاره می‌شود به روشی برای استفاده از کامپیوتر و شبکه ارتباطی برای آسان‌تر شدن کسب‌وکار که به روش جمع‌آوری، ذخیره‌سازی و بازپخش و مبادله اطلاعات جهت انجام وظایف اداری اشاره می‌نماید.

از دهه 1960 با تغییرات بوجودآمده در کسب‌وکار و جهانی‌تر شدن اقتصاد لزوم توجه به سیستمهای اطلاعاتی دوچندان گردید.

مفهوم سیستم اتوماسیون اداری OAS که با گسترش سیستمهای ارتباطی به نرم‌ افزار اتوماسیون اداری
OFFICE AUTOMATION SOFTWARE
تغییر نام داد دارای تعاریف بی‌شماری است. در اینجا به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم.
اتوماسیون اداری، مشتمل بر تمام سیستم‌های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می‌شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده‌پردازی، سیستم اطلاعات مدیــــریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می‌سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به‌منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است. (RAYMOND,1998)
سیستم‌های اطلاعات اداری (OFFICE INFORMATION SYSTEM=OIS) از امور اداری از طریق فناوری اطلاعاتی حمایت می‌کند. سیستم‌های اطلاعات مدرن ازجمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت (MIS) است که ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی مابین کارگران دانشی به‌وسیله ایجاد مدیریت اثربخش اسناد و پیام‌ها و جلسات الکترونیک فراهم می‌کند. (ZWASS, 1992)
اتوماسیون اداری عبارت است از کاربرد وسایل الکترونیک در فعالیت‌های دفتری به‌منظور افزایش کارایی؛ کارایی افزایش‌یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آن‌ها بوده و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم‌گیری می‌تواند به مدیر سود برساند. (بهشتیان،1378)

در سال‌های اولیه مفهوم اتوماسیون اداری به نشر الکترونیکی اختصاص داده می‌شود و مفهومی کاملاً ماشینی بود، مفهومی که امروزه با عنوان دبیرخانه و بایگانی اسم برده می‌شود و در سال‌های بعدی با تکامل اتوماسیون اداری این مفهوم در 4 حوزه گسترش پیدا کرد:
electronic data interchange (EDI) تبادل الکترونیکی دیتا
electronic communication ارتباطات الکترونیکی
electronic collaboration همکاری الکترونیکی
image processing پردازش تصویر

که این گسترش دستاوردهایی را در سازمان و بهبود فرایندهای سازمان ایجاد نمود:

•  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان انجام کارهاي اداري در خارج از محل کار و در هر زمان وجود دارد.
•  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان کاهش ذخیره‌سازی فیزیکی اسناد وجود دارد.
•  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان نگهداری سوابق گردش اطلاعات وجود دارد.
•  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان ایجاد اداره بدون کاغذ وجود دارد.
•  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان توسعه تعاملات برون‌سازمانی وجود دارد.
•  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان کاهش هزینه‌های سازمانی و افزایش بهره‌وری سازمان وجود دارد.
•  اتوماسیون اداری تحت وب عدم دوباره‌كاری‌ها در خصوص جمع‌آوری و پردازش داده‌ها وجود دارد.
•  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان کنترل مدارک، مستندات و اطلاعات سازمانی با مدیریت مناسب و دقیق سطوح دسترسی وجود دارد.
•  برخی بخش‌های رایج سیستم‌های اتوماسیون اداری تحت وب به شرح زیر است:
•  دبیرخانه اتوماسیون اداری تحت وب
•  کارتابل پرسنلی اتوماسیون اداری تحت وب
•  مدیریت قرارها اتوماسیون اداری تحت وب
•  مدیریت تردد نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب
•  تقویم کاری اتوماسیون اداری تحت وب
•  دفترچه تلفن اتوماسیون اداری تحت وب
•  تابلو اعلانات اتوماسیون اداری تحت وب
•  دسترسی از راه دور (سیستم تحت وب) اتوماسیون اداری تحت وب
•   دریافت و ارسال پست الکترونیک (Email Center) اتوماسیون اداری تحت وب
•  دریافت و ارسال فاکس (Fax Center) اتوماسیون اداری تحت وب
•  ارسال پیامک (SMS Center) اتوماسیون اداری تحت وب
•  مدیریت پروژه‌ها اتوماسیون اداری تحت وب
•  مدیریت مدارک و مستندات اتوماسیون اداری تحت وب
•   ارتباط تصویری اتوماسیون اداری تحت وب
•   داشبورد مدیریت اتوماسیون اداری تحت وب

اما با وجود پیاده‌سازی انواع سیستمهای مکانیزه در سازمان‌ها، اتوماسیون اداری تحت وب تنها در 30 درصد فرایندها ارزش‌افزوده ایجاد نموده و از 70 درصد زمان باقیمانده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود. (تحقیقات گروه wfmc انجمن مدیریت جریان کار 2006)
درواقع حجم کاری و اهمیت گردش اطلاعات در سازمان با نرم‌ افزار اتوماسیون اداری تحت وب قابل‌کنترل می‌باشد ولی برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیت‌های درون‌سازمانی که بر فرایند بهبود مستمر سازمان تأثیر می‌گذارد باز بر عهده انسان قرار می‌گیرد.

 با توسعه مفهوم (( انسان فکر کند و ماشین کار کند )) نرم‌ افزار اتوماسیون اداری تحت وب با مدیریت فرایند کسب کار در هم آمیخت و سیستم جدیدی تحت عنوان اتوماسیون اداری تحت وب مبتنی بر مدیریت فرایند کسب‌وکار ایجاد نمود که از نتایج آن به موضوعات زیر می‌توان اشاره نمود.
بهبود کیفیت فرآیند
بهبود رضایت مشتری
بهبود مستمر فرایند
کاهش هزینه‌ها
بهبود چابکی کسب‌وکار
در این نرم‌افزارها به‌جای تصمیم‌گیری شخصی با استفاده از یک سیستم مکانیزه، الگوریتم‌های هوشمندی بنام WORK FLOW در اختیار سیستم مکانیزه قرار گرفت تا با تشخیص نرم‌افزار فرایند اجرایی گردد.
اما امروزه سیستم‌های نرم‌افزاری با امکان اجرا در هر دو محیط وب و ویندوز جایگاه خود را در دنیای فناوری اطلاعات و ارتباطات مستحکم‌‌تر نموده و قابلیت‌های بیشتری را در اختیار کاربران قرار می‌دهند.
با توجه به وابستگی رو به افزون به نرم‌افزار اتوماسیون اداری این انتظار ایجاد می‌گردد که با افزایش فرهنگ کار با نرم‌ افزار اتوماسیون اداری تحت وب کلیه وظایف یک کاربر به‌صورت یک TASK در کارتابل قابل‌مشاهده و انجام باشد.
با این تفاسیر قابلیت اجرا اتوماسیون اداری در هر دو محیط ویندوز و وب دسترسی و پیگیری در هرلحظه و در هر مکان به مکاتبات سازمانی بدون حضور فیزیکی در محل سازمان با استفاده از یک مرورگر را برای کاربر ایجاد می‌نماید.

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب