پیاده سازی اتوماسیون اداری

بیشتر سازمان ها برای افزایش بهره وری و کاهش هزینه ها، به سمت پیاده سازی اتوماسیون اداری در سازمان روی می آورند. بسیاری از این سازمان‌ها از مزایای اتوماسیون آگاه هستند، زیرا از این سیستم برای خودکار سازی یک یا چندین فعالیت خود استفاده می کنند. با این حال، صرفا استفاده از یک نرم افزار، به این معنا نیست که سازمان، پیاده سازی اتوماسیون اداری را انجام داده است.

در این مقاله به بررسی سیستم اتوماسیون اداری و مزایای آن می پردازیم. از آنجا، تمرکز ما بر روی اجرای اتوماسیون اداری می باشد و برخی از ویژگی های مهمی را که باید در یک سیستم اتوماسیون اداری به دنبال آنها باشید را نیز مورد بررسی قرار داده ایم.

سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

سیستم اتوماسیون اداری از راه حل های سخت افزاری و نرم افزاری تشکیل شده است که امکان انتقال داده ها را بین سیستم ها بدون مشارکت یا مداخلات انسانی فراهم می کند. اتوماسیون اداری با ساده‌ سازی و خودکار سازی فرآیند هایی مانند حسابداری، مدیریت داده‌ها، آموزش، مدیریت تسهیلات و وظایف مختلف اداری، فشار کاری سازمانی را کاهش می‌دهد.

یک سیستم اتوماسیون اداری صرفاً بدون کاغذ نیست. به عنوان مثال، حفظ کلیه مکاتبات محصول کاری و مشتری در یک سیستم مدیریت اسناد جمع آوری می شود. با این حال، یک سیستم اتوماسیون اداری تا حد امکان، مصرف کاغذ را در سازمان کاهش می دهد. این ابزار قدرتمندی است که می تواند برای حذف فرآیندهای دستی، شناسایی گردش کار ناکارآمد و تسهیل تصمیم گیری آگاهانه استفاده شود. برای درک بهتر، می توانید مقاله “اتوماسیون اداری چیست و چه کاربردی دارد؟” را مطالعه کنید.

مزایای سیستم اتوماسیون اداری

پیاده سازی اتوماسیون اداری طیف وسیعی از مزایای را به سازمان ها ارائه می دهد. این مزایا عبارتند از:

• افزایش دقت در فعالیت ها
• کاهش هزینه ها
• کاهش زمان و منابع مصرفی برای فعالیت ها
• ذخیره سازی و مدیریت داده ها
• آنالیز داده ها و تصمیمات آگاهانه تر
• بهبود فرآیند کسب و کار

افزایش دقت در فعالیت ها

انسان ها خطا می کنند، اما سیستم های خودکار که به درستی پیاده سازی شده اند، اشتباه می کنند. خطاهای انسانی نه تنها از این جهت ناکارآمد هستند که باید اصلاح شوند و منجر به تاخیر در بهره وری می شوند، بلکه می توانند هزینه بر باشند. به عنوان مثال، اضافه کردن ارقام بسیار زیاد هنگام پرداخت پول به یک کارمند یا فروشنده. اشتباهات جدی می تواند منجر به مسائل امنیتی و انطباق، جریمه ها و مجازات های بالقوه شود. یک نرم افزار اتوماسیون اداری دخالت انسان در انتقال داده ها را محدود می کند که وقوع خطا را به حداقل می رساند.

کاهش هزینه ها

با خودکار کردن فرآیندهای پیچیده تجاری، سازمان ها نیازی به سرمایه گذاری زیادی برای استخدام برای آن وظایف ندارند. در نتیجه، هزینه های عملیاتی کمتر است، در حالی که بهره وری و حاشیه سود به طور قابل توجهی بالاتر می باشد.

کاهش زمان و منابع مصرفی

از طریق اتوماسیون، سازمان ها می توانند کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهند. با حذف فرآیندهای خسته کننده و وقت گیر، کارکنان می توانند وقت خود را صرف فعالیت های با ارزش تر کنند. برای مثال، کاهش استفاده از کاغذ، با نرم افزار اتوماسیون اداری، کارمندان نیازی به صرف زمان زیادی برای جمع آوری اسناد مهم، وارد کردن آن اطلاعات، یا بایگانی کردن نسخه های کاغذی حجیم ندارند. سیستم این کار را برای آنها انجام می دهد. در واقع، 78 درصد از مدیران پیش‌ بینی می‌کنند که اتوماسیون می‌تواند 3 ساعت در روز از وقت یک کارمند را آزاد کند.

شما می توانید مثال های بیشتر از سیستم اتوماسیون اداری را در مقاله “16 مثال از اتوماسیون اداری” مطالعه کنید.

ذخیره سازی و مدیریت داده ها

سیستم‌های اتوماسیون اداری، ذخیره‌ سازی داده‌ها را ساده می‌کنند در حالی که به سازمان‌ها توانایی نظارت و کنترل داده‌ها را از طریق سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی نیز می‌دهند. ویژگی های مشترک شامل مواردی مانند مدیریت وظایف و سیستم های یادآوری و همچنین دسترسی آسان سهامداران کلیدی به اطلاعات است.

آنالیز داده و تصمیمات آگاهانه تر

سیستم های اتوماسیون اداری به سازمان ها امکان دسترسی به مجموعه داده ها، گزارش ها و تجزیه و تحلیل های بزرگ را می دهند. دسترسی به داده ها تصمیمات آگاهانه تری را ممکن می سازد. علاوه بر این، با تجزیه و تحلیل داده‌ها و شاخص‌های کلیدی عملکرد، سازمان‌ها می‌توانند بهبودهایی را در فرآیندهای خود برای رفع تنگناها و سایر ناکارآمدی‌ها اعمال کنند.

از طریق بهبود فرآیند کسب و کار، سازمان ها عملکرد را بهینه می کنند، کیفیت محصولات یا خدمات خود را بهبود می بخشند و سطح بالاتری از انطباق را ایجاد می کنند. توانایی بهبود فرآیندهای تجاری چیزی است که سیستم‌های اتوماسیون اداری را از فناوری اتوماسیون تکه‌ای جدا می‌کند.

نحوه پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری

درک مزایای یک سیستم اتوماسیون اداری به اندازه کافی آسان است. تقریباً هر سازمانی در جهان از دقت بهبود یافته، کارایی بیشتر و حاشیه سود بالاتر استقبال می کند. با این حال، بسیاری از سازمان‌ها از سیستم اتوماسیون اداری استفاده نمی کنند، زیرا فرایند پیاده سازی اتوماسیون اداری، بسیار طاقت‌فرسا به نظر می‌رسد. با این حال، با یک رویکرد منظم، پیاده سازی هم قابل مدیریت و هم قابل دستیابی است.

 چه بخش هایی باید اتوماسیون شوند؟

قبل از پیاده سازی یک سیستم اتوماسیون اداری، سازمان باید زمانی را صرف بررسی فرآیندهای خاص کند که باید خودکار شوند. برای به دست آوردن درک درستی از فرآیندها، ذینفعان و منابع درگیر، با نگاهی به گردش کار موجود شروع کنید. یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای بررسی گردش‌های کاری، نقشه‌ برداری فرآیند است.

نقشه‌ برداری فرآیند کسب‌وکار شامل ایجاد یک نمایش بصری از فرآیندهای کاری است تا مشخص شود که سازمان چه کاری انجام می‌دهد، چگونه آن را انجام می‌دهد و چه کسی مسئول هر کار است. بسیاری از فرآیندهای درون یک سازمان بدون سند هستند. با ایجاد تصاویر بصری، ذینفعان می توانند بخش های مختلف را در جریان کار و وظایفی که نیاز به ساده سازی دارند شناسایی کنند. ایجاد نقشه فرآیند با کشیدن و رها کردن ویژگی‌های مدل‌ ساز فرآیند نرم‌ افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار پیشرو در صنعت ساده است.

ویژگی های کلیدی سیستم اتوماسیون اداری

برنامه‌ها و نرم‌افزارهای بی‌شماری وجود دارند که از طریق اتوماسیون، کارایی را بهبود می‌بخشند. همانطور که در بالا بحث کردیم، با این حال، دستیابی به کارایی سازمانی از طریق یک سیستم اتوماسیون اداری به چیزی بیش از دانلود چند برنامه نیاز دارد. در عوض، شما به یک راه حل جامع اتوماسیون اداری نیاز دارید که ویژگی های زیر را ارائه دهد:

مدل سازی فرآیند و طراحی گردش کار

 یکی از مزایای مهم سیستم اتوماسیون اداری، توانایی طراحی و بهبود گردش کار است. راه حلی که انتخاب می کنید باید به شما این امکان را بدهد که در عرض چند دقیقه گردش کار دقیق ایجاد کنید. راه‌ حل‌های پیشرو یک طراحی بصری ارائه می‌دهند و شامل ویژگی‌هایی مانند مدل‌ ساز فرآیند به صورت درگ اند دراپ، هستند.

سازگاری با موبایل

در عصر اقتصاد در خانه بمانیم و همه‌ گیری COVID-19، تحرک بیش از هر زمان دیگری اهمیت دارد. کارمندان باید بتوانند وظایف خود را از هر جایی انجام دهند. راه حل مبتنی بر ابر همیشه امن و همیشه در دسترس است. به همین دلیل نیز بهتر است تا سیستم مورد نظر شما سازگاری با دستگاه های مختلف از جمله موبایل را داشته باشد.

قابلیت ادغام

یکی از بزرگ‌ ترین چالش‌هایی که سازمان‌ ها هنگام تلاش برای خودکارسازی فرآیندهای خود با آن مواجه هستند، ادغام نرم‌افزارها یا برنامه‌های شخص ثالث مختلف است. سیستم اتوماسیون اداری شما باید با ابزارهای دیگر شما مانند بازاریابی ایمیلی و سیستم CRM به صورت یکپارچه کار کند.

مدیریت وظایف

مدیریت وظایف یکی از ویژگی های مهم نرم افزار های اتوماسیون اداری است. برای اینکه فرآیندها به خوبی اجرا شوند، کارکنان باید بدانند چه کاری و چه زمانی انجام دهند. سیستم اتوماسیون اداری شما باید به شما امکان ایجاد و مشاهده وظایف و ضرب الاجل های معلق و همچنین توزیع مجدد وظایف در صورت نیاز را بدهد.

کنترل دسترسی و امنیت

برای محافظت از امنیت سیستم های خود، باید بتوانید امتیازات دسترسی را در سراسر سازمان تنظیم کنید. راه‌ حل‌ های مبتنی بر ابر همچنین ویژگی‌ های امنیتی پیشرفته‌ای را برای محافظت از داده‌ها در برابر حملات سایبری، ارائه می‌دهند.

ارتباط

یکی از ویژگی های مهم هر سیستم اتوماسیون، توانایی برقراری ارتباط یکپارچه است. ذینفعان باید تمام اطلاعات مورد نیاز خود را برای انجام هر کار و همچنین توانایی ارتباط با دیگران برای کمک بیشتر داشته باشند. سیستم اتوماسیون اداری شما باید ویژگی هایی مانند فرم ساز را ارائه دهد. فرم سازها را می توان برای جمع آوری داده ها، نمایش داده ها از سیستم های دیگر و حتی طراحی صفحات تایید برای مدیران برای تصمیم گیری استفاده کرد.

گزارش و تحلیل

برای ارزیابی و بهبود سیستم اتوماسیون اداری خود، باید به داده ها و شاخص های کلیدی عملکرد دسترسی داشته باشید. سیستم های اتوماسیون اداری، دارای قابلیت های گزارش دهی و تجزیه و تحلیل داخلی هستند.

تهیه بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری ایران

استفاده از بهترین نرم افزار های اتوماسیون اداری، فرایند پیاده سازی اتوماسیون اداری را برای شما ساده تر می کند. یک تیم حرفه ای، می توانید به خوبی فرایند های سازمان شما را شناسایی کند و به بهترین شکل اتوماسیون این فرایند ها را تعریف کند. در صورت نیاز به اجرای اتوماسیون اداری، می توانید با کارشناسان شماران سیستم در ارتباط باشید و برای پیاده سازی سیستم های اتوماسیون اداری مشاوره رایگان دریافت کنید.